Points abordés
| Découvrez comment gagner en productivité lorsque vous reprenez le travail grâce aux fonctionnalités de Google Workspace. |
Voici ce dont vous avez besoin
| Environ 10 minutes |
| Compte Google Workspace. Vous n'en avez pas ? Commencez votre essai de 14 jours aujourd'hui. |
Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes
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1 Réactiver les notifications et désactiver la réponse automatique |
Si vous aviez désactivé les notifications pour vos services Google Workspace pendant votre absence du bureau, réactivez-les.
Pour activer les notifications d'événement Google Agenda :
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
Paramètres.
- À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
- Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :
- Désactivé
- Notifications de bureau
- Alertes
- (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
- (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda
- À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas
, puis sélectionnez Aucune ou E-mail.
Activer ou désactiver les notifications Google Chat
Pour les messages dans Chat :
- Ouvrez Gmail.
- En haut de la page, cliquez sur votre état
- Sous Ordinateur, cliquez sur la flèche vers le bas
- Tous les messages : recevez une notification pour tous les messages, qu'ils soient privés ou qu'ils proviennent d'espaces.
- Fils de discussion nouveaux/suivis et messages privés : recevez une notification pour tous les messages privés, le premier message de chaque nouveau fil de discussion et les messages des fils que vous suivez.
- Fils de discussion suivis et messages privés : recevez une notification pour tous les messages privés et fils de discussion que vous suivez.
- @mentions et messages privés uniquement : recevez une notification pour les messages privés et les @mentions dans les espaces.
- Désactivé : désactive toutes les notifications.
- (Facultatif) Pour entendre un son pour les notifications entrantes, cochez l'option Activer les notifications sonores.
- (Facultatif) Pour recevoir les messages entrants dans une fenêtre pop-up dans Gmail, cochez l'option Ouvrir des fenêtres pop-up de chat pour les nouveaux messages.
- (Facultatif) Pour activer ou désactiver les notifications par e-mail pour les messages non lus, sous E-mail, sélectionnez @mentions et messages privés uniquement ou Désactivé.
Les rappels par e-mail s'appliquent aux messages que vous n'avez toujours pas lus après 12 heures. Aucun rappel n'est envoyé pour les @mentions.
Pour les messages Chat dans Gmail :
- Ouvrez Gmail.
- En haut de la page, cliquez sur votre état
- Sous Ordinateur, cliquez sur la flèche vers le bas
- Tous les messages : recevez une notification pour tous les messages, qu'ils soient privés ou qu'ils proviennent d'espaces.
- Fils de discussion nouveaux/suivis et messages privés : recevez une notification pour tous les messages privés, le premier message de chaque nouveau fil de discussion et les messages des fils que vous suivez.
- Fils de discussion suivis et messages privés : recevez une notification pour tous les messages privés et fils de discussion que vous suivez.
- @mentions et messages privés uniquement : recevez une notification pour les messages privés et les @mentions dans les espaces.
- Désactivé : désactive toutes les notifications.
- (Facultatif) Pour entendre un son pour les notifications entrantes, cochez l'option Activer les notifications sonores.
- (Facultatif) Pour recevoir les messages entrants dans une fenêtre pop-up dans Gmail, cochez l'option Ouvrir des fenêtres pop-up de chat pour les nouveaux messages.
- (Facultatif) Pour activer ou désactiver les notifications par e-mail pour les messages non lus, sous E-mail, sélectionnez @mentions et messages privés uniquement ou Désactivé.
Les rappels par e-mail s'appliquent aux messages que vous n'avez toujours pas lus après 12 heures. Aucun rappel n'est envoyé pour les @mentions.
Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
- Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
2 Découvrir ce que vous avez manqué |
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- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
.
- Sous Type de boîte de réception, cliquez sur Par défaut et choisissez une option :
- Importants d'abord
- Non lus d'abord
- Suivis d'abord
Remarque : Les sections Importants, Non lus et Suivis s'affichent en haut de votre boîte de réception. Vous pouvez consulter les autres messages dans la section Autres messages.
- (Facultatif) Pour masquer les messages d'une section, à côté de l'en-tête d'une section, cliquez sur la flèche vers le haut
.
- Pour afficher à nouveau les messages, cliquez sur la flèche vers le bas
.
Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda. Vous recevez également les invitations par e-mail si vous vous y êtes abonné. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez répondre à l'invitation dans l'e-mail.
Pour répondre à une invitation :
- Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement.
- Au bas de la page, cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.
Conseil : Pour répondre à l'événement depuis Gmail, ouvrez l'e-mail, puis cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.
Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.
Pour créer une tâche à partir d'un e-mail :
- Accédez à Gmail.
- À droite, cliquez sur Tasks
.
- Recherchez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que tâche.
- Faites glisser et déposez l'e-mail dans le panneau latéral.
- Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.
Assurez-vous de n'avoir manqué aucune modification majeure apportée à des fichiers Google Drive ou à des tâches dans d'autres services Google Workspace tels que Tasks dans Agenda ou Gmail.
Il est possible d'effectuer le suivi des modifications apportées aux éléments créés ou importés dans Drive. Vous pouvez également afficher des informations spécifiques sur vos fichiers et dossiers. Pour afficher l'activité d'un fichier ou dossier spécifique, sélectionnez l'élément concerné, puis cliquez sur Informations .
