Planifier et gérer un projet

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Afficher toutes les instructions | Masquer toutes les instructions

" "1  Configurer votre projet

1.1 Créer un groupe de messagerie

Avec la nouvelle version de Groupes :

  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Liste des paramètres
  4. Cliquez sur Créer un groupe.

Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.


Liste des paramètres pour la nouvelle version de Groups

Informations sur le groupe

Option Description
Nom du groupe
Nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces quelques consignes :
  • Les noms peuvent comporter jusqu'à 73 caractères.
  • Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d'identifier facilement la fonction du groupe.

 

 

Adresse e-mail du groupe

Adresse e-mail utilisée pour le groupe. Si vous possédez plusieurs domaines, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu'à 63 caractères (sans compter la partie correspondant au domaine de l'adresse, telle que @gmail.com).

Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu'adresses e-mail. Pour en savoir plus, consultez l'article Mots inutilisables dans les adresses e-mail. Si vous créez le groupe à l'adresse groups.google.com, consultez l'article Termes réservés.

Si vous créez votre groupe dans un compte professionnel ou scolaire, votre adresse e-mail peut inclure un suffixe, tel que -créé-par-utilisateur. Par exemple, si le nom de votre groupe est formation, l'adresse e-mail réelle peut être formation-créé-par-utilisateur@<votre_domaine>.

Description du groupe

L'objectif du groupe ou la façon dont il est utilisé. Les informations s'affichent sur la page "À propos" du groupe. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes, des liens vers des groupes similaires et bien d'autres informations.

 

Paramètres de confidentialité

Option  Description
Qui peut rechercher le groupe Personnes pouvant trouver le groupe en effectuant une recherche sur son nom, son adresse e-mail ou des conversations. Si vous utilisez Google Groupes au sein d'une entreprise ou d'un établissement scolaire, les options disponibles dépendent des paramètres de votre organisation.
Qui peut rejoindre le groupe

Sélectionnez une option :

  • Utilisateurs invités uniquement : les utilisateurs doivent être invités à rejoindre le groupe. Ils ne peuvent pas s'ajouter au groupe directement, ni demander à le rejoindre.
  • Les utilisateurs de l'organisation uniquement : les membres de votre organisation peuvent s'ajouter au groupe.
  • Les utilisateurs de l'organisation peuvent demander à rejoindre le groupe : les membres de votre organisation peuvent demander à être ajoutés au groupe. 
Qui peut afficher les conversations Sélectionnez les personnes autorisées à voir les conversations publiées dans le groupe.
Qui peut publier des messages Sélectionnez les personnes autorisées à envoyer des messages à l'adresse e-mail du groupe.
Qui peut afficher la liste des membres Sélectionnez les personnes autorisées à afficher la liste des membres du groupe. 

 

Ajout des membres

Option Description
Membres du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de membre.
Tous les participants d'un groupe ont le rôle de membre. Les autorisations définies pour le rôle de membre sont automatiquement accordées à tous les autres rôles.
Gestionnaires du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de gestionnaire. Les gestionnaires ont les mêmes droits que les propriétaires, sauf celui de supprimer le groupe ou de désigner un autre membre comme propriétaire. Un groupe ne peut pas être gestionnaire d'un autre groupe.
Propriétaires du groupe Nom ou adresse e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en leur attribuant le rôle de propriétaire.  

Les membres dotés du rôle de propriétaire disposent des autorisations suivantes :

  • Envoyer des messages au groupe
  • Ajouter des membres au groupe ou en supprimer, y compris des propriétaires
  • Modifier le rôle d'un membre (par exemple, de membre à propriétaire)
  • Modifier les paramètres du groupe
  • Supprimer le groupe
  • Exporter les abonnements et les messages du groupe

Remarque : Vous pouvez attribuer le rôle de propriétaire à n'importe quel membre du groupe. Toutefois, un groupe ne peut pas être désigné comme propriétaire d'un autre groupe.

