สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้
| วิธีใช้ฟีเจอร์ของ Google Workspace เพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็วเมื่อกลับมาทำงาน |
สิ่งที่ต้องมี
| ประมาณ 10 นาที |
| บัญชี Google Workspace หากยังไม่มีบัญชี เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย |
ในบทแนะนำนี้
|
1 รีเซ็ตการแจ้งเตือนและการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ |
หากคุณปิดการแจ้งเตือนสำหรับบริการของ Google Workspace ไว้เมื่ออยู่ในช่วงลางาน ให้เปิดการแจ้งเตือนใหม่อีกครั้ง
วิธีเปิดการแจ้งเตือนกิจกรรมใน Google ปฏิทิน
- ในปฏิทิน ให้คลิกการตั้งค่า
การตั้งค่า
- ในส่วนทั่วไปทางด้านซ้าย ให้คลิกการตั้งค่ากิจกรรม
- คลิกการแจ้งเตือนและเลือกตัวเลือกดังนี้
- ปิด
- การแจ้งเตือนในเดสก์ท็อป
- การแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการตั้งเสียงการแจ้งเตือนที่เข้ามาใหม่ ให้เลือกช่องเล่นเสียงการแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการจัดการการแจ้งเตือน ให้คลิกปฏิทิน
- ถัดจากตัวเลือกแต่ละข้อ ให้คลิกลูกศรลง
แล้วเลือกไม่มีหรืออีเมล
วิธีเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนของ Google Chat
สำหรับข้อความใน Chat
- เปิด Gmail
- ที่ด้านบน ให้คลิกสถานะ
- ในส่วนเดสก์ท็อป ให้คลิกลูกศรลง
แล้วเลือกตัวเลือกดังนี้
- ข้อความทั้งหมด - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและข้อความในพื้นที่ทำงานทั้งหมด
- ชุดข้อความใหม่ ชุดข้อความที่ฉันติดตามและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวทั้งหมด ข้อความแรกของแต่ละชุดข้อความใหม่ และชุดข้อความทั้งหมดที่ติดตามอยู่
- ชุดข้อความที่ฉันติดตามและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและชุดข้อความทั้งหมดที่ติดตามอยู่
- เฉพาะการ @พูดถึงและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและการ @พูดถึงในพื้นที่ทำงาน
- ปิด - ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด
- (ไม่บังคับ) หากต้องการให้ระบบเล่นเสียงการแจ้งเตือนของแชทที่เข้ามาใหม่ ให้เลือกช่องเล่นเสียงการแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการรับข้อความขาเข้าในหน้าต่างป๊อปอัปใน Gmail ให้เลือกช่องเปิดป๊อปอัปแชทขึ้นหากมีข้อความใหม่
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับข้อความที่ยังไม่อ่าน ในส่วนอีเมล ให้เลือกเฉพาะข้อความ @พูดถึงและข้อความส่วนตัวหรือปิด
การแจ้งเตือนทางอีเมลจะมีผลกับข้อความที่คุณยังไม่อ่านหลังจากผ่านไป 12 ชั่วโมง โดยระบบจะไม่ได้ส่งอีเมลแจ้งสำหรับการ @พูดถึง
สำหรับข้อความ Chat ใน Gmail
- เปิด Gmail
- ที่ด้านบน ให้คลิกสถานะ
- ในส่วนเดสก์ท็อป ให้คลิกลูกศรลง
- ข้อความทั้งหมด - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและข้อความในพื้นที่ทำงานทั้งหมด
- ชุดข้อความใหม่ ชุดข้อความที่ฉันติดตามและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวทั้งหมด ข้อความแรกของแต่ละชุดข้อความใหม่ และชุดข้อความทั้งหมดที่ติดตามอยู่
- ชุดข้อความที่ฉันติดตามและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและชุดข้อความทั้งหมดที่ติดตามอยู่
- เฉพาะการ @พูดถึงและข้อความส่วนตัว - รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความส่วนตัวและการ @พูดถึงในพื้นที่ทำงาน
