Con Grupos de Google, puedes compartir contenido con varias personas mediante una única dirección de correo. Por ejemplo, puedes crear un grupo con la dirección de correo electrónico equipo-marketing@tu_dominio.com y añadir varios miembros. De este modo, para compartir documentos con todos los usuarios de ese grupo, basta con que los compartas con la dirección del grupo.
Si compartes contenido con un grupo que contiene a su vez otro grupo, los miembros del subgrupo o grupo secundario tendrán acceso al mismo contenido que los del grupo de nivel superior. Si quitas un usuario de un grupo, dejará de tener acceso al contenido compartido con el grupo. Más información sobre los subgrupos o grupos secundarios
Ventajas de compartir contenido
Esta función te permite:
- Compartir recursos, novedades sobre el estado y otra información con una única dirección de correo electrónico del equipo, en lugar de añadir las direcciones de cada uno de los miembros.
- Cambiar los permisos de acceso de todo el mundo a la vez, en lugar de modificarlos manualmente para cada miembro.
- Ahorrarte la tarea de buscar todo lo que has compartido con cualquier usuario que abandone el equipo. En cuanto lo quites del grupo, dejará de poder acceder al contenido.
Si añades miembros más adelante
Los miembros que añadas al grupo más adelante podrán acceder de forma inmediata al contenido compartido con anterioridad a través de las URL de los archivos, pero no lo verán en la vista Compartido conmigo de Google Drive. Para que los archivos aparezcan en Compartido conmigo, debes volver a compartirlos con el grupo o con los nuevos miembros.
Compartir contenido fuera de la organización
Tu administrador puede impedir que se comparta contenido con miembros del grupo que no formen parte de tu organización. Si está prohibido compartir contenido con usuarios externos, solo los miembros del grupo que pertenezcan a tu organización podrán acceder al contenido compartido del grupo.
Compartir contenido con un grupo
Puedes compartir documentos, sitios e incluso tu calendario.
Compartir un documento
Consulta la sección Compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios.
Compartir un sitio
- Abre tu sitio web en Google Sites.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
- Ve a Invitar a personas, introduce la dirección de correo electrónico del grupo y haz clic en Enviar.
Compartir tu calendario
- Abre Google Calendar. Más información
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
Configuración.
- En Configuración de mis calendarios, haz clic en el calendario que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir con determinadas personas y, a continuación, en Añadir personas.
- Introduce la dirección de correo electrónico del grupo al que pertenecen los usuarios de Google Calendar.
- Haz clic en la flecha hacia abajo en Configuración de permisos y, a continuación, en el nivel de acceso que quieras asignar al grupo.
- Haz clic en Enviar.
Cada miembro del grupo recibirá una invitación para acceder al calendario compartido Si en el grupo está activado el permiso Quién puede ver a los miembros, el evento de calendario se mostrará automáticamente en los calendarios de los miembros. Si no, los miembros tendrán que introducirlo manualmente en sus calendarios.
Los miembros tienen que hacer clic en el enlace de la invitación para ver tu calendario. Este enlace solo funciona con los miembros del grupo, por lo que puedes publicarlo en páginas web o enviarlo en otros mensajes de correo electrónico sin poner en riesgo la seguridad.
Si en el grupo hay miembros que no utilizan Google Calendar, puedes compartir el calendario públicamente.