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讓 Gmail 收件匣發揮最大效益的秘訣

Google Workspace 效率提升指南

本頁面提供下列問題解決方法:


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篩選及排序電子郵件的訣竅

自動為郵件套用標籤並加以排序

您可以使用 Gmail 篩選器和標籤自動管理收到的電子郵件。

  • 自動為客戶意見或專案相關郵件套用標籤
  • 自動封存想要之後再查看的郵件,並為郵件加上標籤,如電子報
  • 標記 VIP 電子郵件
  • 封存通知
操作說明

步驟 1:建立標籤

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 在左側向下捲動,然後按一下「更多」
  3. 按一下「建立新標籤」
  4. 輸入標籤名稱。
  5. 按一下「建立」

詳情請造訪 Gmail 說明中心

步驟 2:建立自動為電子郵件加上標籤的篩選器

  1. 在畫面頂端的搜尋框中點選向下箭頭
  2. 輸入字詞來尋找符合條件的特定郵件。舉例來說,如要篩選來自某個帳戶的郵件,並為這些郵件套用標籤,請在「寄件者:」欄位中輸入該帳戶的電子郵件地址。
  3. 按一下搜尋視窗底部的 [建立篩選器]
  4. 捲動至「套用標籤:」並選擇標籤。
  5. 按一下 [建立篩選器]

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

自動封存傳送中的郵件

如果您要使用 Gmail 傳送的郵件不需回覆,只要按一下滑鼠,即可傳送並封存郵件。不過,您必須先在 Gmail 設定中啟用「傳送並封存」按鈕。

操作說明

啟用「傳送並封存」按鈕

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  接下來 [查看所有設定]
  3. 捲動至「傳送並封存」部分,然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]
  4. 按一下 [儲存變更]。
  5. 開啟您要回覆的郵件,然後按一下 [回覆]
  6. 撰寫郵件內容,然後按一下 [傳送 + ]。

 

 

忽略不相關的電子郵件會話群組

如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者,但該會話群組的郵件已經與您無關,可以選擇略過這個會話群組。如此一來,該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣,方便您專注處理重要郵件。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

將電子郵件延後顯示

針對含有日期和時間的確認電子郵件,您可以將這類郵件延後,等到需要查看時再顯示。郵件會在您選擇的時間重新出現在收件匣頂端,無論是延後到明天、下週還是今晚再顯示,都能自行決定。

  • 入住飯店前再顯示訂房確認電子郵件
  • 行程前一天再顯示 Google 日曆活動提醒

操作說明
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 將滑鼠游標指向您要延後的電子郵件。
  3. 按一下右側的「延後」圖示
  4. 選擇於稍晚的日期和時間接收這封郵件。

提示:如要延後多則郵件,請按照下列步驟操作:

  1. 選取要加上標籤的郵件。
  2. 然後按一下頂端的「延後」圖示
    • 如果找不到「延後」,請依序點選「更多」圖示 下一步「延後」

 

 

篩選收件匣中的日曆邀請

不想在收件匣中看到 Google 日曆回覆嗎?Gmail 可為您自動篩選這類郵件,讓您的收件匣井然有序。

操作說明

為日曆回覆設定篩選器

  1. 開啟 Gmail
  2. 在頂端的搜尋框中,按一下「顯示搜尋選項」圖示
  3. 在「收件人」欄位中輸入您的電子郵件地址。
  4. 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入「invite.ics OR invite.vcs」
  5. 勾選 [有附件] 方塊
  6. 按一下 [建立篩選器]。
  7. 勾選 [套用標籤] 方塊,然後選擇標籤,即可自動排序收到的活動回應訊息。
  8. 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊,即可將回應訊息移出您的收件匣。請放心,之後您還是可以視需要查看這些郵件。
  9. 按一下 [建立篩選器]

 

 

使用公司或學校適用的 Gmail 進階篩選器

在機構中使用 Gmail 時,您可以使用幾個實用的篩選器。

  • 將機構外部人士寄來的電子郵件加上標籤
  • 將管理員寄來的電子郵件加上標籤
  • 在收件匣中篩選促銷電子郵件

瞭解做法並取得更多範例:公司或學校適用的 Gmail 篩選器

將電子郵件分類整理

將促銷內容或社交網路電子郵件移至分頁

如想將關聯性較低的電子郵件 (例如社交網路最新動態和促銷內容) 移出主要收件匣,可以考慮設定分頁收件匣。井然有序的主要收件匣可讓您專心處理重要郵件。分頁會顯示在收件匣頂端,方便您快速切換分頁。

