Benachrichtigung

Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Ein Projekt planen und verwalten

Tutorial für Google Workspace

Lerninhalte

Best Practices für Kommunikation und Zusammenarbeit während des gesamten Projektzyklus.

Voraussetzungen

10 Minuten

Konto Google Workspace-Konto – Sie haben noch keines? Starten Sie noch heute mit Ihrem 14-tägigen Testzeitraum.

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In dieser Anleitung

Projekt einrichten Projektdateien speichern Projektplan erstellen Projektdateien freigeben Projekt verwalten

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1. Projekt einrichten


Alle maximieren  |  Alle minimierenAlle minimieren
E-Mail-Gruppe erstellen

  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus. Hier einige Vorschläge für Einstellungen:
    • Wer kann sich Unterhaltungen ansehen:  Nur Mitglieder des Teams (wenn die Projektkommunikationen privat bleiben sollen)
    • Gruppenmitglieder: E-Mail-Adressen aller Personen im Projektteam
    • Gruppenmanager: E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die später möglicherweise weitere Teammitglieder hinzufügen müssen
    • Mitglieder direkt hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um zu steuern, wer der Gruppe beitreten darf.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Groups-Hilfe.

Gruppenbereich erstellen

Mit einem Projektbereich in Google Chat haben Sie einen Ort, an dem Ihr Team sich austauschen und Ideen entwickeln kann. Außerdem lassen sich hier auch Dateien freigeben.

Team- oder Projektkalender erstellen

In einem Teamkalender lassen sich Termine für Teambesprechungen und Urlaubszeiten erfassen, während Sie in einem Projektkalender Meilensteine und Daten im Blick behalten können. Beide Kalender werden auf dieselbe Weise erstellt.

Kalender erstellen

Sie können neue Kalender nur über einen Browser erstellen, nicht über die Google Kalender App. Nachdem der Kalender erstellt wurde, wird er im Browser und in der App angezeigt.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie links neben „Weitere Kalender“ auf „Weitere Kalender hinzufügen“ Plus und dann Neuen Kalender einrichten.
  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Kalender ein.
  4. Klicken Sie auf Kalender einrichten.
  5. Wenn Sie Ihren Kalender freigeben möchten, klicken Sie in der linken Leiste auf den Namen des Kalenders und wählen Sie dann Für bestimmte Personen freigeben aus.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe.

Kalender für Ihr Team freigeben

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender. Über die Google Kalender App ist es nicht möglich, Kalender freizugeben.
  2. Suchen Sie links den Bereich „Meine Kalender“. Klicken Sie zum Maximieren auf den Drop-down-Pfeil Abwärtspfeil.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Kalender, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf „Mehr“ Mehr und dann Einstellungen und Freigabe.
  4. Klicken Sie unter „Für bestimmte Personen freigeben“ auf die Option Personen hinzufügen.
  5. Fügen Sie die E-Mail-Adresse einer Person oder Google-Gruppe hinzu. Wählen Sie über das Drop-down-Menü die gewünschten Berechtigungseinstellungen aus. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen
  6. Klicken Sie auf Senden.
  7. Der Empfänger muss auf den E-Mail-Link klicken, um den Kalender seiner Liste hinzuzufügen. Weitere Informationen

Tipp: Kalender, bei denen Sie nicht der Inhaber sind, können Sie nur freigeben, wenn Sie die Berechtigung „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten“ haben.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe

Projektplan erstellen

Über eine freigegebene Tabelle können Sie Projektaufgaben verfolgen, aktualisieren und gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Projektpläne mit Google Tabellen erstellen.

Mithilfe von Google Tabellen zusammenarbeiten.

Regelmäßige Besprechungen einrichten

Mit solchen Teambesprechungen können Sie Statusupdates von allen Mitarbeitern einholen und Aufgaben im Projektplan aktualisieren. Dazu erstellen Sie eine Besprechung im Teamkalender. Dann senden Sie über die Google Groups-E-Mail-Adresse des Teams an alle eine Einladung. Weitere Informationen zum Planen und Abhalten einer Besprechung

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie links oben auf "Eintragen" Hinzufügen.
  3. Fügen Sie dem Termin einen Titel und weitere Details hinzu.
  4. Klicken Sie neben Einmalig auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
  5. Legen Sie fest, wie oft und bis wann sich der wiederkehrende Termin wiederholen soll.
  6. Klicken Sie rechts oben auf Speichern.
Teamwebsite erstellen

Durch die Erstellung einer Teamwebsite ermöglichen Sie es jedem Nutzer in Ihrer Organisation, Informationen, Projekte und andere Ressourcen zu finden, die das Team betreffen. Weitere Informationen zum Einstieg in Google Sites

Sites-Seite und das dazugehörige Menü.