 

Message de bienvenue Message envoyé par e-mail aux personnes qui ont été ajoutées au groupe sans avoir été invitées. Cette option n'est disponible que si l'option "Ajouter les membres directement" est activée.
Message d'invitation Message envoyé par e-mail aux personnes pour les inviter à rejoindre le groupe. Les invités doivent cliquer sur un lien figurant dans l'invitation pour rejoindre le groupe. Ce message n'est disponible que si l'option "Ajouter les membres directement" est désactivée
Abonnement

Préférences de réception des e-mails du groupe. Les options proposées comprennent :

  • Chaque e-mail : les messages publiés sur le groupe sont envoyés à chaque membre.
  • En condensé : jusqu'à 25 messages complets sont regroupés dans un même e-mail et envoyés tous les jours.
  • Par digest : résumés regroupant jusqu'à 150 messages dans un même e-mail et envoyés tous les jours.
  • Aucun e-mail : les messages du groupe ne sont pas envoyés.
Ajouter les membres directement

Indique si vous souhaitez ajouter directement des membres au groupe ou inviter des membres à le rejoindre.

Si vous activez l'option "Ajouter les membres directement" : les utilisateurs spécifiés sont ajoutés au groupe avec les paramètres d'abonnement que vous sélectionnez. Les membres peuvent modifier leurs paramètres d'abonnement ultérieurement.

Si vous désactivez l'option "Ajouter les membres directement" : les utilisateurs spécifiés reçoivent une invitation par e-mail leur permettant de rejoindre le groupe. Ils ne sont ajoutés au groupe qu'après avoir accepté l'invitation.

Avec la version classique de Groupes :

Créez une liste de diffusion Google Groupes pour simplifier le partage et communiquer avec tous les membres de votre équipe via une seule adresse e-mail.

Remarque : Lorsque vous partagez un contenu avec un groupe, tous les membres bénéficient du même niveau d'accès.

Les personnes que vous ajoutez à un groupe ont automatiquement accès aux contenus que vous avez précédemment partagés avec celui-ci. De même, si vous retirez quelqu'un d'un groupe, ce contact n'a plus accès à ces contenus partagés.

Pour créer un groupe de type Liste de diffusion :

  1. Connectez-vous à Google Groupes.
  2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Créer un groupe.
  3. Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres.
  4. Faites défiler la page jusqu'à la section Type de groupe. Ensuite, à côté de Sélectionner un type de groupe, choisissez Liste de diffusion.
  5. Faites défiler la page jusqu'à la section Autorisations de base, puis indiquez qui peut voir les sujets, publier des posts et rejoindre votre groupe.
  6. Cliquez sur Créer un groupe.
  • Si vous créez un groupe dans votre compte professionnel ou scolaire, l'adresse de ce groupe se termine par example.com.
  • Si vous créez un groupe grand public, l'adresse de ce groupe se termine par googlegroups.com.
Patientez quelques minutes avant d'envoyer un message au groupe, le temps que celui-ci soit opérationnel. S'il ne l'est pas, vous recevrez une notification indiquant que votre message n'a pas pu être transmis.

Créer un groupe

1.2 Créer un agenda d'équipe ou de projet

Créez un agenda d'équipe pour rassembler les informations concernant les réunions et les congés de vos collaborateurs. Créez un agenda de projet pour suivre l'évolution des tâches et des étapes importantes du projet. La procédure de création est la même dans les deux cas.

Pour créer un agenda d'équipe :

  1. Ouvrez Agenda. Sur la gauche, à côté de l'option Autres agendas, cliquez sur Ajouter d'autres agendas  puis Créer un agenda.
  2. Donnez un nom à cet agenda et ajoutez une description.
  3. Cliquez sur Fuseau horaire et sélectionnez votre fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda. Le nouvel agenda apparaît sous Mes agendas.
  5. (Facultatif) Pour modifier les préférences relatives à un agenda, placez le curseur sur ce dernier, puis cliquez sur Plus Plus puis Paramètres.


Pour partager un agenda d'équipe :

  1. Ouvrez Agenda et, sous Mes agendas, placez le curseur sur l'agenda que vous souhaitez partager. Cliquez ensuite sur Plus Plus puis Paramètres et partage.

