Pianificare e gestire un progetto

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" "1  Configurare il progetto

1.1 Creare un gruppo email
  1. Accedi a Google Gruppi.
  2. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Crea gruppo.
  3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo. Guida di riferimento alle impostazioni.
  4. Fai clic su Crea gruppo.

Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.


Guida di riferimento alle impostazioni di Gruppi

Informazioni sul gruppo

Opzione Descrizione
Nome gruppo
Nome che identifica il gruppo in elenchi e messaggi. Segui queste linee guida:
  • I nomi possono contenere fino a 73 caratteri.
  • Assegna nomi che aiutino a comprendere le finalità del gruppo.

 

 

Email del gruppo

Indirizzo email utilizzato per il gruppo. Se sono visualizzati più domini, seleziona quello appropriato dall'elenco. Gli indirizzi email possono contenere fino a 63 caratteri. Questo limite non include la porzione del dominio dell'indirizzo, ad esempio @gmail.com.

Alcune parole sono riservate e non possono essere utilizzate come indirizzi email. Per informazioni dettagliate, vedi Parole che non possono essere utilizzate negli indirizzi email e, se crei il gruppo su gruppi.google.com, Informazioni sulle parole riservate.

Se stai creando il tuo gruppo in un account di lavoro o della scuola, il tuo indirizzo email potrebbe includere un suffisso, ad esempio -user-created. Ad esempio, se il nome del gruppo è formazione, l'indirizzo email effettivo potrebbe essere formazione-user-created@dominio.

Descrizione del gruppo

Lo scopo del gruppo o il modo in cui viene utilizzato. Le informazioni vengono visualizzate nella pagina Informazioni del gruppo. Puoi inserire informazioni sui membri del gruppo e sui suoi contenuti, oltre a domande frequenti, link a gruppi correlati e così via.

 

Impostazioni per la privacy

Opzione  Descrizione
Chi può cercare il gruppo

Scegli un'opzione per chi può trovare il gruppo cercandolo in base al nome, all'indirizzo email o alle conversazioni:

  • Membri del gruppo: se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari dei gruppi a nascondere i gruppi dalla directory.
  • Membri dell'organizzazione: questa opzione viene visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque sul Web: se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha selezionato l'opzione per rendere pubblici i gruppi.

 

Chi può iscriversi al gruppo

Scegli un'opzione:

  • Solo utenti invitati: le persone devono essere invitate per entrare a far parte del gruppo; non possono aggiungersi direttamente o chiedere l'iscrizione.
  • Chiunque nell'organizzazione può chiedere: gli utenti della tua organizzazione possono chiedere di essere aggiunti al gruppo. Questa opzione è visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque nell'organizzazione può iscriversi: gli utenti della tua organizzazione possono aggiungersi al gruppo. Questa opzione viene visualizzata solo se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola.
  • Chiunque può chiedere: chiunque sul Web può chiedere di essere aggiunto al gruppo. Se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari del gruppo a consentire l'accesso dei membri esterni.
  • Iscrizione aperta a tutti: chiunque sul Web può aggiungersi al gruppo. Se hai eseguito l'accesso a un account di lavoro o della scuola, questa opzione viene visualizzata solo se l'amministratore ha impostato l'opzione che autorizza i proprietari del gruppo a consentire l'accesso dei membri esterni.
Chi può visualizzare le conversazioni Seleziona chi può vedere le conversazioni pubblicate nel gruppo.
Chi può pubblicare Seleziona gli utenti che possono inviare messaggi all'indirizzo email del gruppo.
Chi può visualizzare i membri Seleziona chi può visualizzare l'elenco dei membri del gruppo. 

 

Aggiungere membri

Opzione Descrizione
Membri del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Membro.
Tutti i membri di un gruppo dispongono del ruolo Membro. Qualsiasi autorizzazione impostata per il ruolo Membro viene assegnata automaticamente ai gestori e ai proprietari.
Gestori del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Gestore. 

Per impostazione predefinita, i gestori possono svolgere le stesse operazioni dei proprietari, ad eccezione di quanto segue:

  • Eliminare il gruppo.
  • Impostare un altro membro come proprietario.
  • Cambiare il ruolo di un proprietario in gestore o membro. 

