Wilt u verbonden en productief blijven als u op afstand werkt? Ga naar Thuiswerken met Google Workspace .

Een project plannen en beheren

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace

 

Alles uitvouwen  |  Alles sluitenAlles sluiten

" "1  Een project opzetten

1.1 Een e-mailgroep maken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik linksboven op Groep maken.
  3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op. Informatie over instellingen.
  4. Klik op Groep maken.

Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.


Informatie over instellingen voor Groepen

Informatie over Groepen

Optie Beschrijving
Groepsnaam
De naam waarmee de groep wordt aangeduid in lijsten en berichten. Volg deze richtlijnen:
  • Namen mogen maximaal 73 tekens bevatten.
  • Gebruik namen waaruit het doel van de groep duidelijk wordt.
E-mailadres groep

​Het e-mailadres dat is gebruikt voor de groep. Als er meer dan één domein wordt weergegeven, selecteer je het juiste domein in de lijst. E-mailadressen mogen maximaal 63 tekens bevatten. Deze limiet is exclusief het domeingedeelte van het adres, zoals @gmail.com.

Sommige woorden zijn gereserveerd en kunnen niet worden gebruikt als e-mailadres.Bekijk de gereserveerde woorden.

Als je een groep maakt met een werk- of schoolaccount, bevat je e-mailadres mogelijk een achtervoegsel, zoals '-user-created'. Als de groepsnaam bijvoorbeeld training is, ziet het daadwerkelijke e-mailadres er misschien zo uit: training-user-created@jouw_domein.

Groepsbeschrijving

Het doel van de groep of hoe deze wordt gebruikt. Deze informatie wordt weergegeven op de pagina 'Over' van de groep. U kunt bijvoorbeeld informatie toevoegen over groepsleden, groespcontent, veelgestelde vragen of links naar gerelateerde groepen.

 

Privacyinstellingen

Optie  Beschrijving
Wie mag de groep zoeken

Selecteer een optie om vast te leggen wie de groep kan vinden door te zoeken naar de naam, het e-mailadres of gesprekken van de groep.

  • Groepsleden: als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount, wordt deze optie alleen weergegeven als de beheerder voor eigenaren de optie heeft geselecteerd om groepen in de directory te verbergen.
  • Organisatieleden: deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen op internet: als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount, wordt deze optie alleen weergegeven als de beheerder de optie heeft geselecteerd om groepen openbaar te maken.

 

Wie mag lid worden van de groep

Kies een optie:

  • Alleen uitgenodigde gebruikers: Mensen moeten worden uitgenodigd om lid te kunnen worden van de groep. Ze kunnen zichzelf niet rechtstreeks toevoegen of vragen om lid te worden.
  • Iedereen in de organisatie mag vragen: Mensen in je organisatie kunnen vragen om aan de groep te worden toegevoegd. Deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen in de organisatie mag lid worden: Mensen in je organisatie kunnen zichzelf aan de groep toevoegen.Deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen mag vragen: Iedereen op internet kan vragen om aan de groep te worden toegevoegd.Als je op een werk- of schoolaccount bent ingelogd, wordt deze optie alleen weergegeven als je beheerder heeft ingesteld dat groepseigenaren externe leden mogen toestaan.
  • Iedereen mag lid worden: Iedereen op internet kan zichzelf aan de groep toevoegen.Als je op een werk- of schoolaccount bent ingelogd, wordt deze optie alleen weergegeven als je beheerder heeft ingesteld dat groepseigenaren externe leden mogen toestaan.
Wie kan gesprekken bekijken Geef aan wie gesprekken kan bekijken die in de groep zijn gepost.
Wie mag posten Selecteer wie er berichten kan sturen naar het e-mailadres van de groep.
Wie kan leden bekijken Geef aan wie de ledenlijst van de groep kan bekijken.

 

Leden toevoegen

Optie Beschrijving
Groepsleden De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Lid wilt geven.

Groepsleden beschikken standaard over basisrechten. Afhankelijk van de organisatie- en groepsinstellingen omvatten deze rechten bijvoorbeeld het bekijken en reageren op gesprekken en het bekijken van leden. Eigenaren en beheerders van de groep kunnen de rechten van leden uitbreiden of beperken. Alle rechten die zijn ingesteld voor de rol Lid, worden automatisch ook toegewezen aan de rollen Beheerder en Eigenaar.

Groepsbeheerders De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Beheerder wilt geven. 

Beheerders kunnen standaard alles doen wat een eigenaar kan, behalve het volgende:

  • De groep verwijderen
  • Andere leden eigenaar maken
  • De rol- of abonnementsinstellingen van een eigenaar wijzigen

Groepseigenaren kunnen rechten instellen op Alleen eigenaren. Hierdoor worden de rechten van beheerders verder beperkt. Beheerders hebben echter altijd de mogelijkheid om de rechten zo in te stellen dat ook beheerders die rechten hebben.

Een groep kan geen beheerder zijn van een andere groep.

Groepseigenaren De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Eigenaar wilt geven.

Leden met de rol Eigenaar hebben standaard alle rechten voor de groep. Veel van deze rechten kunnen aan andere sets gebruikers worden toegewezen. Bekijk alle rechten voor leden- en contentbeheer.

Alleen eigenaren kunnen het volgende doen:

  • Een groep verwijderen
  • Een ander groepslid de rol Eigenaar geven
  • De instellingen van een andere eigenaar wijzigen
  • Groepsberichten exporteren met Google Takeout

Alleen eigenaren en beheerders van een groep kunnen de instellingen van de groep wijzigen.

Een beheerder kan voor een groep bepaalde rechten van eigenaren verwijderen, maar sommige ook niet:

  • Kan verwijderen: berichten posten, nieuwe leden toevoegen, uitnodigen en goedkeuren
  • Kan niet verwijderen: leden of gesprekken bekijken, contact opnemen met andere eigenaren

Een groep kan geen eigenaar van een andere groep zijn.

Welkomstbericht Een bericht dat naar mensen wordt gemaild als ze aan de groep worden toegevoegd zonder hiervoor te zijn uitgenodigd. Deze optie is alleen beschikbaar als 'Leden rechtstreeks toevoegen' is aangezet.
Uitnodigingsbericht Een bericht dat naar mensen wordt gemaild in de uitnodiging om lid te worden aan de groep. Mensen die zijn uitgenodigd, klikken op een link in de uitnodiging om deel te nemen. Deze optie is alleen beschikbaar als 'Leden rechtstreeks toevoegen' is uitgezet.
Abonnement

Voorkeuren voor het ontvangen van e-mails van de groep. Beschikbare opties:

  • Een e-mail voor elk bericht
  • Samenvatting
  • Beknopt
  • Geen

Als je een beknopt overzicht of een samenvatting van de berichten in een groep wilt krijgen, zet je gespreksgeschiedenis aan voor de groep.

Leden rechtstreeks toevoegen

Geeft aan of leden rechtstreeks aan de groep kunnen worden toegevoegd of dat ze moeten worden uitgenodigd om deel te nemen.

Als je 'Leden rechtstreeks toevoegen' aanzet: Opgegeven gebruikers worden aan de groep toegevoegd met de abonnementsinstellingen die je selecteert. Leden kunnen hun abonnementsinstellingen later wijzigen.

Als je 'Leden rechtstreeks toevoegen' uitzet: Opgegeven gebruikers krijgen per e-mail een uitnodiging om lid te worden van de groep. Ze worden pas aan de groep toegevoegd nadat ze de uitnodiging hebben geaccepteerd.

1.2 Een chatruimte voor het team maken

Maak een chatruimte in Google Chat om snel ideeën te bespreken en te brainstormen met uw team. U kunt ook bestanden delen in chatruimtes.

  1. Open Chat of Gmail.
  2. Klik naast Chatruimtes op Maken "" and then Chatruimte maken.
  3. Vul een naam in voor de chatruimte.
  4. Vul het e-mailadres van uw team in.
  5. (Optioneel) Als u wilt toestaan dat er meerdere gespreksonderwerpen zijn, selecteert u Antwoorden met threads gebruiken.
  6. Klik op Maken.
1.3 Een team- of projectagenda maken

Maak een teamagenda om teamvergaderingen en vakanties bij te houden. Maak een projectagenda om projectmijlpalen en taken bij te houden. Beide agenda's maakt u op dezelfde manier.

