Compartir documentos definitivos

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" "1. Antes de compartir el documento definitivo

1.1. Buscar compañeros de trabajo con Cloud Search

Decide con quién vas a compartir el archivo y encuentra compañeros de trabajo con Cloud Search.

  1. Abre Cloud Search y escribe el nombre de la persona en el cuadro de búsqueda.

  2. En la parte superior de la tarjeta de perfil de la persona, selecciona Iniciar una conversación "" o Correo "".

  3. Haz clic en Superior inmediato para ver la tarjeta de perfil del supervisor de la persona.

  4. Si estás utilizando un móvil, toca el número de teléfono para llamarle.

  5. (Opcional) También puedes hacer una búsqueda utilizando palabras de uso frecuente, como número de teléfono de Ana. Verás una tarjeta de respuesta con el número de teléfono de tu compañera Ana. Si hay más de una persona con ese nombre, en ¿Buscas a alguien en concreto?, haz clic en el nombre correspondiente.

Nota: Puedes ver más información de contacto y de los superiores de una persona si tu administrador ha añadido estos detalles del perfil a las cuentas de los usuarios.
Buscar usuarios y ponerse en contacto con ellos

1.2. Decidir desde dónde compartir el documento

Si compartes contenido con unas pocas personas, puedes añadirlo a tu propia unidad de Drive y compartirlo desde allí.

Si tu organización utiliza unidades compartidas, puedes añadirlo a la tuya y compartirlo con todos los usuarios que tengan acceso a ella.

Para compartir el documento de forma más amplia con toda tu organización o con el público general, añádelo a Google Sites.


Añadir el documento a Drive:

  1. Ve a Drive.
  2. Haz clic en Más Nuevo y luego Subir archivo o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
  3. Haz clic en Abrir.

Subir archivos a Drive
 

Añadir el documento a una unidad compartida:

Debes tener al menos acceso de colaborador

Todos los archivos que subas son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. Arrastra a una unidad compartida un archivo de tu propiedad* que tengas almacenado en tu ordenador o en Mi unidad. O bien, en la parte superior de Drive, haz clic en Nuevo "" y elige una opción:
    • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que te interese, como documentos de Google.
    • Para subir un archivo, haz clic en Subir archivo, desplázate a su ubicación y ábrelo.
  3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo y editarlo.

* Si el archivo no es de tu propiedad, pero tienes acceso para editar en Drive, puedes moverlo a una unidad compartida si el administrador ha permitido esta opción.

Nota: Puedes usar Google Drive para ordenadores para almacenar y acceder a archivos en tu ordenador. Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores.

Añadir archivos compartidos
 

Añadir el documento a Google Sites:

  1. Ve a Google Sites y abre el sitio web y la página a la que quieras añadir el archivo.
  2. Haz clic en Insertar y luego Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo para seleccionar un archivo de Drive.

Incluye cualquier archivo o el contenido de una carpeta que estén almacenados en Drive. Los cambios que hagas en tus archivos de Drive se aplicarán automáticamente en Google Sites.

" "2. Compartir documentos

2.1. Compartir documentos desde Drive

Compartir un archivo o una carpeta con personas concretas:

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir "".
  3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

    Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

  4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige si notificar a los usuarios:
    • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Compartir archivos en Drive


Compartir enlaces a archivos o carpetas:

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que quieras compartir y selecciona Compartir Compartir.

    En la parte superior de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Compartir.

    Nota: Solo puedes compartir archivos que sean de tu propiedad o que tengas permiso para editar.

  2. (Opcional) Para especificar qué pueden hacer los usuarios con tu archivo cuando lo compartas, haz clic en Cambiar debajo del nombre de tu organización:
    • Para cambiar el permiso, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona Lector, Comentador o Editor.
    • Para permitir que se comparta el enlace fuera de la organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoPúblico.

      Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

  3. Haz clic en Copiar enlace.
  4. Haz clic en Listo.
  5. Pega el enlace en un correo electrónico, en un sitio web o en otro lugar donde quieras compartirlo.
2.2. (Opcional) Fijar una fecha de vencimiento del documento
  1. Abre un archivo en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Compartir y luego busca el usuario al que quieras dar permisos temporales.
    • Si todavía no has compartido el archivo con esa persona, añade el correo electrónico del usuario y haz clic en Enviar o en Compartir. En la parte superior derecha del documento, haz clic de nuevo en Compartir .
  3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Dar a acceso temporal.
  4. Junto a "El acceso caduca el", haz clic en la fecha que quieras configurar como fecha de vencimiento. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual.
  5. Haz clic en Guardar.

