Een project plannen en beheren

Wilt u meer uit Google-apps halen op het werk of op school?  Meld u aan voor een kosteloze proefperiode voor Google Workspace


Alle instructies weergeven | Alle instructies verbergen

" "1  Een project opzetten

1.1 Een e-mailgroep maken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik linksboven op Groep maken.
  3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op. Informatie over instellingen.
  4. Klik op Groep maken.

Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.


Informatie over instellingen voor Groepen

Informatie over Groepen

Optie Beschrijving
Groepsnaam
De naam waarmee de groep wordt aangeduid in lijsten en berichten. Volg deze richtlijnen:
  • Namen mogen maximaal 73 tekens bevatten.
  • Gebruik namen waaruit het doel van de groep duidelijk wordt.
E-mailadres groep

​Het e-mailadres dat is gebruikt voor de groep. Als er meer dan één domein wordt weergegeven, selecteer je het juiste domein in de lijst. E-mailadressen mogen maximaal 63 tekens bevatten. Deze limiet is exclusief het domeingedeelte van het adres, zoals @gmail.com.

Sommige woorden zijn gereserveerd en kunnen niet worden gebruikt als e-mailadres.Bekijk de gereserveerde woorden.

Als je een groep maakt met een werk- of schoolaccount, bevat je e-mailadres mogelijk een achtervoegsel, zoals '-user-created'. Als de groepsnaam bijvoorbeeld training is, ziet het daadwerkelijke e-mailadres er misschien zo uit: training-user-created@jouw_domein.

Groepsbeschrijving

Het doel van de groep of hoe deze wordt gebruikt. Deze informatie wordt weergegeven op de pagina 'Over' van de groep. U kunt bijvoorbeeld informatie toevoegen over groepsleden, groespcontent, veelgestelde vragen of links naar gerelateerde groepen.

 

Privacyinstellingen

Optie  Beschrijving
Wie mag de groep zoeken

Selecteer een optie om vast te leggen wie de groep kan vinden door te zoeken naar de naam, het e-mailadres of gesprekken van de groep.

  • Groepsleden: als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount, wordt deze optie alleen weergegeven als de beheerder voor eigenaren de optie heeft geselecteerd om groepen in de directory te verbergen.
  • Organisatieleden: deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen op internet: als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount, wordt deze optie alleen weergegeven als de beheerder de optie heeft geselecteerd om groepen openbaar te maken.

 

Wie mag lid worden van de groep

Kies een optie:

  • Alleen uitgenodigde gebruikers: Mensen moeten worden uitgenodigd om lid te kunnen worden van de groep. Ze kunnen zichzelf niet rechtstreeks toevoegen of vragen om lid te worden.
  • Iedereen in de organisatie mag vragen: Mensen in je organisatie kunnen vragen om aan de groep te worden toegevoegd. Deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen in de organisatie mag lid worden: Mensen in je organisatie kunnen zichzelf aan de groep toevoegen.Deze optie wordt alleen weergegeven als je bent ingelogd op een werk- of schoolaccount.
  • Iedereen mag vragen: Iedereen op internet kan vragen om aan de groep te worden toegevoegd.Als je op een werk- of schoolaccount bent ingelogd, wordt deze optie alleen weergegeven als je beheerder heeft ingesteld dat groepseigenaren externe leden mogen toestaan.
  • Iedereen mag lid worden: Iedereen op internet kan zichzelf aan de groep toevoegen.Als je op een werk- of schoolaccount bent ingelogd, wordt deze optie alleen weergegeven als je beheerder heeft ingesteld dat groepseigenaren externe leden mogen toestaan.
Wie kan gesprekken bekijken Geef aan wie gesprekken kan bekijken die in de groep zijn gepost.
Wie mag posten Selecteer wie er berichten kan sturen naar het e-mailadres van de groep.
Wie kan leden bekijken Geef aan wie de ledenlijst van de groep kan bekijken.

 

Leden toevoegen

Optie Beschrijving
Groepsleden De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Lid wilt geven.

Groepsleden beschikken standaard over basisrechten. Afhankelijk van de organisatie- en groepsinstellingen omvatten deze rechten bijvoorbeeld het bekijken en reageren op gesprekken en het bekijken van leden. Eigenaren en beheerders van de groep kunnen de rechten van leden uitbreiden of beperken. Alle rechten die zijn ingesteld voor de rol Lid, worden automatisch ook toegewezen aan de rollen Beheerder en Eigenaar.