  2. Procédez de l'une des façons suivantes :
    • Pour partager vos contenus avec une personne spécifique : sous Partager avec des personnes en particulier, cliquez sur Ajouter des contacts, puis ajoutez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager vos contenus. Cliquez sur Envoyer.
    • Pour définir un partage plus large : sous "Autorisations d'accès", sélectionnez l'option Rendre disponible publiquement ou Rendre disponible pour nom de l'organisation.
Créer un agenda
1.3 Planifier des réunions de suivi régulières

Planifiez des réunions d'équipe régulières afin de connaître l'avancement de chacun et de mettre à jour les tâches dans le plan de projet. Créez la réunion dans votre agenda d'équipe. Envoyez une invitation depuis l'adresse e-mail du groupe Google de votre équipe pour que tous les membres la reçoivent simultanément. Pour en savoir plus, consultez l'article Planifier et organiser une réunion.

  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
1.4 Créer un site Web d'équipe
Créez un site d'équipe sur lequel tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux informations, projets et autres ressources de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez Premiers pas avec Google Sites.

Page et menu de Sites affichés

" "2 Stocker les fichiers du projet

2.1 Créer un dossier pour le projet

Grâce à Google Drive, enregistrez votre plan de projet, les caractéristiques et les comptes rendus de réunion dans un dossier de projet partagé dans Mon Drive ou dans un Drive partagé.

Pour créer un dossier dans Mon Drive : 

  1. Ouvrez Drive.
  2. Cliquez sur Plus Nouveau puis Dossier.


Pour placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus "" puis Déplacer vers Déplacer vers.
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.

Déplacer des fichiers vers des dossiers
 

Drive partagés :

Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez un Drive partagé et ajoutez-y des membres. Accordez-leur à tous un accès Contributeur au minimum, afin qu'ils puissent collaborer sur des fichiers. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la section Bonnes pratiques concernant les Drive partagés. Créez ensuite des dossiers dans le Drive partagé et ajoutez-y des fichiers. 

Pour créer un dossier :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé ou un dossier existant.
  2. Cliquez sur Nouveau  puis Dossier.
  3. Renseignez le nom du dossier, puis cliquez sur Créer.

Remarques :

  • Pour déplacer dans un Drive partagé des dossiers stockés dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé, contactez votre administrateur G Suite.
  • Les sous-dossiers doivent être associés à la même autorisation que le dossier racine.


Pour importer un dossier existant depuis un ordinateur :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un dossier Drive partagé.
  2. Faites glisser un dossier de votre ordinateur vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Plus Nouveau puis Importer un dossier. Accédez au dossier et ouvrez-le.


Pour ajouter des fichiers à un Drive partagé : 

Exige au moins un accès Contributeur.

L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive partagé, même si vous le quittez.

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau  en haut de Drive, puis sélectionner l'une des options suivantes :
    • Pour créer un fichier, sélectionnez le type de fichier à créer (Google Docs, par exemple).
    • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier, puis accédez au fichier et ouvrez-le.
  3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

* Si vous n'êtes pas le propriétaire du fichier, mais que vous disposez d'un accès de type Éditeur dans Drive, vous pouvez déplacer le fichier en question vers un Drive partagé si votre administrateur G Suite a autorisé cette action.

Remarque : Pour stocker des fichiers sur votre ordinateur et y accéder, utilisez Drive File Stream. Pour en savoir plus, consultez l'article Premiers pas avec Drive.

Importer des fichiers dans Drive

2.2 Rechercher et déplacer des fichiers de projet existants

Recherchez dans Drive des fichiers existants concernant le projet, tels que des spécifications ou des présentations. Placez-les ensuite dans le dossier de votre projet.

Retrouver un simple fichier dans une liste qui en contient des centaines peut s'avérer fastidieux. Dans ce cas, il est plus efficace d'effectuer une recherche dans Drive.