2.3. Impedir que los editores vuelvan a compartir el contenido y cambien los permisos de acceso

Si compartes un archivo, el propietario o cualquier persona con permisos de edición podrán cambiar las opciones para compartirlo. Si no quieres que nadie más que tú pueda compartir archivos:

  1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En la parte superior, haz clic en Configuración Ajustes.
  4. Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
  5. Haz clic en Listo.

Compartir archivos en Drive

2.4. Evitar que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, impriman o copien archivos

Para impedir que los lectores y comentadores impriman, copien o descarguen tu archivo:

  1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  4. En la parte superior, haz clic en Configuración Ajustes.
  5. Desmarca la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar.
  6. Haz clic en Guardar y luego Listo.

Limitar el uso compartido

" "3. Después de compartir el documento

3.1. Marcar un documento como definitivo y hacer que sea de solo lectura

Puedes cambiar el nombre de un documento para marcarlo como definitivo y, a continuación, cambiar los permisos para que sea de solo lectura. De esta forma, los usuarios podrán ver el contenido, pero no editarlo.

Cambiar el nombre del documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones para marcarlo como definitivo:

  1. Abre el archivo y, arriba, haz clic en su nombre.
  2. Antes del nombre del archivo, introduce [Final] o [Archivado].
  3. Pulsa Intro.

Cambiar un documento a solo lectura:

Si has compartido el archivo con personas concretas o con un grupo:

  1. En Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir "".
  2. A la derecha de la persona o del grupo que quieras cambiar, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Lector.
  3. Haz clic en Guardar.

Si has compartido el archivo con tu organización:

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir "".
  2. Debajo de Obtener enlace, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  "" y luego Lector.
  3. Haz clic en Listo.
Asignar nombre a una hoja de cálculo
3.2. Dejar de compartir el documento

Desde Drive:

Para dejar de compartir un archivo o carpeta que sea de tu propiedad, sigue estos pasos:

  1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Selecciona un archivo o una carpeta.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  4. Busca a la persona con la que quieras dejar de compartir.
  5. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Eliminar.
  6. Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.


Para quitar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad, sigue estos pasos:

  1. Abre la pantalla de inicio de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Abre o selecciona un archivo.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share y luego Obtener enlace.
  4. En "Obtener enlace", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Selecciona Restringido.
  6. Haz clic en Listo.

Desde una unidad compartida:

Dejar de compartir archivos con tu organización:

  1. En una unidad compartida, elige una opción:
    • Selecciona un archivo o una carpeta que quieras compartir.
    • Mantén pulsada la tecla Mayús y selecciona varios archivos o carpetas que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir Compartir.
  3. En Obtener enlace, haz clic en Cambiar.
  4. Junto al nombre de tu organización, haz clic en la flecha hacia abajo ""y luegoRestringido.
  5. Haz clic en Listo.

Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:

  1. En una unidad compartida, haz clic en el archivo o la carpeta que quieras dejar de compartir.
    Para dejar de compartir varios archivos o carpetas, mantén pulsada la tecla Mayús en el teclado y selecciona los archivos o carpetas que quieras dejar de compartir.
  2. Haz clic en Compartir Compartir.
  3. Junto a la persona, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Quitar.
  4. Haz clic en Listo.

Nota: La configuración del grupo puede anular ajustes concretos. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso él, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.

Desde Google Sites:

Dejar de compartir un sitio web:

  1. Abre un sitio web y, arriba, haz clic en Compartir "".
  2. En Quién tiene acceso, busca a la persona que quieras quitar.
  3. Junto al nombre de la persona, haz clic en Eliminar "" y luego Guardar cambios y luego Listo.

 

3.3. Gestionar nuevas solicitudes de acceso

Cualquier persona puede solicitar acceso al documento enviándote un correo electrónico para pedirte acceso o haciendo clic en el enlace al documento.

Si la persona en cuestión aún no tiene acceso, verá el mensaje "Necesitas permiso". En ese caso, pueden hacer clic en Solicitar acceso y recibirás un correo electrónico donde se pide tu aprobación. Si quieres compartir el documento con esa persona, sigue las instrucciones de la sección Compartir documentos.

3.4. Comprobar quién ha consultado tu documento
  1. Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

    Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.

  2. Haz clic en Herramientas y luego Panel de actividad.
  3. Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
    • Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
    • Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
    • Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.
  4. (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
    • Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
    • Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
  5. Haz clic en Guardar.

Consultar la actividad de archivos

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