Riprendere rapidamente le normali attività dopo un periodo di assenza

Cosa imparerai a fare

Come utilizzare le funzionalità di Google Workspace per aumentare rapidamente la produttività quando torni al lavoro.

Che cosa ti serve

10 minuti

 Un account Google Workspace. Non ce l'hai? Inizia oggi la tua prova di 14 giorni.

In questo tutorial

Reimpostare le notifiche e il risponditore automatico Scoprire cosa è successo in tua assenza Avviare il lavoro

1  Reimpostare le notifiche e il risponditore automatico

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Riattivare le notifiche di Google Workspace

Se hai disattivato le notifiche per i tuoi servizi Google Workspace quando eri fuori sede, riattivale.

Attivare le notifiche per gli eventi di Google Calendar:

1. In Calendar, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
3. Fai clic su Notifiche e seleziona un'opzione:

   • Disattivate
   • Notifiche desktop
   • Avvisi

4. Per impostare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica. (facoltativo)
5. Per gestire le notifiche, sulla sinistra, fai clic sul tuo calendarioNotifiche generali. (facoltativo)
6. Accanto a ciascuna opzione, fai clic sulla freccia Giù e seleziona Nessuna o Email.

Attivare o disattivare le notifiche di Google Chat:

Per i messaggi di Chat:

1. Apri Gmail sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic sulla scheda Chat e Meet.
4. In "Impostazioni notifica chat", fai clic su Gestisci impostazioni della chat.
5. Per attivare le notifiche per i messaggi di Google Chat, in "Notifiche desktop", seleziona la casella accanto a "Consenti notifiche chat".

Per i messaggi di chat in Gmail:

1. Apri Gmail sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic sulla scheda Chat e Meet.
4. In "Impostazioni notifica chat", fai clic su Gestisci impostazioni della chat.
5. Per attivare le notifiche per i messaggi di Google Chat, in "Notifiche desktop", seleziona la casella accanto a "Consenti notifiche chat".

Disattivare il risponditore automatico

Nota: per utilizzare il risponditore automatico, il tuo account deve essere attivo da almeno 24 ore.

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Scorri verso il basso fino a Risponditore automatico e seleziona Attiva risponditore automatico o Disattiva risponditore automatico.
4. Se hai attivato il risponditore automatico, inserisci le date in cui sarai assente e aggiungi un messaggio. Quindi, seleziona le persone che devono ricevere la risposta.
5. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

2  Scoprire cosa è successo in tua assenza

Rispondi ai nuovi inviti alle riunioni

Quando ricevi un invito per un evento, l'invito viene visualizzato nel calendario. Riceverai gli inviti anche via email se ti iscrivi alle notifiche email. Se utilizzi Gmail, puoi rispondere all'invito nell'email di invito.

Rispondere a un invito:

1. Nella griglia del calendario, fai clic sull'evento.
2. In basso, accanto a Parteciperai?, fai clic su Sì, No o Forse.

Suggerimento: per rispondere all'evento da Gmail, apri l'email e, in corrispondenza di Parteciperai?, fai clic su Sì, No o Forse. 

Tutti gli invitati possono proporre un orario alternativo, tranne che per gli eventi con più di 200 invitati o che durano tutto il giorno.

Crea un elenco di controllo delle attività post vacanze

Creare un'attività da un'email:

1. Vai a Gmail.
2. A destra, fai clic su Tasks .
3. Trova l'email da salvare come attività.
4. Trascina l'email nel riquadro laterale.
5. Per aggiungere una data e un'ora, fai clic su Data/ora​.

Controlla se hai elementi importanti nei promemoria

Accertati di non aver perso alcuna modifica importante ai file di Google Drive o elementi di promemoria in altri servizi Google Workspace, come Tasks di Calendar o Gmail.

Puoi tenere traccia delle modifiche apportate agli elementi creati o caricati su Drive. Puoi anche visualizzare informazioni specifiche su file e cartelle. Per visualizzare l'attività per un file o una cartella specifici, seleziona il file o la cartella e fai clic su Informazioni .

Visualizzare l'attività di Drive nella scheda Attività:

Accedi alle modifiche ai tuoi file in Drive e tieni traccia di chi le ha apportate. Potresti notare dei cambiamenti quando qualcuno:

• Modifica o commenta in un file
• Rinomina un file o una cartella
• Sposta o rimuove un file o una cartella
• Carica un nuovo file in una cartella
• Condivide o annulla la condivisione di un elemento

Importante: la cronologia delle versioni di Documenti, Fogli e Presentazioni Google è diversa da quella per i file .pdf, le immagini e altri file archiviati su Drive. Scopri come accedere alla cronologia delle modifiche per i file di Google. 

Visualizzare l'attività di Drive nella scheda Dettagli:

1. Su Drive, nella parte superiore del riquadro Attività, fai clic su Dettagli per visualizzare informazioni e modifiche, ad esempio:

   • Tipo di file e proprietario.
   • Dimensioni della cartella e numero di elementi.
   • Ultima persona che ha modificato, creato o aperto l'elemento.

2. Fai clic su Modifica  per aggiungere una descrizione dell'elemento.

Visualizzare Tasks su un browser web:

Puoi aggiungere attività al riquadro laterale in alcune app di Google Workspace.

1. Vai a Gmail, Calendar, Chat, Drive o apri un file in Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
   • Importante: se non riesci a visualizzare l'app Tasks, fai clic sulla freccia in basso a destra nella schermata per espandere il riquadro.
2. A destra, fai clic su Tasks .

Suggerimento: negli spazi di Gmail, puoi creare, assegnare, modificare, completare ed eliminare le attività di gruppo.

Rivedi le modifiche ai tuoi file

Visualizza una sintesi delle modifiche:

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic su Il mio Drive a sinistra.
3. In alto a destra, fai clic su Informazioni .
4. Per accedere alle modifiche recenti, fai clic su Attività.
5. Per accedere alle attività relative a un file o a una cartella specifica, fai clic sul file o sulla cartella.
6. Per accedere alle modifiche precedenti, scorri verso il basso sul lato destro.

Visualizzare o ripristina una versione precedente

1. Apri il file su Drive.
2. Fai clic su File Cronologia versioni Vedi la cronologia delle versioni.
3. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai:
   • Nomi di persone che hanno modificato il documento.
   • Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno.
4. Per tornare alla versione selezionata, fai clic su Ripristina questa versione. (facoltativo)

3  Avviare il lavoro

Aggiornati sul lavoro importante e imminente

Per sapere quali sono le priorità correnti o i prossimi piani, invia un'email al tuo team o invia un messaggio ai colleghi con Chat.

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Nel campo "A", aggiungi i destinatari. Puoi anche aggiungere destinatari:
   • Nei campi "Cc" e "Ccn".
   • Quando scrivi un messaggio, inserendo il segno "+" o "@menzione" e il nome del contatto nel campo di testo.
4. Aggiungi l'oggetto del messaggio.
5. Scrivi il messaggio.
6. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Invia.

Suggerimento: per aggiungere singoli destinatari e gruppi di contatti creati con le etichette, fai clic su A:. 

Inviare un messaggio diretto a qualcuno:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo:

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Rivedi il tuo documento di transizione

Se hai creato un documento di passaggio di consegne temporaneo per i tuoi colleghi mentre eri fuori sede, controlla se è stato aggiornato o modificato.

1. Apri drive.google.com sul computer.
2. Fai clic su Il mio Drive a sinistra.
3. In alto a destra, fai clic su Informazioni .
4. Per accedere alle modifiche recenti, fai clic su Attività.
5. Per accedere alle attività relative a un file o a una cartella specifica, fai clic sul file o sulla cartella.
6. Per accedere alle modifiche precedenti, scorri verso il basso sul lato destro.

Controlla gli aggiornamenti al piano di progetto

Vuoi visualizzare le attività assegnate a te o che scadono in una data specifica? Crea una visualizzazione filtrata in Fogli.

	Nella parte superiore della pagina, fai clic su Dati Visualizzazioni filtrate Crea nuova visualizzazione filtrata.
	Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Nome e inserisci un nome per la visualizzazione filtrata.
	Fai clic sulle frecce nelle intestazioni di colonna e seleziona le opzioni per ordinare e filtrare i dati.
	Per inviare via email un link alla visualizzazione filtrata, copia l'URL e incollalo in un'email. (facoltativo)
	Fai clic su Chiudi  in alto a destra per chiudere la visualizzazione filtrata. La visualizzazione filtrata viene salvata automaticamente.

 

 

 

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