Een teamagenda maken:

  1. Open Agenda en klik links, naast Andere agenda's, op 'Andere agenda's toevoegen' "" and then Nieuwe agenda maken.
  2. Geef de agenda een naam en voeg een beschrijving toe.
  3. Klik op Tijdzone en selecteer uw tijdzone.
  4. Klik op Agenda maken. De nieuwe agenda wordt weergegeven onder Mijn agenda's.
  5. (Optioneel) Als u agendavoorkeuren wilt updaten, plaatst u de muisaanwijzer op de agenda en klikt u op 'Meer' Meer and then Instellingen.

    U kunt op deze manier zo veel agenda's maken als u wilt.


Een teamagenda delen:

  1. Open Agenda.
  2. Plaats onder Mijn agenda's de muisaanwijzer op de teamagenda en klik op Meer ""and thenInstellingen en delen.
  3. Klik onder Delen met bepaalde personen op Mensen toevoegen en vul het e-mailadres van uw team in.
  4. Kies de juiste deelrechten.
  5. Klik op Sturen.
Een agenda delen
1.4 Regelmatige vergaderingen inplannen

Plan regelmatige teamvergaderingen in zodat u statusupdates van iedereen kunt krijgen en taken in het projectplan kunt updaten. Maak de meeting in uw teamagenda. Stuur een uitnodiging naar iedereen tegelijk via het Google Groepen-e-mailadres van uw team. Zie Een vergadering plannen en houden voor meer informatie.

  1. Open uw teamagenda in Agenda.
  2. Klik op Maken.
  3. Vul een titel in voor de afspraak.
  4. (Optioneel) Als u de agenda's en beschikbaarheid van mensen wilt zien, klikt u op Tijdstip zoeken.
  5. Klik op de juiste datum en tijdand thenNiet herhaald en kies een herhaaloptie.
  6. Klik op Gasten toevoegen en vul het e-mailadres van uw team in.
  7. (Optioneel) Voeg meer functies toe, zoals een Google Meet-videovergadering, chatruimtes, bijlagen en meldingen.
  8. Klik op Opslaan.
 
1.5 Een teamwebsite maken
Maak een teamsite waarop iedereen in uw organisatie de gegevens, projecten en andere bronnen voor uw team kan vinden. Zie Aan de slag met Sites voor meer informatie.

De pagina en het menu van Sites worden weergegeven

" "Projectbestanden opslaan

2.1 Een projectmap maken

Gebruik Google Drive om het projectplan, specificaties en notulen op te slaan in een gedeelde projectmap in Mijn Drive of in een gedeelde Drive.

Een map maken in Mijn Drive:

  1. Open Drive en klik op Mijn Drive.
  2. Ga naar de plek waar u een map wilt maken.
  3. Klik op Nieuwand thenMap.
  4. Geef de map een naam en klik op Maken.


Een bestand verplaatsen naar een map in Mijn Drive:

  1. Selecteer het bestand.
  2. Klik op Meer ""and thenVerplaatsen naar Verplaatsen naar.
  3. Selecteer de map en klik op Verplaatsen of Hierheen verplaatsen.

U kunt ook bestanden en mappen slepen naar een map in Mijn Drive aan de linkerkant.

Bestanden naar mappen verplaatsen
 

Gedeelde Drives

Als u dit nog niet heeft gedaan, maakt u een gedeelde Drive en voegt u leden toe. Geef alle leden op zijn minst het toegangsrecht Bijdrager zodat ze kunnen samenwerken aan bestanden. Zie Praktische tips voor gedeelde Drives voor instructies. Maak vervolgens mappen in de gedeelde Drive en voeg bestanden toe. 