I proprietari di gruppi possono impostare qualsiasi autorizzazione su solo i proprietari, limitando ulteriormente ciò che possono fare i gestori. Tuttavia, questi ultimi possono sempre modificare le impostazioni del gruppo autonomamente.

Un gruppo non può essere gestore di un altro gruppo.

Proprietari del gruppo I nomi o gli indirizzi email delle persone che vuoi aggiungere e a cui vuoi assegnare il ruolo Proprietario.  

I membri con il ruolo di proprietario dispongono delle seguenti autorizzazioni:

  • Inviare messaggi al gruppo.
  • Aggiungere o rimuovere membri del gruppo, inclusi i proprietari.
  • Cambiare il ruolo di un membro (ad esempio da membro a proprietario).
  • Modificare le impostazioni del gruppo.
  • Eliminare il gruppo.
  • Esportare iscrizioni e messaggi di gruppo.

Puoi assegnare il ruolo di proprietario a qualsiasi membro del gruppo. Tuttavia, un gruppo non può avere il ruolo di proprietario per un altro gruppo.

Messaggio di benvenuto Messaggio inviato via email alle persone quando vengono aggiunte al gruppo senza essere state invitate. Questa opzione è disponibile solo se l'opzione Aggiungi membri direttamente è ON.
Messaggio di invito Messaggio inviato alle persone nell'email di invito a partecipare al gruppo. Gli invitati fanno clic su un link nell'invito per partecipare. È disponibile solo se l'opzione Aggiungi membri direttamente è OFF
Iscrizione

Preferenze per la ricezione di email dal gruppo. Tra le opzioni disponibili sono incluse le seguenti:

  • Ogni email: i messaggi vengono inviati singolarmente non appena sono pubblicati nel gruppo.
  • Sommario giornaliero: riepiloghi che includono al massimo 150 messaggi combinati in singole email inviate con cadenza giornaliera.
  • Sintesi: fino a 25 messaggi completi combinati in singole email inviate con cadenza giornaliera.
  • Nessuna email: i messaggi del gruppo non vengono inviati.

Per ricevere sintesi o riepiloghi riassuntivi dei messaggi di un gruppo, devi attivare la cronologia delle conversazioni per il gruppo.

Aggiungi membri direttamente

Scegli se aggiungere direttamente i membri al gruppo o invitarli a partecipare.

Se attivi l'opzione Aggiungi membri direttamente: gli utenti indicati vengono aggiunti al gruppo con le impostazioni di iscrizione che selezioni. I membri possono modificare le proprie impostazioni di iscrizione in un secondo momento.

Se disattivi l'opzione Aggiungi membri direttamente: gli utenti specificati ricevono un messaggio email con l'invito a partecipare al gruppo. Vengono aggiunti al gruppo solo dopo che hanno accettato l'invito.

1.2 Creare un calendario del team o di progetto

Puoi creare un calendario del team per monitorare le riunioni e le ferie o un calendario di progetto per monitorare le tappe principali e le attività. Puoi creare analogamente altri calendari.

Creare un calendario del team:

  1. Apri Calendar e, a sinistra accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi altri calendari "" e poi Crea nuovo calendario.
  2. Dai un nome al calendario e aggiungi una descrizione.
  3. Fai clic su Fuso orario e seleziona il tuo fuso orario.
  4. Fai clic su Crea calendario. Il nuovo calendario verrà visualizzato sotto I miei calendari.
  5. Per aggiornare le preferenze di un calendario, passaci sopra il mouse e fai clic su Altro Altro e poi Impostazioni. (facoltativo)


Condividere un calendario del team:

  1. Apri Calendar e in I miei calendari seleziona il calendario da condividere e fai clic su Altro Altroe poi Impostazioni e condivisione.

  2. Scegli un'opzione:
    • Per condividere contenuti con persone singole: in Condividi con persone specifiche, fai clic su Aggiungi persone e aggiungi la persona o l'indirizzo email della persona con cui vuoi condividere. Fai clic su Invia.
    • Per ampliare la condivisione: in Autorizzazioni all'accesso, seleziona Rendi disponibile pubblicamente o Rendi disponibile per nome organizzazione.
Creare un calendario
1.3 Configurare riunioni di aggiornamento periodiche

Pianifica riunioni periodiche del team per avere aggiornamenti sullo stato di ciascun membro e aggiornare le attività nel piano di progetto. Crea la riunione nel calendario del team. Utilizza l'indirizzo email di Google Gruppi del tuo team per inviare l'invito a tutti in una sola volta. Per maggiori dettagli, vedi Pianificare e tenere una riunione.

