วางแผนและจัดการโครงการ

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียน  ลงชื่อสมัครทดลองใช้ Google Workspace

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้

แนวทางปฏิบัติแนะนำในการสื่อสารและการทํางานร่วมกันตลอดระยะเวลาของโครงการ

สิ่งที่ต้องมี

ประมาณ 15 นาที

บัญชี Google Workspace  หากยังไม่มีบัญชี เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย

ในบทแนะนำนี้

สร้างโครงการ เก็บไฟล์โครงการ สร้างแผนโครงการ แชร์ไฟล์โครงการ จัดการโครงการ

1 สร้างโครงการ

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมดยุบทั้งหมด

สร้างกลุ่มอีเมล

1. ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
2. คลิกสร้างกลุ่มที่ด้านบน
3. กรอกข้อมูลและเลือกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม การตั้งค่าที่แนะนํามีดังนี้
   • ผู้ที่ดูการสนทนาได้: เฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้น สำหรับกรณีที่ต้องการให้การสื่อสารในโปรเจ็กต์เป็นส่วนตัว
   • สมาชิกกลุ่ม: อีเมลของแต่ละบุคคลในทีมโปรเจ็กต์
   • ผู้จัดการกลุ่ม: อีเมลของสมาชิกคนใดก็ได้ในทีมที่อาจต้องเพิ่มคนอื่นๆ เข้าในทีมภายหลัง
   • เพิ่มสมาชิกโดยตรง: เปิดตัวเลือกนี้เพื่อควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าร่วมกลุ่ม
4. คลิกสร้างกลุ่ม

โปรดรอสักครู่เพื่อให้กลุ่มใหม่เริ่มทำงานก่อนที่จะส่งข้อความไปยังกลุ่ม มิฉะนั้นคุณอาจได้รับการแจ้งเตือนว่าระบบส่งข้อความของคุณไม่ได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Groups

สร้างพื้นที่ทำงานของทีมใน Chat

สร้างพื้นที่ทำงานใน Google Chat เพื่อการสนทนาที่รวดเร็วและร่วมกันระดมความคิดในทีมของคุณ นอกจากนี้ยังแชร์ไฟล์ในพื้นที่ Chat ได้อีกด้วย

1. เปิด Chat หรือ Gmail
2. ถัดจากพื้นที่ทำงาน ให้คลิกสร้าง สร้างพื้นที่ทำงาน
3. ป้อนชื่อพื้นที่ทำงาน
4. ป้อนอีเมลของทีมคุณ
5. คลิกสร้าง

สร้างปฏิทินของทีมหรือโครงการ

สร้างปฏิทินของทีมเพื่อติดตามการประชุมของทีมและวันหยุดพักผ่อน สร้างปฏิทินของโครงการเพื่อติดตามเป้าหมายและเป้าหมายของโครงการ โดยปฏิทินทั้ง 2 แบบมีวิธีสร้างเหมือนกัน

สร้างปฏิทิน

คุณสร้างปฏิทินใหม่ได้จากเบราว์เซอร์เท่านั้น แต่สร้างจากแอป Google ปฏิทินไม่ได้ เมื่อสร้างปฏิทินแล้ว คุณจะใช้ปฏิทินได้ทั้งในเบราว์เซอร์และแอป

1. เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
2. คลิก "เพิ่มปฏิทินอื่น" ถัดจาก "ปฏิทินอื่นๆ" ทางด้านซ้าย  สร้างปฏิทินใหม่
3. เพิ่มชื่อและคำอธิบายสำหรับปฏิทิน
4. คลิกสร้างปฏิทิน
5. หากต้องการแชร์ปฏิทิน ให้คลิกที่แถบด้านซ้ายแล้วเลือกแชร์กับบุคคลที่ระบุ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Google ปฏิทิน

