Planera och hantera ett projekt

Det här lär du dig

Metodtips för kommunikation och samarbete under projektets livscykel.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Konfigurera projektet Spara projektfiler Skapa en projektplan Dela projektfiler Hantera ett projekt

1  Konfigurera projektet

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

Skapa en e-postgrupp

1. Logga in på Google Grupper.
2. Klicka på Skapa grupp högst upp.
3. Ange information och välj inställningar för gruppen. Här är några förslag på inställningar:
   • Vem kan visa konversationer:  Enbart medlemmar i teamet (om du vill hålla projektkommunikation privat).
   • Gruppmedlemmar: E-postadress till varje person i projektteamet.
   • Gruppansvariga: E-postadresser till teammedlemmar som kan behöva lägga till andra i teamet senare.
   • Lägg till medlemmar direkt: Aktivera det här alternativet så att du kan styra vilka som går med i gruppen.
4. Klicka på Skapa grupp.

Vänta några minuter på att den nya gruppen ska bli aktiv innan du skickar ett meddelande till den. I annat fall får du kanske en avisering om det inte gick att leverera ditt meddelande.

Läs mer i hjälpcentret för Grupper

Skapa ett rum

Skapa ett rum i Google Chat för snabba konversationer och för att brainstorma idéer med teamet. Du kan även dela filer i chattrum.

Skapa en team- eller projektkalender

Skapa en teamkalender för att spåra teammöten och ledigheter. Skapa en projektkalender för att spåra projektets milstolpar och datum. Du skapar alla kalendrar på samma sätt.

Skapa kalendern

Du kan bara skapa nya kalendrar från en webbläsare och inte från Google Kalender-appen. När kalendern har skapats kan du hitta den i din webbläsare och i appen.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Lägg till andra kalendrar  Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.
3. Lägg till ett namn och en beskrivning för din kalender
4. Klicka på Skapa kalender.
5. Om du vill dela din kalender klickar du på den i det vänstra fältet och väljer sedan Dela med specifika personer.

Läs mer i hjälpcentret för Google Kalender

Dela kalendern med teamet

1. Öppna Google Kalender på datorn. Du kan inte dela kalendrar från Google Kalender-appen.
2. Leta upp Mina kalendrar till vänster. Du kan utöka den genom att klicka på nedåtpilen .
3. Håll muspekaren över kalendern som du vill dela, klicka på Mer Inställningar och delning.
4. Klicka på Lägg till personer under Dela med vissa personer.
5. Lägg till en persons eller Google-gruppens e-postadress. Använd rullgardinsmenyn för att justera personens eller gruppens behörighetsinställningar. Läs mer om åtkomstbehörigheter.
6. Klicka på Skicka.
7. Mottagaren måste klicka på länken som skickats via e-post för att lägga till kalendern i sin lista. Läs om hur du lägger till någon annans kalender.

Tips! Om du vill dela en kalender som du inte äger måste du be ägaren om behörigheten Göra ändringar och hantera delning.

Läs mer i hjälpcentret för Google Kalender

Skapa en projektplan

Spåra, uppdatera och samarbeta kring projektuppgifter med teamet i ett delat kalkylark. Mer information finns i Skapa projektplaner med Kalkylark.

Boka in regelbundna avstämningsmöten

Boka in regelbundna teammöten så att du kan få allas statusuppdateringar och uppdatera uppgifter i projektplanen. Skapa mötet i din teamkalender. Skicka en inbjudan till alla samtidigt med teamets e-postadress för Google Grupper. Mer information finns i Planera och håll ett möte.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Skapa  längst upp till vänster.
3. Lägg till händelsens titel och eventuella andra detaljer.
4. Klicka på nedåtpilen bredvid Upprepas inte .
5. Välj hur ofta du vill upprepa händelsen och när du vill att händelsen som upprepas ska upphöra.
6. Klicka på Spara längst upp till höger.

Skapa en teamwebbplats

Skapa en teamwebbplats där alla i organisationen kan hitta teamets information, projekt och andra resurser. Mer information finns i Komma igång med Sites.