- ปิด - ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมด
- (ไม่บังคับ) หากต้องการให้ระบบเล่นเสียงการแจ้งเตือนของแชทที่เข้ามาใหม่ ให้เลือกช่องเล่นเสียงการแจ้งเตือน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการรับข้อความขาเข้าในหน้าต่างป๊อปอัปใน Gmail ให้เลือกช่องเปิดป๊อปอัปแชทขึ้นหากมีข้อความใหม่
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับข้อความที่ยังไม่อ่าน ในส่วนอีเมล ให้เลือกเฉพาะข้อความ @พูดถึงและข้อความส่วนตัวหรือปิด
การแจ้งเตือนทางอีเมลจะมีผลกับข้อความที่คุณยังไม่อ่านหลังจากผ่านไป 12 ชั่วโมง โดยระบบจะไม่ได้ส่งอีเมลแจ้งสำหรับการ @พูดถึง
หมายเหตุ: หากต้องการใช้การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ บัญชีของคุณต้องมีอายุอย่างน้อย 24 ชั่วโมง
- เปิด Gmail
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- เลื่อนลงไปที่การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ แล้วเลือกใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติหรือไม่ใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ
- หากเปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ ให้ป้อนวันที่ที่ไม่ได้ใช้และเพิ่มข้อความ จากนั้นเลือกบุคคลที่ควรได้รับการตอบกลับ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
2 ตรวจสอบรายการที่ยังไม่ได้ดู |
|
- เปิด Gmail
- คลิกการตั้งค่า
ที่ด้านขวาบน
- ในส่วนประเภทกล่องจดหมาย ให้คลิกค่าเริ่มต้นแล้วเลือกตัวเลือกดังต่อไปนี้
- สำคัญปรากฏก่อน
- ยังไม่อ่านปรากฏก่อน
- ติดดาวปรากฏก่อน
หมายเหตุ: คุณจะเห็นส่วนสำคัญ ยังไม่อ่าน และติดดาวปรากฏที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมาย และอีเมลอื่นๆ ที่เหลือจะรวมอยู่ในส่วนสิ่งอื่นๆ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการซ่อนอีเมลในแต่ละส่วน ให้คลิกลูกศรขึ้น
ด้านข้างชื่อของส่วนที่ต้องการซ่อน
- หากต้องการแสดงอีเมลอีกครั้ง ให้คลิกลูกศรลง
เมื่อคุณได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรม กิจกรรมนั้นจะปรากฏในปฏิทินของคุณ นอกจากนี้คุณยังได้รับข้อความเชิญทางอีเมลหากคุณสมัครรับการแจ้งเตือนทางอีเมล โดยหากคุณใช้ Gmail คุณจะตอบกลับคำเชิญทางอีเมลได้
วิธีการตอบกลับคำเชิญ
- ในตารางปฏิทิน ให้คลิกกิจกรรม
- ที่ด้านล่างถัดจากไปไหม ให้คลิกใช่ ไม่ หรืออาจจะ
เคล็ดลับ: หากต้องการตอบกลับกิจกรรมจาก Gmail ให้เปิดอีเมล จากนั้นคลิกใช่ ไม่ หรืออาจจะถัดจากไปไหม
ผู้เข้าร่วมทุกคนจะเสนอเวลาใหม่ได้ ยกเว้นกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 200 คนหรือกิจกรรมตลอดวัน
วิธีการสร้างงานจากอีเมล
- ไปที่ Gmail
- คลิก Tasks
ทางด้านขวา
- ค้นหาอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็นงาน
- ลากและวางอีเมลไว้ที่แผงด้านข้าง
- หากต้องการเพิ่มวันที่และเวลา ให้คลิกวันที่/เวลา
ตรวจสอบว่าคุณเข้าดูการเปลี่ยนแปลงสำคัญในไฟล์ Google ไดรฟ์หรือรายการสิ่งที่ต้องทำในบริการอื่นๆ ของ Google Workspace เช่น Tasks ในปฏิทินหรือ Gmail แล้ว
คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในรายการที่สร้างหรืออัปโหลดในไดรฟ์ได้ นอกจากนี้ยังดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณได้อีกด้วย หากต้องการดูกิจกรรมของไฟล์หรือโฟลเดอร์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกข้อมูล