Een map maken in een gedeelde Drive:

  1. Open Drive en klik op Gedeelde Drives.
  2. Ga naar de plek waar u een map wilt maken.
  3. Klik op Nieuwand thenMap.
  4. Geef de map een naam en klik op Maken.

Opmerkingen:

  • Als u mappen wilt verplaatsen naar een gedeelde Drive die al zijn opgeslagen in Mijn Drive of een andere gedeelde Drive, neemt u contact op met uw beheerder.
  • Submappen moeten dezelfde rechten hebben als de map op het hoogste niveau.


Een bestaande map uploaden vanaf uw computer naar een gedeelde Drive:

  1. Klik links op een map in een gedeelde Drive.
  2. Sleep op uw desktop een bestaande map naar een gedeelde Drive. Of klik op Plus Nieuwand thenMap uploaden. Ga naar de map en open deze.

Bestanden uploaden naar Drive


Bestanden verplaatsen naar een gedeelde Drive:

Als u bestanden vanuit Mijn Drive wilt verplaatsen naar een gedeelde Drive of wilt verplaatsen tussen gedeelde Drives, sleept u de bestanden naar de juiste gedeelde Drive. Als u mappen wilt verplaatsen, neemt u contact op met uw beheerder.

U kunt elk bestand waarvan u de eigenaar bent naar een gedeelde Drive verplaatsen, ongeacht of het bestand op een andere Drive-locatie, uw computer of een mobiel apparaat staat.

Als u niet de eigenaar bent van een bestand in Mijn Drive, maar wel bewerkingsrechten voor het bestand heeft, kunt u het bestand mogelijk ook verplaatsen naar een gedeelde Drive als aan de volgende criteria wordt voldaan:

  • Uw beheerder heeft deze optie ingeschakeld.
  • De eigenaar van het bestand is lid van de gedeelde Drive waarnaar u het bestand wilt verplaatsen.

In andere gevallen moet u de eigenaar vragen het bestand naar de gedeelde Drive te verplaatsen.

Als u bestanden wilt verplaatsen tussen gedeelde Drives, moet u managertoegang hebben tot de oorspronkelijke gedeelde Drive en minstens bijdragerstoegang tot de bestemmings-gedeelde Drive.

Bestanden verplaatsen tussen gedeelde Drives

Als u bestanden of mappen wilt verplaatsen uit een gedeelde Drive, moet u beheerderstoegang hebben tot de gedeelde Drive. Als u bestanden of mappen wilt verplaatsen naar een map in Mijn Drive, moet u bewerkerstoegang hebben tot de bovenliggende map.

2.2 Bestaande projectbestanden zoeken en verplaatsen

Zoek naar bestaande projectbestanden, zoals projectspecificaties of -presentaties, in Drive. Verplaats de bestanden vervolgens naar de projectmap.

Zoeken naar bestanden of mappen in Drive:

  1. Voer in het zoekvak van Drive een woord of zin in. 
    Drive stelt zoektermen voor terwijl u typt, zodat u sneller kunt zoeken.
  2. Klik op een suggestie om deze te openen of klik op 'Zoeken' "" om een lijst met resultaten te bekijken.

Geavanceerde zoekopties gebruiken:

  1. Klik rechts van het zoekvak op de pijl-omlaag "".
    Kies een optie of een combinatie van opties om de resultaten verder te filteren.
    • Type: Zoeken op bestandstype.

      Opmerking: Voor Sites worden alleen conceptsites (ongepubliceerde sites) weergegeven waarvoor u weergave- of bewerkingsrechten heeft.

    • Eigenaar: Zoeken op bestandseigenaar.
    • Locatie: Zoeken op locatie (inclusief items in de map 'Prullenbak' of 'Met ster'). U kunt alleen zoeken naar mappen in Mijn Drive of in gedeelde Drives.
    • Datum gewijzigd: Items bekijken die onlangs door iemand zijn gewijzigd (niet alleen door u).
    • Itemnaam: Zoeken naar een term in de bestandsnaam.
    • Bevat de woorden: Zoeken naar bestanden die bepaalde woorden bevatten.
    • Gedeeld met: Zoeken naar iemand die toegang heeft tot het bestand.
    • Vervolgactie: Zoeken naar bestanden waarvan u de eigenaar bent met suggesties, of naar bestanden met actie-items die aan u zijn toegewezen.
  2. Klik op Zoeken.