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2. Projektdateien speichern


 
Projektordner erstellen

In Google Drive können Sie Ihren Projektplan, Spezifikationen und Besprechungsprotokolle in einem freigegebenen Projektordner unter „Meine Ablage“ oder in einer geteilten Ablage speichern.

Ordner in „Meine Ablage“ erstellen

  1. Rufen Sie Google Drive auf und klicken Sie auf Meine Ablage.
  2. Wechseln Sie zu der Stelle, an der Sie einen Ordner erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf Neuund dannOrdner.
  4. Geben Sie dem Ordner einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.

Dateien in einen Ordner in „Meine Ablage“ verschieben

  1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“  und dann „Verschieben nach“ .
  3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder auf Hierhin verschieben.

Sie können Dateien und Ordner auch links in „Meine Ablage“ ziehen.

Dateien in Ordner verschieben

Geteilte Ablagen

Sie können eine geteilte Ablage erstellen und ihr Mitglieder hinzufügen. Weisen Sie den Mitgliedern mindestens die Rolle Beitragender zu, damit sie gemeinsam mit anderen an Dateien arbeiten können. Die entsprechende Anleitung finden Sie in den Best Practices für geteilte Ablagen. Erstellen Sie anschließend Ordner in der geteilten Ablage und fügen Sie Dateien hinzu. 

Ordner in einer geteilten Ablage erstellen

  1. Rufen Sie Google Drive auf und klicken Sie auf Geteilte Ablagen.
  2. Wechseln Sie zu der Stelle, an der Sie einen Ordner erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf Neuund dannOrdner.
  4. Geben Sie dem Ordner einen Namen und klicken Sie auf Erstellen.

Hinweise:

  • Wenn Sie Ordner aus „Meine Ablage“ oder aus einer anderen geteilten Ablage in eine geteilte Ablage verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Weitere Informationen.
  • Unterordner müssen dieselben Berechtigungen haben wie der übergeordnete Ordner.


Vorhandene Ordner vom Computer in eine geteilte Ablage hochladen

  1. Klicken Sie links auf einen Ordner der geteilten Ablage.
  2. Ziehen Sie einen Ordner vom Computer in die geteilte Ablage. Sie können auch auf  Neuund dannOrdner hochladen klicken. Gehen Sie zum Ordner und öffnen Sie ihn.

Dateien auf Google Drive hochladen


Dateien in eine geteilte Ablage verschieben

Um Dateien aus einer anderen geteilten Ablage oder aus „Meine Ablage“ in eine geteilte Ablage zu verschieben, ziehen Sie sie in den gewünschten Ordner. Wenn Sie Ordner verschieben möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Wenn Sie Dateien aus „Meine Ablage“ in geteilte Ablagen verschieben möchten, müssen Sie als Beitragender, Content-Manager oder Administrator Mitglied der geteilten Ablage sein.

Sie können jede Datei, deren Eigentümer Sie sind, in eine geteilte Ablage verschieben – ob aus einem anderen Drive-Ordner, vom Computer oder von einem Mobilgerät.

Wenn Sie nicht der Eigentümer der Datei sind, aber mindestens Bearbeitungszugriff haben, können Sie sie verschieben, wenn Folgendes zutrifft:

  • Ihr Administrator hat diese Option aktiviert. Weitere Informationen
  • Der Eigentümer der Datei ist ein Mitglied der geteilten Ablage, in die Sie die Datei verschieben möchten.
  • Sie sind als Beitragender, Content-Manager oder Administrator Mitglied der geteilten Zielablage.

Andernfalls müssen Sie den Eigentümer der Datei bitten, sie zu verschieben.

Um Dateien zwischen geteilten Ablagen zu verschieben, benötigen Sie Administratorzugriff für die geteilte Ablage, in der die Datei gespeichert ist, und mindestens Bearbeitungszugriff für die Zielablage.

