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在项目整个生命周期内与他人进行沟通和协作的最佳做法。

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本教程中的内容

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设置项目 存储项目文件 创建项目计划 共享项目文件 管理项目

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1 设置项目


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1.1 创建电子邮件群组
  1. 登录 Google 网上论坛
  2. 点击左上角的创建群组
  3. 输入相关信息,并为群组选择设置。请参见相关设置参考
  4. 点击创建群组

请耐心等候几分钟,待新群组启用后再向其发帖。否则,您可能会收到帖子无法递送的通知。

1.2 创建团队 Chat 聊天室

在 Google Chat 中创建聊天室,与团队成员快速交流、集思广益。您也可以在聊天室中共享文件。

  1. 打开 ChatGmail
  2. 点击“聊天室”旁边的“创建”图标 "" 接着点击 创建聊天室
  3. 输入聊天室名称。
  4. 输入您团队的电子邮件地址。
  5. (可选)要允许多个对话主题,请选择使用“话题式回复”
  6. 点击创建
1.3 创建团队或项目日历

创建团队日历以跟踪团队会议和休假时间。创建项目日历以跟踪项目里程碑和任务。这两种日历的创建方式相同。

创建团队日历

  1. 打开日历,在左侧的其他日历旁边,点击“添加其他日历”"" 接着点击 创建新日历
  2. 为日历命名并添加说明。
  3. 点击时区并选择您的时区。
  4. 点击创建日历。您的新日历会显示在我的日历下方。
  5. (可选)要更新任何日历偏好设置,请将光标指向该日历,然后点击“更多”图标 更多选项 接着点击 设置

    您可以按照相同的流程创建任意数量的日历。


共享团队日历

  1. 打开 Google 日历
  2. 我的日历下方,将光标指向团队日历,然后点击“更多”图标 "" 接着点击 设置和共享
  3. 与特定的人共享下方,点击添加共享对象,然后添加您团队的电子邮件地址。
  4. 选择一种共享权限。
  5. 点击发送
共享日历
1.4 设置定期报告会议

定期召开团队会议,向每位成员了解最新动态,并更新项目计划中的任务。请在团队日历中创建会议。使用您团队的 Google 群组电子邮件地址一次向所有人发送邀请。有关详情,请参阅计划并召开会议

  1. Google 日历中打开您的团队日历。
  2. 点击创建
  3. 添加活动的标题。
  4. (可选)要查看其他人的日历和有空/忙碌信息,请点击安排时间
  5. 点击某个日期和时间 接着点击 不重复,然后选择某个重复选项。
  6. 点击添加邀请对象,然后添加您团队的电子邮件地址。
  7. (可选)您可以添加其他详细信息,例如 Google Meet 视频会议、会议室、附件和通知。
  8. 点击保存
1.5 创建团队网站

构建团队网站,让贵单位中的所有人都能够查询您团队的信息、项目和其他资源。有关详情,请参阅开始使用 Google 协作平台

显示的协作平台页面和菜单

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存储项目文件


 
2.1 创建项目文件夹

使用 Google 云端硬盘将项目计划、规范和会议记录保存到“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的共享项目文件夹中。

在“我的云端硬盘”中创建文件夹

  1. 打开云端硬盘,然后点击我的云端硬盘
  2. 找到您要创建文件夹的位置。
  3. 点击新建 接着点击 文件夹
  4. 为文件夹命名,然后点击创建


将文件移至“我的云端硬盘”中的文件夹

  1. 选择文件。
  2. 点击“更多”图标 "" 接着点击“移至”图标 移至
  3. 选择文件夹,然后点击移动移到此处

您也可以将文件和文件夹拖到左侧“我的云端硬盘”内的文件夹中。

将文件移至文件夹
 

共享云端硬盘

如果您还没有共享云端硬盘,请创建一个并添加成员。向所有成员授予至少贡献者访问权限,以便他们协作处理文件。有关说明,请参阅关于共享云端硬盘的最佳做法。然后,在共享云端硬盘中创建文件夹并添加文件。 

在共享云端硬盘中创建文件夹

  1. 打开云端硬盘,然后点击共享云端硬盘
  2. 找到您要创建文件夹的位置。
  3. 点击新建 接着点击 文件夹
  4. 为文件夹命名,然后点击创建

注意:

  • 要将已存储在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的文件夹移动到其他共享云端硬盘中,请联系您的管理员
  • 子文件夹的权限设置必须与顶级文件夹相同。