操作說明

開啟預設分頁

您可以根據您想從主要收件匣移出的電子郵件,開啟適合的分頁功能。舉例來說,當您開啟「促銷內容」分頁功能後,Gmail 就會將收件匣中現有的任何促銷電子郵件移到「促銷內容」分頁,日後收到的促銷電子郵件也會直接傳送至「促銷內容」分頁。

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 設定下一步「查看所有設定」
  3. 按一下頂端的「收件匣」
  4. 在「收件匣類型」部分中,選取「預設」
  5. 在「類別」部分中,勾選所需類別旁的核取方塊。
    • 如要允許系統在「主要」類別中顯示已加星號的郵件,請勾選「將已加星號的郵件放在主要分頁」旁的核取方塊。
    • 如要在「促銷內容」類別中顯示高優先順序郵件,請勾選「啟用重要促銷內容郵件分類功能」旁的核取方塊。
  6. 按一下頁面底部的「儲存變更」

提升分頁的準確性

如果電子郵件出現在錯誤的分頁中,您可以移動電子郵件,將郵件拖曳至您所需的分頁。

提示:如需追蹤其他分頁中的特定電子郵件,請為郵件加上星號標記 ,該封郵件就會同時顯示在「主要」分頁中。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

使用「優先收件匣」將電子郵件分類

如果您選擇使用「優先收件匣」設定,系統會自動將您的電子郵件分成三種類型:尚未讀取的重要郵件、已加星號的郵件,以及所有其他郵件。

操作說明

開啟「優先收件匣」

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 如要設定收件匣,請按一下右上方的「設定」圖示 設定
  3. 在「收件匣類型」部分中,選取「優先收件匣」
  4. 如要自訂優先收件匣設定,請按一下「自訂」
  5. 選擇要顯示的收件匣分類夾 下一步 按一下「儲存變更」

重新排序現有分類夾

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2.  依序按一下右上方的「設定」圖示  接下來 [查看所有設定]
  3. 按一下頂端的 [收件匣]
  4. 前往「收件匣分類夾」並找出您要變更的分類夾,然後點選旁邊的 [選項]
  5. 選取您要使用的新分類夾。
    注意「其他郵件」分類夾一律顯示在最後。
  6. 按一下網頁底部的「儲存變更」

提升優先收件匣的準確性

Gmail 會根據多種信號來決定要自動將哪些電子郵件標示為重要,這些信號包括:

  • 電子郵件的收件者,以及對方與您互傳郵件的頻率
  • 您開啟的電子郵件
  • 您回覆的電子郵件
  • 您經常閱讀的電子郵件中包含的關鍵字
  • 您加上星號、封存或刪除的電子郵件

只要將滑鼠游標移到重要郵件標記 上,即可查看系統將該郵件標示為重要的原因。

注意:如果您認為系統標示為重要的電子郵件並不重要,只要按一下重要郵件標記 就能進行變更。這麼做也可協助 Gmail 瞭解哪些郵件對您來說是重要的。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

在「優先收件匣」中新增標籤分類夾

如果選擇「優先收件匣」設定,可以根據您的標籤 (如「主管郵件」) 建立其他分類夾。

操作說明

步驟 1:啟用「優先收件匣」功能

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 如要設定收件匣,請按一下右上方的「設定」圖示 設定
  3. 在「收件匣類型」部分中,選取「優先收件匣」
  4. 如要自訂優先收件匣設定,請按一下「自訂」
  5. 選擇要顯示的收件匣分類夾 下一步 按一下「儲存變更」

步驟 2:建立以標籤為依據的分類夾

事前準備:建立標籤。

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  接下來 [查看所有設定]
  3. 按一下頂端的 [收件匣]
  4. 在您要加上標籤的收件匣分類夾旁邊,點選 [選項] 或 [新增分類夾]
  5. 按一下 [更多選項]
  6. 按一下您要使用的標籤。您可以使用搜尋功能找到標籤名稱。
  7. 按一下 [儲存變更]。

 

 

為標籤建立個別收件匣

您可以根據標籤建立個別收件匣,然後在撰寫或閱讀電子郵件時為郵件加上適合標籤。這樣一來,您的電子郵件以及後續回覆就會自動傳送到正確的收件匣。

如果希望信箱隨時保持淨空,請為下列每個標籤建立收件匣:

  • 行動 - 需要立即處理的問題
  • 後續處理 - 需要進一步合作處理的問題
  • 稍後 - 不需要立即處理的問題

您可以在早上花 30 分鐘將收件匣郵件分類,立即回覆所有耗時不用 5 分鐘的郵件,然後套用「行動」標籤。至於其他郵件,您可以套用「後續處理」或「稍後」標籤,將郵件移至適當的收件匣留待之後處理。

操作說明

步驟 1:建立收件匣所需標籤

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 在左側向下捲動,然後按一下「更多」
  3. 按一下「建立新標籤」
  4. 輸入標籤名稱。
  5. 按一下「建立」

步驟 2:為標籤建立收件匣

按照 Gmail 說明中心的步驟建立收件匣,然後在搜尋條件中輸入 label:<標籤名稱>

如果希望信箱隨時保持淨空,請根據下列搜尋條件分別建立收件匣:

  • label:行動
  • label:後續處理
  • label:稍後

步驟 3:在閱讀電子郵件時套用標籤

如何套用建立的標籤,讓收件匣隨時保持淨空:

  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 閱讀每封郵件時,按一下頂端的「標籤」圖示 
  3. 選取下列其中一個標籤:「動作」、「後續處理」或「稍後」

立即處理套用「動作」標籤的電子郵件,如果有時間再處理其他收件匣的郵件。

管理多個帳戶

輕鬆在 Gmail 帳戶之間切換

如果您擁有多個電子郵件帳戶 (例如工作和個人帳戶),可以輕鬆在不同的帳戶之間切換,而不必登出。在電腦上將所有帳戶新增為設定檔,即可快速切換設定檔。

操作說明

在網站 (Chrome 瀏覽器) 上新增及切換帳戶

  1. 在電腦上開啟 Chrome。
  2. 依序選取右上方的「設定檔」圖示 設定檔 下一步「新增設定檔」
  3. 如果選擇與 Google 帳戶保持同步,系統會自動將你的設定檔名稱設為帳戶名稱。
  4. 選擇名稱、相片和色彩配置。

如果你為這個新設定檔的 Google 帳戶開啟 Chrome 同步功能,系統就會自動同步書籤、歷史記錄、密碼和其他設定。

注意:如果您不確定目前使用的是哪個帳戶,請點選您的名稱,查看最上面的是哪個設定檔。

透過 Gmail 新增及切換帳戶

  1. Gmail 中按一下頂端的個人資料相片,然後點選 [新增帳戶]
  2. 登入您的其他帳戶。
  3. 在右上角按一下您的名稱,然後選取其他個人資料即可切換帳戶。

 

 

透過單一收件匣管理多個帳戶。

如果您擁有多個電子郵件帳戶,可以設定 Gmail 從任何帳戶傳送郵件,這麼做就「不需」在帳戶收件匣之間切換。

收件者會在寄件者欄位中看到您寄信的地址。

  • 不需要使用一般的工作用電子郵件地址 (例如 cassy@solarmora.com),可以直接透過與客戶聯繫的別名 (例如 sales@solarmora.com) 回覆客戶的電子郵件。
  • 直接從個人收件匣就能使用您的工作用電子郵件地址回覆工作郵件。
  • 透過單一收件匣管理多個帳戶。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

為其他帳戶建立個別收件匣

如果您擁有多個需要個別管理的電子郵件帳戶,可以為每個地址建立收件匣。

操作說明

請按照 Gmail 說明中心的步驟操作:

  1. 透過不同地址或別名傳送郵件
  2. 為該地址或別名建立其他收件匣。在搜尋條件中輸入 to:<您的名稱>@<您的電子郵件網域>.com

系統會將寄送到該地址的郵件傳送到您的自訂收件匣。

 

 

管理多組簽名

撰寫公司內部或外部電子郵件時,需要使用不同的簽名嗎?您可以在 Gmail 中建立多組簽名。下次撰寫電子郵件時,只要選擇含有所需簽名的範本即可。

操作說明

建立簽名

  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  接下來 [查看所有設定]
  3. 在「一般設定」分頁中,捲動至「簽名」,然後點選「新建」
  4. 為你的簽名命名,然後按一下「建立」
    這個名稱指的是簽名範本的名稱,不是你的實際簽名。
  5. 在右側的文字方塊中輸入你的簽名文字。
  6. (選用) 如要新增文字顏色、連結和圖片,請使用格式工具列。
  7. 按一下頁面底部的「儲存變更」

