Google グループを使用すると、1 つのメールアドレスで複数の相手とコンテンツを共有することができます。たとえば、「marketing-team@your_domain.com」というメールアドレスを持つグループを作成して複数のメンバーを追加しておけば、このメールアドレスを使用してグループ内の全メンバーとドキュメントを共有できます。
別のグループ、サブグループ、または子グループが含まれるグループとコンテンツを共有する場合、メンバーにはそのコンテンツに対して親グループと同じアクセス権限が与えられます。メンバーをグループから削除すると、グループと共有されているコンテンツにそのメンバーはアクセスできなくなります。詳しくは、サブグループまたは子グループについての記事をご覧ください。
共有の利点
コンテンツを共有すると、次のことができます。
- 複数の個別のメールアドレスを使用するのではなく、チーム用の単一のメールアドレスを使用して、リソース、ステータス アップデートなどを共有できます。
- 全員のアクセス権限をまとめて変更できます。各ユーザーに対して手動で変更する必要はありません。
- あるユーザーがチームメンバーではなくなった場合に、共有したものをすべて検索する必要はありません。そのユーザーをグループから削除するだけで、以前共有されていたグループのコンテンツにアクセスできなくなります。
後でメンバーを追加した場合
後からグループに追加したメンバーは、すでに共有されているコンテンツにファイルの URL からすぐにアクセスできます。ただし、すでに共有されているコンテンツは、新しいメンバーの Google ドライブ内の [共有アイテム] には自動的に表示されません。ファイルが [共有アイテム] に表示されるようにするには、そのファイルをグループと再共有するか、新しいメンバーと個別に共有する必要があります。
組織外のユーザーとの共有
管理者は、組織外のグループ メンバーとはコンテンツを共有できないようにすることができます。外部との共有が禁止されている場合は、組織内のグループ メンバーのみがグループの共有コンテンツにアクセスできます。
コンテンツをグループで共有する
ドキュメントやサイトはもちろん、カレンダーも共有できます。
ドキュメントを共有する
ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームを共有するをご覧ください。
サイトを共有する
- Google サイトでウェブサイトを開きます。
- 右上の [共有] をクリックします。
- [招待] にグループのメールアドレスを入力し、[送信] をクリックします。
カレンダーを共有する
- Google カレンダーを開きます。詳細
- 右上の設定アイコン
[設定] をクリックします。
- [マイカレンダーの設定] で、共有するカレンダーをクリックします。
- [特定のユーザーとの共有] > [ユーザーを追加] をクリックします。
- Google カレンダーのユーザーが所属するグループのメールアドレスを入力します。
- [権限の設定] の下向き矢印をクリックし、グループに付与するアクセス権のレベルを選択します。
- [送信] をクリックします。
グループの各メンバーに共有の招待メールが送信されます。招待元にそのグループの「メンバー一覧を表示できるユーザー」権限がある場合は、カレンダーの予定がメンバーのカレンダーに自動的に表示されます。この権限がない場合、メンバーは自分のカレンダーに手動で予定を入力する必要があります。
メンバーが招待元のカレンダーを表示するには、招待状に記載されているリンクをクリックする必要があります。このリンクからカレンダーを表示できるのはグループのメンバーだけであるため、リンクをウェブサイトに投稿したり、別のメールで送信したりしても安全です。
グループ内に Google カレンダーを使用していないメンバーがいる場合は、カレンダーを一般公開してください。