Zoeken in Drive

Een bestand verplaatsen naar een map in Mijn Drive:

  1. Selecteer het bestand.
  2. Klik op Meer ""and thenVerplaatsen naar Verplaatsen naar.
  3. Selecteer de map en klik op Verplaatsen of Hierheen verplaatsen.

U kunt ook bestanden en mappen slepen naar een map in Mijn Drive aan de linkerkant.


Bestanden naar mappen verplaatsen

2.3 Een template voor notulen maken

Kies een template voor notulen, pas deze aan en sla deze op in de gedeelde projectmap.

Kies een optie:

  • Selecteer boven in het startscherm van Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren een van de populaire templates. Klik op Templategalerij om meer templates te bekijken.
    Opmerking: Als u Templategalerij niet kunt vinden, gaat u naar Templategalerij weergeven of verbergen.
  • Als u al een bestand heeft geopend in een van de Editors van Documenten, klikt u op Bestandand thenNieuwand thenVan template en selecteert u de gewenste template.
  • Klik in Drive op Nieuw, wijs naast Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren de pijl-rechts "" aan en klik op Op basis van template.
Nieuwe documenten maken
2.4 Projectbestanden toevoegen aan vergaderingen

Voeg bestanden toe aan een uitnodiging voor een vergadering, zoals notulen of het projectplan.

  1. Open Agenda.
  2. Klik in het agendaraster op de teamvergadering.
  3. Klik op Bewerken "".
  4. Klik onder Afspraakgegevens op Bijlage toevoegen "".
  5. Ga naar een bestand en klik erop.
  6. Klik op Selecteren.

" "3 Een projectplan maken

3.1 Een projectplan maken en taken toevoegen

Breng het project in kaart door taken toe te voegen aan een spreadsheet. Voeg het projectplan vervolgens toe aan de gedeelde Drive of aan een map van de gedeelde Drive.

Een projectplan maken:

  1. Klik in Google Drive op Plus Nieuw and then Google Spreadsheets and then Lege spreadsheet.
  2. Klik op Naamloze spreadsheet en voer een nieuwe titel in voor het projectplan.
  3. Voeg kolomkoppen toe. Als u de taken van een project bijhoudt, kunt u kolommen toevoegen voor de verantwoordelijke persoon voor de taak, deadline, status en opmerkingen.
  4. Voeg content toe aan de sheet om de projectplanning bij te houden. Zodra u de sheet heeft gedeeld, kunnen andere mensen ook content toevoegen.

Zie Dynamische projectplannen maken met Spreadsheets voor meer informatie.

Een spreadsheet een naam geven

3.2 Taakbeschrijvingen toevoegen

Als u wat meer uitleg wilt geven bij een kolomkop of taak, kunt u een beschrijvende opmerking toevoegen.

  1. Selecteer de kolom of de cellen waaraan u een notitie wilt toevoegen.
  2. Selecteer Invoegen and then Notitie.
  3. Typ de beschrijving.
  4. Klik ergens buiten de notitie om deze te sluiten.
Notities invoegen
3.3 Lijstopties toevoegen

Laat mensen kiezen uit opties in een lijst. Als u bijvoorbeeld de voortgang in een projectplan wilt bijhouden, maakt u een kolom 'Status' met opties zoals 'Niet gestart', 'In uitvoering' of 'Voltooid'.

1 Selecteer de kolom waaraan u de keuzes wilt toevoegen.
2 Klik op Gegevens and then Gegevensvalidatie.
3 Selecteer Lijst met items naast Criteria.
4 Voer de geldige opties in en scheid deze door komma's.
5 Klik op Opslaan.
6 (Optioneel) Als u de keuzes wilt bekijken, klikt u op de pijl in een cel in de kolom.

Instructies 1 tot en met 6

3.4 Voortgangstrackers toevoegen

Bekijk in één oogopslag hoe projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om complexe taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die al lopen.

Voortgangstrackers instellen:

  1. Open Spreadsheets en selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.
  2. Selecteer Indeling and then Conditionele opmaak.
  3. Stel de regels in. In dit voorbeeld krijgen taken die de status 'Voltooid', 'Niet gestart' of 'In behandeling' hebben elk een andere kleur:
A Ga naar het tabblad Eén kleur en selecteer onder Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.
B Typ Voltooid in het vak onder Tekst bevat.
C Klik onder Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of de achtergrond of de tekst gekleurd moet worden.
D Als u een aangepaste tekst- of achtergrondkleur wilt toewijzen, klikt u op Tekstkleur "" of Opvulkleur "". U kunt eventueel één kleur opgeven voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.
E Als u meer regels wilt toevoegen, klikt u op Nog een regel toevoegen en voert u dezelfde stappen uit. U kunt bijvoorbeeld een rode achtergrond toewijzen aan taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond aan taken met de status In behandeling.
F Klik op Gereed.

U vindt de regels voor conditionele opmaak in het menu, onder

3.5 Meldingen krijgen

Blijf met e-mailmeldingen op de hoogte van projectupdates en statuswijzigingen. U krijgt een melding wanneer iemand een wijziging aanbrengt in de projectplanning, wie de wijziging heeft doorgevoerd (en wanneer) en wat er is gewijzigd. U kunt ook kiezen hoe vaak u meldingen wilt krijgen.

Meldingen toevoegen:

  1. Klik in de spreadsheet op Extra and then Meldingsregels.
  2. Selecteer wanneer en hoe vaak u meldingen wilt ontvangen.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Klik op Gereed.
Klik op

" "Projectbestanden delen

4.1 De projectmap delen

Een bestand of map delen vanuit een teamchatruimte:

  1. Open Chat of Gmail.
  2. Klik onder Chatruimtes op de teamchatruimte.
  3. Klik bovenaan de chatruimte op Een bestand delen.
  4. Ga naar het bestand of de map in Mijn Drive of een gedeelde Drive.
  5. Klik op Selecteren.
  6. Klik in de chatruimte op Verzenden "".
  7. Kies de juiste rechten naast Delen met leden van de chatruimte.
  8. Klik op Verzenden.

Een map in Mijn Drive delen met uw team:

Als u een map deelt met een groep, krijgen alle leden hetzelfde toegangsniveau. Geef teamleden het toegangsniveau Bewerker, zodat ze kunnen samenwerken aan bestanden.

Een map in een gedeelde Drive delen met uw team:

Mappen en bestanden die u in een gedeelde Drive plaatst, worden automatisch gedeeld met leden van de gedeelde Drive.

Bestanden delen in Drive

 

  1. Open Chat of Gmail.
    1. Klik in Drive op Mijn Drive en selecteer de map die u wilt delen.
    2. Klik op Delen "".
    3. Vul het e-mailadres van het team in.
    4. Stel rechts de rechten in op Bewerker.
    5. Klik op Verzenden.
4.2 Projectbestanden delen ter controle

Wanneer u klaar bent, deelt u het projectplan ter controle met uw team. Projectbestanden kunnen projectplannen, -agenda's of -presentaties bevatten. Als u bestanden deelt, geeft u mensen de rol Reageerder of Bewerker, zodat ze reacties kunnen toevoegen of de content kunnen updaten.

Deel het projectplan vervolgens met uw teamleden (of met de groep die u voor uw team heeft gemaakt).

Als u een bestand wilt delen vanuit een chatruimte, bekijkt u De projectmap delen.

Een bestand delen waarvan u de eigenaar bent of dat u kunt bewerken:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Als u ervoor kiest om een melding te sturen, krijgt iedereen met wie u het bestand deelt een e-mail met een link. Als u uw teamleden het toegangsniveau Bewerker heeft gegeven, kunnen ze het volgende doen:

  • Inhoud toevoegen of updaten, zoals taken, verantwoordelijken en deadlines.
  • Reacties toevoegen voor specifieke mensen.
  • Content in spreadsheets filteren.
  • Taakstatussen of beschrijvende notities in spreadsheets updaten.