  1. In Calendar, scegli un'opzione:
    • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
    • Fai clic su PiùCrea.
  2. Seleziona Evento.
1.4 Creare un sito web per il team
Crea un sito dedicato in cui tutti i membri della tua organizzazione possano trovare informazioni, progetti e altre risorse del tuo team. Per ulteriori dettagli, vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Sites.

Pagina di Sites e menu visualizzati

" "Archiviare i file di progetto

2.1 Creare una cartella di progetto

Utilizza Google Drive per archiviare il piano di progetto, le specifiche e i verbali delle riunioni in una cartella di progetto condivisa su Il mio Drive o su un Drive condiviso.

Creare una cartella in Il mio Drive:

  1. Apri Drive.
  2. Fai clic su Più Nuovoe poiCartella.


Spostare un file in una cartella su Il mio Drive:

  1. Seleziona il file.
  2. Fai clic su Altro ""e poiSposta in Spostare.
  3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.

Spostare i file nelle cartelle
 

Drive condivisi:

Se non lo hai già fatto, crea un Drive condiviso e aggiungi i membri. Assegna a tutti almeno l'accesso Collaboratore, in modo che possano collaborare sui file. Per istruzioni, consulta le best practice per i Drive condivisi. Quindi, crea le cartelle nel Drive condiviso e aggiungi i file.

Creare una nuova cartella:

  1. Sulla sinistra, fai clic su un Drive condiviso o su una cartella esistente.
  2. Fai clic su Nuovo "" e poi Cartella.
  3. Inserisci il nome di una cartella e fai clic su Crea.

Note

  • Per spostare su un Drive condiviso cartelle già archiviate in Il mio Drive o su un altro Drive condiviso, contatta il tuo amministratore.
  • Le sottocartelle devono avere la stessa autorizzazione della cartella di livello principale.


Caricare una cartella esistente dal computer:

  1. A sinistra, fai clic sulla cartella di un Drive condiviso.
  2. Sul computer, trascina una cartella esistente in un Drive condiviso. In alternativa, fai clic su Più Nuovo e poi Caricamento di una cartella. Passa alla cartella e aprila.


Aggiungere file a un Drive condiviso

Il livello di accesso minimo è Collaboratore.

Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive condiviso, i file rimangono.

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. Trascina un file esistente (di tua proprietà*) dal computer o da Il mio Drive in un Drive condiviso oppure, nella parte superiore di Drive, fai clic su Nuovo "" e scegli un'opzione:
    • Per creare un file, seleziona il tipo di file che vuoi creare, ad esempio un file di Documenti Google.
    • Per caricare un file, fai clic su Caricamento di file. Passa al file e aprilo.
  3. Fai doppio clic su un file per aprirlo e modificarlo.

*Se il file non è di tua proprietà, ma hai l'accesso Editor in Drive, puoi spostarlo su un Drive condiviso se l'amministratore di Google Workspace ha autorizzato questa opzione.

Nota: per archiviare e accedere ai file sul desktop, utilizza Drive File Stream. Vedi la Guida introduttiva all'utilizzo di Drive.

Caricare file su Drive

2.2 Trovare e spostare i file di progetto esistenti

Su Drive, trova tutti i file di progetto esistenti, ad esempio le specifiche o le presentazioni, quindi spostali nella cartella del progetto.

Dover scorrere centinaia di file solo per trovare quello di cui hai bisogno può essere complicato: prova a eseguire una ricerca su Drive.

Cercare file o cartelle su Drive:

  1. Nella casella di ricerca di Drive, inserisci una parola o una frase. 
    Per velocizzare la ricerca, Drive suggerisce dei termini non appena inizi a digitare del testo.
  2. Fai clic su un suggerimento per aprirlo o su Ricerca "" per visualizzare un elenco di risultati.