為郵件選擇簽名

提示:如要在撰寫電子郵件時變更簽名,請按一下視窗底部的「插入簽名」圖示 鋼筆

讓標誌和簽名並排顯示

在 Google 文件新增簽名和標誌:

  1. 在電腦上開啟 Google 文件
  2. 依序按一下「插入」接下來「表格」,然後建立 2x1 表格。
  3. (選用) 如要調整表格欄的大小,讓名稱欄小於標誌欄,請將表格邊框向右拖曳。
  4. 在左側儲存格中,依序按一下「插入」接下來「圖片」,然後插入標誌。
  5. 在右側儲存格中輸入您的簽名。
  6. 依序按一下「格式」接下來「表格」接下來「表格屬性」
  7. 按一下「顏色」,然後將表格框線變更為白色。
  8. 依序按一下「編輯」接下來「全選」
  9. 依序按一下「編輯」接下來「複製」

 

將簽名和標誌上傳到 Gmail:

  1. 開啟 Gmail,然後按照「建立簽名」一節的步驟 2 到 4 操作。
  2. 在右側的文字方塊中,依序按一下滑鼠右鍵 接下來「貼上」
  3. 按一下底部的 [儲存變更]。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

 

 

 建立電子郵件地址的變化版本

您可以建立電子郵件地址的變化版本,寄到變化版本地址的郵件都會傳送到您目前的收件匣。請在目前地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任何字詞。不管寄件者是將郵件寄到目前地址,還是寄到附上加號的變化版本地址,都會傳送至目前的收件匣。接著,您可以設定篩選器,根據地址轉送或處理郵件。

假設您的 Google Workspace 電子郵件地址是 cassy@solarmora.com,您可以這麼做:

  • 使用 cassy+news@solarmora.com 申請訂閱電子報。
  • 讓潛在客戶或現有客戶透過 cassy+questions@solarmora.com 與您聯絡。
  • 告知團隊成員若遇到緊急問題,可將郵件寄到 cassy+urgent@solarmora.com 與您聯絡,方便您使用收件匣查看。

如此一來,您就可以輕鬆找到傳送至每個變化版本地址的郵件,或將這類郵件加上標籤。

操作說明

步驟 1:建立郵件地址的變化版本

請在您地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任何字詞。

舉例來說,如果您的電子郵件地址是 cassy@solarmora.com,您可以使用 cassy+news@solarmora.com 或 cassy+urgent@solarmora.com。

步驟 2:根據地址自動排序收到的郵件

設定篩選器,根據地址自動為郵件套用標籤並加以排序。

舉例來說,篩選器可以自動將 cassy+news@solarmora.com 收到的電子報全部封存並套用「新聞」標籤,想閱讀電子報時,只要按一下標籤清單中的「新聞」即可找到這些電子報。

  1. 開啟 Gmail
  2. 在頂端的搜尋框中,按一下「顯示搜尋選項」圖示
  3. 在「收件者」下方輸入工作專用的電子郵件地址,例如 cassy+news@solarmora.com。
  4. 按一下 [建立篩選器]
  5. 選擇您希望 Gmail 處理這些郵件的方式,例如封存、套用標籤及標示為重要郵件。
  6. 按一下「建立篩選器」

 

 

委派電子郵件存取權

管理與群組共用的電子郵件帳戶

如要讓多位使用者在共用電子郵件帳戶中進行協作,您可以建立 Google 群組,讓成員自行管理帳戶。

  • 將會話群組的權責指派給自己或其他群組成員
  • 根據指派對象搜尋會話群組
  • 將會話群組標示為完成

操作說明:使用群組做為協作收件匣

 

 

授權他人存取您的收件匣

如要允許一或多位使用者讀取、傳送或刪除電子郵件,可以授予對方委派存取權。您可以將委派代表當做寄件者,或是使用自己的名稱。

操作說明
  1. 依序按一下右上角的設定圖示 接下來 [設定]
  2. 按一下 [帳戶和匯入]
  3. 在「將存取權授予您的帳戶」部分中,點選 [新增其他帳戶]


    注意:
    貴機構可能會限制電子郵件委派功能。如果您找不到這項設定,請與您的 G Suite 管理員聯絡

  4. 輸入您要新增對象的電子郵件地址,然後點選 [下一步]
  5. 點選 [傳送電子郵件以授予存取權]

詳情請造訪 Gmail 說明中心


Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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