Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Sich nach Abwesenheit auf den neuesten Stand bringen

Anleitung für ​Google Workspace​
Sie möchten die Apps von Google in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung noch besser nutzen?  Dann registrieren Sie sich für eine kostenlose Google Workspace -Testversion.

""Lerninhalte

So nutzen Sie die Google Workspace-Funktionen, um nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz schnell wieder produktiv zu werden.

Voraussetzungen

"" Ungefähr 10 Minuten.
Konto Konto Google Workspace-Konto – Sie haben noch keines? Dann starten Sie noch heute mit dem 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum.

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In dieser Anleitung

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Benachrichtigungen und Abwesenheitsnotiz zurücksetzen Sehen, was Sie verpasst haben Mit der Arbeit beginnen
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 1 Benachrichtigungen und Abwesenheitsnotiz zurücksetzen


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1.1 Google Workspace-Benachrichtigungen wieder aktivieren

Wenn Sie die Benachrichtigungen für die Google Workspace-Dienste während Ihrer Abwesenheit deaktiviert haben, schalten Sie sie wieder ein.

So aktivieren Sie Terminbenachrichtigungen in Google Kalender:

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Termineinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
    • Aus
    • Desktopbenachrichtigungen
    • Benachrichtigungen
  4. Optional: Wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten, klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen an.
  5. Optional: Um Ihre Benachrichtigungen zu verwalten, klicken Sie links auf Ihren Kalender und dann Allgemeine Benachrichtigungen.
  6. Klicken Sie neben den einzelnen Optionen auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und wählen Sie Keine oder E-Mail aus.

Terminbenachrichtigungen verwalten

So aktivieren oder deaktivieren Sie Benachrichtigungen in Google Chat:

Für Nachrichten in Google Chat:

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie oben auf Ihren Status und dann Einstellungen für Chatbenachrichtigungen.
  3. Klicken Sie unter Computer auf den Drop-down-Pfeil "" und wählen Sie eine Option aus:
    • Alle Nachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Nachrichten und Direktnachrichten in Projektbereichen.
    • Neue Unterhaltungen, Unterhaltungen, denen ich folge, und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Direktnachrichten, die erste Nachricht jeder neuen Unterhaltung und alle Unterhaltungen, denen Sie folgen.
    • Unterhaltungen, denen ich folge, und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Direktnachrichten und Unterhaltungen, denen Sie folgen.
    • Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für Direktnachrichten und @Erwähnungen in Projektbereichen.
    • Aus: Alle Benachrichtigungen werden deaktiviert.
  4. Optional: Wenn Sie einen Ton für eingehende Chatbenachrichtigungen hören möchten, klicken Sie auf das Kästchen neben Benachrichtigungstöne abspielen.
  5. Optional: Wenn Sie in Gmail eingehende Nachrichten in Pop-up-Fenstern erhalten möchten, klicken Sie auf das Kästchen Chat-Pop-ups für neue Nachrichten öffnen.
  6. Optional: Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für ungelesene Nachrichten aktivieren oder deaktivieren möchten, wählen Sie unter E-Mail die Option Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten oder Aus aus.

    E-Mail-Erinnerungen werden für Nachrichten verschickt, die Sie nach zwölf Stunden noch nicht gelesen haben. Sie werden nicht für @Erwähnungen gesendet.

Für Chatnachrichten in Gmail:

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie oben auf Ihren Status und dann Einstellungen für Chatbenachrichtigungen.
  3. Klicken Sie unter Computer auf den Drop-down-Pfeil "" und wählen Sie eine Option aus:
    • Alle Nachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Nachrichten und Direktnachrichten in Projektbereichen.
    • Neue Unterhaltungen, Unterhaltungen, denen ich folge, und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Direktnachrichten, die erste Nachricht jeder neuen Unterhaltung und alle Unterhaltungen, denen Sie folgen.
    • Unterhaltungen, denen ich folge, und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für alle Direktnachrichten und Unterhaltungen, denen Sie folgen.
    • Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten: Sie erhalten eine Benachrichtigung für Direktnachrichten und @Erwähnungen in Projektbereichen.
    • Aus: Alle Benachrichtigungen werden deaktiviert.
  4. Optional: Wenn Sie einen Ton für eingehende Chatbenachrichtigungen hören möchten, klicken Sie auf das Kästchen neben Benachrichtigungstöne abspielen.
  5. Optional: Wenn Sie in Gmail eingehende Nachrichten in Pop-up-Fenstern erhalten möchten, klicken Sie auf das Kästchen Chat-Pop-ups für neue Nachrichten öffnen.
  6. Optional: Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für ungelesene Nachrichten aktivieren oder deaktivieren möchten, wählen Sie unter E-Mail die Option Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten oder Aus aus.