Klik op


Reacties toevoegen:

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

" "5   Een project beheren

5.1 Statusupdates voor taken krijgen

De status updaten in het projectplan:

  1. Open het projectplan in Spreadsheets.
  2. Wijzig de status naast een taak waarvan u de eigenaar bent.

Projectplan in Spreadsheets


Statusupdates sturen vóór een teamvergadering:

  1. Open de teamagenda in Agenda.
  2. Dubbelklik op een teammeeting.
  3. Klik onder Gasten op E-mail "".
  4. Voer de statusupdates in.
  5. Klik op Verzenden.


Statusupdates krijgen tijdens een teamvergadering:

Presenteer het projectplan tijdens teammeetings. Iedereen kan de status in realtime updaten.

  1. Open Meet en neem deel aan een videovergadering.
  2. Klik onderaan op Nu presenteren "" en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
    • Een tabblad
  3. Klik op Delen.
  4. Klik als u klaar bent met presenteren op Presentatie stoppen.

Statusupdates krijgen via het e-mailadres van de groep:

E-mail iedereen tegelijk via het e-mailadres van de groep. Vraag mensen hun taken in het projectplan te updaten.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren


Statusupdates krijgen via Chat:

Stuur een chatbericht naar een teamlid om de statusupdate van deze persoon te zien.

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".


Een privéchat sturen naar een groep:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht and then klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""and then Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een bericht sturen naar een groep

5.2 Projecttijdlijnen wijzigen

Als tijdlijnen, vereisten of bronnen veranderen, updatet u de projectdocumentatie. Als u vanwege een nieuwe tijdlijn de tijd van een vergadering wilt wijzigen of als u nieuwe teamleden wilt toevoegen aan een vergadering, updatet u de afspraak in de teamagenda.

Een bestaande afspraak updaten:

  1. Open Agenda.
  2. Klik in het agendaraster op de afspraak.
  3. Klik op Bewerken "".
  4. Klik op de datum of tijd om deze te wijzigen.
  5. Klik op Opslaan.
  6. Als dit een terugkerende afspraak is, kiest u welke afspraken moeten worden geüpdatet en klikt u op OK.
  7. Klik op Sturen.
 
5.3 Teamleden op de hoogte stellen van wijzigingen

Als projectdatums of -mijlpalen veranderen, kunt u alle teamleden snel op de hoogte stellen via e-mail.

Leden op de hoogte stellen in Gmail:

Typ het e-mailadres van de groep in plaats van het e-mailadres van elk teamlid toe te voegen aan de e-mail.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Opstellen "". Mogelijk ziet u Opstellen "".
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm sluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verstuurt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het versturen van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Versturen van e-mails ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Leden van een gedeelde Drive e-mailen:

  1. Klik links op een gedeelde Drive.
  2. Klik bovenaan, naast de naam van de gedeelde Drive, op de pijl-omlaag "" and then Leden beheren.
  3. Wijzig het onderwerp en voer een bericht in.
  4. (Optioneel) Vink de vakjes aan om alleen leden met specifieke toegangsniveaus te e-mailen of uzelf een kopie van de e-mail te sturen.
  5. Klik op Verzenden.

In de e-mail staat een link naar de gedeelde Drive.

Leden van een gedeelde Drive e-mailen
5.4 Gedeelde bestanden voltooien

Wanneer u klaar bent met samenwerken aan een project, kunt u de instellingen voor delen wijzigen of de bestanden archiveren, zodat bijdragers de voltooide bestanden niet meer kunnen bewerken.

Zie Een voltooid document delen voor meer informatie.

Toegang intrekken
5.5 Een projecteindrapport maken

Als een project klaar is, kunt u een eindpresentatie maken die u kunt delen en waaraan u kunt samenwerken met uw team.

Zie Aan de slag met Presentaties om een presentatie te maken. Zie 10 Google Workspace-tips voor krachtige voorstellen voor tips om goede presentaties te geven.

Cirkeldiagram wordt weergegeven op de desktop

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoeken sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
false