Berbagi dokumen akhir

 Yang akan Anda pelajari

Cara membagikan versi final dokumen kepada kolega. Juga, cara menetapkan izin untuk mencegah perubahan pada dokumen final.

Yang Anda butuhkan

10 menit

 Akun Google Workspace—Belum punya akun? Mulai uji coba 14 hari Anda sekarang juga.

Dalam tutorial ini

Sebelum membagikan dokumen final Berbagi dokumen Setelah membagikan dokumen

1  Sebelum membagikan dokumen final

Luaskan semua  |  Ciutkan semuaCiutkan semua

1.1 Menggunakan Cloud Search untuk menemukan rekan kerja

Tentukan orang yang ingin diajak berbagi file dan temukan rekan kerja yang menggunakan Cloud Search.

1. Login ke Cloud Search di cloudsearch.google.com.

   Jika tidak dapat login, akun Anda tidak memiliki Cloud Search. Pelajari lebih lanjut
2. Telusuri orang menggunakan namanya.
3. Di kartu hasil penelusuran, klik alamat email orang tersebut untuk mengirim email.
4. Untuk mendapatkan opsi kontak atau informasi pelaporan lainnya, klik nama orang tersebut untuk membuka halaman informasi profilnya. 
5. Di halaman informasi profil, klik cara yang ingin Anda gunakan untuk menghubungi orang tersebut:
   • Untuk mengirim email, klik Email atau alamat email orang tersebut.
   • Untuk menyiapkan rapat, klik Jadwalkan .
   • Untuk melakukan chat, klik Hangout .
   • Untuk memulai video call, klik Video call .
6. Untuk membuka halaman informasi profil dan menghubungi manajer atau bawahan langsung orang tersebut, klik nama manajer atau bawahan.

1.2 Memutuskan tempat asal berbagi dokumen

Jika berbagi dengan beberapa orang tertentu, Anda dapat menambahkan dokumen ke Drive Anda sendiri dan membagikannya dari sana.

Jika organisasi menggunakan drive bersama, Anda dapat menambahkannya ke drive bersama dan membagikannya dengan semua orang yang memiliki akses ke drive bersama.

Untuk berbagi dokumen secara lebih luas dengan seluruh organisasi atau membagikannya secara publik, tambahkan dokumen ke Google Sites.

Menambahkan dokumen ke Drive:

Di komputer, Anda dapat mengupload dari drive.google.com atau desktop. Anda dapat mengupload file ke folder pribadi atau folder bersama.

1. Di komputer, buka drive.google.com.
2. Di kiri atas, klik Baru   Upload File atau Upload Folder.
3. Pilih file atau folder yang ingin diupload.

 

Menambahkan dokumen ke drive bersama:

Memerlukan setidaknya akses Kontributor

File apa pun yang Anda tambahkan akan menjadi milik tim. Jika Anda keluar dari drive bersama, file tersebut akan tetap ada.

1. Di sebelah kiri, klik drive bersama.
2. Tarik file yang ada (yang Anda miliki*) dari komputer atau dari Drive Saya ke drive bersama. Atau, di bagian atas Drive, klik Barulalu pilih salah satu opsi:

   • Untuk membuat file, pilih jenis file yang ingin dibuat, seperti Google Dokumen.
   • Untuk mengupload file, klik Upload file. Arahkan kursor ke file dan buka.

3. Klik dua kali pada file untuk membuka dan mengeditnya.

*Jika Anda tidak memiliki file tersebut, tetapi memiliki akses Editor di Drive, Anda dapat memindahkannya ke drive bersama jika administrator telah mengizinkan opsi ini.

Catatan: Untuk menyimpan dan mengakses file di desktop, gunakan Google Drive untuk desktop. Untuk mengetahui detailnya, lihat Yang dapat Anda lakukan dengan Drive untuk desktop.

 

Menambahkan dokumen ke Sites:

1. Buka Google Sites, lalu buka situs dan halaman tempat Anda ingin menambahkan file.
2. Klik Sisipkan Dokumen, Slide, atau Spreadsheet untuk memilih file di Drive Anda.