วิธีการดูกิจกรรมของไดรฟ์ในแท็บกิจกรรม
ดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ในไดรฟ์ และติดตามว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง คุณอาจเห็นการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีคนดำเนินการดังนี้
- แก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นใน Google เอกสาร
- เปลี่ยนชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์
- ย้ายหรือนำไฟล์หรือโฟลเดอร์ออก
- อัปโหลดไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์
- แชร์หรือเลิกแชร์รายการ
สำคัญ: ประวัติเวอร์ชันสำหรับ Google เอกสาร ชีต และสไลด์นั้นแตกต่างจากประวัติสำหรับไฟล์ .pdf, รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ โปรดอ่านวิธีดูประวัติการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ Google
วิธีการดูกิจกรรมของไดรฟ์ในแท็บรายละเอียด
- ในไดรฟ์ที่ด้านบนของแผงกิจกรรม ให้คลิกรายละเอียดเพื่อดูข้อมูลและการเปลี่ยนแปลง เช่น
- ประเภทไฟล์และเจ้าของ
- ขนาดโฟลเดอร์และจำนวนรายการ
- บุคคลที่แก้ไข สร้าง หรือเปิดรายการครั้งล่าสุด
- คลิกแก้ไข
เพื่อเพิ่มรายละเอียดของรายการ
วิธีการดู Tasks บนเว็บเบราว์เซอร์ใน Gmail หรือปฏิทิน
เคล็ดลับ: คุณสามารถสร้าง มอบหมาย แก้ไข ทำเครื่องหมายว่าเสร็จ และลบงานของกลุ่มในพื้นที่ทำงานใน Gmail ได้
วิธีการดู Tasks ในอุปกรณ์ Android
- แตะ Play Store
เพื่อเปิด Google Play
- ติดตั้งแอป Tasks
วิธีการดู Tasks ในอุปกรณ์ iOS
ติดตั้งแอป Tasks สำหรับ Apple iPhone หรือ iPad
วิธีการดูการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยย่อ
- ให้เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์
- หากมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารใหม่ คุณจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ได้
- ถัดจากแถบเมนูให้คลิกดูการเปลี่ยนแปลงใหม่
- คลิกไฟล์
- ให้ใช้ลูกศรเพื่อเลื่อนดูรายการการเปลี่ยนแปลงที่ด้านบน ข้อความที่เพิ่มจะถูกไฮไลต์และข้อความที่ถูกลบจะมีขีดทับ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการดูประวัติการแก้ไขทั้งหมดของเอกสาร ให้คลิกดูประวัติการแก้ไขที่มุมด้านบน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการกลับไปที่มุมมองเดิม ให้คลิกลูกศรย้อนกลับที่ด้านบน
วิธีการดูหรือเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้า
|
ประวัติเวอร์ชัน
3 เริ่มงาน |
|
หากต้องการทราบลำดับความสำคัญของงานปัจจุบันหรือแผนการทำงานที่กำลังจะเกิดขึ้น ให้ส่งอีเมลถึงทีมหรือส่งข้อความเพื่อสอบถามจากเพื่อนร่วมงานใน Chat
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- คลิกเขียน
ที่ด้านซ้ายบน
- เพิ่มผู้รับในช่อง "ถึง" นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้รับด้วยวิธีต่อไปนี้ได้ด้วย
- ในช่อง "สำเนา" และ "สำเนาลับ"
- เมื่อเขียนข้อความ ให้พิมพ์เครื่องหมาย "+" หรือ "@" แล้วตามด้วยชื่อของผู้ที่คุณติดต่อในช่องข้อความ
- เพิ่มเรื่อง
- เขียนข้อความ
- คลิกส่งที่ด้านล่างของหน้า
เคล็ดลับ: หากต้องการเพิ่มผู้รับรายบุคคลและกลุ่มรายชื่อติดต่อที่คุณสร้างป้ายกำกับติดเอาไว้ ให้คลิกถึง:
วิธีส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้อื่น
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- หากไม่พบชื่อในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- หากต้องการส่งข้อความแบบ 1:1 ถึงบุคคลภายนอกองค์กร ให้ป้อนอีเมลแของบุคคลนั้น
- คลิกคนที่ต้องการส่งข้อความถึง
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
วิธีเริ่มการสนทนากลุ่ม
- ไปที่ Google Chat หรือบัญชี Gmail ของคุณ
- ในส่วน "แชท" ให้คลิกการสนทนากลุ่มที่มีอยู่ จากนั้นป้อนข้อความ
คลิกส่ง
- หากการสนทนากลุ่มไม่ได้อยู่ในส่วน "แชท" ให้คลิกเริ่มแชท
- ป้อนชื่อหรืออีเมล คำแนะนำจะปรากฏขึ้นขณะที่ป้อนข้อความ
- คลิกเสร็จสิ้น
- ป้อนข้อความแล้วคลิกส่ง
คลิกส่ง หากคุณสร้างเอกสารส่งต่องานให้กับเพื่อนร่วมงานในขณะที่คุณไม่อยู่ ให้ตรวจสอบว่ามีการอัปเดตหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ หรือไม่
- ให้เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์
- หากมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารใหม่ คุณจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ได้
- ถัดจากแถบเมนูให้คลิกดูการเปลี่ยนแปลงใหม่
- คลิกไฟล์
- ให้ใช้ลูกศรเพื่อเลื่อนดูรายการการเปลี่ยนแปลงที่ด้านบน ข้อความที่เพิ่มจะถูกไฮไลต์และข้อความที่ถูกลบจะมีขีดทับ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการดูประวัติการแก้ไขทั้งหมดของเอกสาร ให้คลิกดูประวัติการแก้ไขที่มุมด้านบน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการกลับไปที่มุมมองเดิม ให้คลิกลูกศรย้อนกลับที่ด้านบน
หากต้องการดูงานที่มอบหมายให้กับคุณหรืองานที่ครบกำหนดในวันที่ระบุ ให้สร้างมุมมองตัวกรองในชีต
| คลิกข้อมูล |
|
| คลิกถัดจากชื่อและป้อนชื่อสำหรับมุมมองตัวกรองที่มุมบนซ้าย | |
| คลิกลูกศรในส่วนหัวคอลัมน์และเลือกตัวเลือกเพื่อจัดเรียงและกรองข้อมูล | |
| (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งลิงก์ไปยังมุมมองตัวกรอง ให้คัดลอก URL และวางในอีเมล | |
| คลิกปิด |
ติดตามงานและกำหนดเวลาที่สำคัญโดยใช้ Tasks เปิด Gmail หรือปฏิทิน จากนั้นคลิก Tasks ทางด้านขวา
ใน Tasks งานต่างๆ จะอยู่ในรายการ โดยจะมีรายการเริ่มต้นที่คุณเพิ่มงานเข้าไปได้ หรือจะสร้างรายการขึ้นเองก็ได้เช่นกัน
วิธีการสร้างรายการ
- ที่ด้านบนของหน้าต่าง Tasks ให้คลิกลูกศรลง
สร้างรายการใหม่
- ตั้งชื่อรายการและคลิกเสร็จสิ้น
สร้างรายการใหม่
วิธีการเพิ่มงานลงในรายการ
- ที่ด้านบนของหน้าต่าง Tasks คลิกลูกศรลง
แล้วเลือกรายการที่ต้องการเพิ่มงาน
- คลิกเพิ่มงาน
- ป้อนงาน โดยในขณะที่ป้อนงาน งานนั้นจะบันทึกลงในระบบโดยอัตโนมัติ
วิธีการสร้างงานจากอีเมล
- ไปที่ Gmail
- คลิก Tasks
- ค้นหาอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็นงาน
- ลากและวางอีเมลไว้ที่แผงด้านข้าง
- หากต้องการเพิ่มวันที่และเวลา ให้คลิกวันที่/เวลา
สร้างงานย่อย โดยการจัดระเบียบงานย่อยที่เกี่ยวข้องกันไว้ภายใต้งานหลักงานเดียว
เลือกตัวเลือกโดยวิธีการดังนี้
- คลิกขวาที่งานและเลือกเพิ่มงานย่อย
- ในส่วนงานหลัก ให้เพิ่มงานใหม่และกด Ctrl + ] (Windows) หรือ Command + ] (Mac)
- ด้านข้างงานหลัก ให้คลิกแก้ไข
และป้อนงานลงในช่องเพิ่มงานย่อย
หากต้องการยกเลิกการเยื้องงานย่อย ให้คลิกขวาที่งานย่อยนั้นแล้วคลิกยกเลิกการเยื้อง หรือคลิกงานย่อยนั้นแล้วกด Ctrl + [ (Windows) หรือ Command + [ (Mac)
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง
