Planificar y gestionar proyectos

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Aprenderás a hacer lo siguiente

Prácticas recomendadas para comunicarse y colaborar durante el ciclo de vida de un proyecto.

Qué se necesita

Unos 15 minutos.

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En este tutorial

Configurar un proyecto Almacenar archivos de un proyecto Crear un plan de proyecto Compartir archivos de un proyecto Gestionar un proyecto

1 Configurar un proyecto

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1.1 Crear un grupo de correo electrónico

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
3. Introduce la información y elige la configuración del grupo. Explicación de los ajustes.
4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

1.2 Crear un espacio de Chat para el equipo

Crea un espacio en Google Chat para tener un lugar donde poder mantener conversaciones rápidas e intercambiar ideas con el resto del equipo. En estos espacios también puedes compartir archivos.

1. Abre Chat o Gmail.
2. Junto a Espacios, haz clic en Crear   Crear espacio.
3. Introduce el nombre del espacio.
4. Introduce la dirección de correo de tu equipo.
5. (Opcional) Para permitir que haya varios temas de conversación, selecciona Usar respuestas en conversaciones.
6. Haz clic en Crear.

1.3 Crear un calendario de equipo o de proyecto

Crea un calendario de equipo para llevar el registro de las reuniones y de las vacaciones del equipo. Crea un calendario de proyecto para supervisar las tareas y las etapas de un proyecto. Estos calendarios se crean de la misma manera.

Crear un calendario de equipo:

1. Abre Calendar y, a la izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir otros calendarios   Crear un calendario.
2. Da un nombre al calendario y añádele una descripción.
3. Haz clic en Zona horaria y selecciona tu zona horaria.
4. Haz clic en Crear calendario. Tu nuevo calendario aparecerá en Mis calendarios.
5. (Opcional) Para cambiar las preferencias de un calendario, coloca el cursor sobre él y haz clic en Más   Configuración.

Compartir calendarios de equipo

1. Abre Calendar.
2. En Mis calendarios, selecciona el calendario de equipo y haz clic en Más Configurar y compartir.
3. En Compartir con determinadas personas, haz clic en Añadir personas y escribe la dirección de correo de tu equipo.
4. Selecciona un permiso para compartir.
5. Haz clic en Enviar.

1.4 Organizar reuniones de seguimiento periódicas

Programa reuniones de equipo periódicas para que todos los miembros del equipo comenten las novedades y podáis actualizar las tareas del plan de proyecto. Crea la reunión en tu calendario de equipo y envía una invitación a la dirección de correo electrónico de Grupos de Google de tu equipo para que llegue a todos sus miembros. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo planificar y celebrar reuniones.

1. Abre tu calendario de equipo en Calendar.
2. Haz clic en Crear.
3. Añade el título del evento.
4. (Opcional) Para consultar los calendarios y la disponibilidad de otros usuarios, haz clic en Encontrar un hueco.
5. Haz clic en la fecha y horaNo se repite y selecciona una opción de repetición.
6. Haz clic en Añadir invitados y escribe la dirección de correo de tu equipo.
7. (Opcional) Añade otros detalles, como el sistema de videoconferencias de Google Meet, salas, archivos adjuntos y notificaciones.
8. Haz clic en Guardar.

1.5 Crear un sitio web de equipo

Crea un sitio web para que los miembros de tu organización tengan a mano toda la información, los proyectos y demás recursos de tu equipo. Para obtener más información, consulta el artículo Empezar a utilizar Google Sites.

2 Almacenar archivos de un proyecto

2.1 Crear una carpeta de proyecto

Almacena tu plan de proyecto, así como sus especificaciones y las notas de las reuniones en una carpeta de proyecto compartida de Mi unidad o en una unidad compartida de Google Drive.

Crear una carpeta en Mi unidad

1. Abre Drive y haz clic en Mi unidad.
2. Ve a la ubicación en la que quieres crear una carpeta.
3. Haz clic en NuevoCarpeta.
4. Dale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Mover archivos a una carpeta de Mi unidad

1. Selecciona el archivo.
2. Haz clic en Más Mover a .
3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover o en Mover aquí.

También puedes arrastrar archivos y carpetas a una carpeta de Mi unidad, en la parte izquierda.

 

Unidades compartidas

Si aún no lo has hecho, crea una unidad compartida y añádele miembros. Asegúrate de dar a todos ellos como mínimo el nivel de acceso Colaborador para que puedan trabajar en los archivos. Para obtener instrucciones, consulta Prácticas recomendadas sobre unidades compartidas. A continuación, crea carpetas en la unidad compartida y añade archivos. 

Crear una carpeta en una unidad compartida

1. Abre Drive y haz clic en Unidades compartidas.
2. Ve a la ubicación en la que quieres crear una carpeta.
3. Haz clic en NuevoCarpeta.
4. Dale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Notas:

• Si quieres mover carpetas de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, ponte en contacto con tu administrador.
• Las subcarpetas deben tener los mismos permisos que la carpeta en la que se encuentran.

Subir carpetas del ordenador a una unidad compartida

1. A la izquierda, haz clic en una carpeta compartida.
2. En el ordenador, arrastra una carpeta a una unidad compartida. O bien, haz clic en  NuevoSubir carpeta. Ve a la carpeta y ábrela.

Mover archivos a una unidad compartida

Si quieres mover archivos de Mi unidad a una unidad compartida, o de una unidad compartida a otra, arrástralos hasta la unidad de destino. Para mover carpetas, ponte en contacto con tu administrador.

Puedes añadir cualquier archivo que te pertenezca a una unidad compartida, tanto desde otra ubicación de Drive como desde tu ordenador o dispositivo móvil.

Si un archivo de Mi unidad no es de tu propiedad, pero tienes permiso para editarlo, es posible que puedas moverlo a una unidad compartida si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

• Tu administrador ha habilitado esta opción.
• El propietario del archivo es miembro de la unidad compartida a la que quieres mover el archivo.

Si no se da ninguna de estas condiciones, debes pedir al propietario del archivo que lo mueva a la unidad compartida.

Para mover archivos entre unidades compartidas, necesitas acceso de administrador en la unidad compartida original y al menos acceso de colaborador en la unidad compartida de destino.

Para poder sacar archivos o carpetas de una unidad compartida, debes tener acceso de administrador en esa unidad. Para poder mover archivos o carpetas a una carpeta de Mi unidad, debes tener acceso de editor en la carpeta principal.

2.2 Buscar y mover archivos de proyecto

Busca en Drive todos los archivos de un proyecto en marcha, como sus especificaciones o presentaciones, y, a continuación, muévelos a la carpeta del proyecto.

Buscar archivos o carpetas en Drive

1. En el cuadro de búsqueda de Drive, escribe una palabra o una frase. 
   Para ayudarte a buscar más rápidamente, Google Drive te sugiere términos de búsqueda a medida que vas escribiendo.
2. Haz clic en una sugerencia para abrirla o haz clic en Buscar  para ver una lista de resultados.

Utilizar las opciones de búsqueda avanzada

1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
   Elige cualquier opción o combinación de opciones para acotar aún más los resultados.
   • Tipo: busca por tipo de archivo.

     Nota: En Sites, solo se mostrarán los sitios que estén en borrador (es decir, que no estén publicados) y tengas acceso para ver o editar.

   • Propietario: busca por propietario del archivo.
   • Ubicación: busca por ubicación (incluyendo en la búsqueda los elementos de la Papelera o Destacados). Solo puedes hacer búsquedas en carpetas que estén en Mi unidad o en unidades compartidas.
   • Fecha de modificación: busca elementos modificados recientemente por cualquier usuario, no solo por ti.
   • Nombre del elemento: busca un término en el nombre del archivo.
   • Contiene las palabras: busca archivos que contengan determinadas palabras.
   • Compartido con: busca a alguien que tenga acceso al archivo.
   • Seguimiento: busca archivos que sean de tu propiedad con sugerencias, o bien archivos con elementos de acción que tengas asignados.
2. Haz clic en Buscar.

Mover archivos a una carpeta de Mi unidad

1. Selecciona el archivo.
2. Haz clic en Más Mover a .
3. Selecciona la carpeta y haz clic en Mover o en Mover aquí.

También puedes arrastrar archivos y carpetas a una carpeta de Mi unidad, en la parte izquierda.

2.3 Crear una plantilla de notas de reunión

Selecciona una plantilla de notas de reunión, personalízala y guárdala en la carpeta de proyecto compartida.

Elige una opción:

• En la parte superior de la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios, selecciona una de las plantillas destacadas. Para ver más plantillas, haz clic en Galería de plantillas.
  Nota: Si no ves la opción Galería de plantillas, consulta cómo mostrar u ocultar la galería de plantillas.
• Si ya tienes abierto un archivo en uno de los editores de Documentos, haz clic en ArchivoNuevoDesde una plantilla y selecciona la plantilla que quieras.
• En Drive, haz clic en Nuevo y, junto a Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Presentaciones de Google o Formularios de Google, coloca el cursor sobre la flecha hacia la derecha  y haz clic en Desde una plantilla.

2.4 Adjuntar archivos de proyecto a reuniones

Incluye archivos en las invitaciones a las reuniones, como notas de la reunión o planes de proyecto.

1. Abre Calendar.
2. En la cuadrícula del calendario, haz clic en la reunión de equipo.
3. Haz clic en Editar .
4. En Detalles del evento, haz clic en Adjuntar archivo .
5. Ve a la ubicación donde se encuentra el archivo y haz clic en él.
6. Haz clic en Seleccionar.

3 Crear un plan de proyecto

3.1 Crear un plan de proyecto y añadirle tareas

Planifica tu proyecto añadiendo tareas a una hoja de cálculo. Después, guarda el plan de proyecto en tu unidad compartida o en una carpeta de una unidad compartida.

Crear un plan de proyecto

1. En Google Drive, haz clic en  Nuevo  Hojas de cálculo de Google  Hoja de cálculo en blanco.
2. Haz clic en Hoja de cálculo sin título e introduce el nuevo título del plan de proyecto.
3. Añade encabezados de columna. Por ejemplo, si quieres hacer un seguimiento de las tareas de un proyecto, podrías incluir columnas para el propietario de la tarea, la fecha de entrega, el estado y los comentarios.
4. Añade contenido a la hoja para realizar un seguimiento del plan de proyecto. Cuando compartas la hoja, otras personas también podrán añadir contenido.

Para obtener más información, consulta Crear planes de proyecto dinámicos con Hojas de cálculo.

3.2 Añadir descripciones a tareas

Si el encabezado de una columna o una tarea necesitan explicación, puedes añadir una nota descriptiva.

1. Selecciona la columna o las celdas donde quieras añadir la nota.
2. Selecciona Insertar  Nota.
3. Introduce la descripción.
4. Haz clic en cualquier lugar fuera de la nota para cerrarla.

3.3 Añadir listas con opciones

Deja que los usuarios elijan entre distintas opciones de una lista. Por ejemplo, para hacer un seguimiento del progreso de un plan de proyecto, puedes crear una columna llamada "Estado" que contenga opciones como "No iniciado", "En curso" o "Completado".

	Selecciona la columna donde quieras añadir las opciones.
	Haz clic en Datos  Validación de datos.
	Junto a Criterios, selecciona Lista de elementos.
	Introduce las opciones válidas separadas por comas.
	Haz clic en Guardar.
	(Opcional) Para ver las opciones, haz clic en la flecha de una celda situada debajo del encabezado de la columna.

3.4 Añadir indicadores de progreso

Comprueba el progreso de las tareas de un proyecto de un solo vistazo mediante reglas de formato condicional. Por ejemplo, añade colores para diferenciar las tareas completadas de las que aún no se han iniciado o están en curso.

Configurar indicadores de progreso

1. Abre Hojas de cálculo y selecciona la columna a la que quieras aplicar las reglas de formato.
2. Selecciona Formato  Formato condicional.
3. Configura las reglas. En este ejemplo, se asigna un color diferente a las tareas que tienen el estado Terminada, No iniciada o En curso:

	En la pestaña Un color, en Dar formato a celdas si, selecciona El texto contiene.
	En el cuadro situado debajo de El texto contiene, escribe Terminada.
	En Estilo de formato, haz clic en la lista para elegir si quieres aplicar color a la celda o al texto.
	Para personalizar el color del texto o del fondo, haz clic en Color del texto o Color de relleno . Si es necesario, puedes dar un color al texto y otro al fondo.
	Si quieres añadir más reglas, haz clic en Añadir otra regla y sigue los mismos pasos. Por ejemplo, aplica un fondo de color rojo a las tareas con el estado No iniciada y uno de color naranja a las tareas que tengan el estado En curso.
	Haz clic en Listo.

3.5 Recibir notificaciones

Mantente al tanto de las novedades de un proyecto y de los cambios de estado mediante notificaciones por correo electrónico. Sabrás quién hace un cambio en el plan de proyecto, cuándo lo ha hecho y qué ha cambiado. También puedes elegir la frecuencia con la que quieres recibir las notificaciones.

Añadir notificaciones

1. En la hoja de cálculo, selecciona Herramientas  Reglas de notificación.
2. Selecciona cuándo y con qué frecuencia quieres recibir las notificaciones.
3. Haz clic en Guardar.
4. Haz clic en Listo.

4 Compartir archivos de un proyecto

4.1 Compartir la carpeta de un proyecto

Compartir una carpeta o un archivo de un espacio de Chat del equipo

1. Abre Chat o Gmail.
2. En Espacios, haz clic en el espacio de Chat del equipo.
3. En la parte superior del espacio, haz clic en Compartir un archivo.
4. Ve a la carpeta o al archivo de Mi unidad o de una unidad compartida.
5. Haz clic en Seleccionar.
6. En el espacio de chat, haz clic en Enviar .
7. Junto a Compartir con los miembros del espacio, selecciona un permiso.
8. Haz clic en Enviar.

Compartir una carpeta de Mi unidad con tu equipo

Cuando compartes una carpeta con un grupo, todos los miembros obtienen el mismo nivel de acceso. Asegúrate de dar a los miembros del equipo el nivel de acceso Editor para que puedan trabajar en los archivos.

Compartir una carpeta de una unidad compartida con tu equipo

Las carpetas y los archivos que incluyas en una unidad compartida se compartirán automáticamente con los usuarios de esa unidad.

 

1. Abre Chat o Gmail.
   1. En Drive, haz clic en Mi unidad y selecciona la carpeta que quieras compartir.
   2. Haz clic en Compartir .
   3. Introduce la dirección de correo del equipo.
   4. A la derecha, define el permiso como Editor.
   5. Haz clic en Enviar.

4.2 Compartir los archivos de un proyecto para que se revisen

Cuando lo tengas todo listo, comparte el plan de proyecto con tu equipo para que lo revise. Los archivos de tu proyecto pueden incluir planes de proyecto, agendas o presentaciones. Al compartir archivos, procura dar a los usuarios el nivel de acceso Comentador o Editor para que puedan añadir comentarios o modificar el contenido, respectivamente.

A continuación, comparte el plan de proyecto con los miembros del equipo (o con el grupo que has creado para el equipo).

Si quieres compartir un archivo de un espacio de chat, consulta la sección Compartir la carpeta de un proyecto.

Compartir un archivo que sea de tu propiedad o que puedas editar

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Si elegiste enviar una notificación, todos los usuarios con los que hayas compartido el archivo recibirán un correo con un enlace. Si has dado permiso de Editor a los miembros del equipo, estos podrán:

• Añadir y actualizar contenido como tareas, responsables y fechas de vencimiento.
• Insertar comentarios y asignarlos a personas concretas.
• Filtrar el contenido de las hojas de cálculo.
• Actualizar estados o notas descriptivas de tareas en las hojas de cálculo.

Añadir comentarios

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

5 Gestionar un proyecto

5.1 Recibir actualizaciones de estado de tareas

Añadir actualizaciones de estado a un plan de proyecto:

1. En Hojas de cálculo, abre el plan de proyecto.
2. Cambia el estado de una tarea de la que seas propietario.

Enviar actualizaciones de estado antes de una reunión de equipo:

1. En Calendar, abre el calendario de tu equipo.
2. Haz doble clic en una reunión de equipo.
3. En Invitados, haz clic en Correo electrónico .
4. Actualiza tu estado.
5. Haz clic en Enviar.

Recibir actualizaciones de estado durante una reunión de equipo:

En las reuniones de equipo, presenta el plan de proyecto. Todo el mundo puede actualizar el estado de su tarea en tiempo real.

1. Abre Meet y únete a una videollamada.
2. En la parte inferior, haz clic en Presentar ahora  y elige lo que quieres compartir:
   • Toda la pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
3. Haz clic en Compartir.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en Dejar de compartir.

Obtener informes de progreso a través del correo electrónico del grupo

Envía un mensaje a todos los miembros de tu equipo a la vez a través de la dirección de correo electrónico del grupo y pídeles que actualicen el estado de sus tareas en el plan de proyecto.

	Abre Gmail.
	A la izquierda, haz clic en Redactar.
	(Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa  o en Salir de la pantalla completa .
	Añade los destinatarios y un asunto.
	Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
	(Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive  o fotos .
	Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Recibir actualizaciones de estado a través de Chat:

Envía un mensaje de chat a un miembro de tu equipo para que te informe del estado de sus tareas.

Enviar mensajes directos a personas concretas:

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat .
3. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
   • Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
4. Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
5. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

Enviar mensajes directos a grupos

1. Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
2. En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje  haz clic en Enviar .
3. Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat   Iniciar una conversación de grupo.
4. Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
5. Haz clic en Listo .
6. Escribe un mensaje y haz clic en Enviar .

5.2 Cambiar los plazos de un proyecto

Si cambian los plazos, los requisitos o los recursos de tu proyecto, actualiza su documentación. Si necesitas añadir nuevos miembros a una reunión o modificar el horario de las reuniones porque han cambiado los plazos, actualiza el evento en tu calendario de equipo.

Actualizar eventos:

1. Abre Calendar.
2. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
3. Haz clic en Editar .
4. Haz clic en la hora o la fecha para cambiarla.
5. Haz clic en Guardar.
6. Si el evento se repite, selecciona qué repeticiones quieres actualizar y haz clic en Aceptar.
7. Haz clic en Enviar.

 

5.3 Notificar cambios a los miembros del equipo

Si las fechas o las etapas de un proyecto cambian, notifícalo rápidamente a todos los miembros del equipo por correo electrónico.

Notificar cambios a miembros por Gmail:

Introduce la dirección de correo del grupo de tu equipo para no tener que incluir las direcciones de todos sus miembros por separado en el mensaje.

	Abre Gmail.
	A la izquierda, haz clic en Redactar.
	(Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Pantalla completa  o en Salir de la pantalla completa .
	Añade los destinatarios y un asunto.
	Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
	(Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive  o fotos .
	Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Enviar correos electrónicos a los miembros de una unidad compartida:

1. A la izquierda, haz clic en una unidad compartida.
2. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo   Enviar correo electrónico a los miembros.
3. Cambia el asunto y escribe un mensaje.
4. (Opcional) Para enviar el correo electrónico solo a miembros con determinados niveles de acceso o para enviarte una copia, marca las casillas correspondientes.
5. Haz clic en Enviar.

En el mensaje se incluirá un enlace a la unidad compartida.

5.4 Dejar de compartir archivos

Una vez que hayas terminado de colaborar en un proyecto, puedes cambiar la configuración de uso compartido de los archivos o archivarlos para que los colaboradores no puedan seguir editándolos.

Para obtener más información, consulta el artículo Compartir documentos definitivos.

5.5 Crear un informe de fin de proyecto

Una vez que hayas completado un proyecto, puedes crear una presentación de fin de proyecto para compartirla con tu equipo y trabajar en ella.

Para crear una presentación, consulta el artículo Empezar a utilizar Presentaciones. Si quieres obtener consejos sobre cómo hacer presentaciones, consulta el artículo Diez consejos de Google Workspace para hacer propuestas sólidas.

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