Afficher l'activité dans Drive sous l'onglet "Activité" :
Vous pouvez voir les différentes modifications apportées à vos fichiers dans Drive et savoir qui en est à l'origine. Les changements suivants sont considérés comme des modifications :
- Modification d'un fichier ou ajout de commentaires dans Google Docs
- Modification du nom d'un fichier ou d'un dossier
- Déplacement ou suppression d'un fichier ou d'un dossier
- Importation d'un nouveau fichier dans un dossier
- Partage d'un élément ou annulation du partage
Important : L'historique des versions pour Google Docs, Sheets et Slides est différent de l'historique des fichiers PDF, des images et des autres fichiers stockés dans Drive. Découvrez comment consulter l'historique des modifications apportées aux fichiers Google.
Afficher l'activité dans Drive sous l'onglet "Détails" :
- Dans Drive, en haut du volet "Activité", cliquez sur Détails pour afficher les informations et les modifications, par exemple :
- le type du fichier et son propriétaire ;
- la taille du dossier et le nombre d'éléments ;
- la personne qui a modifié, créé ou ouvert l'élément en dernier.
- Cliquez sur Modifier
pour ajouter une description de l'élément.
Pour afficher Tasks sur un navigateur Web dans Gmail ou Agenda :
Conseil : Dans les espaces Gmail, vous pouvez créer, attribuer, modifier, terminer et supprimer des tâches de groupe.
Afficher Tasks sur les appareils Android :
- Appuyez sur Play Store
pour ouvrir Google Play.
- Installez l'application Tasks.
Pour afficher Tasks sur les appareils iOS :
Installez l'application Tasks pour Apple iPhone ou iPad.
Pour consulter les modifications d'un coup d'œil :
- Dans Google Drive, ouvrez votre fichier.
- Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
- À côté de la barre de menu, cliquez sur Voir les nouvelles modifications.
- Cliquez sur Fichier
- Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.
- (Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur.
- (Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche arrière située en haut.
Pour afficher une version précédente d'un fichier ou la rétablir :
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3 Commencer le travail |
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Pour connaître les priorités actuelles ou les tâches à venir, envoyez un e-mail à votre équipe, ou un message à vos collègues dans Chat.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à gauche, cliquez sur
Nouveau message.
- Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
- dans les champs "Cc" et "Cci" ;
- en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
- Ajoutez un objet.
- Rédigez votre message.
- Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.
Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À.
Pour envoyer un message privé à un utilisateur :
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
.
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
- Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
.
Pour démarrer une conversation de groupe :
- Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
- Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message
cliquez sur Envoyer
- Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion
- Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
- Cliquez sur OK
.
- Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer
cliquez sur Envoyer Si vous avez créé un document de transition pour vos collègues lorsque vous étiez absent, vérifiez si des mises à jour ou des modifications y ont été apportées.
- Dans Google Drive, ouvrez votre fichier.
- Si le document comporte de nouvelles modifications, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
- À côté de la barre de menu, cliquez sur Voir les nouvelles modifications.
- Cliquez sur Fichier
- Utilisez les flèches situées en haut pour faire défiler la liste des modifications. Le texte ajouté est mis en surbrillance et le texte supprimé est barré.
- (Facultatif) Pour consulter l'historique complet des révisions de votre document, cliquez sur Consulter l'historique des révisions dans l'angle supérieur.
- (Facultatif) Pour revenir à l'affichage d'origine, cliquez sur la flèche arrière située en haut.
Vous souhaitez afficher les tâches qui vous sont attribuées ou celles qui doivent être terminées à une date spécifique ? Créez une vue filtrée dans Sheets.
| En haut, cliquez sur Données |
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| Dans l'angle supérieur gauche, cliquez dans la zone affichée à côté de l'option Nom, puis indiquez le nom de la vue filtrée. | |
| Cliquez sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes et sélectionnez les options de votre choix pour trier et filtrer les données. | |
| (Facultatif) Pour envoyer un lien vers la vue filtrée par e-mail, copiez l'URL et collez-la dans un e-mail. | |
| En haut à droite, cliquez sur Fermer |
Gérez vos tâches et échéances importantes avec Tasks. Ouvrez Gmail ou Agenda, puis cliquez sur Tasks sur la droite.
Dans Tasks, chaque tâche s'inscrit dans une liste de tâches. Il existe une liste par défaut à laquelle vous pouvez ajouter des tâches, et vous pouvez créer vos propres listes.
Pour créer une liste :
- En haut de la fenêtre Tasks, cliquez sur la flèche vers le bas
Créer une liste.
- Saisissez le nom de votre liste et cliquez sur Terminé.
Créer une liste.
Pour ajouter une tâche à une liste :
- En haut de la fenêtre Tasks, cliquez sur la flèche vers le bas
- Cliquez sur Ajouter une tâche.
- Saisissez le libellé de la tâche. Celle-ci est enregistrée automatiquement au fil de la saisie.
Pour créer une tâche à partir d'un e-mail :
- Accédez à Gmail.
- À droite, cliquez sur Tasks
- Recherchez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que tâche.
- Faites glisser et déposez l'e-mail dans le panneau latéral.
- Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.
Créer une tâche secondaire : organisez les tâches associées à une tâche principale.
Sélectionnez une option :
- Cliquez avec le bouton droit sur une tâche, puis sélectionnez Ajouter une tâche secondaire.
- Sous la tâche principale, ajoutez une tâche et appuyez sur Ctrl+] (Windows) ou sur Commande+] (Mac).
- À côté de la tâche principale, cliquez sur Modifier
, puis, dans le champ Ajouter des tâches secondaires, saisissez le libellé de la tâche.
Pour supprimer le retrait d'une tâche secondaire, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, puis cliquez sur Annuler la mise en retrait. Vous pouvez également cliquer sur la tâche secondaire et appuyer sur Ctrl+[ (Windows) ou sur Commande+[ (Mac).
Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.