Aprenderás a hacer lo siguiente
| Cómo usar las funciones de Google Workspace para recuperar la productividad cuando vuelvas a trabajar. |
Qué se necesita
10 minutos
Una cuenta de Google Workspace -¿No tienes una? Empieza hoy tu prueba de 14 días.
En este tutorial
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1 Reactivar notificaciones y desactivar respuestas automáticas |
Si desactivaste las notificaciones de tus servicios de Google Workspace durante tu ausencia, vuelve a activarlas.
Activar las notificaciones de eventos de Google Calendar
- En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada
Configuración.
- En la parte izquierda, en General, haz clic en Ajustes de notificaciones.
- Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
- Desactivado
- Notificaciones de escritorio
- Alertas
- (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
- (Opcional) Para gestionar las notificaciones, en la parte izquierda, haz clic en tu calendario
- Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona Ninguna o Correo electrónico.
Activar o desactivar las notificaciones de Google Chat
Notificaciones de mensajes de Chat
- Abre Gmail en el ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
Ver todos los ajustes.
Ver todos los ajustes.- En la parte superior, haz clic en la pestaña Chat y Meet.
Ir a la configuración de Gmail
- Junto a "Ajustes del chat", haz clic en Gestionar ajustes del chat.
- Para activar las notificaciones de los mensajes de Google Chat, en la sección "Notificaciones de escritorio", marca la casilla "Permitir notificaciones de chat".
Notificaciones de mensajes de Chat en Gmail
- Abre Gmail en el ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la parte superior, haz clic en la pestaña Chat y Meet.
Ir a la configuración de Gmail
- Junto a "Ajustes del chat", haz clic en Gestionar ajustes del chat.
- Para activar las notificaciones de los mensajes de Google Chat, en la sección "Notificaciones de escritorio", marca la casilla "Permitir notificaciones de chat".
Nota: Para usar las respuestas automáticas, debes haber creado tu cuenta como mínimo 24 horas antes.
- Abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- Desplázate hacia abajo, hasta Respuesta automática, y selecciona Respuesta automática activada o Respuesta automática desactivada.
- Al activarla, debes indicar en qué fechas estarás fuera y añadir un mensaje. A continuación, selecciona quién debe recibir la respuesta.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
2. Saber qué ha pasado en tu ausencia |
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Responde a nuevas invitaciones a reuniones
Cuando recibas invitaciones a eventos, aparecerán en tu calendario. Si te has suscrito a las notificaciones por correo electrónico, también recibirás la invitación en tu bandeja de entrada. Puedes responder a la invitación directamente desde el correo si usas Gmail.
Responder a invitaciones
- En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento.
- En la parte inferior, junto a ¿Asistirás?, haz clic en Sí, No o Quizás.
Nota: Para responder a un evento desde Gmail, abre el correo electrónico y, junto a ¿Asistirás?, haz clic en Sí, en No o en Quizás.
Nota: Todos los invitados pueden proponer otra hora, salvo en eventos que tienen más de 200 invitados o duran todo el día.
Crear tareas a partir de correos electrónicos
- Ve a Gmail.
- En la parte derecha, haz clic en Tasks
.
- Busca el correo que quieras guardar como tarea.
- Arrastra y suelta el correo en el panel lateral.
- Para añadir una fecha y una hora, haz clic en Fecha y hora.
Comprueba que no te hayas perdido ningún cambio importante en algún archivo de Google Drive o en elementos pendientes de otros servicios de Google Workspace, como Tasks en Calendar o Gmail.
Puedes llevar un control de los cambios que se han hecho en elementos que has creado o subido a Drive, así como ver información específica de tus archivos o carpetas. Para ver la actividad de un determinado archivo o carpeta, selecciónalo y haz clic en Información .
Consultar la actividad de Drive en la pestaña Actividad
Puedes ver los cambios que se han hecho en tus archivos de Drive y realizar un seguimiento de quién los hizo. Es posible que notes cambios cuando alguien:
- Edita o comenta un archivo.
- Cambia el nombre de un archivo o de una carpeta.
- Mueve o elimina un archivo o una carpeta.
- Sube un archivo o una carpeta nuevos.
- Comparte o deja de compartir un elemento.
Importante: El historial de versiones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google no es lo mismo que el historial de los archivos .pdf, las imágenes y otros archivos almacenados en Drive. Consulta cómo ver el historial de cambios de los archivos de Google.
Consultar la actividad de Drive en la pestaña Detalles
- En la parte superior del panel Actividad de Drive, haz clic en Detalles para ver información y cambios como, por ejemplo:
- Tipo de archivo y propietario.
- Tamaño de la carpeta y número de elementos.
- Persona que modificó, creó o abrió el elemento por última vez.
- Haz clic en Editar
para añadir una descripción del elemento.
En navegadores web
- Ve a Gmail, Calendario, Chat, Drive o a un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Importante: Si no puedes ver la aplicación Tasks, haz clic en la flecha de la parte inferior derecha de la pantalla para ampliar el panel.
- A la derecha, haz clic en Tasks
Nota: En los espacios de Gmail, puedes crear, asignar, editar, completar y eliminar tareas de grupo.
Consultar los cambios rápidamente
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
- Arriba a la derecha, haz clic en Información
.
- Verás dos pestañas:
- Para consultar los cambios más recientes:
- Haz clic en Actividad.
- Desplázate hacia abajo por el lado derecho.
- Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta en concreto, haz clic en ellos.
- Para consultar los cambios más recientes:
.
Consultar o recuperar una versión anterior
- En Drive, abre tu archivo.
- Haz clic en Archivo
- Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
- Los nombres de las personas que editaron el documento.
- Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
- (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.
3. Empezar a trabajar |
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Para conocer las prioridades actuales o cuáles son los próximos planes, envía un correo electrónico a tu equipo o manda un mensaje de Chat a tus compañeros de trabajo.
- En tu ordenador, abre Gmail.
- Arriba a la izquierda, haz clic en
Redactar.
- En el campo "Para", añade a los destinatarios. También puedes añadir destinatarios:
- En los campos "Cc" y "Cco".
- Al redactar un mensaje, con el signo "+" o "@" y el nombre del contacto en el campo de texto.
- Escribe el asunto del correo.
- Redacta el mensaje.
- Al final de la página, haz clic en Enviar.
Consejo: Para añadir destinatarios individuales y grupos de contactos creados con etiquetas, haz clic en Para:.
Enviar mensajes directos a personas concretas
- Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
- Si el nombre aún no aparece en la sección "Chat", haz clic en Iniciar un chat
.
- Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
- Para enviar un mensaje 1:1 a personas ajenas a tu organización, escribe sus direcciones de correo.
- Selecciona la persona a la que quieras enviar un mensaje.
- Escribe un mensaje y haz clic en Enviar
.
Iniciar conversaciones de grupo
- Ve a Google Chat o a tu cuenta de Gmail.
- En "Chat", haz clic en una conversación de grupo, escribe un mensaje
- Si la conversación de grupo no está en "Chat", haz clic en Iniciar un chat
- Introduce un nombre o una dirección de correo. Aparecerán sugerencias a medida que vayas escribiendo.
- Haz clic en Listo
.
- Escribe un mensaje y haz clic en Enviar
Si has creado un documento de transición para ayudar a tus compañeros de trabajo mientras estabas fuera de la oficina, comprueba si se han hecho actualizaciones o cambios.
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
- Arriba a la derecha, haz clic en Información
- Verás dos pestañas:
- Para consultar los cambios más recientes:
- Haz clic en Actividad.
- Desplázate hacia abajo por el lado derecho.
- Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta en concreto, haz clic en ellos.
- Para consultar los cambios más recientes:
¿Quieres ver las tareas que se te han asignado o que deben entregarse en una fecha concreta? Crea una vista de filtro en Hojas de cálculo.
| En la parte superior, haz clic en Datos |
|
| En la esquina superior izquierda, haz clic junto a Nombre y dale un nombre a la vista de filtro. | |
| Haz clic en las flechas situadas en los encabezados de columna y selecciona las opciones que quieras para ordenar y filtrar los datos. | |
| (Opcional) Para enviar por correo electrónico un enlace a la vista de filtro, copia la URL y pégala en un mensaje. | |
| En la parte superior derecha, haz clic en Cerrar |
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