将您计算机中的现有文件夹上传到共享云端硬盘

  1. 在左侧点击相应共享云端硬盘文件夹。
  2. 在桌面设备上,将现有文件夹拖到共享云端硬盘中。或者,点击 + 新建 接着点击 上传文件夹。导航到该文件夹并将其打开。

将文件上传到云端硬盘


将文件移动到共享云端硬盘

要将文件从“我的云端硬盘”移至共享云端硬盘,或者在共享云端硬盘之间移动文件,请将文件拖到目标共享云端硬盘中。要移动文件夹,请与您的管理员联系。

您可以将自己拥有的任何文件移到共享云端硬盘,无论该文件是位于云端硬盘中的其他位置,还是位于您的计算机或移动设备中。

如果您不是“我的云端硬盘”中的文件的所有者,但拥有相应文件的编辑权限,则在以下情况下可以将该文件移动到共享云端硬盘:

  • 您的管理员已启用此选项。
  • 该文件的所有者是目标共享云端硬盘的成员。

若不符合上述条件,则需请文件所有者将该文件移动到共享云端硬盘。

要在共享云端硬盘之间移动文件,您需要对原共享云端硬盘拥有管理员权限,并且对目标共享云端硬盘至少拥有贡献者权限。

在共享云端硬盘之间移动文件

要将文件或文件夹移出共享云端硬盘,您需要具备该共享云端硬盘的管理员权限。要将文件或文件夹移入“我的云端硬盘”中的文件夹,您需要具备父级文件夹的编辑者权限。

2.2 查找并移动现有的项目文件

在云端硬盘中查找现有的任意项目文件,例如项目规范或演示文稿。然后,将这些文件移动到您的项目文件夹中。

在云端硬盘中搜索文件或文件夹

  1. 在云端硬盘搜索框中输入字词或词组。
    为帮助您更快地进行搜索,云端硬盘会在您输入文本的过程中提供建议的搜索字词。
  2. 点击建议将其打开,或点击“搜索”图标 "" 以查看结果列表。

使用高级搜索选项

  1. 点击搜索框右侧的向下箭头 ""
    选择任意选项或多个选项的组合,以进一步过滤结果。
    • 类型:按文件类型搜索。

      注意:搜索协作平台网站时,系统仅显示您拥有查看或编辑权限的草稿(未发布)网站。

    • 所有者:按文件所有者搜索。
    • 位置:按位置搜索(包括“回收站”或“已加星标”中的内容)。您只能搜索“我的云端硬盘”或“共享云端硬盘”中的文件夹。
    • 修改日期:查看近期被任何人(不仅仅是您自己)修改过的内容。
    • 项目名称:搜索文件名中的字词。
    • 包含字词:搜索内容包含特定字词的文件。
    • 共享对象:搜索指定用户可以访问的文件。
    • 后续跟进:搜索您拥有的包含建议的文件,或分配给您的包含操作项的文件。
  2. 点击搜索

在云端硬盘中搜索

将文件移至“我的云端硬盘”中的文件夹

  1. 选择文件。
  2. 点击“更多”图标 "" 接着点击“移至”图标 移至
  3. 选择文件夹,然后点击移动移到此处

您也可以将文件和文件夹拖到左侧“我的云端硬盘”内的文件夹中。


将文件移至文件夹

2.3 创建会议记录模板

选择一个会议记录模板,对其进行自定义,并将其保存到共享项目文件夹中。

根据需要选择操作步骤:

  • 文档表格幻灯片表单首页顶部,选择一个精选模板。点击模板库可查看其他模板。
    注意:如果您找不到模板库,请参阅显示或隐藏模板库
  • 如果您已在其中一个文档编辑器中打开一个文件,请点击文件 接着点击 新建 接着点击 根据模板,然后选择所需的模板。
  • 云端硬盘中,点击,然后将光标指向 Google 文档表格幻灯片表单旁边的向右箭头 "",然后点击来自模板
创建新文档
2.4 将项目文件附加到会议中

在会议邀请中添加文件,例如会议记录或项目计划。

  1. 打开 Google 日历
  2. 在日历网格中,点击团队会议。
  3. 点击“编辑”图标 ""
  4. 活动详情下方,点击“添加附件”图标 ""
  5. 找到并点击某个文件。
  6. 点击选择

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创建项目计划


 
3.1 创建项目计划并添加任务

在电子表格中添加任务,从而绘制出您的项目。然后,将项目计划添加到您的共享云端硬盘或共享云端硬盘文件夹。

创建项目计划

  1. Google 云端硬盘中,点击 + 新建 接着点击 Google 表格 接着点击 空白电子表格
  2. 点击无标题电子表格,然后为您的项目计划输入新标题。
  3. 添加各个列标题。例如,您可能是要跟踪某个项目的任务,这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
  4. 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后,其他人也可以添加内容。

