Google Workspace 實務應用：讓收件匣發揮最大效益的 10 大秘訣

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1	利用自動化的標籤和篩選器讓收件匣井然有序 想讓自己的收件匣井然有序嗎？Gmail 可自動封存您收到的電子郵件，讓您專心處理最重要的郵件。您可以建立篩選器來刪除郵件、為郵件加上星號或轉寄，也可以避免特定類型的郵件被標示為垃圾郵件。您可以為收到的郵件套用各種標籤 (例如工作、家人等)，確保一切井井有條。您甚至可以建立篩選器來自動為郵件加上標籤，或者將郵件自收件匣中移除，留待您方便的時候再查看。 瞭解做法 Gmail

2	復原已傳送的郵件 電子郵件內容有錯字嗎？忘了加入收件者？或是想收回寄出的郵件？只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能，即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。 瞭解做法 Gmail

3	先專心處理重要郵件 收件匣內的郵件數量讓您難以招架嗎？而您又需要多少時間來瀏覽這些郵件？Gmail 的優先收件匣可以自動為您篩選出優先順序較高的郵件，與其他電子郵件加以區隔，讓您可以先行處理。優先收件匣會將您的收件匣分為 3 個分類夾：「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」，並且根據各種資訊予以判斷，為您篩選出最重要的電子郵件。此外，您也可以選擇醒目顯示重要郵件。使用了一段時間後，優先收件匣判斷重要郵件的精確度會越來越高，讓您更容易將注意力集中在重要郵件上。 瞭解做法 Gmail

4	利用待辦事項清單追蹤重要工作 您可以利用 Gmail 將各項工作安排妥當，同時決定其中的優先順序。只要按一下按鈕，系統就會將電子郵件內容轉換為各項工作，設定截止日並自動顯示在日曆中，並且確認您已完成的工作。您隨時都可以透過任何裝置，掌握最新的工作清單。 瞭解做法 Google Tasks

5	使用預先寫好的回覆內容省下更多時間 您發現自己時常在傳送同樣的郵件內容嗎？您可以利用 Gmail 的罐頭回應功能，針對各種情況建立專屬的標準化訊息內容，為您省下更多時間。如此一來，每當您需要傳送相同內容的電子郵件時，就可以使用預先建立的電子郵件，再也不用反覆輸入同樣的資訊。 瞭解做法 Gmail

6	輕鬆切換使用多個簽名 在 Gmail 中建立多個簽名：您可以在每個簽名中使用不同的字型和顏色，還可以附上不同的相片、連結和其他資訊，打造個人專屬簽名。 瞭解做法 Gmail

7	忽略不相關的電子郵件會話群組 一直在不感興趣的會話串中收到電子郵件嗎？只要選擇忽略電子郵件會話群組，系統就會自動封存後續的回覆郵件，讓您的收件匣井然有序。如果日後需要查看已忽略的郵件，您也可以輕鬆找到或取消忽略這些郵件。 瞭解做法 Gmail

8	使用鍵盤快速鍵節省時間 想要工作省時有效率嗎？只要使用 Gmail 的鍵盤快速鍵，就能夠事半功倍。 瞭解做法 Gmail

9	在收件者讀取郵件時收到通知 傳送重要電子郵件時可以設定讀取回條，確認對方是否已看過郵件。當收件者開啟郵件時，您就會收到電子郵件通知，其中含對方開啟郵件的時間和日期。 瞭解做法 Gmail

10	不需另建新帳戶或別名，就能使用特定用途專屬的電子郵件地址 如果您不想為各種特定工作另外建立帳戶或別名，可以直接在目前地址的 @ 符號前面加上加號 (+) 和任選字詞，讓他人透過該地址寄信給您；您可以依用途使用不同的電子郵件地址，數量不限。舉例來說，您可以使用 [e-mail] 申請訂閱電子報，或使用 [e-mail] 來處理特定的緊急要求電子郵件。 瞭解做法 Gmail