2  Spara projektfiler

Skapa en projektmapp

Använd Google Drive för att lagra din projektplan, specifikationer och mötesminuter i en delad projektmapp i Min enhet eller en delad enhet.

Skapa en mapp i Min enhet

1. Öppna Drive och klicka på Min enhet.
2. Navigera till platsen där du vill skapa en mapp.
3. Klicka på NyMapp.
4. Ange ett namn på mappen och klicka på Skapa.

Flytta en fil till en mapp i Min enhet

1. Markera filen.
2. Klicka på Mer Flytta till .
3. Markera mappen och klicka på Flytta eller Flytta hit.

Du kan också dra filer och mappar till en mapp i Min enhet till vänster.

Delade enheter

Om du inte redan har gjort det skapar du en delad enhet och lägger till medlemmar. Ge alla medlemmar minst åtkomst som Bidragsgivare så att de kan samarbeta i filer. Mer anvisningar finns i Metodtips för delade enheter. Skapa sedan mappar i den delade enheten och lägg till filer. 

Skapa en mapp på en delad enhet

1. Öppna Drive och klicka på Delade enheter.
2. Navigera till platsen där du vill skapa en mapp.
3. Klicka på NyMapp.
4. Ange ett namn på mappen och klicka på Skapa.

Obs!

• Om du vill flytta mappar till en delad enhet som redan är lagrad i Min enhet eller en annan delad enhet kontaktar du administratören.
• Undermappar måste ha samma behörighet som mappen på toppnivå.

Ladda upp en befintlig mapp från datorn till en delad enhet

1. Till vänster klickar du på en mapp för delad enhet.
2. Dra en befintlig mapp till en delad enhet på datorn. Eller klicka på  NyLadda upp mapp. Navigera till mappen och öppna den.

Flytta filer till en delad enhet

Om du vill flytta filer från Min enhet till en delad enhet eller mellan delade enheter drar du filerna till den delade enheten. Flytta mappar genom att kontakta administratören.

Om du vill flytta filer från Min enhet till delade enheter måste du vara medlem på den delade enheten som deltagare, innehållshanterare eller Ansvarig.

Du kan flytta alla filer du äger till en delad enhet, oavsett om den kommer från en annan enhet eller från din dator eller en mobil enhet.

Om du inte äger en fil på Min enhet, men har redigeringsåtkomst till filen kan du kanske flytta den filen till en delad enhet om:

• administratören har aktiverat det här alternativet
• filens ägare är medlem på den delade enhet som du vill flytta filen till
• du är medlem på den delade målenheten med åtkomst som Deltagare, Innehållshanterare eller Ansvarig.

Annars måste du be ägaren att flytta filen till den delade enheten.

Om du vill flytta filer mellan delade enheter måste du ha åtkomst som ansvarig till den ursprungliga delade enheten och minst åtkomst som deltagare till den delade enhetens destination.

Om du vill flytta filer eller mappar från en delad enhet behöver du åtkomst som Ansvarig till den delade enheten. Om du vill flytta filer eller mappar till en mapp på Min enhet måste du ha redigeringsåtkomst till den överordnade mappen.

Hitta och flytta befintliga projektfiler

Hitta befintliga projektfiler, till exempel projektspecifikationer eller presentationer, i Drive. Flytta sedan filerna till din projektmapp.

Söka efter filer eller mappar på Drive

1. Ange ett ord eller en fras i sökrutan för Drive. 
   Drive föreslår söktermer medan du skriver för att hjälpa dig söka snabbare.
2. Klicka på ett förslag för att öppna det eller klicka på Sök för att se en lista över resultat.

Använd avancerade sökalternativ

1. Till höger om sökrutan klickar du på nedåtpil .
   Välj ett alternativ eller en kombination av alternativ för att filtrera dina resultat ytterligare.
   • Typ – sök efter filtyp.

     Obs! För Sites visas enbart webbplatsutkast (ej publicerade) som du har visnings- eller redigeringsåtkomst till.