Dateien zwischen geteilten Ablagen verschieben

Wenn Sie Dateien oder Ordner aus einer geteilten Ablage verschieben möchten, benötigen Sie Administratorzugriff auf die geteilte Ablage. Wenn Sie Dateien oder Ordner in einen Ordner in "Meine Ablage" verschieben möchten, benötigen Sie Mitbearbeiterzugriff auf den übergeordneten Ordner.

Projektdateien suchen und verschieben

In Google Drive können Sie nach Projektdateien suchen, z. B. nach Projektspezifikationen oder Präsentationen, und sie in den Projektordner verschieben.

In Drive nach Dateien oder Ordnern suchen

  1. Geben Sie im Suchfeld von Google Drive ein Wort oder eine Wortgruppe ein. 
    Während der Eingabe werden Suchbegriffe vorgeschlagen.
  2. Klicken Sie auf einen der Vorschläge, um ihn zu öffnen, oder klicken Sie auf Suchen , um sich die Liste der Ergebnisse anzusehen.

Erweiterte Suchoptionen verwenden

  1. Klicken Sie rechts im Suchfeld auf den Drop-down-Pfeil .
    Wählen Sie eine Option oder eine Kombination von Optionen aus, um die Ergebnisse zu filtern.
    • Typ: Nach Dateityp suchen.

      Hinweis: Für Google Sites werden nur Entwürfe (nicht veröffentlichte) Websites angezeigt, für die Sie Lese- oder Bearbeitungszugriff haben.

    • Eigentümer: Nach Dateieigentümer suchen.
    • Speicherort: Nach Speicherort suchen (wahlweise auch im Papierkorb und unter "Markiert"). Sie können nur in Ordnern suchen, die in "Meine Ablage" oder in geteilten Ablagen gespeichert sind.
    • Änderungsdatum: Nach Elementen suchen, die von Ihnen oder anderen geändert wurden.
    • Name des Elements: Nach einem Teil des Dateinamens suchen.
    • Enthält die Wörter: Nach Dateien suchen, die bestimmte Wörter enthalten.
    • Geteilt mit: Nach Personen mit Dateizugriff suchen.
    • To-do-Liste: Nach Dateien suchen, deren Eigentümer Sie sind und die Vorschläge oder Ihnen zugewiesene Aufgaben enthalten.
  2. Klicken Sie auf Suchen.

In Google Drive suchen

Dateien in einen Ordner in „Meine Ablage“ verschieben

  1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
  2. Klicken Sie auf „Mehr“  und dann „Verschieben nach“ .
  3. Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Verschieben oder auf Hierhin verschieben.

Sie können Dateien und Ordner auch links in „Meine Ablage“ ziehen.


Dateien in Ordner verschieben

Vorlage für Besprechungsnotizen erstellen

Sie können eine Vorlage für Besprechungsnotizen auswählen, anpassen und im freigegebenen Projektordner speichern.

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare oder Google Sites auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf Vorlagengalerie.
  3. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.
  4. Eine Kopie der Vorlage wird geöffnet.

Tipp: Wenn neben der ausgewählten Vorlage "Add-on" steht, müssen Sie möglicherweise ein Add-on installieren, um sie verwenden zu können. Weitere Informationen zu Add-ons

Neue Dokumente erstellen
Projektdateien in Besprechungseinladungen verlinken

Sie können Ihrer Besprechungseinladung Dateien hinzufügen, z. B. Besprechungsnotizen oder den Projektplan.

  1. Rufen Sie Google Kalender auf.
  2. Klicken Sie im Kalenderraster auf die Teambesprechung.
  3. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ .
  4. Klicken Sie unter Termindetails auf „Anhang hinzufügen“ .
  5. Klicken Sie auf die gewünschte Datei.
  6. Klicken Sie auf Auswählen.

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3. Projektplan erstellen


 
Projektplan erstellen und Aufgaben hinzufügen

Beim Ausarbeiten Ihres Projekts können Sie die anstehenden Aufgaben in eine Tabelle eintragen. Diesen Projektplan sollten Sie anschließend in Ihrer geteilten Ablage oder in einem freigegebenen Drive-Ordner ablegen.

  1. Klicken Sie in Google Drive auf  Neu und dann Google Tabellen und dann Leere Tabelle.
  2. Klicken Sie auf Unbenannte Tabelle und geben Sie einen Projektnamen ein.
  3. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu. Wenn Sie z. B. Projektaufgaben verfolgen möchten, ist es hilfreich, Spalten für den Namen der zuständigen Person, für das Erledigungsdatum, für den Status und für etwaige Kommentare hinzuzufügen.
  4. Füllen Sie Ihre Tabelle zum Verfolgen des Projektplans mit Inhalten. Sobald Sie die Tabelle freigegeben haben, können auch andere Personen Inhalte einfügen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel zum Erstellen dynamischer Projektpläne mit Google Tabellen.

Tabellenblatt benennen.

Aufgabenbeschreibungen hinzufügen

Falls für Ihre Spaltenüberschrift oder die Aufgabe eine zusätzliche Erläuterung nötig ist, können Sie einfach eine Beschreibung als Notiz hinzufügen.

  1. Wählen Sie dazu die Spalte oder die Zellen aus, denen Sie eine Notiz hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie Einfügen und dann Notiz aus.
  3. Geben Sie die gewünschte Beschreibung ein.
  4. Klicken Sie an eine beliebige Stelle außerhalb der Notiz, um sie zu schließen.
Notizen einfügen.
Listenoptionen hinzufügen

Sie können Nutzern die Möglichkeit geben, aus einer Liste von Optionen auszuwählen. Wenn Sie beispielsweise den Fortschritt in einem Projektplan verfolgen möchten, können Sie eine Spalte „Status“ mit Optionen wie „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ erstellen.

1. Wählen Sie die Spalte aus, der Sie Auswahloptionen hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf Daten und dann Datenvalidierung.
3. Wählen Sie neben Kriterien die Option Elementliste aus.
4. Geben Sie die gültigen Optionen durch Kommas getrennt ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Optional: Klicken Sie in eine der Zellen unterhalb der Spaltenüberschrift, um sich die Auswahloptionen anzusehen.

Bild für die Anleitungsschritte 1 bis 6.

Fortschrittsüberwachung hinzufügen

Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie auf einen Blick sehen, wie es mit den Projektaufgaben vorangeht. Dazu lassen sich z. B. Farben für die verschiedenen Statusmeldungen hinzufügen. So heben sich abgeschlossene Aufgaben deutlicher von den noch nicht begonnenen oder gerade bearbeiteten Aufgaben ab.

  1. Öffnen Sie Google Tabellen und wählen Sie die Spalte aus, der Sie Formatierungsregeln zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf Format und dann Bedingte Formatierung.
  3. Legen Sie die Regeln fest. In diesem Beispiel weisen Sie verschiedene Farben zu, je nachdem, ob eine Aufgabe "Abgeschlossen", "Nicht begonnen" oder "In Bearbeitung" ist:
1. Wählen Sie auf dem Tab Einfarbig unter Zellen formatieren, wenn… die Option Text enthält aus.
2. Geben Sie im Feld unter Text enthält den Text Abgeschlossen ein.
3. Klicken Sie unter Art der Formatierung auf die Liste, um auszuwählen, ob der Hintergrund oder die Schrift farbig sein soll.
4. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Farbe für Schrift oder Hintergrund festlegen möchten, klicken Sie auf "Schriftfarbe"  oder "Füllfarbe" . Bei Bedarf können Sie auch beides festlegen, also sowohl eine bestimmte Schriftfarbe als auch die gewünschte Hintergrundfarbe.
5. Um weitere Regeln einzurichten, klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen und gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sie können z. B. dem Status Nicht begonnen eine rote Hintergrundfarbe zuweisen, während Aufgaben mit dem Status In Bearbeitung einen orangen Hintergrund erhalten.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Im Menü unter "Format" die Regeln für die bedingte Formatierung suchen.

Benachrichtigungen einrichten

Mit E-Mail-Benachrichtigungen verpassen Sie keine Projektupdates und Statusänderungen. So erfahren Sie sofort, wenn jemand eine Änderung am Projektplan vorgenommen hat. Sie sehen auf einen Blick, wer wann etwas geändert hat und um welche Änderung es sich handelt. Wie oft Sie benachrichtigt werden möchten, legen Sie selbst fest.

Benachrichtigungen hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Tabelle auf Tools und dann Benachrichtigungsregeln.
  2. Legen Sie fest, wann und wie oft Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie auf Fertig.
Auf "Tools" klicken, um ein Fenster zum Festlegen von Benachrichtigungsregeln zu öffnen.