Groepsbeheerders De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Beheerder wilt geven. 

Beheerders kunnen standaard alles doen wat een eigenaar kan, behalve het volgende:

  • De groep verwijderen
  • Andere leden eigenaar maken
  • De rol- of abonnementsinstellingen van een eigenaar wijzigen

Groepseigenaren kunnen rechten instellen op Alleen eigenaren. Hierdoor worden de rechten van beheerders verder beperkt. Beheerders hebben echter altijd de mogelijkheid om de rechten zo in te stellen dat ook beheerders die rechten hebben.

Een groep kan geen beheerder zijn van een andere groep.

Groepseigenaren De namen of e-mailadressen van mensen die je wilt toevoegen en de rol Eigenaar wilt geven.

Leden met de rol Eigenaar hebben standaard alle rechten voor de groep. Veel van deze rechten kunnen aan andere sets gebruikers worden toegewezen. Bekijk alle rechten voor leden- en contentbeheer.

Alleen eigenaren kunnen het volgende doen:

  • Een groep verwijderen
  • Een ander groepslid de rol Eigenaar geven
  • De instellingen van een andere eigenaar wijzigen
  • Groepsberichten exporteren met Google Takeout

Alleen eigenaren en beheerders van een groep kunnen de instellingen van de groep wijzigen.

Een beheerder kan voor een groep bepaalde rechten van eigenaren verwijderen, maar sommige ook niet:

  • Kan verwijderen: berichten posten, nieuwe leden toevoegen, uitnodigen en goedkeuren
  • Kan niet verwijderen: leden of gesprekken bekijken, contact opnemen met andere eigenaren

Een groep kan geen eigenaar van een andere groep zijn.

Welkomstbericht Een bericht dat naar mensen wordt gemaild als ze aan de groep worden toegevoegd zonder hiervoor te zijn uitgenodigd. Deze optie is alleen beschikbaar als 'Leden rechtstreeks toevoegen' is aangezet.
Uitnodigingsbericht Een bericht dat naar mensen wordt gemaild in de uitnodiging om lid te worden aan de groep. Mensen die zijn uitgenodigd, klikken op een link in de uitnodiging om deel te nemen. Deze optie is alleen beschikbaar als 'Leden rechtstreeks toevoegen' is uitgezet.
Abonnement

Voorkeuren voor het ontvangen van e-mails van de groep. Beschikbare opties:

  • Een e-mail voor elk bericht
  • Samenvatting
  • Beknopt
  • Geen

Als je een beknopt overzicht of een samenvatting van de berichten in een groep wilt krijgen, zet je gespreksgeschiedenis aan voor de groep.

Leden rechtstreeks toevoegen

Geeft aan of leden rechtstreeks aan de groep kunnen worden toegevoegd of dat ze moeten worden uitgenodigd om deel te nemen.

Als je 'Leden rechtstreeks toevoegen' aanzet: Opgegeven gebruikers worden aan de groep toegevoegd met de abonnementsinstellingen die je selecteert. Leden kunnen hun abonnementsinstellingen later wijzigen.

Als je 'Leden rechtstreeks toevoegen' uitzet: Opgegeven gebruikers krijgen per e-mail een uitnodiging om lid te worden van de groep. Ze worden pas aan de groep toegevoegd nadat ze de uitnodiging hebben geaccepteerd.

1.2 Een team- of projectagenda maken

Maak een teamagenda om teammeetings en vakanties bij te houden. Maak een projectagenda om projectmijlpalen en taken bij te houden. Beide agenda's maakt u op dezelfde manier.

Een teamagenda maken:

  1. Open Agenda en klik links, naast Andere agenda's, op 'Andere agenda's toevoegen' "" and then Nieuwe agenda maken.
  2. Geef de agenda een naam en voeg een beschrijving toe.
  3. Klik op Tijdzone en selecteer uw tijdzone.
  4. Klik op Agenda maken. De nieuwe agenda wordt weergegeven onder Mijn agenda's.
  5. (Optioneel) Als u agendavoorkeuren wilt updaten, plaatst u de muisaanwijzer op de agenda en klikt u op 'Meer' Meer and then Instellingen.

    U kunt op deze manier zo veel agenda's maken als u wilt.


Een teamagenda delen:

  1. Open Agenda en plaats onder Mijn agenda's de muisaanwijzer op de agenda die u wilt delen. Klik op Meer Meer and then Instellingen en delen.