   • Ägare – sök efter filägare.
   • Plats – sök efter plats (inklusive objekt i papperskorgen eller stjärnmärkt). Du kan bara söka efter mappar som finns i Min enhet eller i delade enheter.
   • Ändringsdatum – se objekt som nyligen ändrats av någon (inte bara av dig).
   • Objektnamn – sök efter ett ord i filnamnet.
   • Innehåller orden – sök efter filer som innehåller vissa ord.
   • Delas med – sök efter en person som har åtkomst till filen.
   • Uppföljning – sök efter filer du äger med förslag eller filer med åtgärder som har tilldelats dig.
2. Klicka på Sök.

Flytta en fil till en mapp i Min enhet

1. Markera filen.
2. Klicka på Mer Flytta till .
3. Markera mappen och klicka på Flytta eller Flytta hit.

Du kan också dra filer och mappar till en mapp i Min enhet till vänster.

Skapa en mall för mötesanteckningar

Välj en mall för mötesanteckningar, anpassa den och spara den i din delade projektmapp.

1. Öppna Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär eller Sites på en dator.
2. Klicka på Mallgalleri uppe till höger.
3. Klicka på mallen som du vill använda.
4. En kopia av mallen öppnas.

Tips! Om Tillägg visas bredvid mallen du väljer kan du behöva installera ett tillägg för att använda den. Läs mer om tillägg.

Bifoga projektfiler till möten

Lägg till filer i din mötesinbjudan, till exempel mötesanteckningar eller projektplanen.

1. Öppna Kalender.
2. Klicka på teammötet i kalenderrutnätet.
3. Klicka på Redigera .
4. Klicka på Lägg till bilaga  under Händelsedetaljer.
5. Navigera till en fil och klicka på den.
6. Klicka på Välj.

3  Skapa en projektplan

Skapa en projektplan och lägg till uppgifter

Utforma projektet genom att lägga till uppgifter i ett kalkylark. Lägg sedan till projektplanen i din delade enhet eller i en mapp på en delad enhet.

1. I Google Drive klickar du på Nytt Google Kalkylark Tomt kalkylark.
2. Klicka på Kalkylark utan namn och ange en ny titel på din projektplan.
3. Lägg till kolumnrubriker. Du kan till exempel spåra uppgifterna för ett projekt och inkludera kolumner för uppgiftsägare, förfallodatum, status och kommentarer.
4. Lägg till innehåll i arbetsbladet för att spåra projektplanen. När du delar arbetsbladet kan andra också lägga till innehåll.

Mer information finns i Skapa dynamiska projektplaner med Kalkylark.

Lägg till uppgiftsbeskrivningar

Om din kolumnrubrik eller uppgift kräver lite mer förklaring lägger du till en anteckning med en beskrivning.

1. Markera kolumnen eller cellerna där du vill lägga till en anteckning.
2. Välj Infoga Anteckning.
3. Skriv in beskrivningen.
4. Klicka var som helst utanför anteckningen för att stänga den.

Lägg till listalternativ

Låt personer välja mellan alternativ på en lista. Om du till exempel vill spåra framsteg i en projektplan skapar du en statuskolumn med alternativ som Inte startat, Pågår eller Slutfört.

	Välj kolumnen där du vill lägga till valen.
	Klicka på Data Datavalidering.
	Bredvid Kriterier väljer du Lista med objekt.
	Ange giltiga alternativ avgränsade med kommatecken.
	Klicka på Spara.
	(Valfritt) Om du vill se alternativen klickar du på pilen i en cell under kolumnen.

Lägg till förloppsindikatorer

Se direkt hur dina projektuppgifter utvecklas med villkorsbaserade formateringsregler. Du kan till exempel lägga till färger som får slutförda uppgifter att sticka ut från uppgifter som inte har startats eller pågår.