แชร์ปฏิทินกับทีมของคุณ

1. เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์ คุณจะแชร์ปฏิทินจากแอป Google ปฏิทินไม่ได้
2. มองหาส่วน "ปฏิทินของฉัน" ที่ด้านซ้าย หากต้องการขยาย ให้คลิกลูกศรลง
3. วางเมาส์เหนือปฏิทินที่ต้องการแชร์ แล้วคลิกเพิ่มเติม การตั้งค่าและการแชร์
4. ในส่วน "แชร์ร่วมกับบุคคลที่ระบุ" ให้เลือกเพิ่มบุคคล
5. เพิ่มอีเมลของบุคคลหรือของกลุ่ม Google ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อปรับการตั้งค่าสิทธิ์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์การเข้าถึง
6. คลิกส่ง
7. ผู้รับจะต้องคลิกลิงก์ในอีเมลเพื่อเพิ่มปฏิทินลงในรายการ ดูวิธีเพิ่มปฏิทินของผู้อื่น

เคล็ดลับ: หากต้องการแชร์ปฏิทินที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ คุณต้องขอให้เจ้าของมอบสิทธิ์ "เปลี่ยนแปลงและจัดการการแชร์" ให้กับคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Google ปฏิทิน

สร้างการประชุมติดตามผลที่จัดขึ้นเป็นประจำ

ตั้งเวลาการประชุมเป็นประจำของทีมเพื่อดูการอัปเดตสถานะและอัปเดตงานในแผนโครงการจากสมาชิกทีมทุกคน สร้างการประชุมในปฏิทินของทีม ส่งคำเชิญไปยังทุกคนพร้อมกันโดยใช้อีเมล Google Groups ของทีม โปรดดูรายละเอียดที่วางแผนและจัดการประชุม

1. เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
2. คลิกสร้าง ที่ด้านซ้ายบน
3. เพิ่มชื่อกิจกรรมและรายละเอียดอื่นๆ
4. ถัดจาก "ไม่เกิดซ้ำ" ให้คลิกลูกศรลง 
5. เลือกความถี่ที่ต้องการให้กิจกรรมเกิดซ้ำ และเวลาที่ต้องการให้กิจกรรมที่เกิดซ้ำสิ้นสุด
6. คลิกบันทึกที่ด้านขวาบน

สร้างเว็บไซต์ของทีม

สร้างเว็บไซต์ของทีมที่ทุกคนในองค์กรใช้ค้นหาข้อมูล โครงการ และทรัพยากรอื่นๆ ของทีมได้ โปรดดูรายละเอียดหัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Sites

2  เก็บไฟล์โครงการ

สร้างโฟลเดอร์โครงการ

ใช้ Google ไดรฟ์เพื่อเก็บแผนโครงการ ข้อกำหนด และรายงานการประชุมในโฟลเดอร์โครงการที่แชร์ในไดรฟ์ของฉันหรือในไดรฟ์ที่แชร์

วิธีสร้างโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉัน

1. เปิดไดรฟ์แล้วคลิกไดรฟ์ของฉัน
2. ไปยังส่วนที่ต้องการสร้างโฟลเดอร์
3. คลิกใหม่โฟลเดอร์
4. ตั้งชื่อโฟลเดอร์แล้วคลิกสร้าง

วิธีย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉัน

1. เลือกไฟล์
2. คลิกเพิ่มเติม ย้ายไปที่
3. เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิกย้ายหรือย้ายมาที่นี่

และคุณยังลากไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉันทางด้านซ้ายได้ด้วย

ไดรฟ์ที่แชร์

สร้างไดรฟ์ที่แชร์และเพิ่มสมาชิกหากยังไม่ได้สร้าง อนุญาตให้สมาชิกทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงผู้ให้ข้อมูลร่วมกันเป็นอย่างน้อยเพื่อให้ทำงานร่วมกันในไฟล์ โปรดดูวิธีการในแนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นสร้างโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์และเพิ่มไฟล์ 

