¿Trabajas con compañeros a distancia o en la oficina? Descubre cómo crecer en entornos de trabajo híbridos.

Compartir documentos definitivos

​Tutorial de Google Workspace​ para empresas
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 ""Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo compartir la versión final de un documento con tus compañeros. También te explicamos cómo definir permisos para evitar que se hagan cambios en documentos definitivos. 

Qué se necesita

"" Unos 10 minutos.
Cuenta Cuenta Cuenta de Google Workspace - ¿No tienes una? Empieza tu prueba gratuita de 14 días hoy mismo.

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En este tutorial

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Antes de compartir el documento definitivo Compartir el documento Después de compartir el documento

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1. Antes de compartir el documento definitivo


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1.1. Buscar compañeros de trabajo con Cloud Search

Decide con quién quieres compartir el archivo y encuentra compañeros de trabajo con Cloud Search.

  1. Inicia sesión en Cloud Search accediendo a cloudsearch.google.com.

    Si no puedes iniciar sesión, tu cuenta no tiene instalado Cloud Search. Más información

  2. Busca a una persona por su nombre.
  3. Para enviar un correo electrónico, haz clic en la dirección de correo electrónico de esa persona en la tarjeta de resultados.
  4. Si quieres ver otras opciones de contacto o consultar más información sobre los informes, haz clic en el nombre de la persona para abrir la página de información de su perfil. 
  5. En la página de información del perfil, elige cómo quieres ponerte en contacto con la persona:
    • Para enviarle un correo electrónico, haz clic en Correo electrónico "" o en su dirección de correo electrónico.
    • Para organizar una reunión, haz clic en Programar "".
    • Para chatear, haz clic en Hangouts "".
    • Para iniciar una videollamada, haz clic en Videollamada Videocámara.
  6. Para abrir la página de información del perfil y ponerte en contacto con el supervisor o los subordinados de la persona, haz clic en el nombre del supervisor o del subordinado.
1.2. Decidir desde dónde compartir el documento

Si compartes contenido con unas pocas personas, puedes añadirlo a tu propia unidad de Drive y compartirlo desde allí.

Si tu organización utiliza unidades compartidas, puedes añadirlo a la tuya y compartirlo con todos los usuarios que tengan acceso a ella.

Para compartir el documento a una mayor escala (por ejemplo, con toda tu organización o públicamente), añádelo a Google Sites.


Añadir el documento a Drive:

  1. Ve a Drive.
  2. Haz clic en Más Nuevo y luego Subir archivo o Subir carpeta y, a continuación, elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
  3. Haz clic en Abrir.

Subir archivos a Drive
 

Añadir el documento a una unidad compartida:

Debes tener al menos acceso de colaborador

Todos los archivos que subas son propiedad del equipo y no se eliminan de la unidad compartida aunque la abandones.

  1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
  2. Arrastra a una unidad compartida un archivo de tu propiedad* que tengas almacenado en tu ordenador o en Mi unidad. O bien, en la parte superior de Drive, haz clic en Nuevo "" y elige una opción:
    • Para crear un archivo, selecciona el tipo de archivo que te interese, como documentos de Google.
    • Para subir un archivo, haz clic en Subir archivo, desplázate a su ubicación y ábrelo.
  3. Haz doble clic en un archivo para abrirlo y editarlo.

* Si el archivo no es de tu propiedad, pero tienes acceso para editar en Drive, puedes moverlo a una unidad compartida si el administrador ha permitido esta opción.

Nota: Puedes usar Google Drive para ordenadores para almacenar y acceder a archivos en tu ordenador. Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores.

Añadir archivos compartidos
 

Añadir el documento a Sites:

  1. Ve a Google Sites y abre el sitio web y la página a la que quieras añadir el archivo.
  2. Haz clic en Insertar y luego Documentos, Presentaciones u Hojas de cálculo para seleccionar un archivo de Drive.

Incluye cualquier archivo o el contenido de una carpeta que estén almacenados en Drive. Los cambios que hagas en tus archivos de Drive se aplicarán automáticamente en Sites.

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2. Compartir el documento

 
2.1. Compartir documentos desde Drive

Compartir un archivo o una carpeta con personas concretas:

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  3. Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
  4. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
  5. Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
  6. Decide si quieres notificar a los usuarios.
    • Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
    • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Compartir archivos en Drive

Compartir enlaces a archivos o carpetas

  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  3. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  4. Selecciona Cualquier persona con el enlace.
  5. Para decidir el rol que tendrán los usuarios, selecciona Lector, Comentador o Editor.
  6. Haz clic en Copiar enlace.
  7. Haz clic en Hecho.
  8. Pega el enlace en un correo o donde quieras compartirlo.

Cuando accedan a tu archivo usuarios que no hayan iniciado sesión en una cuenta de Google, aparecerán como usuarios anónimos con figuras de animales.Más información sobre los animales anónimos

2.2. (Opcional) Fijar una fecha de vencimiento del documento
  1. Abre un archivo en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Compartir y luego busca el usuario al que quieras dar permisos temporales.
    • Si todavía no has compartido el archivo con esa persona, añade el correo del usuario y haz clic en Enviar o en Compartir. En la parte superior derecha del documento, haz clic de nuevo en Compartir.
  3. Junto al nombre de la persona, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Dar acceso temporal.
  4. Junto a "El acceso caduca el", haz clic en la fecha que quieras definir como fecha de vencimiento. Elige una fecha que no supere el año desde la fecha actual.
  5. Haz clic en Guardar.

""

2.3. Impedir que los editores vuelvan a compartir el contenido y cambien los permisos de acceso

Si compartes un archivo, el propietario y cualquiera que tenga permiso para editarlo podrán cambiar los permisos y compartir el archivo. Para impedir que otros usuarios compartan tu archivo:

  1. Abre el archivo en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  3. En la parte superior, haz clic en Configuración Ajustes.
  4. Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.

Importante: Cuando impides que se comparta una carpeta, la restricción solo se aplica a la carpeta en sí. Si quieres evitar que se compartan los archivos que contiene, tienes que cambiar los ajustes de cada uno de ellos.Compartir archivos en Drive

2.4. Impedir que los lectores y comentadores descarguen, impriman o copien archivos

Para impedir que los lectores y comentadores impriman, copien o descarguen tu archivo:

  1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Selecciona uno o más archivos cuyos permisos quieras limitar.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  4. En la parte superior, haz clic en Configuración Ajustes.
  5. Desmarca la opción Los lectores y comentadores pueden ver la opción para descargar, imprimir y copiar.

Importante: Puedes restringir cómo comparten, imprimen, descargan o copian contenido los usuarios en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, pero no puedes impedir que compartan el contenido de un archivo de alguna otra forma.

Limitar el uso compartido

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3. Después de compartir el documento


 
3.1. Marcar un documento como definitivo y hacer que sea de solo lectura

Puedes cambiar el nombre de un documento para marcarlo como definitivo y, a continuación, cambiar los permisos para que sea de solo lectura. De esta forma, los usuarios podrán ver el contenido, pero no editarlo.

Cambiar el nombre del documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones para marcarlo como definitivo:

  1. Abre el archivo y, arriba, haz clic en su nombre.
  2. Antes del nombre del archivo, introduce [Final] o [Archivado].
  3. Pulsa Intro.

Cambiar un documento a solo lectura:

Si has compartido el archivo con personas concretas o con un grupo:

  1. En Google Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir "".
  2. A la derecha de la persona o del grupo que quieras cambiar, haz clic en la flecha hacia abajo "" y luego Lector.
  3. Haz clic en Guardar.

Si has compartido el archivo con tu organización:

  1. En Drive, haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Compartir "".
  2. Debajo de Obtener enlace, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  "" y luego Lector.
  3. Haz clic en Listo.
Asignar nombre a una hoja de cálculo
3.2. Dejar de compartir el documento

Desde Drive:

Dejar de compartir un archivo o carpeta que sea de tu propiedad:

  1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  4. Busca a la persona con la que quieras dejar de compartir.
  5. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Eliminar.
  6. Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.


Quitar enlaces a archivos o carpetas de tu propiedad:

  1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share y luego Obtener enlace.
  4. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Selecciona Restringido.
  6. Haz clic en Listo.

Desde una unidad compartida:

Dejar de compartir archivos con tu organización:

  1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share y luego Obtener enlace.
  4. En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  5. Selecciona Restringido.
  6. Haz clic en Listo.

Dejar de compartir archivos con usuarios concretos:

  1. Busca el archivo o la carpeta en Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google.
  2. Abre o selecciona el archivo o la carpeta.
  3. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir Share.
  4. Busca a la persona con la que quieras dejar de compartir.
  5. A la derecha de su nombre, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Eliminar.
  6. Para guardar los cambios, haz clic en Guardar.

Nota: La configuración del grupo puede prevalecer sobre ajustes individuales. Por lo tanto, si intentas dejar de compartir un archivo con un usuario que es miembro de una organización o un grupo que tiene acceso a ese archivo, el usuario seguirá teniendo acceso al archivo.

3.3. Gestionar nuevas solicitudes de acceso

Cualquier persona puede solicitar acceso al documento enviándote un correo para pedirte acceso o haciendo clic en el enlace al documento.

Si la persona en cuestión aún no tiene acceso, verá el mensaje "Necesitas permiso". En ese caso, pueden hacer clic en Solicitar acceso y recibirás un correo donde se pide tu aprobación. Si quieres compartir el documento con esa persona, sigue las instrucciones de la sección Compartir el documento.

3.4. Comprobar quién ha consultado tu documento
  1. Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

    Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.

  2. Haz clic en Herramientas y luego Panel de actividad.
  3. Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:
    • Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
    • Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
    • Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.
  4. (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:
    • Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
    • Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.
  5. Haz clic en Guardar.

Consultar la actividad de archivos

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