مشاركة مستند نهائي

 ما الذي ستتعلمه

كيفية مشاركة النسخة النهائية من مستند مع الزملاء. وأيضًا، كيفية إعداد الأذونات لمنع إجراء تغييرات على مستند نهائي.

المتطلبات

10 دقائق

 حساب Google Workspace—ألا تمتلك حسابًا؟ ابدأ اليوم فترة تجريبية لمدة 14 يومًا.

في هذا البرنامج التعليمي

قبل مشاركة المستند النهائي مشاركة المستند بعد مشاركة المستند

1  قبل مشاركة المستند النهائي

توسيع الكل  |  تصغير الكلتصغير الكل

1.1 استخدام Cloud Search للبحث عن زملاء العمل

يمكنك تحديد المستخدم الذي تريد مشاركة الملف معه والبحث عن زملاء العمل باستخدام Cloud Search.

1. سجِّل الدخول إلى Cloud Search على الرابط التالي cloudsearch.google.com.

   إذا لم تتمكن من تسجيل الدخول، فهذا يعني أن حسابك لا يتوفر به Cloud Search. مزيد من المعلومات‏‏
2. ابحث عن أحد الأشخاص بالاسم.
3. في بطاقة النتائج، لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
4. للحصول على خيارات اتصال أخرى أو مزيد من المعلومات عن التسلسل الإداري، انقر على اسم الشخص لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي له. 
5. في صفحة معلومات الملف الشخصي، انقر على الطريقة التي تريد التواصل مع الشخص من خلالها:
   • لإرسال رسالة إلكترونية، انقر على رمز البريد الإلكتروني أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص.
   • لإعداد اجتماع، انقر على رمز الجدولة .
   • للدردشة، انقر على Hangout .
   • لبدء مكالمة فيديو، انقر على رمز مكالمة الفيديو .
6. لفتح صفحة معلومات الملف الشخصي والتواصل مع مدير الشخص أو مرؤوسيه المباشرين، انقر على اسم المدير أو المرؤوس.

1.2 تحديد مكان لمشاركة المستند منه

في حال كنت تشارك مستندًا مع بعض المستخدمين المحدَّدين، يمكنك إضافته إلى Drive ومشاركته من هناك.

في حال كانت مؤسستك تستخدم مساحات تخزين سحابي مشتركة، يمكنك إضافتها إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة لديك ومشاركتها مع جميع المستخدمين الذين لديهم إذن الوصول إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة.

لمشاركة المستند على نطاق أوسع مع مؤسستك بالكامل أو لمشاركته علنًا، يمكنك إضافته إلى "مواقع Google".

إضافة المستند إلى Drive:

على الكمبيوتر، يمكنك التحميل من drive.google.com أو سطح المكتب. يمكنك تحميل الملفات إلى مجلدات خاصة أو مشتركة.

1. على الكمبيوتر، انتقِل إلى drive.google.com.
2. في أعلى يمين الصفحة، انقر على جديد   تحميل ملف أو تحميل مجلد.
3. اختَر الملف أو المجلد الذي تريد تحميله.

 

إضافة المستند إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة:

يتطلب ذلك إذن وصول المساهم كحدّ أدنى.

يمتلك الفريق أي ملفات تضيفها. وفي حال غادرت مساحة Drive المشتركة، ستظل ملفاتك.

1. على يمين الصفحة، انقر على مساحة Drive المشتركة.
2. اسحب ملفًا حاليًا (تمتلكه*) من جهاز الكمبيوتر أو من "ملفاتي" إلى مساحة Drive مشتركة. أو في أعلى صفحة Drive، انقر على رمز "جديد"واختر أحد الخيارات التالية:

   • لإنشاء ملف، اختَر نوع الملف الذي تريد إنشاءه، مثل "مستندات Google".
   • لتحميل ملف، انقر على تحميل ملف. ثم انتِقل إلى الملف وافتحه.

3. انقر مرّتين على ملف لفتحه وتعديله.

*في حال لم تكن تمتلك الملف ولكن لديك إذن الوصول محرّر في Drive، يمكنك نقله إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة في حال سماح المشرف بهذا الخيار.

ملاحظة: لتخزين الملفات والوصول إليها على جهاز كمبيوتر سطح المكتب، يمكنك استخدام Google Drive لكمبيوتر سطح المكتب. للحصول على التفاصيل، يمكنك الاطّلاع على الإجراءات التي يمكنك اتخاذها في Drive للكمبيوتر المكتبي.

 

إضافة المستند إلى "مواقع Google":

1. انتقِل إلى مواقع Google وافتح الموقع الإلكتروني والصفحة التي تريد إضافة الملف إليها.
2. انقر على إدراج مستندات Google أو العروض التقديمية من Google أو جداول بيانات Google لاختيار ملف على Drive.