Pour rechercher des fichiers ou des dossiers dans Drive :

  1. Dans le champ de recherche de Drive, saisissez un mot ou une expression. 
    Pour faciliter votre recherche, Drive vous présente des suggestions à mesure que vous saisissez des caractères.
  2. Cliquez sur une suggestion pour l'ouvrir, ou cliquez sur Rechercher  pour afficher la liste des résultats.


Pour utiliser les options de recherche avancée :

  1. À droite du champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas "".
    Vous pouvez sélectionner une option ou en combiner plusieurs pour affiner vos résultats.
    • Type : permet de lancer une recherche par type de fichier.
    • Propriétaire : permet de lancer une recherche par propriétaire de fichier.
    • Emplacement : permet de lancer une recherche par emplacement, y compris pour les éléments placés dans la corbeille ou ajoutés aux favoris. Seuls les dossiers stockés dans Mon Drive ou dans des Drive partagés peuvent faire l'objet d'une recherche.
    • Date de modification : permet d'afficher les éléments qui ont été modifiés récemment par n'importe quel utilisateur, pas uniquement par vous.
    • Nom de l'élément : permet de rechercher un terme dans le nom du fichier.
    • Contient les mots : permet de rechercher des fichiers qui contiennent certains mots.
    • Partagé avec : permet de rechercher une personne qui a accès au fichier.
    • Suivre : permet de rechercher des fichiers qui vous appartiennent avec des suggestions, ou des fichiers contenant des tâches qui vous sont attribuées.
  2. Cliquez sur Rechercher.

Effectuer une recherche dans Drive

Pour placer un fichier dans un dossier de Mon Drive :

  1. Sélectionnez le fichier.
  2. Cliquez sur Plus "" puis Déplacer vers Déplacer vers.
  3. Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur Déplacer ou Déplacer ici.

Vous pouvez également faire glisser les fichiers et les dossiers vers un dossier dans Mon Drive, sur la gauche.


Déplacer des fichiers vers des dossiers

2.3 Créer un modèle pour vos notes de réunion

Choisissez un modèle de notes de réunion, personnalisez-le et enregistrez-le dans le dossier de projet partagé.

Sélectionnez une option :

  • Dans Docs, Sheets, Slides ou Forms, sélectionnez l'un des modèles proposés en haut de la page. Cliquez sur Galerie de modèles pour afficher d'autres modèles.
  • Si vous avez déjà ouvert un fichier dans l'un des éditeurs Docs, cliquez sur Fichier puis Nouveau puis À partir du modèle, puis sélectionnez le modèle souhaité.
  • Dans Drive, choisissez une option :
    • Pour les éditeurs Docs, cliquez sur Plus Nouveau puis Google Docs, Sheets ou Slides puis À partir d'un modèle.
    • Pour Forms, cliquez sur Plus Nouveau puis Plus puis Formulaires Google puis À partir d'un modèle.
Créer des documents
2.4 Joindre des fichiers aux invitations aux réunions

(Facultatif) Ajoutez des fichiers à l'invitation à la réunion, tels que des notes de réunion ou le plan de projet.

1 Sélectionnez un fuseau horaire.
2 Planifiez un événement périodique.
3 Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
4 Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
5 Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
6 Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
7 Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

Ajouter les détails de l

" "Créer un plan de projet

3.1 Créer un plan de projet et ajouter des tâches

Planifiez votre projet en ajoutant les tâches dans une feuille de calcul. Ajoutez ensuite le plan du projet à votre Drive partagé ou au dossier de Drive partagé.

Pour créer un plan de projet : 

  1. Dans Google Drive, cliquez sur Plus Nouveau puis Google Sheets puis Feuille de calcul vierge.
  2. Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un nouveau titre pour votre plan de projet.
  3. Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".
  4. Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Pour en savoir plus, consultez l'article Créer des plans de projet dynamiques avec Sheets.

Nommer une feuille

3.2 Ajouter des descriptions aux tâches

(Facultatif)

Vous pouvez associer une remarque descriptive aux en-têtes de colonne ou aux tâches nécessitant quelques explications complémentaires.