  2. Kies een optie:
    • Delen met individuele personen: Voeg onder Delen met bepaalde personen de naam of het e-mailadres toe van de persoon met wie u de agenda wilt delen. Klik op Mensen toevoegenand thenVerzenden.
    • Meer instellingen voor delen wijzigen: Ga naar 'Toegangsrechten' en selecteer Openbaar beschikbaar maken of Beschikbaar maken voor naam organisatie.
Een agenda maken
1.3 Regelmatige vergaderingen inplannen

Plan regelmatige teamvergaderingen in zodat u statusupdates van iedereen kunt ontvangen en taken in het projectplan kunt updaten. Maak de meeting in uw teamagenda. Stuur een uitnodiging naar iedereen tegelijk via het Google Groepen-e-mailadres van uw team. Zie Een vergadering plannen en houden voor meer informatie.

  1. Kies een optie in Agenda:
    • Klik op een leeg tijdblok in het agendaraster.
    • Klik op PlusMaken.
  2. Selecteer Afspraak.
1.4 Een teamwebsite maken
Maak een teamsite waarop iedereen in uw organisatie de gegevens, projecten en andere bronnen voor uw team kan vinden. Zie Aan de slag met Sites voor meer informatie.

De pagina en het menu van Sites worden weergegeven

" "Projectbestanden opslaan

2.1 Een projectmap maken

Gebruik Google Drive om het projectplan, specificaties en notulen op te slaan in een gedeelde projectmap in Mijn Drive of in een gedeelde Drive.

Een map maken in Mijn Drive:

  1. Open Drive.
  2. Klik op Plus Nieuwand thenMap.


Een bestand verplaatsen naar een map in Mijn Drive:

  1. Selecteer het bestand.
  2. Klik op Meer ""and thenVerplaatsen naar Verplaatsen naar.
  3. Selecteer de map en klik op Verplaatsen of Hierheen verplaatsen.

U kunt ook bestanden en mappen slepen naar een map in Mijn Drive aan de linkerkant.

Bestanden naar mappen verplaatsen
 

Gedeelde Drives:

Als u dit nog niet heeft gedaan, maakt u een gedeelde Drive en voegt u leden toe. Geef alle leden op zijn minst het toegangsrecht Bijdrager zodat ze kunnen samenwerken aan bestanden. Zie Praktische tips voor gedeelde Drives voor instructies. Maak vervolgens mappen in de gedeelde Drive en voeg bestanden toe. 

Een nieuwe map maken:

  1. Klik links op een gedeelde Drive of bestaande map.
  2. Klik op Nieuw""and thenMap.
  3. Voer een naam in voor de map en klik op Maken.

Opmerkingen:

  • Als u mappen wilt verplaatsen naar een gedeelde Drive die al zijn opgeslagen in Mijn Drive of een andere gedeelde Drive, neemt u contact op met uw beheerder.
  • Submappen moeten dezelfde rechten hebben als de map op het hoogste niveau.


Een bestaande map uploaden vanaf een computer:

  1. Klik links op een map in een gedeelde Drive.
  2. Sleep op uw computer een bestaande map naar een gedeelde Drive. Of klik op Plus Nieuw and then Map uploaden. Ga naar de map en open deze.


Bestanden toevoegen aan een gedeelde Drive

Minstens de rol Bijdrager vereist

Alle bestanden die u toevoegt, zijn eigendom van het team. Als u de gedeelde Drive verlaat, blijven uw bestanden staan.

  1. Klik links op een gedeelde Drive.
  2. Sleep een bestaand bestand (waarvan u de eigenaar bent*) vanaf uw computer of Mijn Drive naar een gedeelde Drive. Of klik boven in Drive op Nieuw""en kies een optie:
    • Als u een bestand wilt maken, selecteert u het bestandstype dat u wilt maken, zoals Google Documenten.
    • Als u een bestand wilt uploaden, klikt u op Bestand uploaden. Ga naar het bestand en open het.
  3. Dubbelklik op een bestand om het te openen en te bewerken.

*Als u niet de eigenaar van het bestand bent, maar wel de rol Bewerker heeft in Drive, kunt u het bestand verplaatsen naar een gedeelde Drive als uw beheerder deze mogelijkheid heeft aangezet.

Opmerking: Gebruik Google Drive voor desktop om bestanden op uw bureaublad op te slaan en te openen. Zie Wat kunt u doen met Drive voor desktop voor meer informatie.

