学习内容
| 在项目整个生命周期内与他人进行沟通和协作的最佳做法。 |
您需要：
10 分钟
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本教程中的内容
|
1 设置项目 |
全部展开 | 全部收起全部收起 |
- 登录 Google 网上论坛。
- 点击顶部的创建群组。
- 输入相关信息，并为群组选择设置。 以下是一些建议的设置：
- 谁可以查看会话：仅限团队成员（如果您希望保持项目通信私密）。
- 群组成员：项目团队中每个成员的电子邮件地址
- 群组管理员：今后可能需要向团队添加其他成员的团队成员的电子邮件地址。
- 直接添加成员：启用此选项后，您就可以控制哪些人可以加入群组。
- 点击创建群组。
在 Google Chat 中创建聊天室，与团队成员快速交流、集思广益。您也可以在聊天室中共享文件。
创建团队日历以跟踪团队会议和休假时间。创建项目日历以跟踪项目里程碑和日期。这两种日历的创建方式相同。
创建日历
您只能通过浏览器（而非 Google 日历应用）创建新日历。创建日历后，您可以通过浏览器和应用查看。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 在左侧“其他日历”旁边，点击“添加其他日历”图标
创建新日历。
- 为您的日历添加名称和说明。
- 点击创建日历。
- 如果您想要与他人共享您的日历，在左侧边栏中点击相应日历，然后选择与特定的人共享。
创建新日历。与您的团队共享日历
- 在计算机上打开 Google 日历。您无法在 Google 日历应用中与他人共享日历。
- 在页面左侧，找到“我的日历”部分。要展开这一部分，请点击向下箭头
。
- 将光标悬停在要共享的日历上，点击“更多选项”图标
设置和共享。
- 在“与特定的人共享”下方，点击添加共享对象。
- 添加共享对象或 Google 群组的电子邮件地址。使用下拉菜单调整其权限设置。详细了解访问权限。
- 点击发送。
- 收件人需要点击电子邮件中的链接，才能将日历添加到列表中。了解如何添加其他用户的日历。
。
设置和共享。提示：要共享非您所有的日历，您需要请求所有者授予“进行更改和管理共享设置”权限。
在共享的电子表格中与团队成员一起跟踪、更新和协作处理项目任务。有关详情，请参阅使用 Google 表格创建项目计划。
定期召开团队会议，向每位成员了解最新动态，并更新项目计划中的任务。请在团队日历中创建会议。使用您团队的 Google 群组电子邮件地址一次向所有人发送邀请。有关详情，请参阅计划并召开会议。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 点击左上角的“创建”图标
。
- 为活动添加标题和任何其他详细信息。
- 在“不重复”旁边，点击向下箭头
。
- 选择您想要的活动重复周期以及重复性活动的结束时间。
- 点击右上角的保存。
。
。构建团队网站，让贵单位中的所有人都能够查询您团队的信息、项目和其他资源。有关详情，请参阅开始使用 Google 协作平台。
2 存储项目文件 |
使用 Google 云端硬盘将项目计划、规范和会议记录保存到“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的共享项目文件夹中。
在“我的云端硬盘”中创建文件夹
- 打开云端硬盘，然后点击我的云端硬盘。
- 找到您要创建文件夹的位置。
- 点击新建
文件夹。
- 为文件夹命名，然后点击创建。
将文件移至“我的云端硬盘”中的文件夹
- 选择文件。
- 点击“更多”图标
。
- 选择文件夹，然后点击移动或移到此处。
您也可以将文件和文件夹拖到左侧“我的云端硬盘”内的文件夹中。
共享云端硬盘
如果您还没有共享云端硬盘，请创建一个并添加成员。向所有成员授予至少贡献者访问权限，以便他们协作处理文件。有关说明，请参阅关于共享云端硬盘的最佳做法。然后，在共享云端硬盘中创建文件夹并添加文件。
在共享云端硬盘中创建文件夹
- 打开云端硬盘，然后点击共享云端硬盘。
- 找到您要创建文件夹的位置。
- 点击新建
- 为文件夹命名，然后点击创建。
注意：
- 要将已存储在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的文件夹移动到其他共享云端硬盘中，请联系您的管理员。
- 子文件夹的权限设置必须与顶级文件夹相同。
将您计算机中的现有文件夹上传到共享云端硬盘
- 在左侧点击相应共享云端硬盘文件夹。
- 在桌面设备上，将现有文件夹拖到共享云端硬盘中。或者，点击
新建
将文件移动到共享云端硬盘
要将文件从“我的云端硬盘”移至共享云端硬盘，或者在共享云端硬盘之间移动文件，请将文件拖到目标共享云端硬盘中。要移动文件夹，请与您的管理员联系。
要将文件从“我的云端硬盘”移动到共享云端硬盘，您必须是共享云端硬盘的成员，并且身份为贡献者、内容管理员或管理员。
您可以将自己拥有的任何文件移到共享云端硬盘，无论该文件是位于云端硬盘中的其他位置，还是位于您的计算机或移动设备中。
如果您不是“我的云端硬盘”中某个文件的所有者，但对该文件至少有编辑权限，则在以下情况下，您可以将该文件移动到共享云端硬盘：
- 您的管理员已启用此选项。
- 该文件的所有者是目标共享云端硬盘的成员。
- 您是目标共享云端硬盘的成员，并且拥有贡献者、内容管理员或管理员权限。
若不符合上述条件，则需请文件所有者将该文件移动到共享云端硬盘。
要在共享云端硬盘之间移动文件，您需要对原共享云端硬盘拥有管理员权限，并且对目标共享云端硬盘至少拥有贡献者权限。
要将文件或文件夹移出共享云端硬盘，您需要具备该共享云端硬盘的管理员权限。要将文件或文件夹移入“我的云端硬盘”中的文件夹，您需要具备父级文件夹的编辑者权限。
在云端硬盘中查找现有的任意项目文件，例如项目规范或演示文稿。然后，将这些文件移动到您的项目文件夹中。
在云端硬盘中搜索文件或文件夹
- 在云端硬盘搜索框中输入字词或词组。
为帮助您更快地进行搜索，云端硬盘会在您输入文本的过程中提供建议的搜索字词。- 点击建议将其打开，或点击“搜索”图标
以查看结果列表。
使用高级搜索选项
- 点击搜索框右侧的向下箭头
。
选择任意选项或多个选项的组合，以进一步过滤结果。- 类型：按文件类型搜索。
注意：搜索协作平台网站时，系统仅显示您拥有查看或编辑权限的草稿（未发布）网站。
- 所有者：按文件所有者搜索。
- 位置：按位置搜索（包括“回收站”或“已加星标”中的内容）。您只能搜索“我的云端硬盘”或“共享云端硬盘”中的文件夹。
- 修改日期：查看近期被任何人（不仅仅是您自己）修改过的内容。
- 项目名称：搜索文件名中的字词。
- 包含字词：搜索内容包含特定字词的文件。
- 共享对象：搜索指定用户可以访问的文件。
- 后续跟进：搜索您拥有的包含建议的文件，或分配给您的包含操作项的文件。
- 类型：按文件类型搜索。
- 点击搜索。
将文件移至“我的云端硬盘”中的文件夹
- 选择文件。
- 点击“更多”图标
- 选择文件夹，然后点击移动或移到此处。
您也可以将文件和文件夹拖到左侧“我的云端硬盘”内的文件夹中。
在会议邀请中添加文件，例如会议记录或项目计划。
- 打开 Google 日历。
- 在日历网格中，点击团队会议。
- 点击“编辑”图标
。
- 在活动详情下方，点击“添加附件”图标
。
- 找到并点击某个文件。
- 点击选择。
3 创建项目计划 |
在电子表格中添加任务，从而绘制出您的项目。然后，将项目计划添加到您的共享云端硬盘或共享云端硬盘文件夹。
- 在 Google 云端硬盘中，点击
- 点击无标题电子表格，然后为您的项目计划输入新标题。
- 添加各个列标题。例如，您可能是要跟踪某个项目的任务，这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
- 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后，其他人也可以添加内容。
有关详情，请参阅使用 Google 表格创建动态项目计划。
如果您需要对列标题或任务稍加说明，可以添加说明性备注。
- 选择要添加备注的列或单元格。
- 选择插入
- 输入您的说明。
- 点击备注以外的任意位置即可将其关闭。
让用户从列表选项中进行选择。例如，要跟踪项目计划的进度，请创建“状态”列，并为该列添加选项，例如“尚未开始”、“正在进行中”或“已完成”。
| 选择要添加选项的列。 | |
| 点击数据 |
|
| 在条件旁边，选择项列表。 | |
| 输入有效选项并以英文逗号分隔。 | |
| 点击保存。 | |
| （可选）要查看选项，请点击列下方的单元格中的箭头。 |
借助条件格式规则，项目进度一目了然。例如，为已完成的任务添加颜色，将其与尚未开始或正在进行中的任务区分开来。
- 打开表格，选择要应用格式规则的列。
- 选择格式
- 设置规则。在本例中，可以为“已完成”、“尚未开始”或“进行中”的任务分别指定不同的颜色：
在单一颜色标签中，在符合以下条件时为单元格应用格式下方，选择文本包含。 在文字包含下方的框中，输入已完成。 在格式样式下方，如果要让背景或文本以某种颜色显示，请点击列表选择颜色。 要指定自定义的文本颜色或背景颜色，请点击“文本颜色”图标 或“填充颜色”图标
。如果需要，可以为文本和背景分别指定一种颜色。
如果您想添加更多规则，请点击添加其他规则，然后按同样的步骤操作即可。例如，可以为尚未开始的任务指定红色背景，为进行中的任务指定橘色背景。 点击完成。
通过电子邮件通知随时了解项目动态和状态变化。您会在他人对项目进行更改时收到通知，而且可以知道什么人在什么时候做了哪些更改。您还可以选择接收通知的频率。
添加通知
- 在电子表格中选择工具
- 选择接收通知的时间和频率。
- 点击保存。
- 点击完成。
4 共享项目文件 |
在团队聊天室中共享文件夹或文件
- 打开 Chat 或 Gmail。
- 在聊天室下方，点击某个团队聊天室。
- 点击聊天室顶部的共享文件。
- 找到“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中的相关文件夹或文件。
- 点击选择。
- 在聊天室中，点击“发送”图标
。
- 在与聊天室成员共享旁边，选择权限。
- 点击发送。
与团队共享“我的云端硬盘”中的文件夹
与群组共享文件夹时，所有成员将获得相同级别的访问权限。请向团队成员授予编辑者访问权限，以便他们协同处理文件。
将共享云端硬盘中的文件夹与团队共享
系统会自动将您放入共享云端硬盘的所有文件夹和文件与共享云端硬盘成员共享。
准备就绪后，与您的团队共享项目计划以进行审核。项目文件可能包含项目计划、日程表或演示文稿。当您共享文件时，请向共享对象授予评论者或编辑者访问权限，以便他们添加评论或更新内容。
接下来，您就可与团队成员（或您为团队创建的群组）共享项目计划了。
要在聊天室共享文件，请参阅共享项目文件夹。
共享您拥有的或有权编辑的文件
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在与用户和群组共享下方，输入共享对象的电子邮件地址。
注意：如果贵单位启用了访客共享功能，则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作，请点击右侧的向下箭头
- 选择通知用户：
- 如果您想通知用户您向其共享了文件，请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方，通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户，请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
如果您选择通知共享对象，您共享文件的每个人都会收到包含链接的电子邮件。如果您向团队成员授予了编辑者访问权限，他们就可以执行以下操作：
- 添加或更新内容，例如任务、所有者和截止日期。
- 插入评论并发布给特定人员。
- 在电子表格中过滤内容。
- 在电子表格中更新任务状态或说明性备注。
添加评论
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
。
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
5 管理项目 |
在项目计划中更新状态
- 在表格中打开项目文件。
- 在您所拥有的任务旁边，更改任务状态。
在团队会议前发送状态更新
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 点击相应活动。
- 在邀请对象的人数旁边，根据需要选择操作步骤：
- “与邀请对象聊天”
：系统会打开新的或现有的聊天对话。聊天中只会包含您单位或学校中已启用 Chat 的邀请对象。
- “向邀请对象发送电子邮件”
：系统会打开新的电子邮件。所有邀请对象都会包含在电子邮件中。
- “与邀请对象聊天”
在团队会议期间获取状态更新
在团队会议上，展示项目计划。每个人都可以实时更新自己的状态。
使用群组电子邮件获取状态更新
使用群组电子邮件地址一次向所有人发送电子邮件。让他人在项目计划中更新自己的任务。
- 在计算机上，前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标
。
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。
通过 Chat 获取状态更新
向团队成员发送聊天消息，以了解他们的最新动态。
向他人发送私信：
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 如果相应姓名还未显示在“聊天”下方，请点击“发起聊天”图标
。
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
- 如要向单位外部人员发送 1 对 1 消息，请输入对方的电子邮件地址。
- 点击您要发送消息的人员。
- 输入消息，接着点击“发送”图标
向群组发送私信：
- 转到 Google Chat 或您的 Gmail 帐号。
- 在“聊天”下方，点击某个现有的群组对话，输入消息
点击“发送”图标
- 如果“聊天”下方没有所需的群组对话，请点击“发起聊天”图标
- 输入姓名或电子邮件地址。您输入文字时，系统会显示相关建议。
- 点击“完成”图标
。
- 输入消息，接着点击“发送”图标
点击“发送”图标 如果时间表、要求或资源发生变化，请更新您的项目文档。之后，如果您因为新的时间表而需要更改会议时间，或者需要将新团队成员添加到会议，请更新您团队日历中的相应活动。
更新现有活动
- 打开 Google 日历。
- 在日历网格中，点击相应活动。
- 点击“编辑”图标
- 点击相应时间或日期并进行相应更改。
- （可选）添加新的邀请对象。
- 点击保存。
- 如果活动是周期性活动，请选择要更新的活动，并点击确定。
- 点击发送。
如果项目日期或里程碑发生变化，请使用电子邮件快速通知所有团队成员。
在 Gmail 中通知成员
您只需输入群组的电子邮件地址，而无需输入每位团队成员的电子邮件地址。
- 在计算机上，前往 Gmail。
- 点击左上方的“写邮件”图标
- 在“收件人”字段中添加收件人。您还可以通过以下方式添加收件人：
- 在“抄送”和“密送”字段中添加收件人。
- 撰写邮件时，在正文中输入“+”或“@”，然后在相应符号后添加联系人姓名。
- 添加主题。
- 撰写邮件。
- 点击页面底部的发送。
提示：若要添加个别收件人和您通过标签创建的联系人群组，请点击收件人：。
向共享云端硬盘成员发送电子邮件
- 在左侧点击相应共享云端硬盘。
- 点击顶部的共享云端硬盘名称旁边的向下箭头
- 更改主题并输入邮件内容。
- （可选）要仅向拥有特定权限的成员发送电子邮件，或者向您自己发送电子邮件副本，请勾选相应复选框。
- 点击发送。
该电子邮件中将包含此共享云端硬盘的链接。
项目完成后，您可以创建项目结束演示文稿，与团队成员共享和协作。
要创建演示文稿，请参阅 Google 幻灯片使用入门。有关如何使用演示文稿的提示，请参阅使用 Google Workspace 创建优秀提案的十大妙招。
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