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規劃及管理專案

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教學課程內容

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設定專案 儲存專案檔案 建立專案計畫 共用專案檔案 管理專案

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1 設定專案


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1.1 建立電子郵件群組
  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下左上角的 [建立群組]
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。設定參考資料
  4. 按一下 [建立群組]

如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。

1.2 建立團隊的 Chat 聊天室

您可以在 Google Chat 中建立聊天室,方便團隊成員快速交流,一起腦力激盪。聊天室中也可以共用檔案。

  1. 開啟 ChatGmail
  2. 依序按一下「聊天室」旁邊的「建立」圖示 "" 接下來 [建立聊天室]
  3. 輸入聊天室名稱。
  4. 輸入團隊的電子郵件地址。
  5. (選用) 如要開放就多個主題展開討論,請選取 [使用討論串式回覆]
  6. 按一下 [建立]
1.3 建立團隊日曆或專案日曆

您可以建立團隊日曆,用來追蹤團隊會議與成員休假時間。建立專案日曆即可追蹤專案里程碑和工作。每個日曆的建立方式都相同。

建立團隊日曆

  1. 開啟 Google 日曆,然後在左側的「其他日曆」旁邊依序按一下「新增其他日曆」圖示 "" 接下來 [建立新日曆]。
  2. 為新日曆命名及新增說明。
  3. 按一下 [時區],然後選取您所在的時區。
  4. 點選 [建立日曆] 後,您的新日曆就會顯示在「我的日曆」下方
  5. (選用) 如要變更任何日曆偏好設定,請將滑鼠游標指向想要更新的日曆,然後依序點選「更多」圖示 更多 接下來 [設定]。

    您可以重複使用這個流程來建立日曆,數量不限。


共用團隊日曆

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在「我的日曆」下方,將滑鼠游標移至團隊日曆上,依序點選「更多」圖示 "" 接下來 [設定和共用]
  3. 在「與特定使用者共用日曆」下方,點選 [新增邀請對象] 並新增團隊的電子郵件地址。
  4. 選擇共用權限。
  5. 按一下 [傳送]
共用日曆
1.4 設定定期的進度回報會議

您可以安排定期團隊會議,以取得每個人的狀態更新資訊,以及更新專案計畫中的工作資訊。您可以在團隊日曆中建立會議,也能使用團隊的 Google 網路論壇電子郵件地址傳送會議邀請給所有成員。詳情請參閱規劃及舉辦會議一文。

  1. 日曆中開啟團隊日曆。
  2. 按一下 [建立]
  3. 新增活動標題。
  4. (選用) 如要查看團隊成員的日曆和有空與否狀態,請點選 [安排時間]
  5. 依序按一下日期和時間 接下來 [不重複],然後選擇任一重複時間選項。
  6. 按一下 [新增邀請對象],新增團隊的電子郵件地址。
  7. (選用) 新增其他詳細資料,比如 Google Meet 視訊會議、會議室、附件和通知。
  8. 按一下 [儲存]
1.5 建立團隊網站

您可以建立團隊網站,讓機構所有成員都能找到團隊的資訊、專案和其他資源。詳情請參閱開始使用協作平台

顯示協作平台頁面和選單

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2 儲存專案檔案


 
2.1 建立專案資料夾

您可以使用 Google 雲端硬碟儲存專案計畫、詳細說明和會議記錄。這些資料可以放在「我的雲端硬碟」中的共用專案資料夾,也可以儲存在共用雲端硬碟中。

在「我的雲端硬碟」中建立資料夾

  1. 開啟雲端硬碟,按一下 [我的雲端硬碟]
  2. 前往要建立資料夾的位置。
  3. 依序按一下 [新增] 接下來 [資料夾]
  4. 輸入資料夾名稱,然後按一下 [建立]


將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾

  1. 選取所需檔案。
  2. 依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [移至] 移至
  3. 選取所需資料夾,然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]

