Werkt u met externe collega's en collega's op kantoor? Bekijk hoe u productief kunt blijven in hybride werkomgevingen

Een definitief document delen

Tutorial voor Google Workspace voor bedrijven
Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

 ""Wat u leert

Hoe u de definitieve versie van een document kunt delen met collega's. En hoe u rechten instelt om wijzigingen aan een definitief document te voorkomen.

Wat u nodig heeft

"" Ongeveer 10 minuten.
Account Account Google Workspace-account:Heeft u geen account? Start vandaag nog met een kosteloze proefperiode van 14 dagen.

" "

In deze tutorial

""
Voordat u het definitieve document deelt Het document delen Nadat u het document heeft gedeeld

" "

1  Voordat u het definitieve document deelt


Alles uitvouwen  |  Alles sluitenAlles sluiten
1.1 Collega's zoeken met Cloud Search

Bepaal met wie u het bestand wilt delen en zoek collega's met Cloud Search.

  1. Log in bij Cloud Search via cloudsearch.google.com.

    Als u niet kunt inloggen, maakt uw account geen gebruik van Cloud Search. Meer informatie.

  2. Zoek iemands naam.
  3. Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op de resultatenkaart op het e-mailadres van de persoon.
  4. Als u andere contactopties of meer rapportagegegevens wilt bekijken, klikt u op de naam van de persoon om de pagina met profielgegevens te openen. 
  5. Klik op de pagina met profielgegevens op de manier waarop u contact wilt opnemen met de persoon:
    • Als u een e-mail wilt verzenden, klikt u op E-mail "" of op het e-mailadres van de persoon.
    • Als u een meeting wilt instellen, klikt u op Plannen "".
    • Als u wilt chatten, klikt u op Hangouts "".
    • Als u een videogesprek wilt starten, klikt u op Videogesprek Videocamera.
  6. Als u de pagina met profielgegevens wilt openen en contact wilt opnemen met de manager of ondergeschikten van de persoon, klikt u op de naam van de manager of ondergeschikte.
1.2 Bepalen van waaruit u het document wilt delen

Als u een document met een paar specifieke mensen deelt, kunt u het toevoegen aan uw eigen Drive en het van daaruit delen.

Als uw organisatie gedeelde Drives gebruikt, kunt u het document toevoegen aan uw gedeelde Drive en delen met iedereen die toegang heeft tot de gedeelde Drive.

Als u het document met uw hele organisatie of openbaar wilt delen, voegt u het toe aan Google Sites.


Het document toevoegen aan Drive:

  1. Ga naar Drive.
  2. Klik op Plus Nieuw and then Bestand uploaden of Map uploaden en kies het bestand dat of de map die u wilt uploaden.
  3. Klik op Openen.

Bestanden uploaden naar Drive
 

Het document toevoegen aan een gedeelde Drive:

Minstens de rol Bijdrager vereist

Alle bestanden die u toevoegt, zijn eigendom van het team. Als u de gedeelde Drive verlaat, blijven uw bestanden staan.

  1. Klik links op een gedeelde Drive.
  2. Sleep een bestaand bestand (waarvan u de eigenaar bent*) vanaf uw computer of Mijn Drive naar een gedeelde Drive. Of klik boven in Drive op Nieuw""en kies een optie:
    • Als u een bestand wilt maken, selecteert u het bestandstype dat u wilt maken, zoals Google Documenten.
    • Als u een bestand wilt uploaden, klikt u op Bestand uploaden. Ga naar het bestand en open het.
  3. Dubbelklik op een bestand om het te openen en te bewerken.

*Als u niet de eigenaar van het bestand bent, maar wel de rol Bewerker heeft in Drive, kunt u het bestand verplaatsen naar een gedeelde Drive als uw beheerder deze mogelijkheid heeft aangezet.

Opmerking: Gebruik Google Drive voor desktop om bestanden op uw bureaublad op te slaan en te openen. Zie Wat kunt u doen met Drive voor desktop voor meer informatie.

Gedeelde bestanden toevoegen
 

Het document toevoegen aan Sites:

  1. Ga naar Google Sites en open de site en pagina waarop u het bestand wilt toevoegen.
  2. Klik op Invoegen and then Documenten, Presentaties of Spreadsheets om een bestand in Drive te kiezen.

