Fertige Dokumente freigeben

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" "1. Aktionen, bevor Sie das fertige Dokument freigeben

1.1 Kollegen mit Cloud Search ganz leicht finden

Mit Cloud Search können Sie Mitarbeiter finden und entscheiden, für wen Sie die Datei freigeben möchten.

  1. Öffnen Sie Cloud Search und geben Sie im Suchfeld den Namen der Person ein.

  2. Klicken Sie oben in der Profilkarte auf "Unterhaltung starten" "" oder auf "E-Mail" "".

  3. Wenn Sie sich die Profilkarte des Vorgesetzten der Person ansehen möchten, klicken Sie auf Vorgesetzter.

  4. Auf einem Smartphone können Sie auf die Telefonnummer tippen, um die Person anzurufen.

  5. Sie können auch mit Alltagswörtern suchen, z. B. johannas telefonnummer. In diesem Fall wird Ihnen eine Antwortkarte mit der Telefonnummer Ihrer Kollegin Johanna angezeigt. Wenn es mehrere Personen mit diesem Namen gibt, klicken Sie unter Suchen Sie nach einer bestimmten Person? auf einen anderen Namen.

Hinweis: Sie sehen weitere Kontaktdaten sowie Informationen zum jeweiligen Vorgesetzten, wenn Ihr Administrator diese Profilinformationen den Nutzerkonten hinzugefügt hat.
Personen suchen und kontaktieren

1.2 Passenden Speicherort für das freizugebende Dokument auswählen

Wenn Sie mit bestimmten Personen Inhalte teilen möchten, können Sie sie Ihrer eigenen Ablage hinzufügen und von dort aus freigeben.

Wenn Ihre Organisation geteilte Ablagen verwendet, können Sie sie der geteilten Ablage hinzufügen und für alle freigeben, die Zugriff auf die geteilte Ablage haben. Weitere Informationen

Wenn Sie das Dokument für die gesamte Organisation oder öffentlich freigeben möchten, fügen Sie es in Google Sites hinzu.


So fügen Sie das Dokument in Google Drive hinzu:

  1. Gehen Sie zu Google Drive.
  2. Klicken Sie auf Plus Neu und dann Dateien hochladen oder Ordner hochladen und wählen Sie die gewünschte Datei oder den gewünschten Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Öffnen.

Dateien auf Google Drive hochladen
 

So fügen Sie das Dokument in einer geteilten Ablage hinzu:

Berechtigung Beitragender oder höher erforderlich

Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team. Wenn Sie die geteilte Ablage verlassen, bleiben Ihre Dateien dort gespeichert.

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die geteilte Ablage. Alternativ können Sie oben in Google Drive auf "Neu" "" klicken und eine Option auswählen:
    • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie den gewünschten Dateityp aus, z. B. ein Google Docs-Dokument.
    • Möchten Sie eine Datei hochladen, klicken Sie auf Datei hochladen und gehen Sie zu der gewünschten Datei.
  3. Klicken Sie doppelt auf eine Datei, um sie zu öffnen und zu bearbeiten.

* Wenn Sie nicht der Eigentümer sind, aber die Zugriffsberechtigung als Bearbeiter in Drive haben, können Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sofern Ihr Administrator es zugelassen hat.

Hinweis: Verwenden Sie Google Drive für den Desktop, um Dateien auf Ihrem Computer zu speichern und aufzurufen. Weitere Informationen: Was kann ich mit Drive für den Desktop alles tun?

Freigegebene Dateien hinzufügen
 

So fügen Sie das Dokument in Google Sites hinzu:

  1. Rufen Sie Google Sites auf und öffnen Sie die Website und die Seite, auf der Sie die Datei hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Einfügen und dann Dokumente/Präsentationen/Tabellen, um eine Datei in Google Drive auszuwählen.

Sie können beliebige Dateien aus Drive oder aus einem in Drive gespeicherten Ordner einbetten. Wenn Sie Dateien in Google Drive ändern, werden die Änderungen automatisch in Google Sites übernommen.

" "2. Dokument freigeben

2.1 Dokument aus Google Drive heraus freigeben

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ "".
  3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

    Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

  4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und dann Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

Dateien in Google Drive freigeben


So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann auf "Freigeben" Freigeben.