    E-Mail-Erinnerungen werden für Nachrichten verschickt, die Sie nach zwölf Stunden noch nicht gelesen haben. Sie werden nicht für @Erwähnungen gesendet.

1.2 Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Hinweis: Um die Abwesenheitsnotiz zu verwenden, muss Ihr Konto mindestens 24 Stunden alt sein.

  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
  4. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.
Abwesenheitsnotiz einrichten

Zurück nach oben

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2 Sehen, was Sie verpasst haben

 

2.1 E-Mails auf wichtige Nachrichten prüfen
  1. Öffnen Sie Gmail.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "".
  3. Klicken Sie unter Art des Posteingangs auf Standard und wählen Sie eine Option aus:
    • Wichtige zuerst
    • Ungelesene zuerst
    • Markierte zuerst

      Hinweis: Die Bereiche Wichtig, Ungelesen und Markiert werden oben im Posteingang angezeigt. Alle übrigen E-Mails finden Sie unter Alles andere.
  4. Optional: Wenn Sie E-Mails in einem Bereich ausblenden möchten, klicken Sie neben der Bereichsüberschrift auf den Aufwärtspfeil "".
  5. Damit die E-Mails wieder angezeigt werden, klicken Sie auf den Abwärtspfeil "".
2.2 Auf neue Besprechungseinladungen antworten

Wenn Sie eine Einladung zu einem Termin erhalten, wird sie in Ihrem Kalender angezeigt. Haben Sie die E-Mail-Benachrichtigungen abonniert, werden Sie auch per E-Mail informiert. In Gmail können Sie in der E-Mail auf die Einladung antworten.

So antworten Sie auf Einladungen:

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Klicken Sie unten neben Teilnehmen? auf Ja, Nein oder Vielleicht.

Tipp: Wenn Sie über Gmail auf eine Einladung reagieren möchten, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie neben Teilnehmen? auf Ja, Nein oder Vielleicht

Alle Gäste können eine neue Uhrzeit vorschlagen, außer bei Terminen mit mehr als 200 Gästen und ganztägigen Terminen.

Auf Kalendertermin antworten
2.3 Checkliste für Aufgaben nach dem Urlaub erstellen

So erstellen Sie eine Aufgabe aus einer E-Mail:

  1. Öffnen Sie Gmail und ziehen Sie eine E-Mail in das Fenster von Google Tasks. Der Name der Aufgabe ist der Betreff der E-Mail.
  2. In die Aufgabe wird ein Link zur Nachricht eingefügt, sodass Sie sie jederzeit leicht wieder öffnen können.
Konversation verschieben, um eine Aufgabe zu erstellen
2.4 Prüfen, ob wichtige To-dos anstehen

Sie sollten sichergehen, dass Ihnen keine wichtigen Änderungen an Google Drive-Dateien oder Elementen aus To-do-Listen in anderen Google Workspace-Diensten wie Google Tasks entgangen sind. Auf diesen Dienst können Sie über Google Kalender und Gmail zugreifen.

In Google Drive behalten Sie den Überblick über die Änderungen an Elementen, die dort erstellt oder hochgeladen wurden. Sie können auch bestimmte Informationen zu Ihren Dateien und Ordnern sehen. Wählen Sie einfach eine Datei oder einen Ordner aus und klicken Sie auf „Informationen“ "".

So rufen Sie den Tab „Aktivitäten“ in Drive auf:

Sie können sich Informationen zu den Änderungen an Elementen in Drive ansehen, darunter:

  • Wer ein Element hochgeladen, kopiert, verschoben oder entfernt hat
  • Wer ein Element freigegeben oder die Freigabe beendet hat
  • Wer ein Element kommentiert, bearbeitet oder umbenannt hat
  • Welche Personen von den Änderungen betroffen sind


So rufen Sie den Tab "Details" in Drive auf:

  1. Klicken Sie in Google Drive im Aktivitätenbereich oben auf Details, um sich Informationen und Änderungen anzeigen zu lassen, darunter:
    • Dateityp und -eigentümer
    • Ordnergröße und Anzahl der Elemente
    • Wer die Datei erstellt sowie zuletzt geändert und geöffnet hat
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" "", um eine Beschreibung hinzuzufügen.

