Aprenderás a hacer lo siguiente
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Cómo compartir la versión final de un documento con tus compañeros. También te explicamos cómo definir permisos para evitar que se hagan cambios en documentos definitivos. |
Qué se necesita
| Aproximadamente 10 minutos. |
En este tutorial
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1. Antes de compartir el documento definitivo |
Mostrar todo | Ocultar todoCerrar todo |
Decide con quién vas a compartir el archivo y encuentra compañeros de trabajo con Cloud Search.
-
Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.
Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información
- Busca a una persona por su nombre.
- Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
- Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil.
- En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
- Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico
o en su dirección de correo electrónico.
- Para organizar una reunión, haz clic en Programar
.
- Para chatear, haz clic en Hangouts
.
- Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada
.
- Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico
- Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.
Si compartes contenido con unas pocas personas, puedes añadirlo a tu propia unidad de Drive y compartirlo desde allí.
Si tu organización utiliza unidades compartidas, puedes añadirlo a la tuya y compartirlo con todos los usuarios que tengan acceso a ella.
Para compartir el documento de forma más amplia con toda tu organización o con el público general, añádelo a Google Sites.
Añadir el documento a Drive:
- Ve a Drive.
- Haz clic en
Nuevo
Subir archivo o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
- Haz clic en Abrir.
Nuevo
Añadir el documento a una unidad compartida:
Debes tener al menos acceso de colaborador
Todos los archivos que subas son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.
- A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
- Arrastra a una unidad compartida un archivo de tu propiedad* que tengas almacenado en tu ordenador o en Mi unidad. O bien, en la parte superior de Drive, haz clic en Nuevo
y elige una opción:
- Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que te interese, como documentos de Google.
- Para subir un archivo, haz clic en Subir archivo, desplázate a su ubicación y ábrelo.
- Haz doble clic en un archivo para abrirlo y editarlo.
* Si el archivo no es de tu propiedad, pero tienes acceso para editar en Drive, puedes moverlo a una unidad compartida si el administrador ha permitido esta opción.
Nota: Puedes usar Google Drive para ordenadores para almacenar y acceder a archivos en tu ordenador. Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores.
Añadir el documento a Sites:
- Ve a Google Sites y abre el sitio web y la página a la que quieras añadir el archivo.
- Haz clic en Insertar
Incluye cualquier archivo o el contenido de una carpeta que estén almacenados en Drive. Los cambios que hagas en tus archivos de Drive se aplicarán automáticamente en Sites.
2. Compartir el documento |
Compartir un archivo o una carpeta con personas concretas:
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
.
- En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.
Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.
- Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
- Elige si notificar a los usuarios:
- Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
- Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
- Haz clic en Compartir o en Enviar.
Compartir enlaces a archivos o carpetas
- En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir
.
En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.
Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.
- (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
- Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo
Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.
- Haz clic en Copiar enlace.
- Haz clic en Listo.
- Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
.
- Abre un archivo en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Haz clic en Compartir
busca el usuario al que quieras dar permisos temporales.
- Si todavía no has compartido el archivo con esa persona, añade el correo del usuario y haz clic en Enviar o en Compartir. En la parte superior derecha del documento, haz clic de nuevo en Compartir.
- Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo
Dar acceso temporal.
- Junto a "El acceso caduca el", haz clic en la fecha que quieras definir como fecha de vencimiento. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual.
- Haz clic en Guardar.
Si compartes un archivo, el propietario o cualquier persona con permisos de edición podrán cambiar las opciones para compartirlo. Si no quieres que nadie más que tú pueda compartir archivos:
- Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
.
- En la parte superior, haz clic en Configuración
.
- Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
- Haz clic en Listo.
.
.Para impedir que los lectores y comentadores impriman, copien o descarguen tu archivo:
- Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
- En la parte superior, haz clic en Configuración
- Desmarca la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar.
- Haz clic en Guardar
3. Después de compartir el documento |
Puedes cambiar el nombre de un documento para marcarlo como definitivo y, a continuación, cambiar los permisos para que sea de solo lectura. De esta forma, los usuarios podrán ver el contenido, pero no editarlo.
Cambiar el nombre del documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones para marcarlo como definitivo:
- Abre el archivo y, arriba, haz clic en su nombre.
- Antes del nombre del archivo, introduce [Final] o [Archivado].
- Pulsa Intro.
Cambiar un documento a solo lectura:
Si has compartido el archivo con personas concretas o con un grupo:
- En Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir
.
- A la derecha de la persona o del grupo que quieras cambiar, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Guardar.
Si has compartido el archivo con tu organización:
- En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir
- Debajo de Obtener enlace, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Listo.
Desde Drive:
Para dejar de compartir un archivo o carpeta que sea de tu propiedad, sigue estos pasos:
- Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Selecciona un archivo o una carpeta.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
- Busca a la persona con la que quieras dejar de compartir.
- A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo
- Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.
Para quitar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad, sigue estos pasos:
- Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Abre o selecciona un archivo o una carpeta.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
- En "Obtener enlace", haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Selecciona Restringido.
- Haz clic en Listo.
Desde una unidad compartida:
Dejar de compartir archivos con tu organización:
- En una unidad compartida, elige una opción:
- Selecciona un archivo o una carpeta que quieras compartir.
- Mantén pulsada la tecla Mayús y selecciona varios archivos o carpetas que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir
- En Obtener enlace, haz clic en Cambiar.
- Junto al nombre de tu organización, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Listo.
Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:
- En una unidad compartida, haz clic en el archivo o la carpeta que quieras dejar de compartir.
Para dejar de compartir varios archivos o carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús en el teclado y selecciona los archivos o carpetas que quieras dejar de compartir. - Haz clic en Compartir
- Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Listo.
Nota: La configuración del grupo puede anular ajustes concretos. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.
Desde Google Sites:
Dejar de compartir un sitio web:
- Abre un sitio web y, arriba, haz clic en Compartir
- En Quién tiene acceso, busca a la persona que quieras quitar.
- Junto al nombre de la persona, haz clic en Eliminar
Cualquier persona puede solicitar acceso al documento enviándote un correo electrónico para pedirte acceso o haciendo clic en el enlace al documento.
Si la persona en cuestión aún no tiene acceso, verá el mensaje "Necesitas permiso". En ese caso, pueden hacer clic en Solicitar acceso y recibirás un correo electrónico donde se pide tu aprobación. Si quieres compartir el documento con esa persona, sigue las instrucciones de la sección Compartir documentos.
- Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.
- Haz clic en Herramientas
- Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
- Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
- Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
- Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.
- (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
- Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
- Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
- Haz clic en Guardar.
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