您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。

將檔案移至資料夾
 

共用雲端硬碟

如果您尚未建立共用資料夾並新增成員,請先完成這項程序,並至少授予所有成員協作者的權限,以便成員協作檔案。如需操作說明,請參閱共用雲端硬碟最佳做法。接下來,請在共用雲端硬碟中建立資料夾並新增檔案。 

在共用雲端硬碟中建立資料夾

  1. 開啟雲端硬碟,按一下 [共用雲端硬碟]
  2. 前往要建立資料夾的位置。
  3. 依序按一下 [新增] 接下來 [資料夾]
  4. 輸入資料夾名稱,按一下 [建立]

注意:

  • 如要將已儲存在「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟的資料夾移至其他共用雲端硬碟,請與您的管理員聯絡。
  • 子資料夾的權限設定必須和所屬頂層資料夾相同。


將電腦中的現有資料夾上傳到共用雲端硬碟

  1. 按一下左側的共用雲端硬碟資料夾。
  2. 在電腦上將現有的資料夾拖曳到共用雲端硬碟中。或者,您也可以依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [資料夾上傳],然後前往資料夾所在位置並開啟資料夾。

將檔案上傳到雲端硬碟


將檔案移至共用雲端硬碟

如要將檔案從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟,或在共用雲端硬碟之間移動檔案,只要將檔案拖曳到目標共用雲端硬碟中即可。如要移動資料夾,請與您的管理員聯絡。

無論您擁有的檔案是位於其他雲端硬碟、電腦和行動裝置,您都可以將這些檔案移至共用雲端硬碟。

如果您不是「我的雲端硬碟」中某個檔案的擁有者,但具備該檔案的「編輯」權限,則您或許可在符合以下條件的情況下將檔案移至共用雲端硬碟:

  • 您的管理員已啟用此選項。
  • 檔案擁有者是目標共用雲端硬碟的成員。

在不符合上述條件的情況下,您必須請擁有者將檔案移至共用雲端硬碟。

如要在不同的共用雲端硬碟之間移動檔案,您必須具備檔案原本所屬共用雲端硬碟的「管理員」權限,同時也至少要有目標共用雲端硬碟的「協作者」權限。

在共用雲端硬碟之間移動檔案

如要將共用雲端硬碟中的檔案或資料夾移出,您需要有共用雲端硬碟的「管理員」權限。如要將檔案或資料夾移至「我的雲端硬碟」中的資料夾,您需要有原上層資料夾的「編輯者」權限。

2.2 搜尋及移動現有專案檔案

在雲端硬碟中尋找任何現有的專案檔案,例如專案規格或簡報。接著請將檔案移至您的專案資料夾。

在雲端硬碟中尋找檔案或資料夾

  1. 在雲端硬碟搜尋框中輸入字詞或詞組。
    在您輸入文字的過程中,Google 雲端硬碟會顯示建議的搜尋字詞,藉此加快您的搜尋速度。
  2. 您可以點選任一建議項目予以開啟,也可以點選「搜尋」圖示 "" 查看搜尋結果清單。

使用進階搜尋選項

  1. 按一下搜尋框右側的向下箭頭 ""
    您可以選擇任一選項或組合多個選項,進一步篩選搜尋結果。
    • 類型:依檔案類型搜尋項目。

      注意:搜尋協作平台網站時,系統只會傳回您具有檢視或編輯權限的協作平台網站草稿 (即尚未發布的協作平台網站)。

    • 擁有者:依檔案擁有者搜尋項目。
    • 檔案位置:依檔案位置搜尋項目 (包括「垃圾桶」或「已加星號」中的項目)。您也可以只搜尋「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的資料夾。
    • 修改日期:顯示使用者 (包括您以外的其他人) 最近修改過的項目。
    • 項目名稱:搜尋採用特定檔案名稱的項目。
    • 包含字詞:搜尋內含特定字詞的檔案。
    • 共用對象:搜尋有權存取特定檔案的使用者。
    • 追蹤項目:搜尋您擁有的哪個檔案內含建議項目,或者哪個檔案中有指派給您的操作項目。
  2. 按一下 [搜尋]

在雲端硬碟中搜尋內容

將檔案移至「我的雲端硬碟」中的資料夾

  1. 選取所需檔案。
  2. 依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [移至] 移至
  3. 選取所需資料夾,然後按一下 [移動] 或 [移至這裡]

您也可以將檔案和資料夾拖曳到左側「我的雲端硬碟」中的資料夾。


將檔案移至資料夾

2.3 為會議記錄建立範本

請選擇會議記錄範本,並在依據範本自訂內容後儲存到您的共用專案資料夾。

選擇下列任一做法:

  • 文件試算表簡報表單的主畫面頂端選擇其中一個精選範本。按一下 [範本庫] 即可查看其他範本。
    注意:如果找不到 [範本庫],請參閱顯示或隱藏範本庫一節。
  • 如果您已經在其中一個文件編輯器中開啟檔案,請依序按一下 [檔案] 接下來 [新文件] 接下來 [使用範本],然後選取想要的範本。
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],點選 [Google 文件]、[Google 試算表]、[Google 簡報] 或 [Google 表單] 旁邊的向右箭頭 "" 再點選 [選擇範本]
建立新文件
2.4 為會議附上專案檔案

在會議邀請中新增檔案,例如會議記錄或專案計畫。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在日曆檢視格中點選相關團隊會議。
  3. 按一下「編輯」圖示 ""
  4. 在「活動詳細資料」底下,按一下「新增附件」圖示 ""
  5. 找出要新增的檔案,然後點選該檔案。
  6. 按一下 [選取]

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3 建立專案計畫


 
3.1 建立專案計畫及新增工作

將工作新增到試算表,即可掌握您的專案狀況。接著請將專案計畫新增至共用雲端硬碟或共用雲端硬碟資料夾。

建立專案計畫

  1. Google 雲端硬碟中,依序點選 [Google+ 新增] 接下來 [Google 試算表] 接下來 [空白試算表]
  2. 按一下 [無標題的試算表],然後為專案計畫輸入新標題。
  3. 新增欄標題。舉例來說,如果您要追蹤專案的各項工作,可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
  4. 在工作表中新增內容,用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後,其他使用者也可以在其中新增內容。

如需詳細資訊,請參閱使用試算表建立動態專案計畫

為工作表命名

3.2 新增工作說明

如果您需要為欄標題或工作提供更多說明,可以加上說明備註。

  1. 選取您要新增備註的資料欄或儲存格。
  2. 依序選取 [插入] 接下來 [備註]
  3. 輸入說明文字。
  4. 在備註之外任何一處按一下,即可關閉備註。
插入備註
3.3 新增清單選項

您可以讓使用者在清單中選取選項。舉例來說,如要追蹤專案計畫進度,可以建立含有選項的「狀態」欄,例如「尚未開始」、「處理中」或「已完成」。

1 選取您要新增選項的資料欄。
2 按一下 [資料] 接下來 [資料驗證]。
3 選取「條件」旁邊的 [項目清單]。
4 輸入有效選項,並以半形逗號分隔。
5 按一下 [儲存]
6 (選用) 如要查看選項,請在該欄任一儲存格上點選箭頭。

操作說明步驟 1 到步驟 6 的示意圖

3.4 新增進度追蹤工具

您可以運用條件式格式設定規則,將專案工作進度整理得一目瞭然。舉例來說,您可以替已完成的工作加上顏色,以便與尚未完成或進行中的工作清楚區分。

設定進度追蹤工具

  1. 開啟試算表,然後選取要套用格式規則的資料欄。
  2. 依序選取 [格式] 接下來 [條件式格式設定]
  3. 設定規則。在這個範例中,您要針對狀態為「完成」、「尚未開始」或「進行中」的工作加上不同的顏色。
A 在「單色」分頁的「儲存格符合以下條件時套用指定格式] 之下,選取 [文字包含]
B 在 [文字包含] 下方的方塊中輸入「完成」
C 按一下「格式設定樣式」下方的清單,選擇為背景或文字設定顏色。
D 如要指定自訂文字或背景顏色,請點選「文字顏色」圖示 "" 或「填滿顏色」圖示 ""。您可以視需要同時指定文字顏色和背景顏色。
E 如要新增更多規則,請按一下 [新增其他規則],並依照上述步驟操作。舉例來說,您可以將狀態為「尚未開始」的工作設定為紅色背景,並將狀態為「進行中」的工作設定為橘色背景。
F 按一下 [完成]

從 [格式] 之下的選單開啟「條件式格式規則」視窗

3.5 取得通知

您可以透過電子郵件通知隨時掌握專案的最新資訊和狀態異動,系統會在專案計畫有所變更時通知您,並顯示執行變更的使用者、變更時間以及變更的內容。您也可以選擇接收通知的頻率。

新增通知

  1. 在試算表中依序選取 [工具] 接下來 [通知規則]
  2. 選取您想收到通知的時間和頻率。
  3. 按一下 [儲存]
  4. 按一下 [完成]
按一下 [工具] 來開啟設定通知規則的視窗

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4 共用專案檔案


 
4.1 共用專案資料夾

從團隊即時通訊聊天室共用資料夾或檔案

  1. 開啟 ChatGmail
  2. 在「聊天室」下方,按一下團隊聊天室。
  3. 按一下聊天室頂端的 [共用檔案]
  4. 找出「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的目標資料夾或檔案。
  5. 按一下 [選取]
  6. 按一下聊天室中的「傳送」圖示 ""
  7. 在「與聊天室成員共用」旁邊選擇適當權限。
  8. 按一下 [傳送]

與團隊共用「我的雲端硬碟」中的資料夾

與群組共用資料夾後,所有成員都會取得相同層級的存取權。請授予團隊成員「編輯者」權限,方便他們使用檔案進行協作。

與團隊共用位於「共用雲端硬碟」中的資料夾

凡是您移至共用雲端硬碟的資料夾和檔案,都會自動與共用雲端硬碟的成員共用。

在雲端硬碟中共用檔案

 

  1. 開啟 ChatGmail
    1. 雲端硬碟中按一下 [我的雲端硬碟],選取要共用的資料夾。
    2. 按一下「共用」圖示 ""
    3. 輸入團隊的電子郵件地址。
    4. 在右側將權限設為「編輯者」
    5. 按一下 [傳送]
4.2 共用專案檔案以便審核

準備就緒後,您就可以與團隊成員共用專案計畫以便審核。專案檔案可能包括專案計畫、議程或簡報。共用檔案時,請授予共用對象「加註者」或「編輯者」權限,方便對方新增註解或更新內容。

接下來,您就可以與團隊成員 (或是您為團隊建立的群組) 共用專案計畫。

如要透過聊天室共用檔案,請參閱共用專案資料夾

共用您所擁有或可編輯的檔案

  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

如果您選擇發送通知,所有共用對象都會收到一封包含連結的電子郵件。如果您授予團隊成員「編輯者」權限,對方即可進行下列作業:

  • 新增或更新內容,例如工作項目、擁有者和截止日。
  • 插入要給特定使用者的註解。
  • 在試算表中篩選內容。
  • 在試算表中更新工作狀態或備註說明。

點選 [共用] 後即可在新開啟的視窗中新增使用者,然後按一下 [傳送]


新增註解

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

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5 管理專案


 
5.1 取得工作狀態更新資訊

在專案計畫中更新狀態資訊:

  1. In Sheets, open the project plan.
  2. Next to a task that you own, change the status.

Google 試算表中的專案計畫


在團隊會議開始前傳送狀態更新資訊:

  1. Google 日曆中開啟您的團隊日曆。
  2. 在團隊會議上按兩下。
  3. 在「邀請對象」下方,按一下「電子郵件」圖示 ""
  4. 輸入您的狀態更新資訊。
  5. 按一下 [傳送]


在團隊會議進行時取得狀態更新資訊:

在團隊會議期間進行專案計畫簡報,每個人都可以即時更新自己的狀態。

  1. 開啟 Meet加入視訊會議
  2. 按一下底部的「立即分享螢幕畫面」圖示 "",然後選擇要分享的內容:
    • 你的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  3. 按一下 [分享]
  4. 簡報完成後,按一下 [停止顯示]

使用群組電子郵件取得狀態更新資訊:

使用群組電子郵件一次傳送電子郵件給所有群組成員,要求在專案計畫中更新自己的工作狀態。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置


使用 Chat 取得狀態更新資訊:

傳送即時通訊訊息給團隊成員以取得他們的狀態更新資訊。

傳送即時訊息給使用者:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 ""


傳送即時訊息給群組:

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

傳送訊息給群組

5.2 變更專案時間軸

如果專案的時間軸、需求或資源有所變更,請更新您的專案文件。接著,如果您需要配合新時程更新會議時間,或是將新的團隊成員加入會議,請在團隊日曆中更新活動。

更新現有活動:

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在日曆檢視格中按一下該活動。
  3. 按一下「編輯」圖示 ""
  4. 按一下相應的日期或時間即可變更。
  5. 按一下 [儲存]。
  6. 如果是週期性活動,請選擇要更新哪些活動,然後點選 [確定]
  7. 按一下 [傳送]
 
5.3 通知團隊成員專案異動內容

如果專案的時程或里程碑有所異動,可以使用電子郵件快速通知所有團隊成員。

使用 Gmail 通知成員:

您可以直接輸入群組電子郵件地址,無需逐一輸入團隊成員的電子郵件地址。

1 開啟 Gmail
2 按一下左側的「撰寫」圖示 ""。您可能會看到另一種「撰寫」圖示 ""
3 (選用) 如要變更視窗大小,請按一下頂端角落的「最大化」圖示 "" 或「退出全螢幕」圖示 退出全螢幕模式
4 新增收件者和主旨。
5 輸入訊息內容。您開始但尚未傳送的電子郵件,會自動儲存在左側的「草稿」中。
6 (選用) 新增附件,例如雲端硬碟檔案 Insert file using Drive 或相片 Insert image
7 按一下 [傳送]

提示:如要取消傳送電子郵件,請按一下視窗底部的 [取消傳送]。這個選項只會出現一下子,但您可以變更選項顯示在畫面上的時間長度。請參閱取消傳送郵件

對應位置圖:上述步驟 1 至 7 在收件匣和電子郵件中的點選位置

傳送電子郵件給共用雲端硬碟成員:

  1. 按一下左側的共用雲端硬碟。
  2. 在頂端的共用雲端硬碟名稱旁邊,依序點選向下箭頭 "" 接下來 [傳送電子郵件給成員]
  3. 變更主旨並輸入郵件內容。
  4. (選用) 如果您只要傳送電子郵件給具備特定存取層級的成員,或想將郵件副本傳送給自己,請勾選對應方塊。
  5. 按一下 [傳送]

系統會在電子郵件中附上共用雲端硬碟連結。

傳送電子郵件給共用雲端硬碟的成員
5.4 完成共用檔案

當您的專案協作完成後,可以變更共用設定或封存您的檔案,這樣一來,協作者就無法繼續編輯最終版檔案。

詳情請參閱共用最終版文件一文。

移除存取權
5.5 建立專案結案報告

您可以在專案完成後建立專案結案簡報,並與團隊成員共用及協作。

如要建立簡報,請參閱開始使用簡報。如需瞭解進行簡報的訣竅,請參閱 Google Workspace 實務應用:提出有力提案的 10 大秘訣

顯示在電腦上的圓餅圖

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