Sematkan file apa pun dari Drive atau konten folder yang disimpan di Drive. Jika Anda membuat perubahan pada file di Drive, perubahan yang sama akan muncul di Sites secara otomatis.

2  Berbagi dokumen

2.1 Berbagi dokumen dari Drive

Berbagi file atau folder dengan orang tertentu:

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Masukkan alamat email atau grup Google yang ingin Anda ajak berbagi.
4. Untuk menentukan peran orang lain pada file Anda, pilih Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
5. Jika akun Anda memenuhi syarat, Anda dapat menambahkan tanggal habis masa berlaku untuk akses.
6. Pilih untuk memberi tahu orang lain.
   • Jika Anda ingin memberi tahu orang lain bahwa Anda telah membagikan item kepada mereka, centang kotak di samping Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang lain, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
   • Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang lain, hapus centang pada kotak.
7. Klik Kirim atau Bagikan.

Berbagi link ke file atau folder:

1. Pilih file yang ingin Anda bagikan.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Pada bagian “Akses umum”, klik Panah bawah .
4. Pilih Siapa saja yang memiliki link.
5. Untuk menentukan peran orang lain, pilih Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
6. Klik Salin link.
7. Klik Selesai.
8. Tempelkan link di email atau di mana saja Anda ingin membagikannya.

Orang yang tidak login ke Akun Google akan muncul sebagai ikon hewan anonim di file Anda. Pelajari lebih lanjut ikon hewan anonim.

2.2 (Opsional) Menetapkan batas akhir masa berlaku untuk dokumen

1. Buka file di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Klik Bagikan  cari pengguna yang ingin Anda beri izin sementara.
   • Jika Anda belum pernah membagikan file dengan orang tersebut, tambahkan email pengguna, lalu klik Kirim atau Bagikan. Di kanan atas dokumen, klik Bagikan lagi.
3. Di samping nama orang, klik Panah bawah   Tambahkan tanggal habis masa berlaku.
4. Di samping "Akses berakhir", klik tanggal untuk ditetapkan sebagai tanggal habis masa berlaku. Pilih tanggal dalam periode satu tahun dari tanggal sekarang.
5. Klik Simpan.

2.3 Mencegah editor membagikan ulang dan mengubah izin akses

Jika Anda membagikan file, pemilik dan siapa saja yang memiliki akses editor dapat mengubah izin serta membagikan file tersebut. Untuk mencegah orang lain membagikan file Anda:

1. Buka file di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Klik Bagikan atau Bagikan .
3. Di bagian atas, klik Setelan .
4. Hapus centang Editor dapat mengubah izin dan berbagi.

Penting: Jika Anda melarang membagikan suatu folder, larangan itu hanya berlaku untuk folder tersebut. Guna menerapkan larangan tersebut pada semua file yang ada di dalam folder, Anda harus mengubah setelan file-file tersebut.

2.4 Mencegah pemberi komentar dan pengakses lihat-saja mendownload, mencetak, atau menyalin file

Untuk mencegah pelihat dan pengomentar mencetak, menyalin, atau mendownload file Anda:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Pilih satu atau beberapa file yang ingin Anda batasi.
3. Klik Bagikan atau Bagikan .
4. Di bagian atas, klik Setelan .
5. Hapus centang Pelihat dan pengomentar dapat melihat opsi untuk mendownload, mencetak, dan menyalin.

Penting: Anda dapat membatasi cara orang membagikan, mencetak, mendownload, dan menyalin file dalam Google Drive, Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, tetapi Anda tidak dapat menghentikan orang lain membagikan isi file dengan cara lain.

3  Setelah membagikan dokumen

3.1 Menandai sebagai dokumen akhir dan menjadikannya hanya lihat

Anda dapat mengganti nama dokumen untuk menandainya sebagai dokumen akhir dan mengubah izinnya menjadi hanya lihat. Orang dapat melihat kontennya, tetapi tidak dapat membuat perubahan.

