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优化收件箱的十大妙招

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时钟、杯子和显示电子邮件的笔记本电脑

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善用自动标签和过滤器,确保收件箱井井有条" "

想要整理您的收件箱?可以让 Gmail 自动归档收到的电子邮件,这样您就可以专注于最重要的邮件。为此,可以创建一些过滤器,以便将符合条件的邮件删除、为它们加注星标、将它们转发出去,或者阻止某些类型的邮件被送进“垃圾邮件”文件夹。还可以对收到的邮件加上各种标签(例如家庭、工作等),以确保收件箱井然有序。您甚至可以创建一个过滤器,让它自动为邮件加标签并将其移出收件箱,待您更方便的时候再来阅读。

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撤消已发送邮件" "

电子邮件中有错别字?忘了添加一位收件人?不想发送这封邮件了?其实您可以启用 Gmail 的撤消发送功能,这样就能撤回 30 秒以内发送的邮件。

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首先专注于重要的电子邮件" "

收件箱中堆满了邮件,正在发愁多久才能看完哪?Gmail 的“优先收件箱”功能会自动将优先级高的邮件与其他邮件区分开来,让您可以专注于这些重要邮件。“优先收件箱”会将您的收件箱划分成三部分:“重要而且未读”、“已加星标”和“其他邮件”,并且会依据充分的信息准确判断哪些邮件对您最重要。您还可以突出显示重要的邮件。随着时间的推移,“优先收件箱”在预测哪些是重要邮件方面会越来越得心应手,让您可以专注于重要邮件。

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使用待办事项清单跟踪重要任务" "

Gmail 中可以使用 Tasks 来确保各项任务轻重有序、缓急有度。点击一下按钮即可将电子邮件转换为任务。还可以指定会自动显示在日历中的截止日期,并在完成任务后将其划掉。您可以使用任意设备随时随地更新任务列表。

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Tasks

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预先撰写一些回复并重复利用,有效节省时间" "

您是否经常发送相同的邮件?可以使用 Gmail 的模板来撰写可在这些情况下重复使用的标准化邮件,从而节省时间。这样,当您需要发送包含相同内容的电子邮件时,就可以直接使用已有的电子邮件,而无需每次都重复输入同样的信息。

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轻松切换使用多个版本的签名" "

Gmail 中创建多个签名 - 您可以为每版签名分别采用不同的字体、颜色、照片、链接及其他信息,赋予其个性化色彩。

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忽略不相关的电子邮件会话" "

对某个邮件会话已不再感兴趣,但相关的邮件仍然源源不断?您只需将该电子邮件会话设为“忽略”,即可自动归档后续回复,让您的收件箱清爽起来。如果您日后需要查看已忽略的邮件,可以轻松找到它们并取消忽略。

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善用键盘快捷键,节省操作时间" "

想要节省时间,提高工作效率?不妨了解一下 Gmail 的键盘快捷键,多加使用可减少点击操作,提高工作效率。

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了解他人何时阅读了您发送的电子邮件" "

如果您要向某人发送重要电子邮件,可以设置已读回执,这样就能知道对方是何时查看这封邮件的。收件人打开您发送的邮件后,您就会收到一封电子邮件,其中会显示对方打开邮件的日期和时间。

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不需要创建新的帐号或别名,也能使用多个不同的专用电子邮件地址" "

如果您不想创建多个帐号或别名,分别用于完成不同的任务,只需在现用的电子邮件地址的 @ 符号前加上一个加号 (+) 和任意字词,也能达到同样的目的。您仍会收到邮件,但这种做法可以让您获得无限量的电子邮件地址,以分别用于不同的目的。举例来说,可以使用 cassy+news@solarmora.com 这样的电子邮件地址来注册接收简报,使用 cassy+urgent@solarmora.com 来发送紧急请求。

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