يمكنك تضمين أي ملف من Drive أو محتويات مجلد مخزَّن في Google Drive. في حال أجريت تغييرات على ملفاتك في Drive، تظهر التغييرات نفسها تلقائيًا في "مواقع Google".

2  مشاركة المستند

2.1 مشاركة المستند من Drive

مشاركة ملف أو مجلد مع مستخدمين محددين:

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو على رمز المشاركة .
3. أدخِل عنوان البريد الإلكتروني أو مجموعة Google التي تريد مشاركة الملف معها.
4. لتحديد الدور الذي ستمنحه للمستخدمين في الملف، اختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
5. يمكنك إضافة تاريخ لانتهاء صلاحية الوصول إذا كان حسابك مؤهّلاً لذلك.
6. اختَر "إشعار الأشخاص".
   • إذا كنت تريد إشعار الآخرين بأنك شاركت عنصرًا معهم، ضَع علامة في المربّع بجانب "إشعار الأشخاص". في حال إشعار الأشخاص، ستتضمّن الرسالة الإلكترونية كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله.
   • إذا كنت لا تريد إشعار الأشخاص، عليك إزالة العلامة من المربّع.
7. انقر على إرسال أو مشاركة.

مشاركة رابط ينقل إلى ملف أو مجلد:

1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. ضِمن "الوصول العام"، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
4. اختَر أي شخص لديه الرابط.
5. لتحديد الدور الذي ستمنحه للأشخاص، اختَر مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
6. انقر على نسخ الرابط.
7. انقر على تم.
8. الصِق الرابط في رسالة إلكترونية أو أي مكان تريد مشاركته فيه.

إذا لم يسجّل المستخدمون الدخول إلى حساب Google، يظهرون على شكل رموز حيوانات مجهولة في الملف. تعرّف على المزيد من المعلومات حول الحيوانات المجهولة.

2.2 (اختياري) ضبط حدود انتهاء الصلاحية للمستند

1. افتح ملفًا في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. انقر على مشاركة ابحث عن المستخدم الذي تريد منحه أذونات مؤقتة.
   • إذا لم تشارك الملف مع ذلك المستخدم حتى الآن، أضِف البريد الإلكتروني للمستخدم وانقر على إرسال أو مشاركة. في أعلى يسار المستند، انقر على مشاركة  مرة أخرى.
3. بجانب اسم المستخدم، انقر على السهم المتّجه للأسفل   إضافة انتهاء صلاحية.
4. بجانب "تنتهي صلاحية الوصول في"، انقر على تاريخ لضبطه كتاريخ انتهاء الصلاحية. اختَر تاريخًا ضمن سنة من التاريخ الحالي.
5. انقر على حفظ.

2.3 منع المحرِّرين من إعادة مشاركة أذونات الوصول وتغييرها

إذا كنت تشارك ملفًا، يمكن للمالك وأي شخص لديه الإذن بتعديل المحتوى تغيير الأذونات ومشاركة الملف. لمنع الأشخاص الآخرين من مشاركة ملفك، نفِّذ ما يلي:

1. افتَح الملف في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
3. في أعلى الصفحة، انقر على رمز الإعدادات .
4. أزِل العلامة من المربّع يمكن للمُحرِّرين تغيير الأذونات ومشاركة العناصر.

ملاحظة مهمة: إذا منعت مشاركة أحد المجلدات، سيتم تطبيق ذلك على المجلد فقط. لمنع مشاركة الملفات داخل المجلد، عليك تغيير هذا الإعداد للملفات داخله.

2.4 منع المعلِّقين والمشاهدين من تنزيل الملفات أو طباعتها أو نسخها

لمنع المشاهدين والمعلقين من طباعة الملف أو نسخه أو تنزيله:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. اختَر ملفًا واحدًا أو أكثر تريد فرض قيود عليه.
3. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
4. في أعلى الصفحة، انقر على رمز الإعدادات .
5. أزِل العلامة من المربّع تظهر للمشاهدين والمعلقين خيارات التنزيل والطباعة والنسخ.

ملاحظة مهمة: يمكنك فرض قيود على كيفية مشاركة الملفات وطباعتها وتنزيلها ونسخها داخل Google Drive و"مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"، ولكن لا يمكنك منع الآخرين من مشاركة محتوى الملف بطرق أخرى.

3  بعد مشاركة المستند

3.1 وضع علامة على المستند باعتباره ملفًا نهائيًا وجعله للعرض فقط

يمكنك إعادة تسمية مستند لوضع علامة عليه باعتباره ملفًا نهائيًا ثم تغيير الأذونات المتاحة عليه لجعله للعرض فقط. يمكن للمستخدمين عرض المحتوى ولكنهم لن يتمكنوا من إجراء تغييرات.

إعادة تسمية المستند في "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google" لوضع علامة عليه باعتباره ملفًا نهائيًا:

1. افتَح الملف، ثم انقر على اسم الملف في أعلى الصفحة.
2. قبل اسم الملف، أدخِل [نهائي] أو [تم وضعه في الأرشيف].
3. اضغط على Enter.