Mengganti nama dokumen di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide untuk menandainya sebagai dokumen akhir:

1. Buka file dan di bagian atas, klik nama file.
2. Sebelum nama file, masukkan [Final] atau [Archived].
3. Tekan Enter.

Mengubah dokumen menjadi hanya lihat:

Jika Anda membagikan file dengan orang atau grup tertentu:

1. Di Google Drive, klik kanan file dan pilih Bagikan .
2. Di sebelah kanan orang atau grup yang ingin diubah, klik Panah bawah Pengakses lihat saja.
3. Klik Simpan.

Jika Anda berbagi file dengan organisasi:

1. Di Drive, klik kanan file dan pilih Bagikan .
2. Di bagian Dapatkan link, di sebelah kanan, klik Panah bawah  Pengakses lihat saja.
3. Klik Selesai.

3.2 Berhenti membagikan dokumen

Dari Drive:

Berhenti membagikan file atau folder yang Anda miliki:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Buka atau pilih file atau folder.
3. Klik Bagikan atau Bagikan .
4. Cari pengguna yang tidak ingin Anda ajak berbagi lagi.
5. Di sebelah kanan namanya, klik Panah bawah   Hapus akses.
6. Klik Simpan.

Menghapus link ke file atau folder yang Anda miliki:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Buka atau pilih file atau folder.
3. Klik Bagikan  atau Bagikan   Salin link .
4. Di bagian “Akses umum”,  klik Panah bawah .
5. Pilih Dibatasi.
6. Klik Selesai.

Dari drive bersama:

Mengurungkan berbagi file dengan organisasi:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Buka atau pilih file atau folder.
3. Klik Bagikan  atau Bagikan   Salin link .
4. Di bagian “Akses umum”,  klik Panah bawah .
5. Pilih Dibatasi.
6. Klik Selesai.

Mengurungkan berbagi file dengan individu:

1. Cari file atau folder di Google Drive, Google Dokumen, Google Spreadsheet, atau Google Slide.
2. Buka atau pilih file atau folder.
3. Klik Bagikan atau Bagikan .
4. Cari pengguna yang tidak ingin Anda ajak berbagi lagi.
5. Di sebelah kanan namanya, klik Panah bawah   Hapus akses.
6. Klik Simpan.

Catatan: Setelan grup dapat mengganti setelan individual. Jadi, jika Anda mencoba mengurungkan berbagi file dengan pengguna yang termasuk dalam organisasi atau grup yang memiliki akses ke file tersebut, pengguna ini tetap dapat mengakses file tersebut.

3.3 Menangani permintaan akses baru

Jika orang tidak memiliki akses ke dokumen Anda, mereka akan melihat pesan “Anda memerlukan izin”. Mereka dapat mengklik Minta akses, dan Anda akan mendapat email yang meminta persetujuan Anda. Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan orang tersebut, ikuti petunjuk di Berbagi dokumen.

Di Google Drive, Anda dapat melihat dan mengelola permintaan akses di Aktivitas.

3.4 Mengetahui orang yang melihat dokumen

Catatan: Fitur ini hanya tersedia untuk pengguna G Suite Business dan Enterprise (jika izin admin G Suite memperbolehkan).

1. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, buka file.

   Catatan: Agar dapat melihat data Dasbor aktivitas, Anda memerlukan akses edit untuk file.

2. Klik FiturDasbor aktivitas.
3. Anda dapat melihat informasi tentang aktivitas pada file, yang mencakup:

   • Tab Dibagikan dengan: Menampilkan orang yang telah Anda ajak berbagi file. Anda juga dapat mengirim email ke kolaborator.
   • Tab Semua pengakses lihat-saja (organisasi): Menampilkan orang di organisasi Anda yang telah melihat file.
   • Tab Tren pengakses lihat-saja: Menampilkan diagram pengakses lihat-saja dari waktu ke waktu.

4. (Opsional) Jika Anda tidak ingin histori tampilan muncul di Dasbor aktivitas, klik Setelan Privasi, lalu pilih salah satu opsi:

   • Nonaktifkan histori tampilan untuk semua file: Pada Setelan akun, nonaktifkan Perlihatkan histori tampilan saya untuk semua file Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.
   • Nonaktifkan histori tampilan untuk satu file: Pada Setelan dokumen, nonaktifkan Perlihatkan histori tampilan saya untuk dokumen ini.

5. Klik Simpan.

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}