讓 Gmail 收件匣發揮最大效益的秘訣

想在公司或學校充分運用 Google 應用程式嗎？歡迎申請免費試用 Google Workspace

本頁面提供下列資源說明：

• 篩選及排序電子郵件的訣竅
• 將電子郵件分類整理
• 管理多個帳戶和身分

 

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篩選和排序郵件的訣竅

自動為郵件套用標籤及排序郵件

您可以使用 Gmail 篩選器和標籤自動管理收到的電子郵件。

• 自動為客戶意見或專案相關郵件套用標籤
• 自動封存想要之後再查看的郵件，並為郵件加上標籤，如電子報
• 標記 VIP 電子郵件
• 封存通知

操作說明

步驟 1：建立標籤

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 在左側向下捲動，然後按一下「更多」。
3. 按一下「建立新標籤」。
4. 輸入標籤名稱。
5. 按一下「建立」。

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步驟 2：建立自動為電子郵件加上標籤的篩選器

1. 在畫面頂端的搜尋框中點選向下箭頭 。
2. 輸入字詞來尋找符合條件的特定郵件。舉例來說，如要篩選來自某個帳戶的郵件，並為這些郵件套用標籤，請在「寄件者：」欄位中輸入該帳戶的電子郵件地址。
3. 按一下搜尋視窗底部的 [建立篩選器]。
4. 捲動至「套用標籤：」並選擇標籤。
5. 按一下 [建立篩選器]。

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自動封存傳送中的郵件

如果您要使用 Gmail 傳送的郵件不需回覆，只要按一下滑鼠，即可傳送並封存郵件。不過，您必須先在 Gmail 設定中啟用「傳送並封存」按鈕。

操作說明

啟用「傳送並封存」按鈕

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 捲動至「傳送並封存」部分，然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]。
4. 按一下 [儲存變更]。
5. 開啟您要回覆的郵件，然後按一下 [回覆]。
6. 撰寫郵件內容，然後按一下 [傳送 + ]。

忽略不相關的電子郵件會話群組

如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者，但該會話群組的郵件已經與您無關，可以選擇略過這個會話群組。如此一來，該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣，方便您專注處理重要郵件。

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將電子郵件延後顯示

針對含有日期和時間的確認電子郵件，您可以將這類郵件延後，等到需要查看時再顯示。您可以選擇讓電子郵件回到收件匣頂端的時機，無論是延後到明天、下週還是今晚再顯示，都能自行決定。

• 讓系統在您辦理入住手續前才顯示飯店訂房確認電子郵件。
• 讓系統在活動舉辦前一天才顯示 Google 日曆活動提醒。

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篩選收件匣中的日曆邀請

不想在收件匣中看到 Google 日曆回覆嗎？Gmail 可為您自動篩選這類郵件，讓您的收件匣井然有序。

操作說明

為日曆回覆設定篩選器

1. 開啟 Gmail。
2. 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示 。
3. 在「收件人」欄位中輸入您的電子郵件地址。
4. 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入「invite.ics OR invite.vcs」。
5. 勾選 [有附件] 方塊。
6. 按一下 [建立篩選器]。
7. 勾選 [套用標籤] 方塊，然後選擇標籤，即可自動排序收到的活動回應訊息。
8. 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊，即可將回應訊息移出您的收件匣。請放心，之後您還是可以視需要查看這些郵件。
9. 按一下 [建立篩選器]。

使用公司或學校適用的 Gmail 進階篩選器

在機構中使用 Gmail 時，您可以使用幾個實用的篩選器。

• 將機構外部人士寄來的電子郵件加上標籤
• 將管理員寄來的電子郵件加上標籤
• 在收件匣中篩選促銷電子郵件

瞭解做法並取得更多範例：公司或學校適用的 Gmail 篩選器

將電子郵件分類整理

將促銷內容或社交網路電子郵件移至分頁

如想將關聯性較低的電子郵件 (例如社交網路最新動態和促銷內容) 移出主要收件匣，可以考慮設定分頁收件匣。井然有序的收件匣可讓您專心處理重要郵件。分頁會顯示在收件匣頂端，方便您快速切換分頁。

操作說明

開啟預設分頁

您可以根據您想從主要收件匣移出的電子郵件，開啟適合的分頁功能。舉例來說，當您開啟「促銷內容」分頁功能後，Gmail 就會將收件匣中現有的任何促銷電子郵件移到「促銷內容」分頁，日後收到的促銷電子郵件也會直接傳送至「促銷內容」分頁。