  1. Sélectionnez la colonne ou les cellules auxquelles vous souhaitez joindre une remarque.
  2. Sélectionnez Insertion puis Remarque.
  3. Saisissez une description.
  4. Cliquez n'importe où en dehors de la remarque pour la fermer.
Insérer des notes
3.3 Ajouter des options de liste

(Facultatif)

Permettez aux utilisateurs de choisir une option parmi celles proposées dans une liste. Par exemple, pour suivre l'avancement d'un plan de projet, créez une colonne "État" avec plusieurs options, comme "Non démarré", "En cours" ou "Terminé".

1 Sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter des options.
2 Cliquez sur Données puis Validation des données .
3 À côté de Critères, sélectionnez Liste d'éléments.
4 Saisissez des options valides en les séparant par une virgule.
5 Cliquez sur Enregistrer.
6 (Facultatif) Pour afficher les options définies, cliquez sur la flèche dans une cellule de la colonne concernée.

Carte des instructions 1 à 6

3.4 Ajouter des indices de progression

(Facultatif)

Pour voir en un clin d'œil l'avancement des tâches de votre projet, définissez des règles de mise en forme conditionnelle. Par exemple, vous pouvez ajouter des couleurs pour faire ressortir les tâches terminées par rapport aux tâches non démarrées ou en cours.

Pour définir des indices de progression :

  1. Ouvrez Sheets et sélectionnez la colonne à laquelle vous voulez appliquer des règles de mise en forme.
  2. Sélectionnez Format puis Mise en forme conditionnelle.
  3. Définissez des règles. Dans cet exemple, vous attribuez une couleur différente aux tâches selon leur statut "Terminée", "Non démarrée" ou "En cours" :
A Dans l'onglet Couleur unie, sous Mettre en forme les cellules si, sélectionnez Le texte contient.
B Dans le champ situé sous Le texte contient, saisissez Terminée.
C Sous Style de mise en forme, cliquez sur la liste pour indiquer si vous souhaitez colorer l'arrière-plan ou le texte.
D Pour attribuer une couleur de texte ou d'arrière-plan personnalisée, cliquez sur Couleur du texte  ou Couleur de remplissage . Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une couleur pour le texte et une autre pour l'arrière-plan.
E Pour ajouter des règles supplémentaires, cliquez sur Ajouter une règle et procédez comme précédemment. Par exemple, vous pouvez attribuer la couleur d'arrière-plan rouge à l'état Non démarrée et la couleur d'arrière-plan orange à l'état En cours.
F Cliquez sur OK.

Dans le menu, sous "Format", rechercher les règles de mise en forme conditionnelle

3.5 Recevoir des notifications

(Facultatif)

Tenez-vous informé des mises à jour et des changements de statut de votre projet avec les notifications par e-mail. Toutes les modifications de votre plan de projet vous seront alors signalées et vous connaîtrez l'auteur, la date et l'heure, ainsi que la nature des changements effectués. Vous pouvez également choisir la fréquence de ces notifications.

Pour ajouter des notifications :

  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Outils puis Règles de notification.
  2. Indiquez dans quel cas et selon quelle fréquence vous souhaitez recevoir des notifications.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cliquez sur OK.
Cliquer sur "Outils" pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous définissez des règles de notification

" "Partager les fichiers du projet

4.1 Partager le dossier du projet

Pour partager le dossier dans Mon Drive :

Lorsque vous partagez un dossier avec un groupe, tous les membres disposent du même niveau d'accès. Accordez-leur un accès Éditeur afin qu'ils puissent collaborer sur les fichiers.

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  3. Sous "Partager avec des personnes et des groupes", saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager du contenu. 
    • Important : Si vous partagez un fichier avec une adresse e-mail qui ne correspond pas à un compte Google, l'utilisateur concerné peut uniquement consulter le fichier.
  4. Pour modifier les droits d'accès des utilisateurs à votre document, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas puis Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez de notifier les personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un document avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, celle-ci sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.


Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager Partager.

    Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

    Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

  2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
    • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""  à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
    • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisPublic.