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4. Projektdateien freigeben


 
Projektordner freigeben

Ordner oder Dateien aus einem Chatbereich für Teams freigeben

  1. Rufen Sie Google Chat oder Gmail auf.
  2. Klicken Sie unter Projektbereiche auf den Teamchatbereich.
  3. Klicken Sie oben im Projektbereich auf Dateien freigeben.
  4. Wechseln Sie zum Ordner oder zur Datei in „Meine Ablage“ oder in einer geteilten Ablage.
  5. Klicken Sie auf Auswählen.
  6. Klicken Sie im Chatbereich auf „Senden“ .
  7. Wählen Sie neben Für Mitglieder des Projektbereichs freigeben eine Berechtigung aus.
  8. Klicken Sie auf Senden.

Ordner in „Meine Ablage“ für Ihr Team freigeben

Wenn Sie einen Ordner für eine Gruppe freigeben, erhalten alle Mitglieder die gleichen Zugriffsberechtigungen. Gewähren Sie den Teammitgliedern Zugriff als Mitbearbeiter, damit sie gemeinsam an Dateien arbeiten können.

Ordner in einer geteilten Ablage für Ihr Team freigeben

Alle Ordner und Dateien, die Sie in einer geteilten Ablage speichern, werden automatisch für die Mitglieder der Ablage freigegeben.

Dateien in Google Drive freigeben

  1. Rufen Sie Google Chat oder Gmail auf.
  2. Klicken Sie in Google Drive auf Meine Ablage und wählen Sie den Ordner aus, den Sie freigeben möchten.
  3. Klicken Sie auf „Freigeben“ .
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Teams ein.
  5. Legen Sie rechts als Berechtigung Mitbearbeiter fest.
  6. Klicken Sie auf Senden.
Projektdateien zur Überprüfung freigeben

Wenn Sie mit dem Projektplan fertig sind, können Sie ihn zur Überprüfung an Ihr Team weitergeben. Projektdateien sind z. B. Projektpläne, Terminübersichten und Präsentationen. Wenn Sie Dateien freigeben, gewähren Sie den Nutzern Zugriff als Kommentator oder als Mitbearbeiter, damit sie Kommentare hinzufügen oder Inhalte aktualisieren können.

Geben Sie Ihren Projektplan als Nächstes für Ihre Teammitglieder frei. Alternativ können Sie ihn auch für die Gruppe freigeben, die Sie für Ihr Team eingerichtet haben.

Informationen zum Freigeben einer Datei aus einem Chatbereich finden Sie unter Projektordner freigeben.
Dateien freigeben, deren Eigentümer Sie sind oder die Sie bearbeiten können:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
  3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

    Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

  4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil  und dann Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

Wenn die Benachrichtigung von Personen festgelegt ist, erhält jeder, für den Sie die Datei freigegeben haben, eine E-Mail mit einem Link. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff als Mitbearbeiter gewährt haben, können diese:

  • Inhalte wie Aufgaben, Eigentümer und Fälligkeitsdaten hinzufügen oder aktualisieren
  • Kommentare für bestimmte Personen einfügen
  • Inhalte in Tabellen filtern
  • Aufgabenstatus oder Beschreibungen in Tabellen ändern

Fenster zum Hinzufügen von Personen mit Klick auf "Freigeben" öffnen und anschließend auf "Senden" klicken.


Kommentare hinzufügen

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen.

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5. Projekt verwalten


 
Statusinformationen zu Aufgaben einholen

So aktualisieren Sie den Status im Projektplan:

  1. Öffnen Sie den Projektplan in Google Tabellen.
  2. Ändern Sie den Status neben einer Ihrer Aufgaben.

Projektplan in Google Tabellen.

So senden Sie Statusupdates vor einer Teambesprechung:

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie auf einen Termin.
  3. Wählen Sie neben der Anzahl der Gäste eine Option aus:
    • Mit Gästen chatten : Ein neuer oder vorhandener Chat wird geöffnet. Nur Gäste mit aktiviertem Chat in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung können am Chat teilnehmen.
    • E-Mail an Gäste senden : Eine neue E-Mail wird geöffnet. Alle eingeladenen Gäste sind als Empfänger angegeben.

So erhalten Sie Statusupdates während Teambesprechungen:

Präsentieren Sie den Projektplan bei Teambesprechungen. Jeder kann seinen Status in Echtzeit aktualisieren.

  1. Öffnen Sie Meet und nehmen Sie an einer Videokonferenz teil.
  2. Klicken Sie unten auf „Jetzt präsentieren“  und wählen Sie aus, was Sie teilen möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
    • Einen Tab
  3. Klicken Sie auf Teilen.
  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Präsentation beenden.

So erhalten Sie Statusupdates mithilfe der Gruppen-E-Mail-Adresse:

Mithilfe einer Gruppen-E-Mail können Sie alle Empfänger auf einmal darum bitten, den Status ihrer Aufgaben im Projektplan zu aktualisieren.

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
  3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
    • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
    • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
  4. Geben Sie einen Betreff ein.
  5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
  6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:

So erhalten Sie Statusupdates über Google Chat:

Senden Sie einfach eine Chatnachricht an ein Teammitglied, um nach einem Statusupdate zu fragen.

So senden Sie eine Direktnachricht:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
  3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
    • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
  4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .


So senden Sie eine Direktnachricht an eine Gruppe:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ .
  3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“  und dann Gruppenunterhaltung starten.
  4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
  5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
  6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

Nachricht an eine Gruppe schreiben

Zeitpläne für Projekte ändern

Wenn sich die Zeitpläne, Anforderungen oder Ressourcen ändern, sollten Sie die Projektdokumentation aktualisieren. Falls Sie aus diesem Grund die Besprechungszeiten ändern oder einer Besprechung neue Teammitglieder hinzufügen müssen, aktualisieren Sie am besten auch gleich den Termin in Ihrem Teamkalender.

Vorhandenen Termin aktualisieren

  1. Rufen Sie Google Kalender auf.
  2. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
  3. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ .
  4. Klicken Sie auf die Uhrzeit oder auf das Datum, um den jeweiligen Wert zu ändern.
  5. Fügen Sie optional neue Gäste hinzu.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.
  7. Wenn sich der Termin wiederholt, wählen Sie die Termine aus, die aktualisiert werden müssen, und klicken Sie auf OK.
  8. Klicken Sie auf Senden.
 
Teammitglieder über Änderungen informieren

Wenn sich bei einem Projekt Fristen oder Meilensteine ändern, sollten Sie alle Teammitglieder umgehend per E-Mail benachrichtigen.

So benachrichtigen Sie Mitglieder in Gmail:

Anstatt die E-Mail-Adressen aller Teammitglieder einzeln als Empfänger hinzuzufügen, können Sie einfach die Gruppen-E-Mail-Adresse verwenden.

  1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
  3. Geben Sie die Empfänger in das Feld „An“ ein. Weitere Empfänger können Sie
    • unter „Cc“ oder „Bcc“ eingeben.
    • Wenn Sie eine Nachricht verfassen, können Sie ein Plus „+“ oder das Zeichen „@“ und den Namen des Kontakts eingeben.
  4. Geben Sie einen Betreff ein.
  5. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
  6. Klicken Sie unten auf Senden.

Tipp: Wenn Sie einzelne Empfänger und Kontaktgruppen hinzufügen möchten, die Sie mit Labels erstellt haben, klicken Sie auf An:

Mitgliedern einer geteilten Ablage eine E-Mail senden

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Klicken Sie oben neben dem Namen der Ablage auf den Abwärtspfeil  und dann E-Mail an Mitglieder senden.
  3. Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
  4. Optional: Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um die E-Mail nur an Mitglieder mit bestimmten Zugriffsebenen zu senden oder um sich selbst eine Kopie zu senden.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Die E-Mail enthält einen Link zur geteilten Ablage.

Mitgliedern einer geteilten Ablage eine E-Mail senden
Freigegebene Dokumente abschließen

Wenn die Zusammenarbeit an einem Projekt beendet ist, können Sie die Freigabeeinstellungen ändern oder Ihre Dateien archivieren, damit Mitbearbeiter keinen Zugriff mehr auf die endgültigen Versionen haben.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Fertige Dokumente freigeben.

Zugriff entfernen
Abschlussbericht erstellen

Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist, bietet es sich an, eine Abschlusspräsentation zu erstellen. Diese können Sie für Ihr Team freigeben und zusammen bearbeiten.

Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Präsentation erstellen, finden Sie im Hilfeartikel zum Einstieg in Google Präsentationen. Tipps für Präsentationen finden Sie in den Zehn Google Workspace-Tipps für überzeugende Angebote.

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