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Google Workspace 實務應用:讓收件匣發揮最大效益的 10 大秘訣

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時鐘、杯子和畫面上顯示電子郵件的筆記型電腦

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利用自動化的標籤和篩選器讓收件匣井然有序藍色分隔線

想讓自己的收件匣井然有序嗎?Gmail 可自動封存您收到的電子郵件,讓您專心處理最重要的郵件。您可以建立篩選器來刪除郵件、為郵件加上星號或轉寄,也可以避免特定類型的郵件被標示為垃圾郵件。您可以為收到的郵件套用各種標籤 (例如工作、家人等),確保一切井井有條。您甚至可以建立篩選器來自動為郵件加上標籤,或者將郵件自收件匣中移除,留待您方便的時候再查看。

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Gmail

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復原已傳送的郵件藍色分隔線

電子郵件內容有錯字嗎?忘了加入收件者?或是想收回寄出的郵件?只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能,即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。

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先專心處理重要郵件藍色分隔線

收件匣內的郵件數量讓您難以招架嗎?而您又需要多少時間來瀏覽這些郵件?Gmail 的優先收件匣可以自動為您篩選出優先順序較高的郵件,與其他電子郵件加以區隔,讓您可以先行處理。優先收件匣會將您的收件匣分為 3 個分類夾:「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」,並且根據各種資訊予以判斷,為您篩選出最重要的電子郵件。此外,您也可以選擇醒目顯示重要郵件。使用了一段時間後,優先收件匣判斷重要郵件的精確度會越來越高,讓您更容易將注意力集中在重要郵件上。

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利用待辦事項清單追蹤重要工作藍色分隔線

您可以利用 Gmail 將各項工作安排妥當,同時決定其中的優先順序。只要按一下按鈕,系統就會將電子郵件內容轉換為各項工作,設定截止日並自動顯示在日曆中,並且確認您已完成的工作。您隨時都可以透過任何裝置,掌握最新的工作清單。

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使用預先寫好的回覆內容省下更多時間藍色分隔線

您發現自己時常在傳送同樣的郵件內容嗎?您可以利用 Gmail 的罐頭回應功能,針對各種情況建立專屬的標準化訊息內容,為您省下更多時間。如此一來,每當您需要傳送相同內容的電子郵件時,就可以使用預先建立的電子郵件,再也不用反覆輸入同樣的資訊。

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輕鬆切換使用多個簽名藍色分隔線

Gmail 中建立多個簽名:您可以在每個簽名中使用不同的字型和顏色,還可以附上不同的相片、連結和其他資訊,打造個人專屬簽名。

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忽略不相關的電子郵件會話群組藍色分隔線

一直在不感興趣的會話串中收到電子郵件嗎?只要選擇忽略電子郵件會話群組,系統就會自動封存後續的回覆郵件,讓您的收件匣井然有序。如果日後需要查看已忽略的郵件,您也可以輕鬆找到或取消忽略這些郵件。

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使用鍵盤快速鍵節省時間藍色分隔線

想要工作省時有效率嗎?只要使用 Gmail 的鍵盤快速鍵,就能夠事半功倍。

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在收件者讀取郵件時收到通知藍色分隔線

傳送重要電子郵件時可以設定讀取回條,確認對方是否已看過郵件。當收件者開啟郵件時,您就會收到電子郵件通知,其中含對方開啟郵件的時間和日期。

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不需另建新帳戶或別名,就能使用特定用途專屬的電子郵件地址藍色分隔線

如果您不想為各種特定工作另外建立帳戶或別名,可以直接在目前地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任選字詞,讓他人透過該地址寄信給您;您可以依用途使用不同的電子郵件地址,數量不限。舉例來說,您可以使用 cassy+news@solarmora.com 申請訂閱電子報,或使用 cassy+urgent@solarmora.com 來處理特定的緊急要求電子郵件。

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