      Remarque : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur G Suite.

  3. Cliquez sur Copier le lien.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.


Pour partager le dossier dans un Drive partagé :

Les dossiers et fichiers que vous ajoutez à un Drive partagé sont automatiquement partagés avec tous les membres de celui-ci.

Partager des fichiers dans Drive
4.2 Partager les fichiers du projet pour examen

Lorsque vous êtes prêt, partagez le plan de projet avec votre équipe pour examen. Les fichiers de projet peuvent inclure des plans de projet, des plannings ou des présentations. Lorsque vous partagez des fichiers, accordez aux utilisateurs un accès Commentateur ou Éditeur, afin qu'ils puissent ajouter des commentaires ou mettre le contenu à jour.

Ensuite, partagez le plan du projet avec les membres de votre équipe (ou avec le groupe que vous venez de créer).

Pour partager un fichier qui vous appartient ou que vous pouvez modifier :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  3. Sous "Partager avec des personnes et des groupes", saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager du contenu. 
    • Important : Si vous partagez un fichier avec une adresse e-mail qui ne correspond pas à un compte Google, l'utilisateur concerné peut uniquement consulter le fichier.
  4. Pour modifier les droits d'accès des utilisateurs à votre document, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas puis Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez de notifier les personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un document avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, celle-ci sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier reçoivent un e-mail contenant un lien vers celui-ci. Les membres de votre équipe dotés d'un accès Éditeur peuvent :

  • ajouter ou mettre à jour du contenu tel que les tâches, les propriétaires et les dates limites ;
  • filtrer le contenu pour afficher les informations qui les intéressent ;
  • insérer des commentaires destinés à des personnes spécifiques ;
  • mettre à jour le statut des tâches ;
  • ajouter des notes descriptives aux tâches.

Cliquez sur "Partager" pour ouvrir la fenêtre d


Pour ajouter des commentaires : 

  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire  puis Ajouter un commentaire Ajouter un commentaire.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Chaque personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

" "5 Gérer un projet

5.1 Faire le point sur l'avancement des tâches

Pour faire le point sur l'avancement des tâches d'un projet :

  1. Dans Sheets, ouvrez le plan du projet.
  2. Modifiez l'état d'une tâche dont vous êtes le propriétaire.

Plan de projet dans Sheets


Pour communiquer l'avancement des tâches à l'équipe avant la réunion :

  1. Dans Agenda, ouvrez l'agenda de votre équipe.
  2. Double-cliquez sur une réunion d'équipe.
  3. Sous Invités, cliquez sur Envoyer un e-mail .
  4. Indiquez l'avancement des tâches.
  5. Cliquez sur Envoyer.


Pour faire le point sur l'avancement des tâches pendant les réunions d'équipe :

Présentez le plan du projet pendant la réunion d'équipe. Chaque participant peut communiquer son avancement en temps réel.

  1. Ouvrez Meet et rejoignez une visioconférence.
  2. Cliquez sur Présenter maintenant et choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
  3. Cliquez sur Partager.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter la présentation.
  5. (Facultatif) Pour reprendre la présentation de quelqu'un d'autre, cliquez sur le bouton Présenter Partager l dans l'angle inférieur et choisissez les éléments à partager.

Présenter l
 

Pour faire le point sur l'avancement des tâches en envoyant un e-mail au groupe :

Envoyez un message à l'adresse e-mail du groupe afin que tous les membres le reçoivent simultanément. Demandez-leur de mettre à jour l'avancement de leurs tâches dans le plan du projet.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Plus Nouveau message.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, cliquez sur Plein écran Expand ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran en haut à droite de celle-ci.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez l'article Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus


Pour faire le point sur l'avancement des tâches dans Chat :

Envoyez un message de chat aux membres de l'équipe pour savoir où ils en sont.


