Met Google Groepen kunt u content delen met meerdere mensen via één e-mailadres. U kunt bijvoorbeeld een groep maken met het e-mailadres marketingteam@uw_domein.com en een aantal leden toevoegen. Vervolgens kunt u het e-mailadres van de groep gebruiken om een document te delen met iedereen in de groep.
Als u content deelt met een groep die een andere groep bevat, hebben de leden van de subgroep (of onderliggende groep) dezelfde toegang tot de content als de leden van de bovenliggende groep. Als u leden verwijdert uit een groep, hebben ze geen toegang meer tot content die met de groep is gedeeld. Meer informatie over subgroepen of onderliggende groepen
Voordelen van delen
Als u content deelt, heeft dit de volgende voordelen:
- Deel bronnen, statusupdates en meer via één teammailadres in plaats van meerdere afzonderlijke e-mailadressen.
- Wijzig de toegangsrechten voor iedereen in één keer, in plaats van ze handmatig te wijzigen voor elke individuele persoon.
- Voorkom dat u moet zoeken naar alles wat u ooit met iemand heeft gedeeld als deze persoon uw team verlaat. U kunt de persoon gewoon verwijderen uit de groep, zodat deze geen toegang meer heeft tot eerder gedeelde groepscontent.
Als u later leden toevoegt
Leden die u later toevoegt aan de groep, kunnen meteen toegang krijgen tot eerder gedeelde content via bestands-URL's. Ze kunnen eerder gedeelde content echter niet automatisch zien in de weergave Gedeeld met mij in Google Drive. Als u wilt dat bestanden worden weergeven in Gedeeld met mij, moet u ze opnieuw delen met de groep of afzonderlijk delen met nieuwe leden.
Delen buiten uw organisatie
Uw beheerder kan instellen dat u geen content kunt delen met groepsleden buiten uw organisatie. Als extern delen is verboden, hebben alleen groepsleden in uw organisatie toegang tot de gedeelde content van de groep.
Content delen met een groep
U kunt documenten, sites en zelfs uw agenda delen.
Een document delen
Zie Documenten, spreadsheets, presentaties en formulieren delen.
Een site delen
- Open uw website in Google Sites.
- Klik rechtsboven op Delen.
- Ga naar Mensen uitnodigen. Voer het e-mailadres van de groep in en klik op Verzenden.
Uw agenda delen
- Open Google Agenda. Meer informatie
- Klik rechtsboven op Instellingen
Instellingen.
- Klik onder Instellingen voor mijn agenda's op de agenda die u wilt delen.
- Klik op Delen met specifieke mensen en klik vervolgens op Mensen toevoegen.
- Voer het e-mailadres in van de groep die Google Agenda-gebruikers bevat.
- Klik naast Instellingen voor rechten op de pijl-omlaag en kies het toegangsniveau dat u de groep wilt geven.
- Klik op Verzenden.
Elk groepslid ontvangt een uitnodiging voor delen. Als u het recht 'Wie kan leden bekijken' heeft voor de groep, wordt de agenda-afspraak automatisch weergegeven in de agenda's van leden. Anders moeten leden de afspraak handmatig invoeren in hun agenda.
Leden moeten op de link in de uitnodiging klikken om uw agenda te bekijken. Omdat deze link alleen werkt voor groepsleden, kunt u deze veilig op websites posten of in andere e-mailberichten versturen.
Als de groep mensen bevat die Google Agenda niet gebruiken, kunt u uw agenda openbaar delen.