    Klicken Sie in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen oben auf Freigeben.

    Hinweis: Sie können Dateien nur freigeben, wenn Sie der Inhaber sind oder Bearbeitungszugriff haben.

  2. Optional: Klicken Sie unter dem Namen Ihrer Organisation auf Ändern, um festzulegen, was andere mit Ihrer Datei tun können, wenn Sie sie freigeben:
    • Um die Berechtigung zu ändern, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil "" und wählen Sie Betrachter, Verfasser eines Kommentars oder Bearbeiter aus.
    • Wenn Sie den Link außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten, klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Abwärtspfeil "" und dann Öffentlich.

      Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

  3. Klicken Sie auf Link kopieren.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
  5. Fügen Sie den Link in eine E-Mail, auf einer Website oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie ihn freigeben möchten.
2.2 Optional: Ablaufdatum für ein Dokument festlegen
  1. Öffnen Sie den Startbildschirm von Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Klicken Sie auf Freigeben.
  3. Geben Sie die Datei für einen Nutzer frei oder wählen Sie den Nutzer aus, dem Sie eine temporäre Berechtigung erteilen möchten.
  4. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Temporären Zugriff gewähren.
  5. Wenn Sie das Ablaufdatum ändern möchten, klicken Sie neben "Zugriff befristet bis:" auf die Anzahl der Tage. Das ausgewählte Ablaufdatum darf maximal ein Jahr in der Zukunft liegen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

2.3 Verhindern, dass Bearbeiter die Datei selbst freigeben und die Zugriffsberechtigungen ändern

Wenn Sie eine Datei freigeben, können der Eigentümer oder Nutzer mit Bearbeitungsberechtigung die Freigabeeinstellungen für die Datei ändern. So legen Sie fest, dass nur Sie die Datei freigeben können:

  1. Öffnen Sie den Startbildschirm von Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  3. Klicken Sie oben auf "Einstellungen" Einstellungen.
  4. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

Dateien in Google Drive freigeben

2.4 Verhindern, dass Kommentatoren und Betrachter Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

So verhindern Sie, dass Betrachter und Kommentatoren Ihre Datei drucken, kopieren oder herunterladen:

  1. Öffnen Sie den Startbildschirm von Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, für die Einschränkungen gelten sollen.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  4. Klicken Sie oben auf "Einstellungen" Einstellungen.
  5. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren.
  6. Klicken Sie auf Speichern und dann Fertig.

Freigabe einschränken

" "3. Nach der Dokumentfreigabe

3.1 Dokument als finale Version kennzeichnen und den Lesemodus aktivieren

Wenn Sie das tun möchten, können Sie das Dokument umbenennen und anschließend die Berechtigungen so anpassen, dass andere Personen zwar weiterhin auf die Datei zugreifen, aber keine Änderungen mehr vornehmen können.

So geben Sie einem Dokument in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen einen anderen Namen, um es als finale Version zu kennzeichnen:

  1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie oben auf den Namen.
  2. Geben Sie vor dem Namen [Abgeschlossen] oder [Archiviert] ein.
  3. Drücken Sie die Eingabetaste.

So aktivieren Sie den Lesemodus für das Dokument:

Wenn Sie die Datei für bestimmte Personen oder eine Gruppe freigegeben haben:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben" "" aus.
  2. Klicken Sie rechts neben der Person oder Gruppe, die Sie ändern möchten, auf den Abwärtspfeil ""und dannBetrachter.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die Datei für die gesamte Organisation freigegeben haben:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben" "" aus.
  2. Klicken Sie unter Link abrufen rechts auf den Abwärtspfeil ""und dannBetrachter.
  3. Klicken Sie auf Fertig.
Tabellenblatt benennen
3.2 Freigabe des Dokuments beenden

In Google Drive:

So heben Sie die Freigabe von Dateien oder Ordnern auf, deren Eigentümer Sie sind:

  1. Öffnen Sie den Startbildschirm von Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Wählen Sie eine Datei oder einen Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  4. Suchen Sie die Person, für die Sie die Freigabe beenden möchten.
  5. Klicken Sie rechts neben dem entsprechenden Namen auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Entfernen.
  6. Klicken Sie anschließend auf Speichern.


So entfernen Sie einen Link zu Dateien oder Ordnern, deren Eigentümer Sie sind:

  1. Öffnen Sie den Startbildschirm von Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Öffnen Sie eine Datei oder wählen Sie eine aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder Share und dann Link abrufen.
  4. Klicken Sie unter "Link abrufen" auf den Abwärtspfeil Nach unten.
  5. Wählen Sie Eingeschränkt aus.
  6. Klicken Sie auf Fertig.

Über eine geteilte Ablage:

So heben Sie die Dateifreigabe innerhalb der Organisation auf:

  1. Wählen Sie in einer geteilten Ablage eine Option aus:
    • Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
    • Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie mehrere Dateien oder Ordner für die Freigabe aus.
  2. Klicken Sie auf „Freigeben“ Freigeben.
  3. Klicken Sie unter Link abrufen auf Ändern.
  4. Klicken Sie neben dem Namen Ihrer Organisation auf den Drop-down-Pfeil ""und dannEingeschränkt.
  5. Klicken Sie auf Fertig.

So heben Sie die Dateifreigabe für Einzelpersonen auf:

  1. Klicken Sie in einer geteilten Ablage auf die Datei oder den Ordner, für die oder für den Sie die Freigabe zurücknehmen möchten.
    Wenn Sie die Freigabe von mehreren Dateien oder Ordnern zurücknehmen möchten, halten Sie auf der Tastatur die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Dateien bzw. Ordner aus.
  2. Klicken Sie auf „Freigeben“ Freigeben.
  3. Klicken Sie neben der Person auf den Abwärtspfeil "" und dann Entfernen.
  4. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Einstellungen für Gruppen haben Vorrang vor Einstellungen für Einzelpersonen. Wenn die Datei also für eine Organisation oder Gruppe freigegeben ist, der die betroffene Person angehört, kann sie weiterhin darauf zugreifen.

In Google Sites:

So beenden Sie die Freigabe einer Website:

  1. Öffnen Sie eine Website und klicken Sie oben auf "Freigeben" "".
  2. Wählen Sie unter Wer hat Zugriff? die Person aus, die Sie entfernen möchten.
  3. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf Löschen "" und dann Änderungen speichern und dann Fertig.

 

3.3 Neue Zugriffsanfragen bearbeiten

Jeder kann Zugriff auf Ihr Dokument anfordern, indem er Sie per E-Mail um Zugriff bittet oder auf den Link zum Dokument klickt.

Wenn jemand noch keinen Zugriff hat, wird ihm die Meldung „Erforderliche Berechtigung fehlt“ angezeigt. Er kann auf Zugriff anfordern klicken. Dann werden Sie per E-Mail um Genehmigung gebeten. Wenn Sie das Dokument für diese Person freigeben möchten, folgen Sie der Anleitung im Abschnitt Dokument freigeben.

3.4 Aufrufverlauf für ein Dokument ansehen
  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.

    Hinweis: Damit Sie die Daten im Aktivitätsdashboard sehen können, benötigen Sie Bearbeitungszugriff für die Datei.

  2. Klicken Sie auf Tools und dann Aktivitätsdashboard.
  3. Sie sehen unter anderem folgende Informationen zu der Datei:
    • Tab Freigabeverlauf: zeigt die Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben. Sie können auch eine E-Mail an Mitbearbeiter senden.
    • Tab Betrachter: zeigt die Personen in Ihrer Organisation, die die Datei aufgerufen haben.
    • Tab Trend – Betrachter: zeigt ein Diagramm der Betrachter im Zeitverlauf.
  4. Optional: Wenn Sie nicht möchten, dass der Aufrufverlauf im Aktivitätsdashboard angezeigt wird, klicken Sie auf Datenschutzeinstellungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Aufrufverlauf für alle Dateien deaktivieren: Stellen Sie unter Kontoeinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für alle Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien anzeigen auf "Aus".
    • Aufrufverlauf für eine Datei deaktivieren: Stellen Sie unter Dokumenteinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für dieses Dokument anzeigen auf "Aus".
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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