Pour envoyer un message privé à une personne :

  1. Ouvrez Chat.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
  3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions. Les suggestions incluent tous les membres de votre organisation, y compris ceux qui ne disposent pas de Google Chat. Pour envoyer un message privé à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail complète. 
    Pour envoyer un message privé à deux personnes ou plus de votre organisation, cliquez sur Message de groupe.
  4. Cliquez sur Message.
  5. Saisissez votre message et appuyez sur "Entrée". Votre message peut inclure n'importe quel texte, y compris un lien (URL).


Pour envoyer un message privé à un groupe :

  1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots puis Message de groupe.
  2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
  3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
  4. Saisissez votre MP et cliquez sur Envoyer Envoyer un message.
  5. (Facultatif) Pour masquer un MP de groupe, à gauche, placez le pointeur sur le message privé et cliquez sur Plus "" puis Masquer la conversation Supprimer.

Envoyer un message à un groupe

5.2 Modifier le calendrier du projet

Si le calendrier, les besoins ou les ressources de votre projet viennent à changer, vous pouvez mettre à jour les documents correspondants. Si vous devez modifier les horaires des réunions en fonction d'un nouveau calendrier, ou ajouter des participants à une réunion, actualisez l'agenda d'équipe.

Pour mettre à jour les événements dans Agenda :

Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez votre événement et envoyez les invitations.


Pour enregistrer votre événement :

  1. Cliquez sur Enregistrer.
  2. Sélectionnez une option :
    • Envoyer pour avertir les invités par e-mail
    • Ne pas envoyer pour ne pas envoyer de notification pour le moment
    • Ignorer pour continuer à modifier l'invitation
  3. Si vous invitez des personnes externes à votre organisation, cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Inviter des personnes externes pour les avertir
    • Poursuivre les modifications pour les avertir plus tard 
  4. (Facultatif) Pour ouvrir votre événement, sur la page "Modifier l'événement", cliquez sur Autres options.


Pour mettre à jour un événement existant :

Vous pouvez inviter d'autres participants, modifier le lieu de la réunion, et plus encore.

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement puis Modifier Modifier.
  2. Pour inviter d'autres personnes, modifiez le lieu de la réunion ou ajoutez des pièces jointes, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer les mises à jour des événements
5.3 Informer les membres de l'équipe des changements

Informez rapidement tous les membres de votre équipe par e-mail lorsque des dates ou des étapes importantes de votre projet sont modifiées.

Pour envoyer des notifications aux membres dans Gmail :

Plutôt que d'ajouter l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe, saisissez l'adresse e-mail du groupe.

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Plus Nouveau message.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, cliquez sur Plein écran Expand ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran en haut à droite de celle-ci.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez l'article Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus


Pour envoyer un e-mail aux membres d'un Drive partagé :

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. En haut de l'écran, à côté du nom du Drive partagé, cliquez sur la flèche vers le bas "" puis Envoyer un e-mail aux membres.
  3. Modifiez l'objet de l'e-mail et saisissez votre message.
  4. (Facultatif) Pour envoyer un e-mail uniquement aux membres disposant de niveaux d'accès spécifiques, ou pour vous envoyer une copie de l'e-mail, cochez les cases correspondantes.
  5. Cliquez sur Envoyer.

L'e-mail inclut un lien vers le Drive partagé.

Envoyer un e-mail aux membres d
5.4 Finaliser les fichiers partagés

Lorsqu'un projet est terminé, vous pouvez modifier ses paramètres de partage ou archiver les fichiers afin que vos collaborateurs ne puissent plus les modifier.

Pour en savoir plus, consultez l'article Partager un document final.

Révoquer l
5.5 Créer un rapport en fin de projet

Lorsque votre projet est terminé, vous pouvez créer une présentation de fin de projet, la partager avec votre équipe et collaborer dessus. Vous pouvez, par exemple, passer en revue les tâches réalisées, les objectifs, les succès et les échecs, ainsi que les étapes à venir.

Pour découvrir comment créer une présentation, consultez Premiers pas avec Slides. Pour obtenir des conseils sur la création de présentations, consultez 10 astuces G Suite pour rédiger des propositions efficaces.

Graphique à secteurs affiché sur le bureau

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