تغيير المستند لجعله للعرض فقط:

في حال مشاركة الملف مع مستخدمين محدّدين أو مجموعة:

1. في Google Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف، واختَر رمز المشاركة .
2. على يسار المستخدم أو المجموعة المطلوب تغييرها، انقر على السهم المتّجه للأسفل مُشاهد.
3. انقر على حفظ.

في حال مشاركة الملف مع مؤسستك:

1. في Drive، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف، واختَر رمز المشاركة .
2. ضمن الحصول على الرابط، على يمين الصفحة، انقر على السهم المتّجه للأسفل مُشاهد.
3. انقر على تم.

3.2 إيقاف مشاركة المستند

من Drive:

إيقاف مشاركة ملف أو مجلد تملكه:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. افتَح أو اختَر الملف أو المجلد.
3. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
4. ابحث عن الشخص الذي تريد إيقاف المشاركة معه.
5. على يسار الاسم، انقر على السهم المتجه للأسفل  إزالة.
6. لحفظ التغييرات، انقر على حفظ.

إزالة رابط ملف أو مجلد تملكه:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. افتَح أو اختَر الملف أو المجلد.
3. انقر على مشاركة  أو رمز المشاركة   نسخ الرابط .
4. ضِمن "الوصول العام"، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
5. اختَر حصري.
6. انقر على تم.

من مساحة تخزين سحابي مشتركة:

إلغاء مشاركة الملفات مع مؤسستك:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. افتَح أو اختَر الملف أو المجلد.
3. انقر على مشاركة  أو رمز المشاركة   نسخ الرابط .
4. ضِمن "الوصول العام"، انقر على السهم المتّجه للأسفل .
5. اختَر حصري.
6. انقر على تم.

إلغاء مشاركة الملفات مع الأعضاء:

1. اعثر على الملف أو المجلد في Google Drive أو مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google.
2. افتَح أو اختَر الملف أو المجلد.
3. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة .
4. ابحث عن الشخص الذي تريد إيقاف المشاركة معه.
5. على يسار الاسم، انقر على السهم المتجه للأسفل  إزالة.
6. لحفظ التغييرات، انقر على حفظ.

ملاحظة: يمكن لإعدادات المجموعة إلغاء الإعدادات الفردية. لذلك، في حال حاولت إلغاء مشاركة ملف مع مستخدم ينتمي إلى مؤسسة أو مجموعة تمتلك إمكانية الوصول إلى الملف، سيظل بإمكان هذا المستخدم الوصول إلى الملف.

3.3 معالجة طلبات الوصول الجديدة

إذا لم يمتلك المستخدمين إمكانية الوصول إلى المستند، ستظهر لهم رسالة "تحتاج إلى إذن". ويمكنهم النقر على طلب الوصول، وستتلقّي رسالة إلكترونية تطلب موافقتك. في حال كنت تريد مشاركة المستند مع هذا المستخدم، يُرجى اتِّباع التعليمات الواردة في مشاركة المستند.

في Google Drive، يمكنك الاطّلاع على طلبات الوصول وإدارتها في صفحة النشاط.

3.4 معرفة المستخدمين الذين اطّلعوا على المستند

ملاحظة: تتوفر هذه الميزة لمستخدمي "G Suite للشركات" و"G Suite للمؤسسات" فقط (عند سماح أذونات مشرف G Suite بذلك).

1. في المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية من Google، افتَح الملف.

   ملاحظة: عليك الحصول على حق تعديل الملف للاطِّلاع على بيانات لوحة بيانات النشاط.

2. انقر على الأدواتلوحة بيانات النشاط.
3. يمكنك الاطِّلاع على معلومات عن النشاط في ملفك، بما في ذلك:

   • علامة التبويب تمت المشاركة مع: تعرض المستخدمين الذين شاركت الملف معهم. يمكنك أيضًا إرسال رسالة إلكترونية إلى المتعاونين.
   • علامة التبويب جميع المشاهدين (المؤسسة): تعرض المستخدمين في مؤسستك ممن عرضوا الملف.
   • علامة التبويب مؤشر العرض: تعرض رسمًا بيانيًا للمشاهدين على مدار الوقت.

4. (اختياري) في حال كنت لا تريد ظهور سجلّ العرض في لوحة بيانات النشاط، انقر على إعدادات الخصوصية ثم حدِّد خيارًا من الخيارات التالية:

   • إيقاف سجلّ العرض لجميع الملفات: ضمن إعدادات الحساب، يمكنك إيقاف عرض سجلّ العرض لجميع ملفات المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google.
   • إيقاف سجلّ العرض لملف واحد: ضمن إعدادات المستند، يمكنك إيقاف عرض سجلّ العرض لهذا المستند.

5. انقر على حفظ.

_{Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.}