Как предоставить доступ к финальной версии документа

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию G Suite.

Показать все инструкции | Скрыть все инструкции

" "1. Подготовка

1.1. Найдите коллег с помощью Cloud Search

Решите, кому именно вы хотите предоставить доступ к файлу, а затем найдите коллег с помощью Cloud Search.

  1. Откройте Cloud Search и в окне поиска введите имя человека.

  2. В верхней части карточки профиля пользователя нажмите на значок Start a Hangout, чтобы пообщаться в чате, или , если хотите написать этому человеку по электронной почте.

  3. Нажмите Руководитель, чтобы открыть карточку профиля непосредственного руководителя этого человека.

  4. На мобильном устройстве можно нажать номер телефона, чтобы позвонить пользователю.

  5. Также поисковые запросы можно вводить в произвольной форме, например номер телефона евгении. В результате будет открыта карточка с номером телефона коллеги по имени Евгения. Если есть несколько человек с таким именем, выберите нужного пользователя в поле Ищете кого-то конкретного?.

Примечание. Вы сможете видеть дополнительные контактные данные и информацию о менеджерах, если ваш администратор добавил такие дополнительные сведения в аккаунты пользователей.

Примечание. Вы сможете видеть дополнительные контактные данные и информацию о руководителях, если ваш администратор добавил эти сведения в аккаунты пользователей.
Как найти пользователя и связаться с ним

1.2. Выберите ресурс, с которого будет открыт доступ к документу

Если документ предназначен для нескольких пользователей, то вам проще разместить его на своем Диске, а затем поделиться им.

Если вы пользуетесь G Suite Enterprise, G Suite Business или G Suite for Education, то можете разместить документ на общем диске, чтобы открыть его для всех пользователей, имеющих соответствующий доступ.

Чтобы открыть доступ к документу для ещё более широкого круга пользователей в масштабах всей организации или сделать его общедоступным, разместите его на Google Сайтах.


Как добавить документ на Диск

  1. Откройте Google Диск.
  2. Нажмите Плюс Создать а затем выберите Загрузить файлы или Загрузить папку, а затем выберите их на компьютере.
  3. Нажмите Открыть.

Загрузка файлов на Диск
 

Как добавить документ на общий диск

Для выполнения указанных ниже действий требуются права соавтора или более высокого уровня.

Добавленные файлы принадлежат всем участникам, поэтому останутся на общем диске, даже если вы покинете команду.

  1. В меню слева выберите общий диск.
  2. Перетащите принадлежащий вам файл* с компьютера или из раздела "Мой диск" на общий диск или в верхней части меню Диска нажмите "Создать" и выполните одно из действий:
    • Чтобы создать файл, выберите его тип (например, документ Google).
    • Чтобы загрузить файл, нажмите Загрузить файлы, а затем найдите и откройте его.
  3. Дважды нажмите на файл, чтобы открыть и отредактировать его.

*Если файл принадлежит не вам, но у вас есть доступ к Диску уровня Редактор, вы можете перенести файл на общий диск (при условии, что администратор G Suite не отключил эту возможность).

Примечание. Для хранения и доступа к файлам на рабочем столе используйте Клиент Google Диска. Подробнее…

Добавление общих файлов
 

Как добавить документ на сайт Google

  1. Перейдите в Google Сайты, после чего откройте сайт и страницу, на которую нужно добавить файл.
  2. Нажмите Вставка а затем Документы, Презентация или Таблица, чтобы выбрать файл на Диске.

Встроить можно любой документ с Диска или содержимое папки, размещенной на Диске. Изменения, внесенные в файл на Диске, автоматически синхронизируются с Сайтами.

" "2. Предоставление доступа к документу

2.1. Откройте доступ к документу на Диске

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Предоставление доступа к файлам на Диске


Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если значок сохранения на Диске недоступен, обратитесь к администратору G Suite.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.
2.2. Если необходимо, настройте период доступа к документу
  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Нажмите Настройки доступа.
  3. Откройте нужному пользователю доступ к файлу или выберите пользователя, которому хотите предоставить временный доступ.
  4. Нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Предоставить временный доступ.
  5. В поле "Доступ будет закрыт" выберите нужное количество дней. Обратите внимание, что от начальной до конечной даты действия доступа должно пройти не более года.
  6. Нажмите Сохранить.

2.3. Запретите редакторам делиться документом и изменять настройки доступа

Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы это право было только у вас, выполните следующие действия:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  3. Нажмите на значок настроек Настройки в верхней части страницы.
  4. Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.
  5. Нажмите Готово.

Предоставление доступа к файлам на Диске

2.4. Запретите скачивание, печать и копирование файлов пользователям с правами на просмотр и комментирование

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите файлы.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  4. Нажмите на значок настроек Настройки в верхней части страницы.
  5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.
  6. Нажмите Сохранить > Готово.

Ограничение совместного доступа

" "3. Последующие действия

3.1. Присвойте документу статус финальной версии и сделайте его доступным только для просмотра

Для удобства дальнейшего использования финальную версию документа можно переименовать, а затем отозвать все разрешения, кроме разрешения на просмотр, чтобы пользователи не могли вносить изменения.

Как переименовать файл в Документах, Таблицах или Презентациях, чтобы сохранить его в качестве финальной версии

  1. Откройте файл и в верхней части страницы нажмите на его название.
  2. Перед названием файла введите [Окончательная версия] или [Архивирован].
  3. Нажмите Ввод.

Как сделать документ доступным только для просмотра

Если вы предоставили доступ к файлу определенным пользователям или группе:

  1. На Google Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" "".
  2. Справа от имени пользователя или названия группы, для которых нужно изменить уровень доступа, нажмите на стрелку вниз ""а затемЧитатель.
  3. Нажмите Сохранить.

Если вы предоставили доступ к файлу организации:

  1. На Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" "".
  2. В разделе Показать ссылку справа нажмите на стрелку вниз ""а затемЧитатель.
  3. Нажмите Готово.
Укажите название таблицы
3.2. Закройте общий доступ к документу

Как ограничить доступ к файлам на Диске

Как закрыть доступ к файлу или папке, владельцем которых вы являетесь

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Выберите файл или папку.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share.
  4. Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
  5. Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Удалить.
  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.


Как удалить ссылку на файл или папку, владельцем которых вы являетесь

  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Откройте или выберите файл.
  3. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" Share > Получить ссылку.
  4. Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз.
  5. Выберите Доступ ограничен.
  6. Нажмите Готово.

Как ограничить доступ к файлам на общем диске

Как ограничить доступ к файлу пользователям в вашем домене

  1. На общем диске выберите файл, доступ к которому хотите закрыть.
  2. Нажмите на значок "Открыть доступ" Поделиться.
  3. Выберите Уровни доступа.
  4. Переведите переключатель в положение "ВЫКЛ" Выключить рядом с параметром Доступ по ссылке.
  5. Нажмите Готово.

Как ограничить доступ для определенного пользователя

  1. На общем диске выберите файл, доступ к которому хотите закрыть.
  2. Нажмите на значок "Поделиться" Поделиться.
  3. Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз ""а затемУдалить.
  4. Нажмите Готово.

Примечание. Настройки группы могут переопределять отдельные параметры. Если вы попытаетесь закрыть доступ к файлу кому-то, кто входит в организацию или группу с доступом к этому файлу, он останется доступен данному пользователю.

Как ограничить доступ к файлам на Сайтах

Как закрыть доступ к сайту

  1. Откройте сайт и нажмите на значок "Открыть доступ" "" вверху страницы.
  2. В разделе Совместный доступ найдите пользователя, которого нужно удалить.
  3. Рядом с именем пользователя нажмите Удалить "" а затем Сохранить изменения а затем Готово.

 

3.3. Обработайте новые запросы на доступ

Любой пользователь может запросить доступ к вашему документу, отправив электронное письмо или перейдя по ссылке на этот документ.

При отсутствии прав доступа пользователь увидит сообщение: "Требуется разрешение". Если пользователь нажмет Запросить доступ, вы получите электронное письмо с запросом на одобрение. Подробнее о том, как открыть доступ к документу

3.4. Посмотрите, кто просматривал документ

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

  1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.

    Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.

  2. Нажмите Инструменты а затем История активности.
  3. Откроется окно с вкладками, включая следующие:
    • История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
    • Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
    • Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.
  4. Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.
    • Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
    • Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.
  5. Нажмите Сохранить.

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

Просмотр истории действий с файлом

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?