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Planifier et gérer un projet

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Tout afficher  |  Tout fermerTout fermer

" "1 Configurer votre projet

1.1 Créer un groupe de messagerie
  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Liste des paramètres.
  4. Cliquez sur Créer un groupe.

Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.


Liste des paramètres pour Groupes

Informations sur le groupe

Option Description
Nom du groupe
Nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces quelques consignes :
  • Les noms peuvent comporter jusqu'à 73 caractères.
  • Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d'identifier facilement la fonction du groupe.
E-mail du groupe

Adresse e-mail utilisée pour le groupe. Si plusieurs domaines sont affichés, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu'à 63 caractères (sans compter la partie correspondant au domaine de l'adresse, telle que @gmail.com).

Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu'adresses e-mail. Consultez la liste des mots réservés.

Si vous créez votre groupe dans un compte professionnel ou scolaire, votre adresse e-mail peut inclure un suffixe, tel que -user-created. Par exemple, si le nom de votre groupe est training, l'adresse e-mail réelle peut être training-user-created@votre_domaine.

Description du groupe

L'objectif du groupe ou la façon dont il est utilisé. Les informations s'affichent sur la page "À propos" du groupe. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes, des liens vers des groupes similaires et bien d'autres informations.

 

Paramètres de confidentialité

Option  Description
Qui peut rechercher le groupe

Sélectionnez l'option déterminant les personnes autorisées à rechercher le groupe en indiquant le nom du groupe, son adresse e-mail ou des conversations :

  • Membres du groupe : si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s'affiche que si votre administrateur a sélectionné l'option permettant aux propriétaires de groupes de masquer des groupes dans l'annuaire.
  • Membres de l'organisation : cette option ne s'affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.
  • Tous les internautes : si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s'affiche que si votre administrateur a sélectionné l'option permettant de rendre les groupes publics.

 

Qui peut rejoindre le groupe

Sélectionnez une option :

  • Utilisateurs invités uniquement : les utilisateurs doivent être invités à rejoindre le groupe. Ils ne peuvent pas s'ajouter au groupe directement, ni demander à le rejoindre.
  • Tout membre de l'organisation peut demander à rejoindre le groupe : les membres de votre organisation peuvent demander à être ajoutés au groupe. Cette option ne s'affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.
  • Tous les membres de l'organisation peuvent rejoindre le groupe : les membres de votre organisation peuvent s'ajouter au groupe. Cette option ne s'affiche que si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire.
  • Tout le monde peut demander à rejoindre le groupe : tous les internautes peuvent demander à être ajoutés au groupe. Si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s'affiche que si votre administrateur a activé l'option permettant aux propriétaires du groupe d'autoriser les membres externes.
  • Tout le monde peut rejoindre le groupe : tous les internautes peuvent s'ajouter au groupe. Si vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire, cette option ne s'affiche que si votre administrateur a activé l'option permettant aux propriétaires du groupe d'autoriser les membres externes.
Qui peut afficher les conversations Sélectionnez les personnes autorisées à voir les conversations publiées dans le groupe.
Qui peut publier des messages Sélectionnez les personnes autorisées à envoyer des messages à l'adresse e-mail du groupe.
Qui peut afficher la liste des membres Sélectionnez les personnes autorisées à afficher la liste des membres du groupe. 

 

Ajout des membres

Option Description
Membres du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de membre.

Par défaut, les membres du groupe disposent des autorisations de base. Selon les paramètres de l'organisation et du groupe, ces autorisations peuvent inclure l'affichage et la publication de conversations, ainsi que l'affichage des membres. Les propriétaires et les gestionnaires du groupe peuvent ajouter des autorisations de membre ou les limiter. Les autorisations définies pour le rôle de membre sont automatiquement accordées aux gestionnaires et aux propriétaires.

Gestionnaires du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de gestionnaire. 

Par défaut, les gestionnaires ont les mêmes droits que les propriétaires, à quelques exceptions près :

  • Supprimer le groupe
  • Désigner un autre membre comme propriétaire
  • Modifier le rôle d'un propriétaire ou ses paramètres d'adhésion

Les propriétaires de groupe peuvent s'octroyer l'exclusivité de n'importe quelle autorisation, afin de restreindre davantage les droits des gestionnaires. Toutefois, ces derniers ont toujours la possibilité de modifier les autorisations afin qu'elles intègrent les gestionnaires.

Un groupe ne peut pas être gestionnaire d'un autre groupe.

Propriétaires du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de propriétaire.

Par défaut, les membres dotés du rôle de propriétaire possèdent toutes les autorisations sur un groupe. La plupart de ces autorisations peuvent être attribuées à d'autres ensembles d'utilisateurs. Passez en revue toutes les autorisations de gestion des membres et du contenu.

Seul un propriétaire peut :

  • supprimer un groupe ;
  • attribuer le rôle de propriétaire à un autre membre du groupe ;
  • modifier les paramètres d'un autre propriétaire ;
  • exporter des messages de groupe à l'aide de Google Takeout.

Seuls les propriétaires et les gestionnaires d'un groupe peuvent modifier ses paramètres.

Dans un groupe donné, un administrateur peut supprimer certaines autorisations de propriétaire, mais pas d'autres :

  • Suppression possible : publier des messages, ajouter, inviter ou approuver de nouveaux membres.
  • Suppression impossible : afficher des membres ou des conversations et contacter d'autres propriétaires.

Un groupe ne peut pas être propriétaire d'un autre groupe.

Message de bienvenue Message envoyé par e-mail aux personnes qui ont été ajoutées au groupe sans avoir été invitées. Cette option n'est disponible que si l'option "Ajouter les membres directement" est activée.
Message d'invitation Message envoyé par e-mail aux personnes pour les inviter à rejoindre le groupe. Les invités doivent cliquer sur le lien figurant dans l'invitation pour rejoindre le groupe. Ce message n'est disponible que si l'option "Ajouter les membres directement" est désactivée.
Abonnement

Préférences de réception des e-mails du groupe. Voici les options disponibles :

  • Chaque e-mail.
  • Récapitulatif.
  • Condensé.
  • Aucun.

Pour recevoir les résumés en condensé ou les récapitulatifs des messages d'un groupe, vous devez activer l'historique des conversations du groupe.

Ajouter les membres directement

Indique si vous souhaitez ajouter directement des membres au groupe ou inviter des membres à le rejoindre.

Si vous activez l'option "Ajouter les membres directement" : les utilisateurs spécifiés sont ajoutés au groupe avec les paramètres d'abonnement que vous sélectionnez. Les membres peuvent modifier leurs paramètres d'abonnement ultérieurement.

Si vous désactivez l'option "Ajouter les membres directement" : les utilisateurs spécifiés reçoivent par e-mail une invitation leur permettant de rejoindre le groupe. Ils ne sont ajoutés au groupe qu'après avoir accepté l'invitation.

1.2 Créer un salon de discussion d'équipe

Créez un salon dans Google Chat pour discuter et échanger des idées avec les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également partager des fichiers dans les salons de discussion.

  1. Ouvrez Chat ou Gmail.
  2. À côté de Salons, cliquez sur Créer "" puis Créer un salon.
  3. Saisissez un nom de salon.
  4. Entrez l'adresse e-mail de votre équipe.
  5. (Facultatif) Pour afficher plusieurs sujets de conversation, sélectionnez Utiliser les fils de discussion.
  6. Cliquez sur Créer.
1.3 Créer un agenda d'équipe ou de projet

Créez un agenda d'équipe pour rassembler les informations concernant les réunions et les congés de vos collaborateurs. Créez un agenda de projet pour suivre l'évolution des tâches et des étapes importantes du projet. La procédure de création est la même dans les deux cas.

Pour créer un agenda d'équipe :

  1. Ouvrez Agenda. Sur la gauche, à côté de l'option Autres agendas, cliquez sur Ajouter d'autres agendas "" puis Créer un agenda.
  2. Donnez un nom à cet agenda et ajoutez une description.
  3. Cliquez sur Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda. Le nouvel agenda apparaît sous Mes agendas.
  5. (Facultatif) Pour modifier les préférences relatives à un agenda, placez le curseur sur ce dernier, puis cliquez sur Plus Plus puis Paramètres.


Pour partager un agenda d'équipe :

  1. Ouvrez Agenda.
  2. Sous Mes agendas, placez le curseur sur l'agenda d'équipe de votre choix et cliquez sur Plus ""puisParamètres et partage.
  3. Sous Partager avec des personnes en particulier, cliquez sur Ajouter des contacts et saisissez l'adresse e-mail de votre équipe.
  4. Sélectionnez une autorisation de partage.
  5. Cliquez sur Envoyer.
Partager un agenda
1.4 Planifier des réunions de suivi régulières

Planifiez des réunions d'équipe régulières afin de connaître l'avancement de chacun et de mettre à jour les tâches dans le plan de projet. Créez la réunion dans votre agenda d'équipe. Envoyez une invitation depuis l'adresse e-mail du groupe Google de votre équipe pour que tous les membres la reçoivent simultanément. Pour en savoir plus, consultez l'article Planifier et organiser une réunion.

  1. Ouvrez l'agenda de votre équipe dans Agenda.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Ajoutez un titre à l'événement.
  4. (Facultatif) Pour afficher les agendas et les disponibilités des autres utilisateurs, cliquez sur Rechercher un horaire.
  5. Cliquez sur la date et l'heurepuisUne seule fois et choisissez une option de répétition.
  6. Cliquez sur Ajouter des invités et saisissez l'adresse e-mail de votre équipe.
  7. (Facultatif) Ajoutez des informations supplémentaires, telles qu'une visioconférence Google Meet, une salle, des pièces jointes et des notifications.
  8. Cliquez sur Enregistrer.
 
1.5 Créer un site Web d'équipe
Créez un site d'équipe sur lequel tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux informations, projets et autres ressources de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez Premiers pas avec Google Sites.

Page et menu de Sites affichés

" "2 Stocker les fichiers du projet

2.1 Créer un dossier pour le projet

Grâce à Google Drive, enregistrez le plan de votre projet, ses caractéristiques et les comptes rendus de réunion dans un dossier de projet partagé dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

Pour créer un dossier dans Mon Drive : 

  1. Ouvrez Drive et cliquez sur Mon Drive.
  2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
  3. Cliquez sur NouveaupuisDossier.
  4. Nommez le dossier et cliquez sur Créer.


Pour placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus ""puisDéplacer vers Déplacer vers.
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

Déplacer des fichiers vers des dossiers
 

Drive partagés

Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un Drive partagé et ajoutez-y des membres. Accordez-leur à tous un accès Contributeur au minimum, afin qu'ils puissent collaborer sur des fichiers. Pour obtenir des instructions, consultez les Bonnes pratiques concernant les Drive partagés. Créez ensuite des dossiers dans le Drive partagé et ajoutez-y des fichiers. 

Pour créer un dossier dans un Drive partagé :

  1. Ouvrez Drive et cliquez sur Drive partagés.
  2. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier.
  3. Cliquez sur NouveaupuisDossier.
  4. Nommez le dossier et cliquez sur Créer.

Remarques :

  • Pour déplacer dans un Drive partagé des dossiers stockés dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé, contactez votre administrateur.
  • Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier racine.


Pour importer un dossier existant depuis votre ordinateur dans un Drive partagé :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un dossier Drive partagé.
  2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Plus NouveaupuisImporter un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.

Importer des fichiers dans Drive


Pour déplacer des fichiers dans un Drive partagé : 

Pour déplacer des fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé, ou entre des Drive partagés, faites glisser les fichiers dans le Drive partagé de destination. Pour déplacer des dossiers, contactez votre administrateur.

Vous pouvez déplacer dans un Drive partagé n'importe quel fichier qui vous appartient, qu'il s'agisse d'un fichier stocké dans un autre dossier Drive, ou sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Si vous n'êtes pas le propriétaire d'un fichier dans Mon Drive, mais que vous disposez d'un accès de type Modification au fichier, vous pouvez déplacer celui-ci vers un Drive partagé à condition que :

  • votre administrateur ait activé cette option ;
  • le propriétaire du fichier soit un membre du Drive partagé vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier.

Dans le cas contraire, vous devez demander au propriétaire de déplacer le fichier vers le Drive partagé.

Pour déplacer des fichiers entre des Drive partagés, vous devez disposer d'un accès de type Gestionnaire au Drive partagé d'origine, et au moins d'un accès de type Contributeur au Drive partagé de destination.

Déplacer des fichiers d

Pour déplacer des fichiers ou des dossiers d'un Drive partagé, vous devez disposer d'un accès Administrateur au Drive partagé. Pour déplacer des fichiers ou des dossiers vers un dossier de Mon Drive, vous devez disposer d'un accès Éditeur au dossier parent.

2.2 Rechercher et déplacer des fichiers de projet existants

Recherchez dans Drive des fichiers existants concernant le projet, tels que des spécifications ou des présentations. Placez-les ensuite dans le dossier de votre projet.

Rechercher des fichiers ou des dossiers dans Drive :

  1. Dans le champ de recherche de Drive, saisissez un mot ou une expression. 
    Pour faciliter votre recherche, Drive vous présente des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères.
  2. Cliquez sur une suggestion pour l'ouvrir, ou cliquez sur Rechercher "" pour afficher la liste des résultats.

Pour utiliser les options de recherche avancée :

  1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas "".
    Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
    • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.

      Remarque : Pour Sites, seuls les sites à l'état d'ébauche (non publiés) pour lesquels vous disposez d'un accès en lecture ou en écriture s'affichent.

    • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
    • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
    • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
    • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
    • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
    • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
    • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
  2. Cliquez sur Rechercher.

Effectuer une recherche dans Drive

Pour placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus ""puisDéplacer vers Déplacer vers.
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.


Déplacer des fichiers vers des dossiers

2.3 Créer un modèle pour vos notes de réunion

Choisissez un modèle de notes de réunion, personnalisez-le et enregistrez-le dans le dossier de projet partagé.

Sélectionnez une option :

  • Dans l'écran d'accueil Docs, Sheets, Slides ou Forms, sélectionnez l'un des modèles proposés en haut de la page. Cliquez sur Galerie de modèles pour afficher d'autres modèles.
    Remarque : Si vous ne trouvez pas la Galerie de modèles, consultez Afficher ou masquer la galerie de modèles.
  • Si vous avez déjà ouvert un fichier dans l'un des éditeurs Docs, cliquez sur FichierpuisNouveaupuisÀ partir du modèle, puis sélectionnez le modèle souhaité.
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau, puis à côté de Google Docs, Sheets, Slides ou Forms, pointez sur la flèche vers la droite "" et cliquez sur À partir d'un modèle.
Créer des documents
2.4 Joindre des fichiers aux invitations aux réunions

Ajoutez des fichiers à l'invitation à la réunion, tels que des notes de réunion ou le plan de projet.

  1. Ouvrez Agenda.
  2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur la réunion d'équipe.
  3. Cliquez sur Modifier "".
  4. Sous Détails de l'événement, cliquez sur Ajouter une pièce jointe "".
  5. Accédez au fichier de votre choix et cliquez dessus.
  6. Cliquez sur Sélectionner.

" "Créer un plan de projet

3.1 Créer un plan de projet et ajouter des tâches

Planifiez votre projet en ajoutant les tâches dans une feuille de calcul. Ajoutez ensuite le plan du projet à votre Drive partagé ou au dossier de Drive partagé.

Pour créer un plan de projet : 

  1. Dans Google Drive, cliquez sur Plus Nouveau puis Google Sheets puis Feuille de calcul vierge.
  2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un nouveau titre pour votre plan de projet.
  3. Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
  4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Pour en savoir plus, consultez Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets.

Nommer une feuille

3.2 Ajouter des descriptions aux tâches

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches nécessitant quelques explications complémentaires.

  1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous souhaitez joindre une remarque.
  2. Sélectionnez Insertion puis Remarque.
  3. Saisissez une description.
  4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.
Insérer des notes
3.3 Ajouter des options de liste

Proposez une liste d'options aux utilisateurs. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

1 Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des options.
2 Cliquez sur Données puis Validation des données .
3 À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
4 Saisissez des options valides en les séparant par une virgule.
5 Cliquez sur Enregistrer.
6 (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

Carte des instructions 1 à 6

3.4 Ajouter des indices de progression

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression :

  1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
  2. Sélectionnez Format puis Mise en forme conditionnelle.
  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :
A Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
B Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
C Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
D Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte "" ou Couleur de remplissage "". Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
E Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
F Cliquez sur OK.

Dans le menu, sous "Format", rechercher les règles de mise en forme conditionnelle

3.5 Recevoir des notifications

Tenez-vous informé des mises à jour et des changements d'état de votre projet avec les notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

Pour ajouter des notifications :

  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils puis Règles de notification.
  2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cliquez sur OK.
Cliquer sur "Outils" pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous définissez des règles de notification

" "Partager les fichiers du projet

4.1 Partager le dossier du projet

Pour partager un dossier ou un fichier à partir d'un salon de discussion d'équipe :

  1. Ouvrez Chat ou Gmail.
  2. Sous Salons, cliquez sur le salon de discussion d'équipe.
  3. En haut du salon, cliquez sur Partager un fichier.
  4. Accédez au dossier ou au fichier dans Mon Drive ou un Drive partagé.
  5. Cliquez sur Sélectionner.
  6. Dans le salon de discussion, cliquez sur Envoyer "".
  7. À côté de Partager avec les membres du salon, sélectionnez une autorisation.
  8. Cliquez sur Envoyer.

Pour partager un dossier de Mon Drive avec votre équipe :

Lorsque vous partagez un dossier avec un groupe, tous les membres reçoivent le même niveau d'accès. Accordez-leur un accès Éditeur afin qu'ils puissent collaborer sur les fichiers.

Pour partager un dossier d'un Drive partagé avec votre équipe :

Les dossiers et fichiers que vous ajoutez à un Drive partagé sont automatiquement partagés avec tous les membres de celui-ci.

Partager des fichiers dans Drive

 

  1. Ouvrez Chat ou Gmail.
    1. Dans Drive, cliquez sur Mon Drive et sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager.
    2. Cliquez sur Partager "".
    3. Saisissez l'adresse e-mail de l'équipe.
    4. Sur la droite, définissez l'autorisation sur Éditeur.
    5. Cliquez sur Envoyer.
4.2 Partager les fichiers du projet pour examen

Lorsque vous êtes prêt, partagez le plan de projet avec votre équipe pour examen. Les fichiers de projet peuvent inclure des plans de projet, des plannings ou des présentations. Lorsque vous partagez des fichiers, accordez aux utilisateurs un accès Commentateur ou Éditeur afin qu'ils puissent ajouter des commentaires ou mettre le contenu à jour.

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous avez créé).

Si vous souhaitez partager un fichier à partir d'un salon de discussion, consultez la section Partager le dossier du projet.

Pour partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Si vous avez choisi d'envoyer une notification aux personnes concernées, toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier reçoivent un e-mail contenant le lien d'accès. Les membres de votre équipe dotés d'un accès Éditeur peuvent :

  • ajouter ou mettre à jour du contenu, tel que les tâches, les propriétaires et les échéances ;
  • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
  • filtrer le contenu des feuilles de calcul ;
  • mettre à jour l'état des tâches ou les notes descriptives dans les feuilles de calcul.

Cliquez sur "Partager" pour ouvrir la fenêtre d


Pour ajouter des commentaires : 

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Ajouter un commentaire "".
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

" "5 Gérer un projet

5.1 Faire le point sur l'avancement des tâches

Pour modifier l'avancement d'une tâche dans le plan du projet :

  1. Dans Sheets, ouvrez le plan du projet.
  2. Modifiez l'état d'une tâche dont vous êtes le propriétaire.

Plan de projet dans Sheets


Pour communiquer l'avancement des tâches à l'équipe avant la réunion :

  1. Dans Agenda, ouvrez l'agenda de votre équipe.
  2. Double-cliquez sur une réunion d'équipe.
  3. Sous Invités, cliquez sur Envoyer un e-mail "".
  4. Indiquez l'avancement des tâches.
  5. Cliquez sur Envoyer.


Pour faire le point sur l'avancement des tâches pendant les réunions d'équipe :

Présentez le plan du projet pendant la réunion d'équipe. Chaque participant peut mettre à jour son avancement en temps réel.

  1. Ouvrez Meet et rejoignez une visioconférence.
  2. En bas de la fenêtre, cliquez sur Présenter maintenant "" et choisissez un mode de partage :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
    • Un onglet
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter la présentation.

Pour faire le point sur l'avancement des tâches en envoyant un e-mail au groupe :

Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément. Demandez-leur de mettre à jour l'avancement de leurs tâches dans le plan du projet.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus


Pour faire le point sur l'avancement des tâches dans Chat :

Envoyez un message de chat aux membres de l'équipe pour savoir où ils en sont.

Pour envoyer un message privé à une personne :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Si le nom ne se trouve pas déjà sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion "".
  3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
    • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
  4. Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
  5. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".


Envoyer un message privé à un groupe :

  1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
  2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe existante, saisissez un message puis cliquez sur Envoyer "".
  3. Si la conversation ne se trouve pas sous "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion ""puis Démarrer une conversation de groupe.
  4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent lorsque vous saisissez du texte.
  5. Cliquez sur OK "".
  6. Saisissez un message, puis cliquez sur Envoyer "".

Envoyer un message à un groupe

5.2 Modifier le calendrier du projet

Si le calendrier, les besoins ou les ressources de votre projet viennent à changer, vous pouvez mettre à jour les documents correspondants. Si vous devez modifier les horaires des réunions en fonction d'un nouveau calendrier, ou ajouter des participants à une réunion, actualisez l'événement dans l'agenda de votre équipe.

Pour mettre à jour un événement existant :

  1. Ouvrez Agenda.
  2. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement.
  3. Cliquez sur Modifier "".
  4. Cliquez sur l'heure ou la date pour le modifier.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Si l'événement est récurrent, choisissez les événements à mettre à jour et cliquez sur OK.
  7. Cliquez sur Envoyer.
 
5.3 Informer les membres de l'équipe des changements

Informez rapidement tous les membres de votre équipe par e-mail lorsque des dates ou des étapes importantes de votre projet sont modifiées.

Pour envoyer des notifications aux membres dans Gmail :

Plutôt que d'ajouter l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe, saisissez l'adresse e-mail du groupe.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Nouveau message "". Il se peut que ce soit Nouveau message "" qui s'affiche.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, en haut de page, cliquez sur Plein écran "" ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

Pour envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de l'écran, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas "" puis Envoyer un e-mail aux membres.
  3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
  4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour vous envoyer une copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
  5. Cliquez sur Envoyer.

L'e-mail inclut un lien vers le Drive partagé.

Envoyer un e-mail aux membres d
5.4 Finaliser les fichiers partagés

Lorsqu'un projet est terminé, vous pouvez modifier ses paramètres de partage ou archiver les fichiers afin que vos collaborateurs ne puissent plus les modifier.

Pour en savoir plus, consultez l'article Partager un document final.

Révoquer l
5.5 Créer un rapport en fin de projet

Lorsque votre projet est terminé, vous pouvez créer une présentation de fin de projet, la partager avec votre équipe et collaborer dessus.

Pour créer une présentation, consultez Premiers pas avec Slides. Pour obtenir des conseils sur la création de présentations, consultez 10 astuces Google Workspace pour rédiger des propositions efficaces.

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