Aktivitäten einer Datei aufrufen


So rufen Sie Tasks in einem Webbrowser in Gmail oder in Google Kalender auf:

Öffnen Sie Gmail, Google Kalender, Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und klicken Sie rechts auf "Google Tasks" Tasks.


So rufen Sie Tasks auf Android-Geräten auf:

  1. Tippen Sie auf "Play Store" Google Play, um Google Play zu öffnen.
  2. Installieren Sie die Tasks App.


So rufen Sie Tasks auf iOS-Geräten auf:

Installieren Sie die Tasks App für Apple iPhone oder iPad.

Auf das Stiftsymbol klicken, um eine Aufgabe hinzuzufügen

2.5 Änderungen an Ihren Dateien ansehen

So rufen Sie einen Überblick der Änderungen auf:

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Wenn das Dokument geändert wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Änderungen anzusehen:
    • Klicken Sie neben der Menüleiste auf Letzte Änderungen anzeigen.
    • Klicken Sie auf Datei und dann Letzte Änderungen anzeigen.
  3. Verwenden Sie die Pfeile oben, um durch die Liste der Änderungen zu scrollen. Hinzugefügter Text ist hervorgehoben und gelöschter Text ist durchgestrichen.
  4. Optional: Sie können auch den gesamten Überarbeitungsverlauf aufrufen. Dazu klicken Sie oben auf Überarbeitungsverlauf anzeigen.
  5. Optional: Um wieder zurück zur ursprünglichen Ansicht zu wechseln, klicken Sie oben auf den Zurückpfeil.


So rufen Sie frühere Versionen auf und stellen sie wieder her:

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Klicken Sie in Docs, Tabellen oder Präsentationen auf Dateiund dannVersionsverlaufund dannVersionsverlauf ansehen.

    Hinweis: Sie benötigen für die Datei Zugriff als Eigentümer oder Bearbeiter.

  3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
    • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
    • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
  4. Optional: Wenn Sie eine vorherige Version wiederherstellen, benennen oder kopieren möchten, klicken Sie auf:
    • Diese Version wiederherstellen, um die Fassung zur aktuellen Version zu machen
    • Dreipunkt-Menü""und dannDiese Version benennen 
    • Dreipunkt-Menü""und dannKopie erstellen

Option "Versionsverlauf ansehen" im Menü "Datei"; Option "Letzte Änderungen" hervorgehoben (rechts oben)

Zurück nach oben

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3. Mit der Arbeit beginnen


 

3.1 Sich bei wichtigen und anstehenden Aufgaben über den neuesten Stand informieren

Wenn Sie sich über aktuelle, wichtige Aufgaben oder anstehende Pläne informieren möchten, senden Sie eine E-Mail an Ihr Team oder kontaktieren Sie Ihre Kollegen über Google Chat.

1 Öffnen Sie Gmail.
2 Klicken Sie links auf „Schreiben“ "". Es kann auch sein, dass für „Schreiben“ dieses Symbol angezeigt wird: "".
3 Optional: Sie können die Größe des Fensters ändern, indem Sie rechts oben auf „Maximieren“ "" oder auf „Vollbiildmodus beenden“ Vollbildmodus beenden klicken.
4 Geben Sie Empfänger und einen Betreff ein.
5 Geben Sie den Text ein. Angefangene, aber nicht gesendete E-Mails werden automatisch links unter Entwürfe gespeichert.
6 Optional: Fügen Sie einen Anhang hinzu, z. B. Drive-Dateien Insert file using Drive oder Fotos Insert image.
7 Klicken Sie auf Senden.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, gerade gesendete E-Mails zurückzurufen. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf Rückgängig. Diese Option wird für einen kurzen Zeitraum angezeigt, den Sie anpassen können. Weitere Informationen

Karte, wo sich Schritte 1–7 von oben im Posteingang und in einer E-Mail befinden


So senden Sie eine Direktnachricht:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ "".
  3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
    • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
  4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ "".


So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

  1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
  2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
  3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“ "" und dann Gruppenunterhaltung starten.
  4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
  5. Klicken Sie auf „Fertig“ "".
  6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ "".