วิธีสร้างโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์

1. เปิดไดรฟ์แล้วคลิกไดรฟ์ที่แชร์
2. ไปยังส่วนที่ต้องการสร้างโฟลเดอร์
3. คลิกใหม่โฟลเดอร์
4. ตั้งชื่อโฟลเดอร์แล้วคลิกสร้าง

หมายเหตุ

• หากต้องการย้ายโฟลเดอร์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งเก็บไว้ในไดรฟ์ของฉันหรือไดรฟ์ที่แชร์อื่นๆ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ
• โฟลเดอร์ย่อยต้องมีสิทธิ์เหมือนกับโฟลเดอร์ระดับบนสุด

วิธีอัปโหลดโฟลเดอร์ที่มีอยู่จากคอมพิวเตอร์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

1. ที่ด้านซ้าย ให้คลิกโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์
2. ลากโฟลเดอร์ที่มีอยู่ไปไว้ในไดรฟ์ที่แชร์บนเดสก์ท็อป หรือคลิก  ใหม่อัปโหลดโฟลเดอร์ จากนั้นไปที่โฟลเดอร์แล้วเปิดโฟลเดอร์นั้นขึ้นมา

ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

หากต้องการย้ายไฟล์จากไดรฟ์ของฉันไปยังไดรฟ์ที่แชร์หรือย้ายไฟล์ระหว่างไดรฟ์ที่แชร์ ให้ลากไฟล์ไปยังไดรฟ์ปลายทางที่แชร์ไว้ หากต้องการย้ายโฟลเดอร์ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ

หากต้องการย้ายไฟล์จากไดรฟ์ของฉันไปยังไดรฟ์ที่แชร์ คุณต้องเป็นสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์ในฐานะผู้ให้ข้อมูลร่วมกัน ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ

คุณย้ายไฟล์ต่างๆ ที่คุณเป็นเจ้าของไปยังไดรฟ์ที่แชร์ได้ ไม่ว่าจะมาจากตำแหน่งในไดรฟ์อื่นหรือจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

หากคุณไม่ใช่เจ้าของไฟล์ในไดรฟ์ของฉัน แต่มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ได้เป็นอย่างน้อย คุณอาจย้ายไฟล์ดังกล่าวไปยังไดรฟ์ที่แชร์ได้ในกรณีต่อไปนี้

• ผู้ดูแลระบบเปิดใช้ตัวเลือกนี้เอาไว้
• เจ้าของไฟล์เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ที่คุณต้องการย้ายไฟล์
• คุณเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ปลายทาง โดยคุณมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบผู้ให้ข้อมูลร่วมกัน ผู้จัดการเนื้อหา หรือผู้จัดการ

มิฉะนั้น คุณจะต้องขอให้เจ้าของย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

ถ้าต้องการย้ายไฟล์ระหว่างไดรฟ์ที่แชร์ คุณจำเป็นต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบผู้จัดการเพื่อเข้าถึงไดรฟ์ต้นทางที่แชร์และมีสิทธิ์การเข้าถึงแบบผู้ให้ข้อมูลร่วมกันเป็นอย่างน้อยเพื่อเข้าถึงไดรฟ์ปลายทางที่แชร์

หากต้องการย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์ออกจากไดรฟ์ที่แชร์ คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการเพื่อเข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ หากต้องการย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉัน คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงระดับเอดิเตอร์เพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ระดับบนสุด

ค้นหาและย้ายไฟล์โครงการที่มีอยู่

ค้นหาไฟล์โครงการที่มีอยู่ เช่น ข้อกำหนดของโครงการหรืองานนำเสนอในไดรฟ์ จากนั้นย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์โครงการของคุณ

วิธีค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ในไดรฟ์

1. ป้อนคำหรือวลีในช่องค้นหาของไดรฟ์ 
   ไดรฟ์จะแนะนำข้อความค้นหาเมื่อคุณป้อนข้อความเพื่อช่วยให้คุณค้นหาได้เร็วขึ้น
2. คลิกที่คำแนะนำเพื่อเปิดหรือคลิกค้นหา เพื่อดูรายการผลลัพธ์

วิธีใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง

1. คลิกลูกศรลง ที่ด้านขวาของช่องค้นหา
   เลือกตัวเลือกหนึ่งหรือหลายตัวเลือกรวมกันเพื่อกรองผลลัพธ์เพิ่มเติม
   • ประเภท—ค้นหาตามประเภทไฟล์

     หมายเหตุ: ผลการค้นหาสำหรับ Sites จะปรากฏเพียงเว็บไซต์ฉบับร่าง (ที่ยังไม่เผยแพร่) ที่คุณมีสิทธิ์ดูหรือแก้ไขเท่านั้น

   • เจ้าของ—ค้นหาตามเจ้าของไฟล์
   • ตำแหน่ง—ค้นหาด้วยตำแหน่ง (รวมถึงรายการในถังขยะหรือที่ติดดาว) คุณสามารถค้นหาได้เฉพาะโฟลเดอร์ที่อยู่ในไดรฟ์ของฉันหรือในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น
   • วันที่แก้ไข—ดูรายการที่ทุกคนเพิ่งแก้ไข (ไม่ใช่เฉพาะคุณ)
   • ชื่อรายการ—ค้นหาคำในชื่อไฟล์
   • มีคำว่า—ค้นหาไฟล์ที่มีคำบางคำ
   • แชร์กับ—ค้นหาผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
   • ติดตามผล—ค้นหาไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของที่มีคำแนะนำ หรือไฟล์ที่มีรายการการทำงานที่มอบหมายให้กับคุณ
2. คลิกค้นหา

วิธีย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉัน

1. เลือกไฟล์
2. คลิกเพิ่มเติม ย้ายไปที่
3. เลือกโฟลเดอร์แล้วคลิกย้ายหรือย้ายมาที่นี่

และคุณยังลากไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉันทางด้านซ้ายได้ด้วย

สร้างเทมเพลตสำหรับบันทึกการประชุม

เลือกเทมเพลตบันทึกการประชุม ปรับแต่ง และบันทึกลงในโฟลเดอร์โครงการที่แชร์

1. ไปที่ Google เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม หรือ Sites ในคอมพิวเตอร์
2. คลิกแกลเลอรีเทมเพลตที่ด้านบนขวา
3. คลิกเทมเพลตที่ต้องการใช้
4. สําเนาของเทมเพลตจะเปิดขึ้น

เคล็ดลับ: หากเทมเพลตที่คุณเลือกมีคำว่า "ส่วนเสริม" อยู่ด้านข้าง คุณอาจต้องติดตั้งส่วนเสริมในเทมเพลตนี้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนเสริม

แนบไฟล์โครงการไปยังการประชุม

เพิ่มไฟล์ลงในคำเชิญเข้าร่วมการประชุม เช่น บันทึกการประชุมหรือแผนโครงการ

1. เปิดปฏิทิน
2. คลิกการประชุมของทีมในตารางปฏิทิน
3. คลิกแก้ไข 
4. คลิกเพิ่มไฟล์แนบ  ในส่วนรายละเอียดกิจกรรม
5. ไปที่ไฟล์แล้วคลิกไฟล์
6. คลิกเลือก

3  สร้างแผนโครงการ

สร้างแผนโครงการและเพิ่มงาน

วางแผนโครงการของคุณโดยการเพิ่มงานลงในสเปรดชีต จากนั้นเพิ่มแผนโครงการลงในไดรฟ์ที่แชร์หรือโฟลเดอร์ไดรฟ์ที่แชร์