有关详情,请参阅使用 Google 表格创建动态项目计划

为工作表命名

3.2 添加任务说明

如果您需要对列标题或任务稍加说明,可以添加说明性备注。

  1. 选择要添加备注的列或单元格。
  2. 选择插入 接着点击 备注
  3. 输入您的说明。
  4. 点击备注以外的任意位置即可将其关闭。
插入备注
3.3 添加列表选项

让用户从列表选项中进行选择。例如,要跟踪项目计划的进度,请创建“状态”列,并为该列添加选项,例如“尚未开始”、“正在进行中”或“已完成”。

1 选择要添加选项的列。
2 点击数据 接着点击 数据验证。
3 条件旁边,选择项列表。
4 输入有效选项并以英文逗号分隔。
5 点击保存
6 (可选)要查看选项,请点击列下方的单元格中的箭头。

以 1 至 6 表示的操作说明示意图

3.4 添加进度跟踪器

借助条件格式规则,项目进度一目了然。例如,为已完成的任务添加颜色,将其与尚未开始或正在进行中的任务区分开来。

设置进度跟踪器

  1. 打开表格,选择要应用格式规则的列。
  2. 选择格式 接着点击 条件格式
  3. 设置规则。在本例中,可以为“已完成”、“尚未开始”或“进行中”的任务分别指定不同的颜色:
A 单一颜色标签中,在符合以下条件时为单元格应用格式下方,选择文本包含
B 文字包含下方的框中,输入已完成
C 格式样式下方,如果要让背景或文本以某种颜色显示,请点击列表选择颜色。
D 要指定自定义的文本颜色或背景颜色,请点击“文本颜色”图标 "" 或“填充颜色”图标 ""。如果需要,可以为文本和背景分别指定一种颜色。
E 如果您想添加更多规则,请点击添加其他规则,然后按同样的步骤操作即可。例如,可以为尚未开始的任务指定红色背景,为进行中的任务指定橘色背景。
F 点击完成

在“格式”菜单项下方,找到“条件格式”规则

3.5 接收通知

通过电子邮件通知随时了解项目动态和状态变化。您会在他人对项目进行更改时收到通知,而且可以知道什么人在什么时候做了哪些更改。您还可以选择接收通知的频率。

添加通知

  1. 在电子表格中选择工具 接着点击 通知规则
  2. 选择接收通知的时间和频率。
  3. 点击保存
  4. 点击完成
点击“工具”即可打开一个窗口,该窗口可用于设置通知规则

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共享项目文件


 
4.1 共享项目文件夹

在团队聊天室中共享文件夹或文件

  1. 打开 ChatGmail
  2. 聊天室下方,点击某个团队聊天室。
  3. 点击聊天室顶部的共享文件
  4. 找到“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的相关文件夹或文件。
  5. 点击选择
  6. 在聊天室中,点击“发送”图标 ""
  7. 与聊天室成员共享旁边,选择权限。
  8. 点击发送

与团队共享“我的云端硬盘”中的文件夹

与群组共享文件夹时,所有成员将获得相同级别的访问权限。请向团队成员授予编辑者访问权限,以便他们协同处理文件。

将共享云端硬盘中的文件夹与团队共享

系统会自动将您放入共享云端硬盘的所有文件夹和文件与共享云端硬盘成员共享。

分享云端硬盘中的文件

 

  1. 打开 ChatGmail
    1. 云端硬盘中,点击我的云端硬盘,然后选择您要共享的文件夹。
    2. 点击“共享”图标 ""
    3. 输入团队的电子邮件地址。
    4. 在右侧,将权限设置为编辑者
    5. 点击发送
4.2 共享项目文件以进行审核

准备就绪后,与您的团队共享项目计划以进行审核。项目文件可能包含项目计划、日程表或演示文稿。当您共享文件时,请向共享对象授予评论者编辑者访问权限,以便他们添加评论或更新内容。

接下来,您就可与团队成员(或您为团队创建的群组)共享项目计划了。

要在聊天室共享文件,请参阅共享项目文件夹

共享您拥有的或有权编辑的文件

  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

如果您选择通知共享对象,您共享文件的每个人都会收到包含链接的电子邮件。如果您向团队成员授予了编辑者访问权限,他们就可以执行以下操作:

  • 添加或更新内容,例如任务、所有者和截止日期。
  • 插入评论并发布给特定人员。
  • 在电子表格中过滤内容。
  • 在电子表格中更新任务状态或说明性备注。

点击“共享”以打开添加邀请对象窗口,然后点击“发送”


添加评论

  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

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5 管理项目


 
5.1 获取任务的状态更新

在项目计划中更新状态:

  1. 表格中打开项目文件。
  2. 在您所拥有的任务旁边,更改任务状态。

Google 表格中的项目计划


在团队会议前发送状态更新:

  1. 日历中,打开您的团队日历。
  2. 双击团队会议。
  3. 邀请对象下方,点击电子邮件图标 ""
  4. 输入您的状态更新。
  5. 点击发送


在团队会议期间获取状态更新:

在团队会议上,展示项目计划。每个人都可以实时更新自己的状态。

  1. 打开 Meet加入视频会议
  2. 点击底部的“立即展示”图标 "",并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  3. 点击分享
  4. 完成展示后,点击停止展示

使用群组电子邮件获取状态更新:

使用群组电子邮件地址一次向所有人发送电子邮件。让他人在项目计划中更新自己的任务。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置


通过 Chat 获取状态更新:

向团队成员发送聊天消息,以了解他们的最新动态。

向他人发送直接消息

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方,请点击“发起聊天”图标 ""
  3. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
    • 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息,请输入对方的电子邮件地址。
  4. 点击您要发送消息的人员。
  5. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""


向群组发送直接消息:

  1. 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号
  2. 在“聊天”下方,点击某个现有的群组对话,输入消息 接着点按 点击“发送”图标 ""
  3. 如果“聊天”下方没有所需的群组对话,请点击“发起聊天”图标 "" 接着点按 发起群组对话
  4. 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时,系统会显示相关建议。
  5. 点击“完成”图标 ""
  6. 输入消息,接着点击“发送”图标 ""

向群组发送消息

5.2 更改项目时间表

如果时间表、要求或资源发生变化,请更新您的项目文档。之后,如果您因为新的时间表而需要更改会议时间,或者需要将新团队成员添加到会议,请更新您团队日历中的相应活动。

更新现有活动:

  1. 打开 Google 日历
  2. 在日历网格中,点击相应活动。
  3. 点击“编辑”图标 ""
  4. 点击相应时间或日期并进行相应更改。
  5. 点击保存。
  6. 如果活动是周期性活动,请选择要更新的活动,并点击确定
  7. 点击发送
 
5.3 向团队成员发送更改通知

如果项目日期或里程碑发生变化,请使用电子邮件快速通知所有团队成员。

在 Gmail 中通知成员:

您只需输入群组的电子邮件地址,而无需输入每位团队成员的电子邮件地址。

1 打开 Gmail
2 点击左侧的“写邮件”图标 ""。您看到的也可能是“写邮件”""
3 (可选)要更改窗口大小,请在上方角落点击“最大化”图标 "" 或“退出全屏模式”图标 退出全屏模式
4 添加收件人和主题。
5 输入邮件内容。系统会自动将您撰写但尚未发送的邮件保存到左侧的草稿中。
6 (可选)添加附件,例如云端硬盘文件 Insert file using Drive 或照片 Insert image
7 点击发送

提示:要取消发送电子邮件,请点击窗口底部的撤消。此选项会短暂显示,但您可以更改其显示时长。请参阅撤消邮件发送操作

此示意图显示了为执行上述第 1 至 7 步而需要在收件箱和电子邮件中分别点击哪些位置

向共享云端硬盘成员发送电子邮件:

  1. 在左侧点击相应共享云端硬盘。
  2. 点击顶部的共享云端硬盘名称旁边的向下箭头 "" 接着点击 向成员发送电子邮件
  3. 更改主题并输入邮件内容。
  4. (可选)要仅向拥有特定权限的成员发送电子邮件,或者向您自己发送电子邮件副本,请勾选相应复选框。
  5. 点击发送

该电子邮件中将包含此共享云端硬盘的链接。

向共享云端硬盘成员发送电子邮件
5.4 确定共享文件最终版

项目协作结束后,您可以更改共享设置或归档文件,这样协作者就无法继续编辑最终版文件。

有关详情,请参阅共享文档最终版

移除访问权限
5.5 创建项目结束报告

项目完成后,您可以创建项目结束演示文稿,与团队成员共享和协作。

要创建演示文稿,请参阅 Google 幻灯片使用入门。有关如何使用演示文稿的提示,请参阅使用 Google Workspace 创建优秀提案的十大妙招

桌面上显示的饼图

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