Nachricht an eine Gruppe schreiben

3.2 Übergabedokument lesen

Falls Sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit ein Übergabedokument für Ihre Kollegen erstellt haben, können Sie dort nachsehen, ob es Aktualisierungen oder Änderungen enthält.

  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
  2. Wenn das Dokument geändert wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Änderungen anzusehen:
    • Klicken Sie neben der Menüleiste auf Letzte Änderungen anzeigen.
    • Klicken Sie auf Datei und dann Letzte Änderungen anzeigen.
  3. Verwenden Sie die Pfeile oben, um durch die Liste der Änderungen zu scrollen. Hinzugefügter Text ist hervorgehoben und gelöschter Text ist durchgestrichen.
  4. Optional: Sie können auch den gesamten Überarbeitungsverlauf aufrufen. Dazu klicken Sie oben auf Überarbeitungsverlauf anzeigen.
  5. Optional: Um wieder zurück zur ursprünglichen Ansicht zu wechseln, klicken Sie oben auf den Zurückpfeil.

Option "Versionsverlauf ansehen" im Menü "Datei"; Option "Letzte Änderungen" hervorgehoben (rechts oben)

3.3 Projektplan auf Aktualisierungen prüfen

Sie möchten wissen, welche Aufgaben Ihnen zugewiesen wurden oder an einem bestimmten Tag fällig sind? Dann erstellen Sie einfach eine Filteransicht in Google Tabellen.

1 Klicken Sie auf Daten und dann Filteransichten und dann Neue Filteransicht erstellen.
2 Klicken Sie links oben in das Feld neben Name und geben Sie einen Namen ein.
3 Klicken Sie auf die Pfeile in den Spaltenüberschriften und wählen Sie Optionen zum Sortieren und Filtern der Daten aus.
4 Optional: Um einen Link zur Filteransicht zu senden, kopieren Sie die URL und fügen Sie den kopierten Link in eine E-Mail ein.
5  Klicken Sie rechts oben auf "Schließen" "", um die Filteransicht zu schließen. Sie wird automatisch gespeichert.

Bild für die Anleitungsschritte 1 bis 5

 

3.4 Aufgaben im Blick behalten

Mit Google Tasks behalten Sie Aufgaben und wichtige Fristen immer im Blick. Öffnen Sie dazu einfach Gmail oder Google Kalender und klicken Sie rechts auf "Tasks" " ".

In diesem Tool sind alle Ihre Aufgaben aufgelistet. Sie können Ihre Aufgaben entweder der Standardliste hinzufügen oder eigene Listen erstellen.

So erstellen Sie eine Liste:

  1. Klicken Sie oben im Fenster von Google Tasks auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und dann Neue Liste erstellen.
  2. Legen Sie einen Namen für die Liste fest und klicken Sie auf Fertig.


So fügen Sie einer Liste Aufgaben hinzu:

  1. Klicken Sie oben im Fenster von Google Tasks auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und wählen Sie die Liste aus, der Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
  3. Geben Sie eine Aufgabe ein. Sie wird während der Eingabe automatisch gespeichert.


So erstellen Sie eine Aufgabe aus einer E-Mail:

  1. Öffnen Sie Gmail und ziehen Sie eine E-Mail in das Fenster von Google Tasks. Der Name der Aufgabe ist der Betreff der E-Mail.
  2. In die Aufgabe wird ein Link zur Nachricht eingefügt, sodass Sie sie jederzeit leicht wieder öffnen können.


So erstellen Sie eine Unteraufgabe: Organisieren Sie zugehörige Aufgaben unter einer Hauptaufgabe.

Wählen Sie eine Option aus:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie Unteraufgabe eingeben aus.
  • Fügen Sie unter der Hauptaufgabe eine neue Aufgabe hinzu und drücken Sie Strg + ] (Windows) oder Befehlstaste + ] (Mac).
  • Klicken Sie neben der Hauptaufgabe auf "Bearbeiten" Bearbeiten und geben Sie im Feld Unteraufgaben hinzufügen eine Aufgabe ein.

Sie können die Einrückung auch wieder aufheben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Unteraufgabe und klicken Sie auf Kein Einzug. Sie können auch auf die Unteraufgabe klicken und Strg + [ (Windows) oder Befehlstaste + [ (Mac) drücken.

Über das Menü "Aufgaben" eine neue Liste erstellen

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Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.

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