Utilizzare le opzioni di ricerca avanzate:

  1. A destra della casella di ricerca, fai clic sulla freccia giù "".
    Scegli un'opzione o una combinazione di opzioni per filtrare ulteriormente i risultati.
    • Tipo: ricerca in base al tipo di file.
    • Proprietario: ricerca in base al proprietario del file.
    • Posizione: ricerca in base alla posizione (compresi gli elementi nel Cestino o Speciali). Puoi cercare solo le cartelle che si trovano in Il mio Drive o nei Drive condivisi.
    • Data di modifica: vengono visualizzati gli elementi modificati di recente da chiunque (non solo da te).
    • Nome elemento: ricerca di un termine nel nome del file.
    • Contiene le parole: ricerca di file che contengono determinate parole.
    • Condiviso con: ricerca di un utente che ha accesso al file.
    • In sospeso: ricerca di file di tua proprietà contenenti suggerimenti o file con elementi di azione assegnati a te.
  2. Fai clic su Cerca.

Ricerca in Drive

Spostare un file in una cartella su Il mio Drive:

  1. Seleziona il file.
  2. Fai clic su Altro ""e poiSposta in Spostare.
  3. Seleziona la cartella e fai clic su Sposta o Sposta qui.

Puoi anche trascinare file e cartelle in una cartella di My Drive sulla sinistra.


Spostare i file nelle cartelle

2.3 Creare un modello per le note sulla riunione

Scegli un modello per le note sulla riunione, personalizzalo e salvalo nella cartella di progetto condivisa.

Scegli un'opzione:

  • Da Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli, seleziona uno dei modelli visualizzati in alto. Fai clic su Galleria modelli per visualizzare altri modelli.
  • Se hai già aperto un file in uno degli editor di Documenti, fai clic su Filee poiNuovoe poiDa modello e seleziona il modello che preferisci.
  • In Drive, scegli un'opzione:
    • Per gli editor di Documenti, fai clic su Più Nuovoe poiDocumenti, Fogli o Presentazioni Googlee poiDa un modello.
    • Per Moduli, fai clic su Più Nuovoe poiAltro e poiModuli Googlee poiDa un modello.
Creare nuovi documenti
2.4 Allegare i file di progetto alle riunioni

(Facoltativo) Aggiungi file all'invito, ad esempio le note sulla riunione o il piano di progetto.

1 Scegli un fuso orario.
2 Configura la ricorrenza.
3 Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
4 Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
5 Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
6 Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
7 Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

Aggiungere i dettagli del calendario

" "Creare un piano di progetto

3.1 Creare un piano di progetto e aggiungere attività

Aggiungi attività a un foglio di lavoro per creare una mappa del progetto. Aggiungi quindi il piano di progetto al tuo Drive condiviso o alla cartella Drive condivisa.

Creare un piano di progetto:

  1. In Google Drive, fai clic su Più Nuovo e poi Fogli Google e poi Foglio di lavoro vuoto.
  2. Fai clic su Foglio di lavoro senza nome e inserisci un nuovo titolo per il piano di progetto.
  3. Aggiungi le intestazioni delle colonne. Ad esempio, puoi monitorare le attività di un progetto e inserire colonne che indicano il proprietario dell'attività, la data di scadenza, lo stato e i commenti.
  4. Aggiungi contenuti al foglio per monitorare il piano di progetto. Dopo che avrai condiviso il foglio, anche altre persone potranno aggiungere contenuti.

Per ulteriori informazioni, vedi Creare piani di progetto dinamici con Fogli.

Assegnare un nome a un foglio

3.2 Aggiungere descrizioni alle attività

Se ritieni di dover includere una spiegazione per l'intestazione di colonna o per l'attività, aggiungi una nota descrittiva.

  1. Seleziona la colonna o le celle in cui vuoi aggiungere una nota.
  2. Seleziona Inserisci e poi Nota.
  3. Digita il testo della descrizione.
  4. Fai clic su un punto esterno alla nota per chiuderla.
Inserire note
3.3 Aggiungere opzioni sotto forma di elenco

Consenti agli utenti di scegliere un'opzione da un elenco. Ad esempio, per monitorare lo stato di avanzamento di un piano di progetto, crea la colonna "Stato" con opzioni come Non iniziato, In corso o Completato.