Bestanden uploaden naar Drive

2.2 Bestaande projectbestanden zoeken en verplaatsen

Zoek naar bestaande projectbestanden, zoals projectspecificaties of -presentaties, in Drive. Verplaats de bestanden vervolgens naar de projectmap.

Het kan lastig zijn om door honderden bestanden te browsen om het bestand te vinden dat u nodig heeft. Probeer dan te zoeken in Drive.

Zoeken naar bestanden of mappen in Drive:

  1. Voer in het zoekvak van Drive een woord of zin in. 
    Drive stelt zoektermen voor terwijl u typt, zodat u sneller kunt zoeken.
  2. Klik op een suggestie om deze te openen of klik op 'Zoeken' "" om een lijst met resultaten te bekijken.


Geavanceerde zoekopties gebruiken:

  1. Klik rechts van het zoekvak op de pijl-omlaag "".
    Kies een optie of een combinatie van opties om de resultaten te filteren.
    • Type: Zoeken op bestandstype.
    • Eigenaar: Zoeken op bestandseigenaar.
    • Locatie: Zoeken op locatie (inclusief items in de map 'Prullenbak' of 'Met ster'). U kunt alleen zoeken naar mappen in Mijn Drive of in gedeelde Drives. Als u een map wilt zoeken die wordt weergegeven in 'Gedeeld met mij', moet u die map eerst toevoegen aan Mijn Drive.
    • Datum gewijzigd: Items bekijken die onlangs door iemand zijn gewijzigd (niet alleen door u).
    • Itemnaam: Zoeken naar een term in de bestandsnaam.
    • Bevat de woorden: Zoeken naar bestanden die bepaalde woorden bevatten.
    • Gedeeld met: Zoeken naar iemand die toegang heeft tot het bestand.
    • Vervolgactie: Zoeken naar bestanden waarvan u de eigenaar bent met suggesties, of naar bestanden met actie-items die aan u zijn toegewezen.
  2. Klik op Zoeken.

Zoeken in Drive

Een bestand verplaatsen naar een map in Mijn Drive:

  1. Selecteer het bestand.
  2. Klik op Meer ""and thenVerplaatsen naar Verplaatsen naar.
  3. Selecteer de map en klik op Verplaatsen of Hierheen verplaatsen.

U kunt ook bestanden en mappen slepen naar een map in Mijn Drive aan de linkerkant.


Bestanden naar mappen verplaatsen

2.3 Een template voor notulen maken

Kies een template voor notulen, pas deze aan en sla deze op in de gedeelde projectmap.

Kies een optie:

  • Selecteer boven in het startscherm van Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren een van de populaire templates. Klik op Templategalerij om meer templates te bekijken.
    Opmerking: Als u Templategalerij niet kunt vinden, gaat u naar Templategalerij weergeven of verbergen.
  • Als u al een bestand heeft geopend in een van de Editors van Documenten, klikt u op Bestandand thenNieuwand thenVan template en selecteert u de gewenste template.
  • Klik in Drive op Nieuw, wijs naast Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties of Formulieren de pijl-rechts "" aan en klik op Op basis van template.
Nieuwe documenten maken
2.4 Projectbestanden toevoegen aan vergaderingen

(Optioneel) Voeg bestanden toe aan een uitnodiging voor een vergadering, zoals notulen of het projectplan.

1 Kies een tijdzone.
2 Stel een terugkerende afspraak in.
3 Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4 Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5 Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6 Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7 Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

" "Een projectplan maken

3.1 Een projectplan maken en taken toevoegen

Breng het project in kaart door taken toe te voegen aan een spreadsheet. Voeg het projectplan vervolgens toe aan de gedeelde Drive of aan een map van de gedeelde Drive.

Een projectplan maken: 

  1. Klik in Google Drive op Plus Nieuw and then Google Spreadsheets and then Lege spreadsheet.
  2. Klik op Naamloze spreadsheet en voer een nieuwe titel in voor het projectplan.
  3. Voeg kolomkoppen toe. Als u de taken van een project bijhoudt, kunt u kolommen toevoegen voor de verantwoordelijke persoon voor de taak, deadline, status en opmerkingen.
  4. Voeg content toe aan de sheet om de projectplanning bij te houden. Zodra u de sheet heeft gedeeld, kunnen andere mensen ook content toevoegen.

Zie Dynamische projectplannen maken met Spreadsheets voor meer informatie.

Een spreadsheet een naam geven

3.2 Taakbeschrijvingen toevoegen

Als u wat meer uitleg wilt geven bij een kolomkop of taak, kunt u een beschrijvende opmerking toevoegen.

  1. Selecteer de kolom of de cellen waaraan u een notitie wilt toevoegen.
  2. Selecteer Invoegen and then Notitie.
  3. Typ de beschrijving.
  4. Klik ergens buiten de notitie om deze te sluiten.
Notities invoegen
3.3 Lijstopties toevoegen

Laat mensen kiezen uit opties in een lijst. Als u bijvoorbeeld de voortgang in een projectplan wilt bijhouden, maakt u een kolom 'Status' met opties zoals 'Niet gestart', 'In uitvoering' of 'Voltooid'.

1 Selecteer de kolom waaraan u de keuzes wilt toevoegen.
2 Klik op Gegevens and then Gegevensvalidatie.
3 Selecteer Lijst met items naast Criteria.
4 Voer de geldige opties in en scheid deze door komma's.
5 Klik op Opslaan.
6 (Optioneel) Als u de keuzes wilt bekijken, klikt u op de pijl in een cel in de kolom.

Instructies 1 tot en met 6

3.4 Voortgangstrackers toevoegen

Bekijk in één oogopslag hoe projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om complexe taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die al lopen.

Voortgangstrackers instellen:

  1. Open Spreadsheets en selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.
  2. Selecteer Indeling and then Conditionele opmaak.
  3. Stel de regels in. In dit voorbeeld krijgen taken die de status 'Voltooid', 'Niet gestart' of 'In behandeling' hebben elk een andere kleur:
A Ga naar het tabblad Eén kleur en selecteer onder Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.
B Typ Voltooid in het vak onder Tekst bevat.
C Klik onder Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of de achtergrond of de tekst gekleurd moet worden.
D Als u een aangepaste tekst- of achtergrondkleur wilt toewijzen, klikt u op Tekstkleur "" of Opvulkleur "". U kunt eventueel één kleur opgeven voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.
E Als u meer regels wilt toevoegen, klikt u op Nog een regel toevoegen en voert u dezelfde stappen uit. U kunt bijvoorbeeld een rode achtergrond toewijzen aan taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond aan taken met de status In behandeling.
F Klik op Gereed.

U vindt de regels voor conditionele opmaak in het menu, onder

3.5 Meldingen ontvangen

Blijf met e-mailmeldingen op de hoogte van projectupdates en statuswijzigingen. U krijgt een melding wanneer iemand een wijziging aanbrengt in de projectplanning, wie de wijziging heeft doorgevoerd (en wanneer) en wat er is gewijzigd. U kunt ook kiezen hoe vaak u meldingen wilt ontvangen.

Meldingen toevoegen:

  1. Klik in de spreadsheet op Extra and then Meldingsregels.
  2. Selecteer wanneer en hoe vaak u meldingen wilt ontvangen.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Klik op Gereed.
Klik op

" "Projectbestanden delen

4.1 De projectmap delen

De map in Mijn Drive delen:

Als u een map deelt met een groep, hebben alle leden hetzelfde toegangsniveau. Geef teamleden het toegangsniveau Bewerker, zodat ze kunnen samenwerken aan bestanden.

Een bestand of map delen met specifieke mensen:

  1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen Share.
  3. Geef onder 'Delen met mensen en groepen' de e-mailadressen op van de gebruikers met wie je het bestand wilt delen.
  4. Als je wilt wijzigen wat mensen met je document kunnen doen, klik je aan de rechterkant op de pijl-omlaag Omlaag en dan Kijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen.
    • Als je mensen wilt laten weten dat je een document met hen hebt gedeeld, vink je het vakje naast 'Mensen op de hoogte brengen' aan. Als deze optie is ingeschakeld, wordt elk opgegeven e-mailadres opgenomen in de e-mail.
    • Vink het selectievakje uit als je mensen niet op de hoogte wilt brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.


Een link naar een bestand of map delen:

  1. Klik in Drive met de rechtermuisknop op het bestand dat of de map die u wilt delen en selecteer Delen Delen.

    Klik bovenaan in Documenten, Spreadsheets of Presentaties op Delen.

    Opmerking: U kunt alleen bestanden delen waarvan u de eigenaar bent of waarvoor u bewerkingsrechten heeft.

  2. (Optioneel) Als u wilt opgeven wat mensen met een bestand kunnen doen als u het deelt, klikt u onder de naam van uw organisatie op Wijzigen:
    • Als u de rechten wilt wijzigen, klikt u rechts op de pijl-omlaag "" en selecteert u Kijker, Reageerder of Bewerker.
    • Als u wilt toestaan dat de link buiten uw organisatie wordt gedeeld, klikt u naast de naam van uw organisatie op de pijl-omlaag ""and thenOpenbaar.

      Opmerking: Als u deze optie niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder.

  3. Klik op Link kopiëren.
  4. Klik op Gereed.
  5. Plak de link in een e-mail, op een website of op een andere plek waar u deze wilt delen.


De map in een gedeelde Drive delen:

Mappen en bestanden die u in een gedeelde Drive plaatst, worden automatisch gedeeld met leden van de gedeelde Drive.

Bestanden delen in Drive
4.2 Projectbestanden delen ter controle

Wanneer u klaar bent, deelt u het projectplan ter controle met uw team. Projectbestanden kunnen projectplannen, -agenda's of -presentaties bevatten. Wanneer u bestanden deelt, geeft u mensen de rol Reageerder of Bewerker, zodat ze reacties kunnen toevoegen of de content kunnen updaten.

Deel het projectplan vervolgens met uw teamleden (of met de groep die u voor uw team heeft gemaakt).

Een bestand delen waarvan u de eigenaar bent of dat u kunt bewerken:

  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen "".
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag ""and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Iedereen met wie u het bestand heeft gedeeld, krijgt een e-mail met een link naar het bestand. Als u uw teamleden het toegangsniveau Bewerker heeft gegeven, kunnen ze het volgende doen:

  • Content toevoegen of updaten, zoals taken, verantwoordelijken en deadlines.
  • Inhoud filteren om de specifieke inhoud te bekijken waarin ze zijn geïnteresseerd.
  • Opmerkingen toevoegen voor specifieke mensen.
  • De status van taken updaten.
  • Beschrijvende opmerkingen aan taken toevoegen.

Klik op


Opmerkingen toevoegen:

  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen "".
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen

" "5   Een project beheren

5.1 Statusupdates voor taken ontvangen

De status updaten in het projectplan:

  1. Open het projectplan in Spreadsheets.
  2. Wijzig de status naast een taak waarvan u de eigenaar bent.

Projectplan in Spreadsheets


Statusupdates verzenden vóór een teamvergadering:

  1. Open de teamagenda in Agenda.
  2. Dubbelklik op een teammeeting.
  3. Klik onder Gasten op E-mail "".
  4. Voer de statusupdates in.
  5. Klik op Verzenden.


Statusupdates ontvangen tijdens een teamvergadering:

Presenteer het projectplan tijdens teammeetings. Iedereen kan de status in realtime updaten.

  1. Open Meet en neem deel aan een videovergadering.
  2. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
  3. Klik op Delen.
  4. Klik als u klaar bent met presenteren op Presentatie stoppen.
  5. (Optioneel) Als u het presenteren van iemand wilt overnemen, klikt u onderaan op Presenteren Uw scherm presenteren en kiest u wat u wilt delen.

Uw hele scherm of een venster presenteren

Statusupdates ontvangen via het e-mailadres van de groep:

E-mail iedereen tegelijk via het e-mailadres van de groep. Vraag mensen hun taken in het projectplan te updaten.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren


Statusupdates ontvangen via Chat:

Stuur een chatbericht naar een teamlid om de statusupdate van deze persoon te zien.

Een privéchat sturen naar iemand:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Als de naam nog niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten "".
  3. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
    • Als u een 1:1-chat naar iemand buiten uw organisatie wilt sturen, vult u het e-mailadres van die persoon in.
  4. Klik op de persoon naar wie u een bericht wilt sturen.
  5. Typ een bericht en klik op Verzenden "".


Een privéchat sturen naar een groep:

  1. Ga naar Google Chat of uw Gmail-account.
  2. Klik onder Chat op een bestaand groepsgesprek. Typ een bericht en dan klik op Verzenden "".
  3. Als het groepsgesprek niet onder Chat staat, klikt u op Een chat starten ""en dan Groepsgesprek starten.
  4. Vul een naam of e-mailadres in. U ziet suggesties terwijl u typt.
  5. Klik op Gereed "".
  6. Typ een bericht en klik op Verzenden "".

Een bericht sturen naar een groep

5.2 Projecttijdlijnen wijzigen

Als tijdlijnen, vereisten of bronnen veranderen, updatet u de projectdocumentatie. Als u vanwege een nieuwe tijdlijn de tijd van een meeting wilt wijzigen of als u nieuwe teamleden wilt toevoegen aan een meeting, updatet u de teamagenda.

Afspraken in Agenda updaten:

Wanneer u alle gegevens heeft ingevuld, slaat u de afspraak op en verstuurt u de uitnodigingen.

Een afspraak opslaan:

  1. Klik op Opslaan.
  2. Kies een optie:
    • Verzenden om de gasten per e-mail op de hoogte te stellen.
    • Niet verzenden om meldingen op dit moment over te slaan.
    • Sluiten om door te gaan met het bewerken van de uitnodiging.
  3. Als u mensen van buiten uw organisatie uitnodigt, klikt u op:
    • Externe gasten uitnodigen om de gasten op de hoogte te stellen.
    • Doorgaan met bewerken om ze later op de hoogte te stellen.
  4. (Optioneel) Klik op Meer opties om de afspraak te openen op de pagina 'Afspraak bewerken'.

Een bestaande afspraak updaten:

U kunt meer gasten uitnodigen, de locatie van de vergadering wijzigen en meer.

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak and then Bewerken Bewerken.
  2. Als u meer gasten wilt uitnodigen, de locatie van de vergadering wilt wijzigen of bijlagen wilt toevoegen, brengt u deze wijzigingen aan en klikt u op Opslaan.
Afspraakupdates opslaan
5.3 Teamleden op de hoogte stellen van wijzigingen

Als projectdatums of -mijlpalen veranderen, kunt u alle teamleden snel op de hoogte stellen via e-mail.

Leden op de hoogte stellen in Gmail:

Typ het e-mailadres van de groep in plaats van het e-mailadres van elk teamlid toe te voegen aan de e-mail.

1 Open Gmail.
2 Klik links op Plus Opstellen.
3 (Optioneel) Als u de venstergrootte wilt wijzigen, klikt u in de bovenhoek op Maximaliseren "" of Volledig scherm afsluiten Volledig scherm afsluiten.
4 Voeg ontvangers en een onderwerp toe.
5 Voer het bericht in. E-mails die u begint te schrijven, maar die u niet verzendt, worden automatisch opgeslagen in Concepten aan de linkerkant.
6 (Optioneel) Voeg bijlagen toe, zoals Drive-bestanden Insert file using Drive of foto's Insert image.
7 Klik op Verzenden.

Tip: Als u het verzenden van een e-mail wilt annuleren, klikt u onderaan het venster op Ongedaan maken. Deze optie wordt kort weergegeven, maar u kunt wijzigen hoelang deze wordt weergegeven. Zie Verzenden van e-mail ongedaan maken.

Waar u in de inbox en de e-mail moet klikken om stap 1 tot en met 7 hierboven uit te voeren

Leden van een gedeelde Drive e-mailen:

  1. Klik links op een gedeelde Drive.
  2. Klik bovenaan, naast de naam van de gedeelde Drive, op de pijl-omlaag "" and then Leden beheren.
  3. Wijzig het onderwerp en voer een bericht in.
  4. (Optioneel) Vink de vakjes aan om alleen leden met specifieke toegangsniveaus te e-mailen of uzelf een kopie van de e-mail te sturen.
  5. Klik op Verzenden.

In de e-mail staat een link naar de gedeelde Drive.

Leden van een gedeelde Drive e-mailen
5.4 Gedeelde bestanden voltooien

Wanneer u klaar bent met samenwerken aan een project, kunt u de instellingen voor delen wijzigen of de bestanden archiveren, zodat bijdragers de voltooide bestanden niet meer kunnen bewerken.

Zie Een voltooid document delen voor meer informatie.

Toegang intrekken
5.5 Een projecteindrapport maken

Wanneer een project is voltooid, kunt u een eindpresentatie maken die u kunt delen en waaraan u kunt samenwerken met uw team. U kunt bijvoorbeeld bekijken wat er is gedaan, waarom het is gedaan, wat er wel en niet goed is gegaan en wat de volgende stappen zijn.

Zie Aan de slag met Presentaties om een presentatie te maken. Zie 10 Google Workspace-tips voor krachtige voorstellen voor tips om goede presentaties te geven.

Cirkeldiagram wordt weergegeven op de desktop

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?