Sluit een bestand uit Drive of de inhoud van een map die in Drive is opgeslagen in. Als u wijzigingen aanbrengt in uw bestanden in Drive, worden diezelfde wijzigingen ook weergegeven in Sites.

Terug naar boven

" "

2  Het document delen

 
2.1 Het document delen vanuit Drive

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Bestanden delen in Drive


Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.
2.2 (Optioneel) Vervallimieten instellen voor een document
  1. Open een bestand in Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Klik op Delen en dan zoek de gebruiker aan wie je tijdelijke toestemming wilt geven.
    • Als je het bestand nog niet hebt gedeeld met die persoon, voeg je het e-mailadres van de gebruiker toe en klik je op Verzenden of Delen. Klik rechtsboven in het document weer op Delen.
  3. Klik naast de naam van de persoon op de pijl-omlaag Omlaag en dan Tijdelijk toegang geven.
  4. Klik naast 'Toegang vervalt' op een datum die je als vervaldatum wilt instellen. De vervaldatum mag niet meer dan één jaar in de toekomst liggen.
  5. Klik op Opslaan.

2.3 Voorkomen dat bewerkers bestanden opnieuw delen en toegangsrechten wijzigen

Als je een bestand deelt, kan de eigenaar of iemand met bewerkingsrechten de instellingen voor het delen van het bestand wijzigen. Ga als volgt te werk om in te stellen dat alleen jij het bestand kunt delen:

  1. Open het startscherm van Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Klik op Delen of het deelicoon Share.
  3. Klik bovenaan op Instellingen Instellingen.
  4. Vink Bewerkers kunnen rechten wijzigen en items delen uit.
  5. Klik op Gereed.

Bestanden delen in Drive

2.4 Voorkomen dat reageerders en kijkers bestanden kunnen downloaden, afdrukken of kopiëren

Ga als volgt te werk om te voorkomen dat kijkers en reageerders een bestand kunnen afdrukken, kopiëren of downloaden:

  1. Open het startscherm van Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Selecteer een of meer bestanden waarvoor je beperkingen wilt instellen.
  3. Klik op Delen of het deelicoon Share.
  4. Klik bovenaan op Instellingen Instellingen.
  5. Vink Kijkers en reageerders kunnen de optie zien om te downloaden, af te drukken en te kopiëren uit.
  6. Klik op Opslaan en dan Gereed.

Delen beperken

Terug naar boven

" "

3  Nadat u het document heeft gedeeld


 
3.1 Een document als definitief markeren en instellen op 'alleen weergeven'

U kunt de naam van een document wijzigen om het als definitief te markeren en vervolgens de rechten voor het document wijzigen in 'alleen weergeven'. Mensen kunnen de content bekijken, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen.

Wijzig de naam van uw document in Documenten, Spreadsheets of Presentaties om het als definitief te markeren:

  1. Open het bestand en klik bovenaan op de bestandsnaam.
  2. Voer voor de bestandsnaam de tekst [Definitief] of [Gearchiveerd] in.
  3. Druk op Enter.

Uw document instellen op 'alleen weergeven':

Als u het bestand heeft gedeeld met specifieke mensen of een groep:

  1. Klik in Google Drive met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Delen "".
  2. Klik rechts van de persoon of groep die u wilt wijzigen op de pijl-omlaag ""and thenKijker.
  3. Klik op Opslaan.

Als u het bestand heeft gedeeld met uw organisatie:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand en selecteer Delen "".
  2. Klik rechts, onder Link ophalen, op de pijl-omlaag ""and thenKijker.
  3. Klik op Gereed.
Een spreadsheet een naam geven
3.2 Het document niet meer delen

Vanuit Drive:

Een bestand of map waarvan u de eigenaar bent niet meer delen:

  1. Open het startscherm van Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Selecteer een bestand of map.
  3. Klik op Delen of het deelicoon Share.
  4. Zoek de persoon met wie je het bestand niet meer wilt delen.
  5. Klik rechts van de naam op de pijl-omlaag Omlaag en dan Verwijderen.
  6. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.


Een link verwijderen naar een bestand of map waarvan u de eigenaar bent:

  1. Open het startscherm van Google Drive, Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties.
  2. Open of selecteer een bestand.
  3. Klik op Delen of het deelicoon Share en dan Link ophalen.
  4. Klik onder 'Link ophalen' op de pijl-omlaag Omlaag.
  5. Selecteer Beperkt.
  6. Klik op Gereed.

Vanuit een gedeelde Drive:

Het delen van bestanden met uw organisatie opheffen:

  1. Kies een optie in een gedeelde Drive:
    • Selecteer één bestand of map om te delen.
    • Als u meerdere bestanden of mappen wilt selecteren om te delen, houdt u Shift ingedrukt.
  2. Klik op Delen Delen.
  3. Klik onder Link ophalen op Wijzigen.
  4. Klik naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenBeperkt.
  5. Klik op Gereed.

Het delen van bestanden met individuele personen opheffen:

  1. Klik in een gedeelde Drive op het bestand of de map waarvoor u het delen ongedaan wilt maken.
    Als u het delen ongedaan wilt maken voor meerdere bestanden of mappen, houdt u op het toetsenbord Shift ingedrukt en selecteert u de bestanden of mappen.
  2. Klik op Delen Delen.
  3. Klik naast de persoon op de pijl-omlaag ""and thenVerwijderen.
  4. Klik op Gereed.

Opmerking: Groepsinstellingen kunnen individuele instellingen overschrijven. Als u probeert voor een bestand het delen ongedaan te maken voor iemand die lid is van een organisatie-eenheid of groep die wel toegang heeft tot het bestand, heeft deze persoon nog steeds toegang tot het bestand.

Vanuit Sites:

Een site niet meer delen:

  1. Open een site en klik bovenaan op Delen "".
  2. Zoek onder Wie heeft toegang de persoon die u wilt verwijderen.
  3. Klik naast de naam van de persoon op Verwijderen "" and then Wijzigingen opslaan and then Gereed.

 

3.3 Nieuwe toegangsverzoeken verwerken

Iedereen kan toegang tot uw document aanvragen door u een e-mail te sturen en om toegang te vragen of door op de link naar het document te klikken.

Als iemand nog geen toegang heeft, wordt het bericht 'U heeft toestemming nodig' weergegeven. Diegene kan op Toegang aanvragen klikken. U ontvangt dan een e-mail waarin om uw goedkeuring wordt gevraagd. Als u het document met die persoon wilt delen, volgt u de instructies in Het document delen.

3.4 Bekijk wie uw document heeft bekeken

Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor G Suite Business- en Enterprise-gebruikers (en alleen wanneer dit is toegestaan volgens de G Suite-beheerdersrechten).

  1. Open het bestand in Documenten, Spreadsheets of Presentaties.

    Opmerking: U moet bewerkingsrechten voor het bestand hebben om de gegevens op het activiteitendashboard te kunnen bekijken.

  2. Klik op Extra and then Activiteitendashboard.
  3. U kunt informatie over de activiteit in het bestand bekijken, zoals:
    • Tabblad Gedeeld met: Hier staan de mensen met wie u het bestand heeft gedeeld. U kunt ook een e-mail sturen naar bijdragers.
    • Tabblad Alle kijkers (organisatie): Hier staan de mensen in uw organisatie die het bestand hebben bekeken.
    • Tabblad Kijkerstrend: Hier staat een diagram met het aantal kijkers in de loop van de tijd.
  4. (Optioneel) Als u niet wilt dat uw weergavegeschiedenis wordt weergegeven op het activiteitendashboard, klikt u op Privacyinstellingen en kiest u een optie:
    • De weergavegeschiedenis uitschakelen voor alle bestanden: Schakel onder Accountinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van alle Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden weergeven uit.
    • De weergavegeschiedenis van één bestand uitschakelen: Schakel onder Documentinstellingen de optie Mijn weergavegeschiedenis van dit document weergeven uit.
  5. Klik op Opslaan.

De activiteit van een bestand bekijken

Terug naar boven


Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoekfunctie sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
false