1 Seleziona la colonna in cui vuoi aggiungere le opzioni tra cui scegliere.
2 Fai clic su Datie poiConvalida dei dati.
3 In corrispondenza di Criterio, seleziona Elenco di voci.
4 Inserisci le opzioni valide separate da virgole.
5 Fai clic su Salva.
6 Per visualizzare le opzioni, fai clic sulla freccia in una delle celle della colonna. (facoltativo)

Mappa delle istruzioni dalla 1 alla 6

3.4 Aggiungere il monitoraggio dell'avanzamento

Utilizza le regole di formattazione condizionale per vedere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento delle attività del progetto. Ad esempio, aggiungi i colori per far risaltare le attività completate rispetto alle attività non ancora iniziate o in corso.

Configurare strumenti di monitoraggio dello stato di avanzamento:

  1. Apri Fogli e seleziona la colonna a cui vuoi applicare le regole di formattazione.
  2. Seleziona Formato e poi Formattazione condizionale.
  3. Imposta le regole. In questo esempio, assegnerai un colore diverso alle attività con stato Completata, Non iniziata o In corso:
A Nella scheda Colore singolo, in Formatta le celle se, seleziona Il testo contiene.
B Nella casella sotto Il testo contiene, digita Completata.
C In Stile di formattazione, fai clic sull'elenco per scegliere se colorare lo sfondo o il testo.
D Per assegnare un colore personalizzato allo sfondo o al testo, fai clic su Colore testo "" o Colore riempimento "". Se necessario, puoi specificare un colore per il testo e uno per lo sfondo. (facoltativo)
E Per aggiungere altre regole, fai clic su Aggiungi un'altra regola e segui la stessa procedura. Ad esempio, puoi assegnare uno sfondo rosso alle attività con stato Non iniziata e uno sfondo arancione alle attività In corso.
V Fai clic su Fine.

Nel menu, sotto Formato, trovare le regole di formattazione condizionale

3.5 Ricevere notifiche

Tieni sotto controllo gli aggiornamenti del progetto e le variazioni dello stato con le notifiche via email. In questo modo saprai quando qualcuno apporta una modifica al piano di progetto, chi ha effettuato la modifica, quando e che cosa è stato modificato. Puoi anche scegliere con quale frequenza ricevere le notifiche.

Aggiungere notifiche:

  1. Nel foglio di lavoro, seleziona Strumenti e poi Regole di notifica.
  2. Seleziona il momento in cui vuoi ricevere le notifiche e la frequenza.
  3. Fai clic su Salva.
  4. Fai clic su Fine.
Fare clic su Strumenti per aprire una finestra in cui impostare le regole per le notifiche

" "Condividere i file di progetto

4.1 Condividere la cartella del progetto

Condividere la cartella in Il mio Drive:

Quando condividi una cartella con un gruppo, tutti i membri ottengono lo stesso livello di accesso. Concedi ai membri del team l'accesso come editor in modo che possano collaborare sui file.

Condividere un file o una cartella con persone specifiche:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o Condividi Share.
  3. In "Condividi con persone e gruppi", inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file. 
  4. Per modificare le azioni che le persone possono eseguire nel tuo documento, a destra, fai clic sulla Freccia giù Giù e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli se inviare notifiche alle persone.
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un documento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
    • Se non vuoi inviare una notifica alle persone, deseleziona la casella.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.


Condividere un link a un file o a una cartella:

  1. In Drive, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella che vuoi condividere e seleziona Condividi Condividere.

    In alto in Documenti, Fogli o Presentazioni, fai clic su Condividi.

    Nota: puoi condividere solo i file di tua proprietà o per i quali disponi dell'accesso in modifica.

  2. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file che hai condiviso, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
    • Per cambiare l'autorizzazione, fai clic sulla Freccia giù "" sulla destra e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
    • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù ""e poiPubblico.

      Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

  3. Fai clic su Copia link.
  4. Fai clic su Fine.
  5. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.


Condividere una cartella su un Drive condiviso:

Tutte le cartelle e i file che aggiungi a un Drive condiviso vengono automaticamente condivisi con i membri di quel Drive.

Condividere file su Drive
4.2 Condividere i file di progetto per la revisione

Quando è tutto pronto, condividi il piano di progetto con il tuo team per la revisione. I file di progetto possono includere piani di progetto, agende o presentazioni. Quando condividi un file, concedi agli utenti l'accesso come commentatore o editor in modo che possano commentare o aggiornare i contenuti.

A questo punto, condividi il piano di progetto con i membri del team o con il gruppo che hai creato per il team.

Condividere un file di tua proprietà o che puoi modificare:

  1. Seleziona il file che vuoi condividere.
  2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi "".
  3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

    Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

  4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù ""e poi Visualizzatore, Commentatore o Editor.
  5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
    • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
    • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
  6. Fai clic su Condividi o Invia.

Tutti coloro con cui hai condiviso il file riceveranno un'email con un link al file. Se hai concesso al tuo team l'accesso come editor, i suoi membri potranno:

  • Aggiungere o aggiornare contenuti quali attività, proprietari e date di scadenza.
  • Filtrare i contenuti per visualizzare ciò che interessa.
  • Inserire commenti indirizzati a persone specifiche.
  • Aggiornare lo stato relativo alle attività.
  • Aggiungere note descrittive alle attività.

Fai clic su Condividi per aprire la finestra in cui aggiungere le persone, quindi fai clic su Invia


Aggiungere commenti: 

  1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
  2. Fai clic su Aggiungi commento "".
  3. Inserisci il commento nella casella.
  4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
  5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
  6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Apri la casella Commento e inserisci il testo. Se vuoi, puoi assegnare un

" "5  Gestire un progetto

5.1 Ricevere aggiornamenti sullo stato delle attività

Aggiornare lo stato nel piano di progetto:

  1. In Fogli, apri il piano di progetto.
  2. Cambia lo stato in corrispondenza di un'attività di tua proprietà.

Piano di progetto in Fogli


Inviare gli aggiornamenti sullo stato prima di una riunione del team:

  1. In Calendar, apri il calendario del tuo team.
  2. Fai doppio clic su una riunione del team.
  3. Nella sezione Invitati, fai clic su Invia email agli invitati "".
  4. Inserisci gli aggiornamenti di stato.
  5. Fai clic su Invia.


Ricevere gli aggiornamenti sullo stato durante le riunioni del team:

Alle riunioni del team, presenta il piano di progetto. Tutti possono aggiornare il proprio stato in tempo reale.

  1. Apri Meet e partecipa a una riunione video.
  2. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
    • Il tuo schermo intero
    • Una finestra
  3. Fai clic su Condividi.
  4. Alla fine della presentazione, fai clic su Termina presentazione.
  5. (Facoltativo) Per subentrare a un'altra persona nella presentazione, fai clic su Presenta Mostrare il proprio schermo nell'angolo in basso e scegli cosa condividere.

Esporre una presentazione su schermo intero o in una finestra

Ricevere gli aggiornamenti sullo stato mediante l'indirizzo email del gruppo:

Invia un'email all'indirizzo del gruppo per raggiungere tutti i membri contemporaneamente. Chiedi alle persone di aggiornare le proprie attività nel piano di progetto.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai cli su Più Scrivi.
3 Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero. (facoltativo)
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 Aggiungi allegati, come ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image. (facoltativo)
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio della posta.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella Posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati


Ricevere gli aggiornamenti sullo stato utilizzando Chat:

Puoi inviare un messaggio di chat a un membro del team per ricevere il suo aggiornamento sullo stato.

Inviare un messaggio diretto a una persona:

  1. Accedi a Chat o Gmail.
  2. In Chat, fai clic su un nome, inserisci un messaggio e fai clic su Invia "".
  3. Se il nome non è presente in Chat, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bot o su Avvia una chat "".
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
    Per inviare un messaggio diretto a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email completo.
  5. Seleziona la persona a cui vuoi inviare il messaggio.
  6. Digita un messaggio e fai clic su Invia "".
    Nei suggerimenti sono inclusi tutti gli utenti della tua organizzazione, compresi quelli che non hanno Chat.


Inviare un messaggio diretto a un gruppo:

  1. Accedi a Chat o Gmail.
  2. In Chat, fai clic sul nome di un gruppo, inserisci un messaggio e fai clic su Invia "".
  3. Se il nome del gruppo non è presente in Chat:
    • In Chat, fai clic su Trova persone, stanze virtuali, bote poiAvvia conversazione di gruppo.
    • In Gmail, nella sezione Chat, fai clic su Avvia una chat""e poiAvvia conversazione di gruppo.
  4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Man mano che digiti il testo, vengono visualizzati dei suggerimenti. 
  5. Fai clic su Messaggio o su Fine "".
  6. Digita un messaggio e fai clic su Invia "".
    Nei suggerimenti sono inclusi tutti gli utenti della tua organizzazione, compresi quelli che non hanno Chat.

Inviare un messaggio a un gruppo

5.2 Modificare le scadenze del progetto

Se le scadenze, i requisiti o le risorse cambiano, aggiorna la documentazione del progetto. Se successivamente devi modificare gli orari delle riunioni a causa di una nuova scadenza o aggiungere un nuovo membro del team a una riunione, aggiorna il calendario del team.

Aggiornare gli eventi in Calendar:

Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'evento e invia gli inviti.

Salvare l'evento:

  1. Fai clic su Salva.
  2. Scegli un'opzione:
    • Invia per inviare una notifica via email agli inviati
    • Non inviare per ignorare le notifiche in questa fase
    • Ignora per continuare a modificare l'invito
  3. Se stai invitando persone esterne all'organizzazione, fai clic su:
    • Invita ospiti esterni per inviare una notifica agli invitati esterni.
    • Continua a modificare per inviare una notifica agli invitati in un secondo momento. 
  4. Per aprire l'evento nella pagina Modifica evento, fai clic su Altre opzioni. (facoltativo)

Aggiornare un evento esistente:

Puoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione e altro ancora.

  1. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento e poi Modifica Modifica.
  2. Per invitare altre persone, cambiare la sede della riunione o aggiungere allegati, apporta le modifiche del caso e fai clic su Salva.
Salvare gli aggiornamenti degli eventi
5.3 Inviare una notifica sui cambiamenti ai membri del team

Se le date o gli obiettivi del progetto cambiano, invia rapidamente una notifica a tutti i membri del team via email.

Inviare una notifica ai membri in Gmail:

Anziché aggiungere all'email l'indirizzo di ogni membro del team, inserisci solo l'indirizzo email del gruppo.

1 Apri Gmail.
2 A sinistra, fai cli su Più Scrivi.
3 Per modificare le dimensioni della finestra, nell'angolo in alto, fai clic su Schermo intero "" o su Chiudi schermo intero Chiudere schermo intero. (facoltativo)
4 Aggiungi i destinatari e un oggetto.
5 Digita il messaggio. I messaggi che inizi a scrivere ma non invii, vengono automaticamente salvati in Bozze, a sinistra.
6 Aggiungi allegati, come ad esempio file di Drive Insert file using Drive o foto Insert image. (facoltativo)
7 Fai clic su Invia.

Suggerimento: per annullare l'invio di un'email, fai clic su Annulla nella parte inferiore della finestra. Questa opzione è visibile per poco tempo, ma puoi modificare la durata della visualizzazione. Vedi Annullare l'invio della posta.

Mappa delle posizioni su cui fare clic nella Posta in arrivo e nelle email per eseguire i passaggi da 1 a 7 sopra riportati

Inviare email ai membri di un Drive condiviso:

  1. A sinistra, fai clic su un Drive condiviso.
  2. In alto, accanto al nome del Drive condiviso, fai clic sulla freccia giù "" e poi Invia email ai membri.
  3. Modifica l'oggetto e inserisci il messaggio.
  4. Per inviare email solo agli utenti con livelli di accesso specifici o per inviarti una copia dell'email, seleziona le caselle. (facoltativo)
  5. Fai clic su Invia.

Nell'email è incluso un link al Drive condiviso.

Inviare email ai membri di un Drive condiviso
5.4 Finalizzare i file condivisi

Quando la fase collaborativa del progetto è terminata, puoi modificare le impostazioni di condivisione o archiviare i file in modo da impedire ai collaboratori di continuare a modificare i file finalizzati.

Per maggiori dettagli, vedi Condividere un documento finale.

Rimuovere l
5.5 Creare un rapporto di fine progetto

Una volta completato il progetto, puoi creare una presentazione di fine progetto da condividere e modificare con il tuo team. Ad esempio potresti analizzare cosa è stato fatto, perché è stato fatto, cosa è andato bene e cosa no, quindi indicare i passaggi successivi.

Per creare una presentazione, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Presentazioni. Per suggerimenti su come esporre le presentazioni, vedi 10 suggerimenti di Google Workspace per creare proposte efficaci.

Grafico a torta visualizzato sul desktop

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