1. Öppna Kalkylark och markera kolumnen som du vill tillämpa formateringsreglerna på.
2. Välj Formatera Villkorsstyrd formatering.
3. Ställ in reglerna. I det här exemplet tilldelar du en annan färg till uppgifter som är slutförda, inte påbörjade eller pågående:

	På fliken En färg väljer du Texten innehåller under Formatera celler.
	I rutan under Texten innehåller anger du Slutför.
	Under Formatering klickar du på listan och väljer om bakgrunden eller texten ska färgmarkeras.
	Om du vill tilldela en anpassad text eller bakgrundsfärg klickar du på Textfärg eller Fyllningsfärg . Vid behov kan du ange en färg för texten och en färg för bakgrunden.
	Om du vill lägga till fler regler klickar du på Lägg till ny regel och följer samma steg. Tilldela exempelvis en röd bakgrund till Inte påbörjade uppgifter och en orange bakgrund till Pågående uppgifter.
	Klicka på Klar.

Få aviseringar

Håll koll på projektuppdateringar och statusändringar med e-postaviseringar. Du vet när någon har gjort en ändring av din projektplan, vet som gjort ändringen, när den gjordes och vad som ändrats. Du kan också välja hur ofta du vill bli aviserad.

Lägg till aviseringar

1. Välj Verktyg Aviseringsregler i kalkylarket.
2. Välj när och hur ofta du vill få aviseringar.
3. Klicka på Spara.
4. Klicka på Klar.

4  Dela projektfiler

Dela projektmappen

Dela en mapp eller fil från ett teams chattrum

1. Öppna Chat eller Gmail.
2. Klicka på teamets chattrum under Spaces.
3. Klicka på Dela en fil högst upp i rummet.
4. Navigera till mappen eller filen på Min enhet eller en delad enhet.
5. Klicka på Välj.
6. Klicka på Skicka i chattrummet.
7. Välj en behörighet bredvid Dela med rumsmedlemmar.
8. Klicka på Skicka.

Dela en mapp på Min enhet med teamet

När du delar en mapp med en grupp får alla medlemmar samma åtkomstnivå. Ge teammedlemmar redigeringsåkomst så att de kan samarbeta i filer.

Dela en mapp på en delad enhet med teamet

Alla mappar och filer som du lägger på en delad enhet delas automatiskt med medlemmar på den delade enheten.

1. Öppna Chat eller Gmail.
2. Klicka på Min enhet på Drive och välj den mapp du vill dela.
3. Klicka på Dela .
4. Ange teamets e-postadress.
5. Till höger anger du behörigheten Redigerare.
6. Klicka på Skicka.

Dela projektfiler för granskning

När du är redo delar du projektplanen med ditt team för granskning. Projektfiler kan innehålla projektplaner, agendor eller presentationer. När du delar filer ger du användarna åtkomst som Kommentator eller Redigerare så att de kan lägga till kommentarer eller uppdatera innehåll.

Därefter delar du projektplanen med dina teammedlemmar (eller med gruppen som du har skapat för teamet).

Om du vill dela en fil från ett chattrum läser du Dela projektmappen.

Dela en fil som du äger eller kan redigera

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

Om du väljer att avisera personer får alla du har delat filen med ett e-postmeddelande med en länk. Om du har gett teammedlemmarna redigeringsåtkomst kan de göra följande:

• Lägga till eller uppdatera innehåll, till exempel uppgifter, ägare och slutdatum.
• Infoga kommentarer som är riktade till specifika personer.
• Filtrera innehåll i kalkylark.
• Uppdatera statusvärden för uppgifter eller beskrivningar i kalkylark.

Lägg till kommentarer

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

5 Hantera ett projekt

Få statusuppdateringar för uppgifter

Gör statusuppdateringar i projektplanen

1. Öppna projektplanen i Kalkylark.
2. Ändra statusen bredvid en uppgift som du äger.

Skicka statusuppdateringar före ett teammöte

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på en händelse.
3. Välj ett alternativ bredvid antalet gäster:
   • Chatta med gäster : En ny eller befintlig chatt öppnas. Endast Chat-aktiverade gäster i din jobb- eller skolorganisation ingår i chatten.
   • Skicka e-post till gäster : Ett nytt e-postmeddelande öppnas. Alla inbjudna gäster inkluderas i e-postmeddelandet.

Få statusuppdateringar under teammöten

Presentera projektplanen vid teammöten. Alla kan uppdatera sin status i realtid.