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 [查看所有設定]。
3. 按一下 [收件匣] 分頁標籤。
4. 在「收件匣類型」部分中，選取 [預設]。注意：如要隱藏所有分頁，請選取其他收件匣類型。
5. 在「類別」部分中，勾選要顯示的分頁核取方塊。注意：你無法建立新分頁，只能顯示或隱藏現有的分頁。
6. 捲動到底部，然後按一下 [儲存變更]。

提升分頁的精確度

如果電子郵件出現在錯誤的分頁中，您可以移動電子郵件，將郵件拖曳至您所需的分頁。

提示：如需追蹤其他分頁中的特定電子郵件，請為郵件加上星號標記 ，該封郵件就會同時顯示在「主要」分頁中。

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使用「優先收件匣」將電子郵件分成幾個部分

如果您選擇使用「優先收件匣」設定，系統會自動將您的電子郵件分成三種類型：尚未讀取的重要郵件、已加星號的郵件，以及所有其他郵件。

操作說明

啟用「優先收件匣」

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 如要設定收件匣，請按一下右上方的「設定」圖示 。
3. 在「收件匣類型」部分中，選取「優先收件匣」。
4. 如要自訂優先收件匣設定，請按一下「自訂」。
5. 選擇要顯示的收件匣分類夾 按一下「儲存變更」。

重新排序現有分類夾

1. 在電腦上前往 Gmail。
2.  依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [收件匣]。
4. 前往「收件匣分類夾」並找出您要變更的分類夾，然後點選旁邊的 [選項]。
5. 選取您要使用的新分類夾。
   注意：「其他郵件」分類夾一律顯示在最後。
6. 按一下網頁底部的 [儲存變更]。

加強「優先收件匣」的準確性

Gmail 會根據多種信號來決定要自動將哪些電子郵件標示為重要，這些信號包括：

• 電子郵件的收件者，以及對方與您互傳郵件的頻率
• 您開啟的電子郵件
• 您回覆的電子郵件
• 您經常閱讀的電子郵件中包含的關鍵字
• 您加上星號、封存或刪除的電子郵件

只要將滑鼠游標移到重要郵件標記 上，即可查看系統將該郵件標示為重要的原因。

注意：如果您認為系統標示為重要的電子郵件並不重要，只要按一下重要郵件標記 就能進行變更。這麼做也可協助 Gmail 瞭解哪些郵件對您來說是重要的。

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將標籤分類夾新增到「優先收件匣」

如果選擇「優先收件匣」設定，可以視需求根據其中一個標籤 (例如「來自我的管理員」) 建立其他分類夾。

操作說明

步驟 1：啟用「優先收件匣」功能

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 如要設定收件匣，請按一下右上方的「設定」圖示 。
3. 在「收件匣類型」部分中，選取「優先收件匣」。
4. 如要自訂優先收件匣設定，請按一下「自訂」。
5. 選擇要顯示的收件匣分類夾 按一下「儲存變更」。

步驟 2：建立以標籤為依據的分類夾

事前準備：建立標籤。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [收件匣]。
4. 在您要加上標籤的收件匣分類夾旁邊，點選 [選項] 或 [新增分類夾]。
5. 按一下 [更多選項]。
6. 按一下您要使用的標籤。您可以使用搜尋功能找到標籤名稱。
7. 按一下 [儲存變更]。

根據標籤建立個別收件匣

您可以根據標籤建立個別收件匣，然後在撰寫或閱讀電子郵件時為郵件加上適合標籤。這樣一來，您的電子郵件以及後續回覆就會自動傳送到正確的收件匣。

如想嘗試「淨空收件匣」方法，請為下列每個標籤建立收件匣：

• 行動 - 需要立即處理的問題
• 後續處理 - 需要進一步合作處理的問題
• 稍後 - 不需要立即處理的問題

在早上用 30 分鐘的時間將收件匣郵件分類。立即回覆所有耗時不用 5 分鐘的郵件，然後套用「行動」標籤。至於其他郵件，您可以套用「後續處理」或「稍後」標籤，將郵件移至適當的收件匣留待之後處理。

操作說明

步驟 1：建立收件匣所需標籤

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 在左側向下捲動，然後按一下「更多」。
3. 按一下「建立新標籤」。
4. 輸入標籤名稱。
5. 按一下「建立」。

步驟 2：為標籤建立收件匣

按照 Gmail 說明中心的步驟建立收件匣。在搜尋條件中輸入 label:<標籤名稱>。

如要實作「淨空收件匣」，請根據下列搜尋條件分別建立收件匣：

• label:行動
• label:後續處理
• label:稍後

步驟 3：在閱讀電子郵件時套用標籤

如何針對「淨空收件匣」套用您建立的標籤：

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 閱讀每封郵件時，按一下頂端的「標籤」圖示 。
3. 選取下列其中一個標籤：「動作」、「後續處理」或「稍後」。

立即處理套用「動作」標籤的電子郵件，如果有時間再處理其他收件匣的郵件。

管理多個帳戶或身分

管理多組簽名

撰寫公司內部或外部電子郵件時，需要使用不同的簽名嗎？您可以在 Gmail 中建立多個簽名。下次撰寫電子郵件時，只要選擇含有所需簽名的範本即可。

操作說明

建立每個簽名

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 在「一般設定」分頁中，捲動至「簽名」，然後點選 [建立新標籤]。
4. 為您的簽名命名，然後按一下 [建立]。
   這個名稱指的是簽名範本的名稱，不是您的實際簽名。
5. 在右側的文字方塊中輸入您的簽名文字。
6. 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、連結和圖片。
7. 按一下底部的 [儲存變更]。

為郵件選擇簽名

提示：如要在撰寫電子郵件時變更簽名，請按一下視窗底部的「插入簽名」圖示 。

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在一個收件匣中使用多個地址傳送郵件

您擁有多個電子郵件帳戶嗎？只要設定 Gmail，您就可以透過任一帳戶傳送郵件，無需切換帳戶收件匣。

郵件的收件者會在寄件者欄位中看到您選擇用來寄信的地址。

• 不需要使用一般的工作用電子郵件地址 (例如 [e-mail])，可以直接透過與客戶聯繫的別名 (例如 [e-mail]) 回覆客戶的電子郵件
• 直接從個人收件匣就能選擇使用您的工作用電子郵件地址回覆工作相關電子郵件
• 透過單一收件匣管理多個帳戶

詳情請造訪 Gmail 說明中心

為其他帳戶建立個別收件匣

如果您擁有多個需要個別管理的電子郵件帳戶，可以為每個地址建立收件匣。

操作說明

請按照 Gmail 說明中心的步驟操作：

1. 透過不同地址或別名傳送郵件。
2. 為該地址或別名建立其他收件匣。在搜尋條件中輸入 to:<您的名稱>@<貴公司名稱>.com。

寄送到該地址的郵件會傳送至您的自訂收件匣。

在一個收件匣中使用電子郵件地址的變化版本

您可以建立電子郵件地址的變化版本，不過，寄至變化版本地址的所有郵件還是會傳送到您目前的收件匣。請在目前地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任何字詞。不管寄件者是將郵件寄到目前地址，還是寄到附上加號的變化版本地址，都會傳送至目前的收件匣。接著，您可以設定篩選器，根據地址轉送或處理郵件。

假設您的 Google Workspace 電子郵件地址是 [e-mail]，您可以：

• 使用 [e-mail] 訂閱電子報。
• 讓潛在客戶或現有客戶透過 [e-mail] 與您聯絡。
• 告知團隊成員若遇到緊急問題，可將郵件寄到 [e-mail] 與您聯絡，方便您使用收件匣查看。

如此一來，您就可以輕鬆找到傳送至每個變化版本地址的郵件，或將這類郵件加上標籤。

操作說明

步驟 1：建立郵件地址的變化版本

請在您地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任何字詞。

舉例來說，如果您的電子郵件地址是 [e-mail]，您可以使用 [e-mail] 或 [e-mail]。

步驟 2：根據地址自動排序收到的郵件

設定篩選器，以便根據地址自動為郵件加上標籤及排序郵件。

舉例來說，篩選器可以自動將 [e-mail] 收到的電子報全部封存並套用「新聞」標籤，想閱讀電子報時，只要按一下標籤清單中的「新聞」即可找到這些電子報。

1. 開啟 Gmail。
2. 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示 。
3. 在「收件者」下方輸入工作專用的電子郵件地址，例如 [e-mail]。
4. 按一下 [建立篩選器]。
5. 選擇您希望 Gmail 處理這些郵件的方式，例如封存、套用標籤及標示為重要郵件。
6. 按一下「建立篩選器」。

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