1. คลิก  ใหม่ Google ชีตสเปรดชีตเปล่าใน Google ไดรฟ์
2. คลิกสเปรดชีตที่ไม่มีชื่อและป้อนชื่อใหม่สำหรับแผนโครงการ
3. เพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจติดตามงานของโครงการและใส่คอลัมน์สำหรับเจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด สถานะ และความคิดเห็นได้
4. เพิ่มเนื้อหาในแผ่นงานเพื่อติดตามแผนโครงการ หลังจากแชร์แผ่นงานแล้ว ผู้อื่นก็จะเพิ่มเนื้อหาได้เช่นกัน

โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อสร้างแผนการโครงการแบบไดนามิกด้วยชีต

เพิ่มคำอธิบายงาน

หากส่วนหัวของคอลัมน์หรืองานต้องมีคำอธิบายเพิ่มเติมเล็กน้อย ให้เพิ่มโน้ตอธิบาย

1. เลือกคอลัมน์หรือเซลล์ที่ต้องการเพิ่มโน้ต
2. เลือกแทรกโน้ต
3. พิมพ์คำอธิบาย
4. คลิกที่ใดก็ได้ภายนอกโน้ตเพื่อปิด

เพิ่มตัวเลือกในรายการ

ให้ผู้ใช้เลือกจากตัวเลือกในรายการ ตัวอย่างเช่น หากต้องการติดตามความคืบหน้าในแผนโครงการ ให้สร้างคอลัมน์สถานะโดยมีตัวเลือกต่างๆ เช่น ยังไม่เริ่ม กำลังดำเนินการ หรือเสร็จสมบูรณ์

	เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่มตัวเลือก
	คลิกข้อมูลการตรวจสอบข้อมูล
	เลือกรายการถัดจากเกณฑ์
	ป้อนตัวเลือกที่ถูกต้องโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
	คลิกบันทึก
	(ไม่บังคับ) หากต้องการดูตัวเลือก ให้คลิกลูกศรในเซลล์ในหัวข้อคอลัมน์

เพิ่มตัวติดตามความคืบหน้า

ดูความคืบหน้าของงานโครงการอย่างรวดเร็วด้วยกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น เพิ่มสีงานที่ทำเสร็จแล้วเพื่อจำแนกออกจากงานที่ยังไม่เริ่มต้นหรืออยู่ระหว่างดำเนินการ

1. เปิดชีตแล้วเลือกคอลัมน์ที่ต้องการใช้กฎการจัดรูปแบบ
2. เลือกรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
3. ตั้งค่ากฎ ในตัวอย่างนี้ คุณจะกำหนดสีอื่นกับงานที่มีสถานะ "เสร็จสมบูรณ์" "ยังไม่ได้เริ่ม" หรือ "กำลังดำเนินการ" ได้ดังนี้

	เลือกข้อความมีในหัวข้อจัดรูปแบบเซลล์ถ้าในแท็บสีเดียว
	พิมพ์เสร็จสมบูรณ์ในช่องของหัวข้อข้อความมี
	คลิกรายการเพื่อเลือกว่าต้องการใส่สีพื้นหลังหรือข้อความในหัวข้อการจัดรูปแบบ
	หากต้องการกำหนดข้อความหรือสีพื้นหลังเอง ให้คลิกสีข้อความ หรือเติมสี คุณจะระบุสีข้อความและสีพื้นหลังได้หากจำเป็น
	หากต้องการเพิ่มกฎอื่นๆ ให้คลิกเพิ่มกฎอื่นแล้วทำตามขั้นตอนเดียวกัน ตัวอย่างเช่น กำหนดพื้นหลังสีแดงเป็นสถานะยังไม่ได้เริ่มและพื้นหลังสีส้มเป็นสถานะกำลังดำเนินการ
	คลิกเสร็จสิ้น

รับการแจ้งเตือน

ติดตามข้อมูลอัปเดตของโครงการและการเปลี่ยนแปลงสถานะด้วยการแจ้งเตือนทางอีเมล โดยคุณจะทราบได้เมื่อผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการ บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลง และรายการที่มีการเปลี่ยนแปลง และยังเลือกความถี่ในการรับการแจ้งเตือนได้อีกด้วย

วิธีเพิ่มการแจ้งเตือน

1. เลือกเครื่องมือกฎการแจ้งเตือนในสเปรดชีต
2. เลือกเวลาและความถี่ที่ต้องการรับการแจ้งเตือน
3. คลิกบันทึก
4. คลิกเสร็จสิ้น

4  แชร์ไฟล์โครงการ

แชร์โฟลเดอร์โครงการ

วิธีแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์จากพื้นที่ใน Chat ของทีม

1. เปิด Chat หรือ Gmail
2. คลิกพื้นที่ใน Chat ของทีมในส่วนพื้นที่ทำงาน
3. คลิกแชร์ไฟล์ทางด้านบนของพื้นที่ทำงาน
4. ไปยังโฟลเดอร์หรือไฟล์ในไดรฟ์ของฉันหรือไดรฟ์ที่แชร์
5. คลิกเลือก
6. คลิกส่ง ในพื้นที่ใน Chat
7. เลือกสิทธิ์ถัดจากหัวข้อแชร์กับสมาชิกในพื้นที่ทำงาน
8. คลิกส่ง

วิธีแชร์โฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉันกับทีม

เมื่อแชร์โฟลเดอร์กับกลุ่ม สมาชิกทุกคนจะมีสิทธิ์เข้าถึงในระดับเดียวกัน ให้สิทธิ์ผู้แก้ไขแก่สมาชิกในทีมเพื่อให้ทำงานร่วมกันในไฟล์ได้

วิธีแชร์โฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์กับทีม

ระบบจะแชร์โฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณใส่ไว้ในไดรฟ์ที่แชร์โดยอัตโนมัติกับสมาชิกของไดรฟ์

1. เปิด Chat หรือ Gmail
2. คลิกไดรฟ์ของฉันในไดรฟ์ แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
3. คลิกแชร์
4. ป้อนอีเมลของทีม
5. ตั้งสิทธิ์เป็นผู้แก้ไขทางด้านขวา
6. คลิกส่ง

แชร์ไฟล์โครงการเพื่อตรวจสอบ

เมื่อพร้อมแล้ว ให้แชร์แผนโครงการกับทีมของคุณเพื่อตรวจสอบ ไฟล์โครงการอาจประกอบไปด้วยแผนการโครงการ กำหนดการ หรืองานนำเสนอ เมื่อแชร์ไฟล์ โปรดให้สิทธิ์ผู้แสดงความคิดเห็นหรือผู้แก้ไขเพื่อให้ผู้ใช้เพิ่มความคิดเห็นหรืออัปเดตเนื้อหาได้

จากนั้นแชร์แผนโครงการกับสมาชิกในทีม (หรือกับกลุ่มที่สร้างสำหรับทีม)

หากต้องการแชร์ไฟล์จากพื้นที่ใน Chat โปรดดูหัวข้อแชร์โฟลเดอร์โครงการ

วิธีแชร์ไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของหรือแก้ไขได้

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
3. ในส่วนแชร์กับผู้คนและกลุ่ม ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการแชร์ด้วย

   หมายเหตุ: ถ้าองค์กรเปิดการแชร์กับผู้เข้าชมไว้ คุณจะเชิญผู้ที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้ โปรดดูหัวข้อแชร์เอกสารกับผู้เข้าชม

4. หากต้องการแก้ไขสิ่งที่ผู้อื่นมีสิทธิ์ดำเนินการใดกับไฟล์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา ผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
5. เลือกแจ้งบุคคลอื่น
   • หากต้องการแจ้งให้บุคคลอื่นทราบว่าคุณแชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา หากเลือกที่จะแจ้งให้คนอื่นทราบ ระบบจะรวมที่อยู่อีเมลแต่ละบัญชีที่คุณป้อนไว้ในอีเมล
   • หากไม่ต้องการแจ้งบุคคลอื่น ให้ยกเลิกการเลือกช่องแจ้งเตือนพวกเขา
6. คลิกแชร์หรือส่ง

