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Planejar e gerenciar um projeto

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" "1  Criar seu projeto

1.1 Criar um grupo de e-mails
  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. No canto superior esquerdo, clique em Criar grupo.
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Referência de configurações
  4. Clique em Criar grupo.

Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.


Referência de configurações do Grupos

Informações do grupo

Opção Descrição
Nome do grupo
Nome que identifica o grupo em listas e mensagens. Siga estas diretrizes:
  • Os nomes podem ter até 73 caracteres.
  • Use nomes que deixem clara a finalidade do grupo.
E-mail do grupo

​Endereço de e-mail usado para o grupo. Se houver mais de um domínio, selecione o apropriado na lista. Os endereços de e-mail podem ter até 63 caracteres. Esse limite não inclui o domínio do endereço, como @gmail.com.

Algumas palavras são reservadas e não podem ser usadas em endereços de e-mail. Veja as palavras reservadas.

Se você está criando um grupo com uma conta do trabalho ou da escola, o endereço de e-mail pode incluir um sufixo, como -criado-pelo-usuario. Por exemplo, se o nome do grupo for Treinamento, o endereço de e-mail poderá ser treinamento-criado-pelo-usuario@seu_domínio.

Descrição do grupo

A finalidade do grupo ou como ele é usado. Essas informações aparecem na página "Sobre" do grupo. Você pode incluir dados sobre os participantes e o conteúdo, perguntas frequentes, links para grupos relacionados, entre outras opções.

 

Configurações de privacidade

Opção  Descrição
Quem pode pesquisar pelo grupo

Escolha a seguir quem pode encontrar o grupo ao pesquisar por nome, endereço de e-mail ou conversas:

  • Participantes do grupo: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e o administrador permitir que os proprietários ocultem os grupos do diretório.
  • Participantes da organização: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa na Web: essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e o administrador tiver tornado os grupos públicos.

 

Quem pode participar do grupo

Escolha uma das seguintes opções:

  • Somente usuários convidados: as pessoas precisam ser convidadas para participar do grupo. Elas não podem se adicionar nem pedir para participar.
  • Qualquer pessoa da organização pode pedir para participar: as pessoas na sua organização podem pedir para serem adicionadas ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa da organização pode participar: as pessoas na sua organização podem se adicionar ao grupo.Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho.
  • Qualquer pessoa pode pedir: qualquer pessoa na Web pode pedir para ser adicionada ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e seu administrador tiver definido a opção para os proprietários dos grupos permitirem participantes externos.
  • Qualquer pessoa pode participar: qualquer pessoa na Web pode se adicionar ao grupo. Essa opção só aparecerá se você tiver feito login em uma conta escolar ou de trabalho e seu administrador tiver definido a opção para os proprietários dos grupos permitirem participantes externos.
Quem pode ver as conversas Selecione quem pode ver as conversas postadas no grupo.
Quem pode postar Selecione quem pode enviar mensagens para o endereço de e-mail do grupo.
Quem pode ver os participantes Selecione quem pode ver a lista de participantes do grupo. 

 

Adicionar participantes

Opção Descrição
Participantes do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Participante".

Por padrão, os participantes do grupo têm permissões básicas. Dependendo das configurações da organização e do grupo, essas permissões podem incluir ver e postar conversas e ver os participantes. Os proprietários e gerentes do grupo podem adicionar ou limitar as permissões dos participantes. As permissões definidas para essa função são automaticamente concedidas aos gerentes e proprietários.

Gerentes do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Gerente". 

Por padrão, os gerentes têm as mesmas permissões dos proprietários, exceto para:

  • excluir o grupo;
  • transformar outro participante em proprietário;
  • mudar a função de um proprietário ou as configurações de inscrição.

Os proprietários do grupo podem definir as permissões como exclusivas, limitando ainda mais as dos gerentes. Mas os gerentes sempre podem ajustá-las para se incluir nas permissões.

Um grupo não pode ser gerente de outro.

Proprietários do grupo Os nomes ou os endereços de e-mail das pessoas que serão adicionadas e terão a função "Proprietário".

Por padrão, todas as permissões de um grupo são atribuídas aos participantes com a função "Proprietário". Muitas dessas permissões podem ser atribuídas a outros conjuntos de usuários. Revise todas as permissões de gerenciamento de conteúdo e participantes.

Só o proprietário pode fazer o seguinte:

  • Excluir um grupo
  • Tornar outro participante um proprietário
  • Mudar as configurações de outro proprietário
  • Exportar mensagens em grupo usando o Google Takeout

Só proprietários e gerentes podem mudar as configurações de um grupo.

Em um determinado grupo, um administrador pode remover algumas permissões do proprietário, mas não outras:

  • É possível remover: permissões para postar mensagens ou adicionar, convidar ou aprovar novos participantes.
  • Não é possível remover: permissões para ver os participantes, as conversas ou entrar em contato com outros proprietários.

Um grupo não pode ser o proprietário de outro.

Mensagem de recepção Uma mensagem enviada por e-mail às pessoas adicionadas ao grupo sem terem sido convidadas. Só está disponível quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está ativada.
Mensagem do convite Uma mensagem enviada por e-mail às pessoas convidadas para participar do grupo. Os convidados clicam em um link no convite para participar. Só está disponível quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está desativada.
Assinatura

As preferências para receber e-mails do grupo. As opções incluem o seguinte:

  • Cada e-mail
  • Resumo por e-mail
  • E-mail de resumos.
  • Nenhum

Para receber os resumos das mensagens de um grupo de uma das duas maneiras acima, você precisa ativar o histórico de conversas do grupo.

Adicionar participantes diretamente

Você pode adicionar participantes ao grupo diretamente ou convidar pessoas para participar.

Quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está ativada, os usuários especificados são adicionados ao grupo com as configurações de inscrição selecionadas. Os participantes podem mudar as próprias configurações de inscrição.

Quando a opção "Adicionar participantes diretamente" está desativada, os usuários especificados recebem um convite por e-mail para participar do grupo. Eles só são adicionados depois que aceitam esse convite.

1.2 Criar uma sala de chat de equipe

Crie uma sala no Google Chat para conversas rápidas e discussõe de ideias com sua equipe. Também é possível compartilhar arquivos em salas de chat.

  1. Abra o Chat ou o Gmail.
  2. Ao lado de "Salas", clique em Criar "" e depois Criar sala.
  3. Digite um nome para a sala.
  4. Digite o endereço de e-mail da sua equipe.
  5. (Opcional) Para permitir vários temas de conversa, selecione Usar respostas agrupadas.
  6. Clique em Criar.
1.3 Criar uma agenda de equipe ou projeto

Crie uma agenda de equipe para monitorar as reuniões e o período de férias dos membros. Crie uma agenda de projeto para monitorar as etapas e tarefas de um projeto. Você pode criar essas agendas da mesma forma.

Criar uma agenda de equipe:

  1. Abra o Agenda. À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar outras agendas "" e depois Criar nova agenda.
  2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
  3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso horário.
  4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda é exibida em Minhas agendas.
  5. (Opcional) Para atualizar as preferências da agenda, aponte para ela e clique em Mais Mais e depois Configurações.


Compartilhar uma agenda de equipe:

  1. Abra o Agenda.
  2. Em Minhas agendas, aponte para a agenda de equipe e clique em Mais ""e depoisConfigurações e compart..
  3. Em Compartilhar com pessoas específicas, clique em Adicionar pessoas e adicione o endereço de e-mail da sua equipe.
  4. Escolha uma permissão de compartilhamento.
  5. Clique em Enviar.
Compartilhar uma agenda
1.4 Programar reuniões de acompanhamento

Programe reuniões de equipe regularmente para você receber atualizações de status de todos e atualizar as tarefas no plano de projeto. Crie a reunião na agenda da sua equipe. Envie e-mails para todos de uma só vez usando o endereço de e-mail da equipe no Grupos do Google. Veja mais informações em Planejar e fazer uma reunião.

  1. Abra a agenda da sua equipe no Agenda.
  2. Clique em Criar.
  3. Adicione um título de evento.
  4. (Opcional) Para ver as agendas e a disponibilidade das pessoas, clique em Encontrar um horário.
  5. Clique na hora e na datae depoisNão se repete e escolha uma opção de repetição.
  6. Clique em Adicionar convidados e adicione o endereço de e-mail da sua equipe.
  7. (Opcional) Adicione outros detalhes, como videoconferência do Google Meet, salas, anexos e notificações.
  8. Clique em Salvar.
 
1.5 Criar um site de equipe
Crie um site de equipe onde todos na organização possam encontrar as informações, os projetos e outros recursos da sua equipe. Veja mais informações em Primeiros passos no Sites.

Página e menu do Sites

" "2. Armazenar arquivos de projetos

2.1 Criar uma pasta para o projeto

Use o Google Drive para armazenar seu plano de projeto, as especificações e as atas das reuniões em uma pasta de projetos compartilhada no Meu Drive ou em um drive compartilhado.

Criar uma pasta no Meu Drive: 

  1. Abra o Drive e clique em Meu Drive.
  2. Acesse o local onde você quer criar uma pasta.
  3. Clique em Novoe depoisPasta.
  4. Dê um nome para a pasta e clique em Criar.


Mover um arquivo para uma pasta no Meu Drive:

  1. Selecione o arquivo.
  2. Clique em Mais ""e depois Mover para Mover para.
  3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no Meu Drive à esquerda.

Mover arquivos para pastas
 

Drives compartilhados

Se ainda não tiver feito isso, crie um drive compartilhado e adicione membros. Dê a todos os membros acesso de Colaborador para eles colaborarem nos arquivos. Veja instruções em Práticas recomendadas para os drives compartilhados. Em seguida, crie pastas no drive compartilhado e adicione arquivos. 

Criar uma pasta em um drive compartilhado:

  1. Abra o Drive e clique em Drives compartilhados.
  2. Acesse o local onde você quer criar uma pasta.
  3. Clique em Novoe depoisPasta.
  4. Dê um nome para a pasta e clique em Criar.

Observações:

  • Se você quiser mover para um drive compartilhado pastas armazenadas no Meu drive ou em outro drive compartilhado, entre em contato com o administrador.
  • As subpastas precisam ter a mesma permissão da pasta de nível superior.


Fazer o upload de uma pasta do seu computador para um drive compartilhado:

  1. À esquerda, clique em uma pasta do drive compartilhado.
  2. Na área de trabalho, arraste uma pasta para um drive compartilhado. Também é possível clicar em Google+ Novoe depoisUpload de pasta. Procure e abra a pasta.

Fazer o upload de arquivos para o Drive


Mover arquivos para um drive compartilhado

Se você quiser mover arquivos entre drives compartilhados ou do Meu Drive para um drive compartilhado, arraste-os para a pasta de destino. Para mover pastas, entre em contato com o administrador.

Você pode mover qualquer arquivo seu para um drive compartilhado: seja de outro local do Drive, do computador ou de um dispositivo móvel.

Se você não for proprietário de um arquivo no Meu Drive, mas tiver acesso de edição ao arquivo, poderá movê-lo para um drive compartilhado se estas situações forem aplicáveis:

  • Seu administrador ativou essa opção.
  • O proprietário do arquivo é um participante do drive compartilhado para onde você quer mover o arquivo.

Caso contrário, você precisará pedir que o proprietário mova o arquivo para o drive compartilhado.

Para mover os arquivos entre os drives compartilhados, você precisa ter acesso de administrador no drive compartilhado original e acesso de colaborador, pelo menos, no drive compartilhado de destino.

Mover arquivos entre drives compartilhados

Se você quiser remover arquivos ou pastas de um drive compartilhado, precisará ter acesso de Administrador ao drive compartilhado. Se quiser mover arquivos ou pastas para uma pasta no Meu Drive, precisará ter acesso de Editor à pasta mãe.

2.2 Encontrar e mover arquivos de projetos

Encontre todos os arquivos de um projeto, como apresentações ou especificações, no Google Drive. Em seguida, mova os arquivos para a pasta do projeto.

Pesquise arquivos ou pastas no Drive:

  1. Na caixa de pesquisa do Drive, digite uma palavra ou frase. 
    Para agilizar a pesquisa, o Drive sugere os termos conforme você digita.
  2. Clique em uma sugestão para abri-la ou em Pesquisar "" para ver uma lista de resultados.

Use as opções de pesquisa avançada:

  1. À direita da caixa de pesquisa, clique na seta para baixo "".
    Escolha qualquer opção ou uma combinação de opções para filtrar os resultados ainda mais.
    • Tipo: pesquise pelo tipo de arquivo.

      Observação: só aparecem rascunhos de sites (não publicados) em que você tem acesso para ver ou editar.

    • Proprietário: pesquise pelo proprietário do arquivo.
    • Local: pesquise pelo local, inclusive os itens na Lixeira ou Com estrela. Você só pode pesquisar pastas no "Meu Drive" ou em drives compartilhados.
    • Data de modificação: veja os itens modificados recentemente por qualquer pessoa, não só por você.
    • Nome do item: pesquise um termo no nome do arquivo.
    • Com as palavras: pesquise arquivos com palavras específicas.
    • Compartilhado com: procure alguém que tem acesso ao arquivo.
    • Acompanhamento: pesquise seus arquivos com sugestões ou arquivos com ações necessárias atribuídas a você.
  2. Clique em Pesquisar.

Pesquisar no Drive

Mover um arquivo para uma pasta no Meu Drive:

  1. Selecione o arquivo.
  2. Clique em Mais ""e depois Mover para Mover para.
  3. Selecione a pasta e clique em Mover ou Mover para cá.

Também é possível arrastar arquivos e pastas para uma pasta no Meu Drive à esquerda.


Mover arquivos para pastas

2.3 Criar um modelo de ata da reunião

Escolha um modelo de ata da reunião, personalize-o e salve-o na pasta compartilhada do projeto.

Escolha uma opção:

  • Na parte superior da tela inicial do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários, selecione um dos modelos em destaque. Clique em Galeria de modelos para ver mais opções.
    Observação: se você não encontrar a Galeria de modelos, acesse Exibir ou ocultar a Galeria de modelos.
  • Caso você já tenha um arquivo aberto em um dos Editores de arquivos Google, clique em Arquivoe depoisNovoe depoisCom base em um modelo e selecione um modelo.
  • No Drive e clique em Novo. Ao lado do Documentos, Planilhas, Apresentações, ou Formulários, aponte para a seta para a direita "" e clique em Com base em um modelo.
Criar documentos
2.4 Anexar arquivos de projetos a reuniões

Adicione arquivos ao convite da reunião, como a ata da reunião ou o plano de projeto.

  1. Abra o Agenda.
  2. Na grade da agenda, clique na reunião de equipe.
  3. Clique em Editar "".
  4. Em Detalhes do evento, clique em Adicionar anexo "".
  5. Acesse um arquivo e clique nele.
  6. Clique em Selecionar.

" "3. Criar um plano de projeto

3.1 Criar um plano de projeto e adicionar tarefas

Para criar um plano de projeto, adicione tarefas a uma planilha. Em seguida, adicione o plano de projeto ao seu drive compartilhado ou a uma pasta desse drive.

Criar um plano de projeto: 

  1. No Google Drive, clique em Google+ Novo e depois Planilhas Google e depois Planilha em branco.
  2. Clique em Planilha sem nome e digite um novo título para o plano de projeto.
  3. Adicione cabeçalhos de colunas. Por exemplo, você pode rastrear as tarefas de um projeto e incluir colunas como "Proprietário da tarefa", "Data de conclusão", "Status" e "Comentários".
  4. Adicione conteúdo à planilha para rastrear o plano do projeto. Depois que você compartilhar a planilha, outras pessoas também poderão adicionar conteúdo.

Veja mais informações em Criar planos de projeto dinâmicos com o Planilhas.

Nomear uma página

3.2 Adicionar descrições de tarefas

Se o cabeçalho da coluna ou a tarefa precisar de mais explicações, adicione uma nota descritiva.

  1. Selecione a coluna ou as células para adicionar uma nota.
  2. Selecione Inserir e depois Nota.
  3. Digite a descrição.
  4. Clique em qualquer lugar fora da nota para fechá-la.
Inserir notas
3.3 Adicionar opções de listas

Permita que as pessoas escolham as opções em uma lista. Por exemplo, para monitorar o andamento de um plano de projeto, crie uma coluna "Status" com opções como "Não iniciado", "Em andamento" ou "Concluído".

1 Selecione a coluna para adicionar as opções.
2 Clique em Dadose depoisValidação de dados.
3 Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens.
4 Digite as opções válidas separadas por vírgulas.
5 Clique em Salvar.
6 (Opcional) Para ver as opções, clique na seta em uma célula abaixo da coluna.

Mapa das instruções de 1 a 6

3.4 Adicionar medidores de progresso

Use regras de formatação condicional para ver rapidamente o andamento das tarefas do seu projeto. Por exemplo, adicione cores para destacar as tarefas concluídas das que ainda não foram iniciadas ou estão em andamento.

Crie medidores de progresso:

  1. Abra o Planilhas e selecione a coluna para aplicar as regras de formatação.
  2. Selecione Formatar e depois Formatação condicional.
  3. Defina as regras. Neste exemplo, você atribui uma cor diferente às tarefas Concluídas, Não iniciadas ou Em andamento:
A Na guia Cor única, em Formatar células se, selecione O texto contém.
B Na caixa em O texto contém, digite Concluído.
C Em Estilo de formatação, clique na lista para escolher se o plano de fundo ou o texto serão coloridos.
D Para atribuir um texto personalizado ou uma cor de plano de fundo, clique em Cor do texto "" ou Cor de preenchimento "". Se necessário, especifique uma cor para o texto e outra para o plano de fundo.
E Se você quiser adicionar regras, clique em Adicionar outra regra e siga as mesmas etapas. Por exemplo, atribua um plano de fundo vermelho a tarefas Não iniciadas e um plano de fundo laranja a tarefas Em andamento.
F Clique em Concluído.

No menu, em "Formatar", encontrar as regras de formatação condicional

3.5 Receber notificações

Acompanhe as atualizações no projeto e alterações de status com notificações por e-mail. Você saberá quando alguém fez uma alteração no seu plano de projeto, quem fez a alteração, quando ela foi feita e o que foi alterado. Você também pode escolher com que frequência quer ser notificado.

Adicionar notificações:

  1. Na planilha, selecione Ferramentas e depois Regras de notificação.
  2. Selecione como e com que frequência você quer receber notificações.
  3. Clique em Salvar.
  4. Clique em Concluído.
Clicar em "Ferramentas" para abrir uma janela onde você define as regras de notificação

" "Compartilhar arquivos de projetos

4.1 Compartilhar a pasta do projeto

Compartilhar uma pasta ou um arquivo de uma sala de chat de equipe:

  1. Abra o Chat ou o Gmail.
  2. Em Salas, clique na sala de chat de equipe.
  3. Na parte superior da sala, clique em Compartilhar um arquivo.
  4. Acesse a pasta ou o arquivo em Meu Drive ou em um drive compartilhado.
  5. Clique em Selecionar.
  6. Na sala de chat, clique em Enviar "".
  7. Ao lado de Compartilhar com os participantes da sala, escolha uma permissão.
  8. Clique em Enviar.

Compartilhar uma pasta no Meu Drive com sua equipe:

Quando você compartilha uma pasta com um grupo, todos os participantes têm o mesmo nível de acesso. Conceda acesso de editor para que eles possam colaborar nos arquivos.

Compartilhe uma pasta em um drive compartilhado com sua equipe:

Em um drive compartilhado, todos os arquivos e as pastas que você adiciona são compartilhados automaticamente com os participantes.

Compartilhar arquivos no Drive

 

  1. Abra o Chat ou o Gmail.
    1. No Drive, clique em Meu Drive e selecione a pasta que você quer compartilhar.
    2. Clique em Compartilhar "".
    3. Digite o endereço de e-mail da equipe.
    4. À direita, defina a permissão como Editor.
    5. Clique em Enviar.
4.2 Compartilhar arquivos de projetos para análise

Quando estiver tudo pronto, compartilhe o plano de projeto com sua equipe para análise. Os arquivos do projeto podem incluir planos de projetos, agendas ou apresentações. Ao compartilhar os arquivos, conceda acesso de comentarista ou editor para que as pessoas possam adicionar comentários ou atualizar o conteúdo.

Em seguida, compartilhe o plano do projeto com os integrantes da equipe ou com o grupo que você criou para ela.

Veja como compartilhar um arquivo de uma sala de chat em Compartilhar a pasta do projeto.

Compartilhar um arquivo de sua propriedade ou que você pode editar:

  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar "".
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo ""e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Se você tiver optado por enviar uma notificação, todas as pessoas com quem o arquivo foi compartilhado receberão um e-mail com um link.Quando você concede acesso de editor aos integrantes da equipe, eles podem:

  • adicionar ou atualizar conteúdo, como tarefas, proprietários e datas de conclusão;
  • inserir comentários endereçados a pessoas específicas;
  • filtrar conteúdo em planilhas;
  • atualizar o status de tarefas ou notas descritivas em planilhas.

Clicar em "Compartilhar" para abrir a janela onde você adiciona pessoas e depois clicar em "Enviar"


Adicionar comentários: 

  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

" "5   Gerenciar um projeto

5.1 Receber atualizações do status de tarefas

Fazer atualizações de status no plano de projeto:

  1. No Planilhas, abra o plano de projeto.
  2. Ao lado de uma tarefa sua, altere o status.

Plano de projeto no Planilhas


Enviar atualizações de status antes de uma reunião de equipe:

  1. No Agenda, abra a agenda da sua equipe.
  2. Clique duas vezes em uma reunião de equipe.
  3. Em Convidados, clique em E-mail. "".
  4. Faça as atualizações de status.
  5. Clique em Enviar.


Receber atualizações de status durante as reuniões de equipe:

Apresente o plano de projeto nas reuniões de equipe. Todos podem atualizar o status em tempo real.

  1. Abra o Meet e participe de uma videochamada.
  2. Na parte inferior, clique em Apresentar agora "" e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  3. Clique em Compartilhar.
  4. Quando terminar a apresentação, clique em Parar apresentação.

Receber atualizações de status usando o e-mail do grupo:

Envie um e-mail para todos de uma vez usando o endereço de e-mail do grupo. Peça para as pessoas atualizarem as tarefas no plano de projeto.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima


Receber atualizações de status usando o Chat:

Envie uma mensagem de chat a um membro da equipe para receber a atualização do status dessa pessoa.

Enviar uma mensagem direta:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat "".
  3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
  4. Selecione o destinatário da mensagem.
  5. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".


Enviar uma mensagem direta para um grupo:

  1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
  2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat ""e Iniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
  5. Clique em Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".

Enviar uma mensagem para um grupo

5.2 Alterar cronogramas de projetos

Se os cronogramas, os requisitos ou os recursos forem alterados, atualize a documentação do projeto. Se você precisar alterar os horários das reuniões devido a um novo cronograma ou adicionar novos participantes a uma reunião, atualize a agenda da equipe.

Para atualizar um evento:

  1. Abra o Agenda.
  2. Na grade da agenda, clique no evento.
  3. Clique em Editar "".
  4. Clique na hora ou na data para alterá-lo.
  5. Clique em "Salvar".
  6. Se o evento for recorrente, escolha quais eventos serão atualizados e clique em OK.
  7. Clique em Enviar.
 
5.3. Notificar os integrantes da equipe sobre alterações

Se as datas ou etapas do projeto forem alteradas, notifique rapidamente todos os membros da equipe por e-mail.

Notificar os membros no Gmail:

Em vez de adicionar o endereço de e-mail de cada membro da equipe ao seu e-mail, basta digitar o endereço de e-mail do grupo.

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Escrever "". É possível que o ícone seja "".
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, no canto superior, clique em Maximizar "" ou Sair da tela cheia  Sair da tela cheia.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos Insert file using Drive ou fotos Insert image do Drive.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

Enviar e-mail aos membros de um drive compartilhado:

  1. À esquerda, clique em um drive compartilhado.
  2. Na parte superior, ao lado do nome do drive, clique na seta para baixo "" e depois Enviar e-mail aos membros.
  3. Altere o assunto e digite a mensagem.
  4. (Opcional) Para enviar e-mails apenas aos membros com níveis de acesso específicos ou enviar uma cópia do e-mail para você mesmo, marque as caixas correspondentes.
  5. Clique em Enviar.

O e-mail tem um link para o drive compartilhado.

Enviar e-mail aos membros de um drive compartilhado
5.4 Finalizar arquivos compartilhados

Ao terminar de colaborar no projeto, você pode alterar as configurações de compartilhamento ou arquivar os arquivos finalizados para que não sejam mais editados pelos colaboradores.

Veja mais informações em Compartilhar um documento final.

Remover o acesso
5.5 Criar um relatório de fim de projeto

Ao concluir o projeto, você pode criar uma apresentação de fim de projeto para compartilhar e colaborar com sua equipe.

Veja como criar uma apresentação em Primeiros passos no Apresentações. Para ver dicas sobre como fazer apresentações, consulte 10 dicas do Google Workspace para propostas convincentes.

Gráfico de pizza exibido na área de trabalho

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