1. Öppna Meet och gå med i ett videomöte.
2. Klicka på Presentera nu  längst ned och välj vad du vill dela:
   • Hela skärmen
   • Ett fönster
   • En flik
3. Klicka på Dela.
4. När du är klar med presentationen klickar du på Avsluta presentationen.

Få statusuppdateringar via gruppens e-postadress

Skicka e-post till alla samtidigt med gruppens e-postadress. Be personer att uppdatera sina uppgifter i projektplanen.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

Få statusuppdateringar med Chat

Skicka ett chattmeddelande till en lagmedlem för att få deras statusuppdatering.

Skicka ett direktmeddelande till någon:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på Starta en chatt om namnet inte redan finns under Chatta.
3. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
   • Ange personens e-postadress om du vill skicka ett personligt meddelande till någon utanför organisationen.
4. Klicka på personen som du vill skicka meddelandet till.
5. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Skicka ett direktmeddelande till en grupp:

1. Öppna Google Chat eller ditt Gmail-konto.
2. Klicka på en befintlig gruppkonversation under Chat, skriv ett meddelande och klicka på Skicka .
3. Klicka på Starta en chatt Starta gruppkonversation om gruppen inte finns under Chat.
4. Ange ett namn eller en e-postadress. Förslag visas medan du skriver.
5. Klicka på Klart .
6. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka .

Ändra projektets tidslinjer

Om tidslinjer, krav eller resurser ändras uppdaterar du projektdokumentationen. Om du sedan behöver ändra mötestider på grund av en ny tidslinje eller lägga till nya teammedlemmar i ett möte uppdaterar du händelsen i teamets kalender.

Uppdatera en befintlig händelse

1. Öppna Kalender.
2. Klicka på händelsen i kalendern.
3. Klicka på Redigera .
4. Klicka på tiden eller datumet för att ändra.
5. Du kan lägga till nya gäster om du vill.
6. Klicka på Spara.
7. Om händelsen är återkommande väljer du vilka händelser som ska uppdateras och klickar på OK.
8. Klicka på Skicka.

 

Informera teammedlemmar om ändringar

Om projektdatum eller milstolpar ändras informerar du snabbt alla medlemmar med hjälp av e-post.

Avisera medlemmar i Gmail

Istället för att lägga till varje teammedlems e-postadress i ditt e-postmeddelande anger du bara gruppens e-postadress.

1. Öppna Gmail på datorn.
2. Klicka på Skriv uppe till vänster.
3. Lägg till mottagare i fältet Till. Du kan även lägga till mottagare
   • i fälten Kopia och Hemlig kopia
   • när du skriver ett meddelande med ett plustecken eller @omnämnande och kontaktens namn i textfältet.
4. Lägg till ett ämne.
5. Skriv ditt meddelande.
6. Klicka på Skicka längst ned på sidan.

Tips! Lägg till enskilda mottagare och grupper av kontakter som du har skapat med etiketter genom att klicka på Till:. 

Skicka e-post till medlemmar på en delad enhet

1. Till vänster klickar du på en delad enhet.
2. Klicka på nedåtpilen Skicka e-post till medlemmar högst upp bredvid namnet på den delade enheten.
3. Ändra ämnet och ange ditt meddelande.
4. (Valfritt) Om du enbart vill skicka e-post till personer med specifika åtkomstnivåer, eller vill skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv, markerar kryssrutorna.
5. Klicka på Skicka.

En länk till den delade enheten finns i e-postmeddelandet.

Slutför delade filer

När du är klar med att samarbeta i ditt projekt kan du ändra delningsinställningarna eller arkivera dina filer så att redigeringsbehöriga inte kan fortsätta redigera de färdiga filerna.

Mer information finns i Dela ett slutligt dokument.

Skapa en rapport vid projektslut

När ditt projekt är klart kan du skapa en presentation för att dela och samarbeta med ditt team.

Om du vill skapa en presentation läser du Komma igång med Presentationer. Tips om hur du håller presentationer finns i Tio Google Workspace-tips för starka förslag.

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}