หากเลือกที่จะแจ้งเตือนผู้คน ทุกคนที่คุณแชร์ไฟล์ให้จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ หากให้สิทธิ์ผู้แก้ไขแก่สมาชิกทีม สมาชิกจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เพิ่มหรืออัปเดตเนื้อหา เช่น งาน เจ้าของ และวันที่ครบกำหนด
• แทรกความคิดเห็นที่ส่งไปยังบุคคลที่ต้องการ
• กรองเนื้อหาในสเปรดชีต
• อัปเดตสถานะงานหรือโน้ตอธิบายในสเปรดชีต

แสดงความคิดเห็น

1. เลือกข้อความที่ต้องการแสดงความคิดเห็นในเอกสาร ชีต หรือสไลด์
2. คลิกเพิ่มความคิดเห็น
3. ป้อนความคิดเห็นในช่อง
4. (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งงานหรือความคิดเห็นไปยังบุคคลที่ต้องการโดยตรง ให้ป้อนเครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยอีเมลของบุคคลดังกล่าว โดยคุณจะเพิ่มผู้คนกี่คนก็ได้ตามต้องการ ซึ่งแต่ละคนจะได้รับอีเมลที่มีความคิดเห็นของคุณและลิงก์ไปยังไฟล์ดังกล่าว
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการให้สิทธิ์แสดงความคิดเห็นกับบุคคลที่ต้องการ ให้เลือกช่องให้สิทธิ์กับ
6. คลิกแสดงความคิดเห็นหรือให้สิทธิ์

หมายเหตุ: หากไฟล์มีความคิดเห็นถึงจํานวนสูงสุดแล้ว คุณจะทําสําเนาไฟล์ได้โดยไม่ต้องคัดลอกความคิดเห็นใดๆ

5 จัดการโครงการ

รับการอัปเดตสถานะงาน

วิธีอัปเดตสถานะในแผนโครงการ

1. เปิดแผนโครงการในชีต
2. เปลี่ยนสถานะถัดจากงานที่คุณเป็นเจ้าของ

วิธีส่งการอัปเดตสถานะก่อนการประชุมทีม

1. เปิดปฏิทินของทีมในปฏิทิน
2. ดับเบิลคลิกที่การประชุมของทีม
3. คลิกอีเมล ในส่วนผู้เข้าร่วม
4. กรอกการอัปเดตสถานะ
5. คลิกส่ง

วิธีรับการอัปเดตสถานะระหว่างการประชุมทีม

นำเสนอแผนโครงการในการประชุมทีม โดยทุกคนจะอัปเดตสถานะของตนเองได้แบบเรียลไทม์

1. เปิด Meet และเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ
2. คลิกนำเสนอทันทีที่ด้านล่าง  แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการแชร์
   • หน้าจอทั้งหมด
   • หน้าต่าง
   • แท็บ
3. คลิกแชร์
4. เมื่อนำเสนอเสร็จแล้ว ให้คลิกหยุดนำเสนอ

วิธีรับการอัปเดตสถานะโดยใช้อีเมลของกลุ่ม

ส่งอีเมลถึงทุกคนพร้อมกันโดยใช้อีเมลของกลุ่ม ขอให้ผู้ใช้อัปเดตงานในแผนโครงการ

1. ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
2. คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
3. เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
   • ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
   • เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
4. เพิ่มเรื่อง
5. เขียนข้อความ
6. คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า

เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง: 

วิธีรับการอัปเดตสถานะโดยใช้ Chat

ส่งข้อความแชทถึงสมาชิกทีมเพื่ออัปเดตสถานะ

วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้อื่น

1. ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
2. หากไม่พบชื่อในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
3. ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
   • หากต้องการส่งข้อความแบบ 1:1 ถึงบุคคลภายนอกองค์กร ให้ป้อนอีเมลแของบุคคลนั้น
4. คลิกคนที่ต้องการส่งข้อความถึง
5. ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง

วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงกลุ่ม

1. ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
2. ในส่วน "แชท" ให้คลิกการสนทนากลุ่มที่มีอยู่ จากนั้นป้อนข้อความ คลิกส่ง
3. หากการสนทนากลุ่มไม่ได้อยู่ในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท เริ่มการสนทนากลุ่ม
4. ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
5. คลิกเสร็จสิ้น
6. ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง

เปลี่ยนลำดับเวลาของโครงการ

หากลำดับเวลา ความต้องการ หรือทรัพยากรมีการเปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตเอกสารโครงการของคุณ จากนั้นหากคุณต้องการเปลี่ยนเวลาประชุมเนื่องจากมีลำดับเวลาใหม่หรือเพิ่มสมาชิกใหม่ในการประชุม ให้อัปเดตกิจกรรมในปฏิทินของทีม

อัปเดตกิจกรรมที่มีอยู่

1. เปิดปฏิทิน
2. คลิกกิจกรรมในตารางปฏิทิน
3. คลิกแก้ไข 
4. คลิกเวลาหรือวันที่เพื่อเปลี่ยน
5. เลือกเพิ่มผู้เข้าร่วมใหม่ตามต้องการ
6. คลิกบันทึก
7. หากเป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำ ให้เลือกว่าจะอัปเดตกิจกรรมใดแล้วคลิกตกลง
8. คลิกส่ง

 

แจ้งการเปลี่ยนแปลงให้สมาชิกในทีมทราบ

หากวันที่ของโครงการหรือเป้าหมายเปลี่ยนแปลง ให้แจ้งให้สมาชิกทีมทุกคนทราบอย่างรวดเร็วโดยใช้อีเมล

วิธีแจ้งสมาชิกใน Gmail

ให้ป้อนอีเมลของกลุ่มแทนการเพิ่มอีเมลของสมาชิกแต่ละคนในอีเมลของคุณ

1. ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
2. คลิกเขียน ที่ด้านซ้ายบน
3. เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
   • ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
   • เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
4. เพิ่มเรื่อง
5. เขียนข้อความ
6. คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า

เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง: 

วิธีส่งอีเมลถึงสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์

1. ที่ด้านซ้าย ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์
2. ที่ด้านบน ถัดจากชื่อไดรฟ์ที่แชร์ ให้คลิกลูกศรลง ส่งอีเมลถึงสมาชิก
3. เปลี่ยนชื่อเรื่องแล้วป้อนข้อความ
4. (ไม่บังคับ) ถ้าเพียงต้องการส่งอีเมลถึงสมาชิกโดยใช้ระดับการเข้าถึงที่เฉพาะเจาะจง หรือเพื่อส่งสำเนาอีเมลให้ตนเอง ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง
5. คลิกส่ง

ระบบจะใส่ลิงก์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ไว้ในอีเมล

สรุปไฟล์ที่แชร์

เมื่อทำงานร่วมกันในโครงการเสร็จแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์หรือเก็บไฟล์ของคุณเพื่อไม่ให้ผู้ทำงานร่วมกันแก้ไขไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์อีกได้

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแชร์เอกสารล่าสุด

สร้างรายงานสิ้นสุดโครงการ

เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณจะสร้างงานนำเสนอที่สิ้นสุดโครงการเพื่อแชร์และทำงานร่วมกันกับทีมของคุณได้

หากต้องการสร้างงานนำเสนอ โปรดดูหัวข้อเริ่มต้นใช้งานสไลด์ และดูเคล็ดลับการนำเสนองานได้ที่หัวข้อเคล็ดลับ 10 ข้อในการใช้ Google Workspace เพื่อสร้างการนำเสนอที่น่าเชื่อถือ

_{Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง}