本頁面提供下列資源說明：
編寫和編輯提示
追蹤檔案更新和註解
編寫和編輯提示
使用捷徑建立新檔案
經常使用 Google 文件、試算表、簡報和表單建立新檔案並進行編輯嗎？無需繁複的點擊步驟，只要使用捷徑網址即可完成。
在瀏覽器中開啟新的 Google 檔案
在瀏覽器中輸入下列其中一個網址：
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
就會開啟一個空白檔案，您即可開始編輯內容。
系統會開啟空白檔案，讓您開始新增內容。
使用語音新增文字
僅限 Chrome 瀏覽器，須具備麥克風
您可以在 Google 文件或 Google 簡報的演講者備忘稿中，透過語音功能來輸入及編輯文件內容。 任何您所說的內容都會轉變為文字。
- 行進中不便打字嗎？您可以使用語音將筆記、編輯內容和意見回饋加到文件中。
- 使用語音指令即可變更字型樣式、新增表格、插入連結及執行其他操作。
如何在文件中使用語音輸入功能
- 檢查麥克風是否能正常運作。
- 使用支援的瀏覽器在 Google 文件中開啟文件。
- 依序按一下 [工具]
[語音輸入]。系統隨即會顯示麥克風方塊。
- 要開始說話時，請點選麥克風。
- 以適中的音量和速度清楚說話 (如要進一步瞭解如何使用標點符號，請參閱以下說明)。
- 完成後，請再次點選麥克風。
[語音輸入]。系統隨即會顯示麥克風方塊。如何在簡報的演講者備忘稿中使用語音輸入功能
- 檢查麥克風是否能正常運作。
- 使用 Chrome 瀏覽器，在 Google 簡報中開啟簡報。
- 依序按一下「工具」
- 系統隨即會開啟演講者備忘稿，並顯示麥克風方塊。
- 要開始說話時，請點選「麥克風」。
- 以適當的音量和語速清楚說出要輸入的文字
- 如要進一步瞭解如何使用標點符號，請參閱下方內容。
- 完成後，請再次點選「麥克風」。
提供檔案的「建立副本」共用連結
如果想讓使用者只要按一下就能建立特定 Google 文件、試算表、簡報或表單檔案的副本，只要對共用連結稍做調整就行了！
- 建立各類檔案的範本，例如提案文件、專案計畫試算表，以及推銷提案簡報等。團隊成員可以快速利用這些副本展開工作，同時維持機構一貫的品牌形象。
- 同事可使用您的檔案 (例如簡報、報告或他們偏好的設計) 自行建立副本，再根據個人需求加以調整。
[建立副本]。
傳送電子郵件給協作者
不適用於使用「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」的情況
您可以直接在 Google 文件、試算表或簡報檔案中傳送電子郵件給協作者。如果您使用的是共用雲端硬碟檔案，可以一次傳送電子郵件給所有共用雲端硬碟的成員。
- 詢問檔案相關問題。
- 後續追蹤留言太長的會話群組。
- 直接在電子郵件中新增檔案副本。
插入智慧型方塊和構成要素
- 其他擁有 Gmail 或 Google Workspace 電子郵件地址的使用者
- 其他 Google 文件、試算表或簡報檔案
- 日期或 Google 日曆活動
- 地點和地圖路線
如果文件中有智慧型方塊，你和其他使用者只需將滑鼠游標懸停在方塊上或按一下方塊，即可取得詳細資訊。
你也可以插入預留位置方塊、時間追蹤工具和下拉式選單，並使用構成元素追蹤專案、檔案等內容。
新增使用者、檔案、日期和活動的智慧型方塊
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 在文件任一處輸入「@」，或是在空白行中按一下「@」按鈕。
- 如要縮小建議範圍，請從建議清單中選取所需項目，或是輸入字母、數字或符號。
- 提示：如要新增使用者智慧型方塊，請開始輸入該使用者的名稱或電子郵件地址，或輸入
@me自行加入。 - 提示：如要新增檔案智慧型方塊，請輸入檔案名稱或相關的關鍵字。
- 提示：如要新增使用者智慧型方塊，請開始輸入該使用者的名稱或電子郵件地址，或輸入
- 如要新增協作者可填入的智慧型方塊，請選取「預留位置方塊」，然後選取協作者可以在智慧型方塊中填入的資訊類型。
- 將滑鼠游標懸停在方塊上即可查看相關資訊。
您可以在 Google 文件中新增及自訂可顯示多個選項的下拉式選單方塊。或者，也可以利用構成要素插入表格範本，以便追蹤專案、檔案和其他項目。
追蹤檔案更新和註解
查看是誰變更檔案以及變更的內容
不適用於使用「文件、試算表及簡報的 Office 編輯擴充功能」的情況
多人協作同一個檔案時，可能很難弄清楚誰在什麼時間對檔案做了哪些變更。您可以找出共用檔案中的異動內容和變更檔案的對象，方便追蹤檔案異動。
查看可檢視或共用檔案的對象
能否使用這項功能，取決於您的 Google Workspace 版本和管理員設定的權限。我的管理員是誰？
注意：這項功能僅適用於 G Suite Business 和企業版使用者 (如果 G Suite 管理員權限允許這項功能)。
- 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
注意：您必須擁有檔案編輯權限，才能查看「活動資訊主頁」資料。
- 依序按一下 [工具]
[活動資訊主頁]。
- 您可以查看檔案的活動資訊，內容包括：
- 共用對象分頁：顯示檔案目前的共用對象。您也可以傳送電子郵件給協作者。
- 所有檢視者 (<機構>) 分頁：顯示貴機構中檢視過檔案的使用者。
- 文件檢視趨勢分頁：顯示指定時間內的檢視者人數圖表。
- (選用) 如果您不希望自己的檢視記錄顯示在「活動資訊主頁」中，請點選 [隱私權設定]，然後選擇下列其中一種選項：
- 關閉所有檔案的檢視記錄：關閉「帳戶設定」下方的 [顯示我檢視所有文件、試算表和簡報檔案的記錄]。
- 關閉個別檔案的檢視記錄：關閉「文件設定」下方的 [顯示我檢視這份文件的記錄]。
- 按一下 [儲存]。
查看加註、編輯、移動或共用檔案的對象
您可以查看「我的雲端硬碟」或共用雲端硬碟中的檔案。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
- 按一下右上方的「資訊」圖示
。
- 選擇下列任一做法：
- 如要查看近期變更，請選擇下列任一做法：
- 按一下「活動」。
- 向下捲動右側畫面。
- 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。
- 如要查看近期變更，請選擇下列任一做法：
。
查看或還原至先前的版本
過去您可能會為檔案保存多版草稿，以備查閱或替換版本之用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中，方便您查閱或將檔案還原至先前版本。
- 隨時查看、刪除、下載檔案，或將檔案還原為先前版本
- 不論使用何種裝置，都可隨時取得任何版本的檔案
- 回顧先前版本中既有的註解
- 讓資料夾保持整齊，再也不必為檔案保存多個草稿
查看 Google 文件、試算表和簡報檔案，或將檔案還原為先前版本
注意：您必須具備擁有者或編輯者權限才能查看版本記錄。
- 開啟雲端硬碟中的檔案。
- 依序按一下 [檔案]
- 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
- 編輯文件的使用者名稱。
- 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
- (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。
注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。
將檔案的新版本上傳到雲端硬碟
- 透過電腦前往 drive.google.com。
- 點選要取代的檔案。
- 依序點選畫面右上方的「更多」圖示
「管理版本」
在 Chat 或 Gmail 中接收檔案活動通知
您可以在 Google Chat 和 Gmail 中使用應用程式連結各項服務。如要在 Chat 中接收有關雲端硬碟活動的通知，請使用 Google 雲端硬碟應用程式。
在 Chat 或 Gmail 中開啟雲端硬碟通知功能
通常應用程式通知功能為啟用狀態。如果您先前已關閉這些功能，請按照下列步驟操作：
開啟通知功能後，即可收到有關雲端硬碟活動的即時訊息，例如：
- 有人與您共用新的檔案或資料夾
- 有人在新的註解中提到您，或指派新的操作項目給您
- 有人要求存取您擁有的檔案
- 您的儲存空間即將用完
注意：如要刪除應用程式訊息，請將游標移至對話中的相應訊息，然後按一下「刪除」圖示 。
在 Chat 或 Gmail 中關閉雲端硬碟通知功能
- 將任何即時訊息 (例如「hello」) 傳送至 Google 雲端硬碟應用程式。
- 點選回覆中的「關閉通知」。
如要重新開啟通知功能，請另外傳送一則即時訊息至 Google 雲端硬碟應用程式。
接收試算表異動通知
如果您需要在有使用者變更您的試算表時立即收到通知，請設定電子郵件通知。
您可以瞭解確切的更動內容以及該向誰詢問細節。
設定電子郵件通知
- 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
- 依序按一下頂端的「工具」
- 在隨即顯示的視窗中，選取你要接收通知的時機。請選取以下任一選項：
- 有任何變更時：設定系統在有人變更試算表時通知你。
- 有人提交表單時：設定通知，讓系統在有人填妥表單時通知你。
- 在顯示的視窗中，選取你要接收通知的「頻率」。請選取以下任一選項：
- 電子郵件 - 每日摘要：每日傳送所有變更的摘要。
- 電子郵件 - 立即：有新變更時一律通知您。
- 按一下「儲存」。
尋找及回應註解
您可以在 Google 雲端硬碟中使用搜尋功能找出需要您解決的註解，然後處理相關事宜。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的「活動」。
- 按一下註解旁邊的「開啟註解」。
顯示已解決的註解 (非 Google 檔案)
Google 雲端硬碟可以讓您直接在預覽窗格中顯示或隱藏 Microsoft Office、Adob PDF 檔案、圖片和其他檔案的已解決註解。
顯示或隱藏已解決的註解 (非 Google 檔案)
注意：如要顯示或隱藏已解決的註解，必須至少有一個有效註解以及一個已解決或未處理的註解。
- 開啟雲端硬碟，並使用您的使用者名稱和密碼登入。
- 在 Microsoft Office 檔、PDF 檔、圖片或其他非 Google 檔案上按兩下。
- 在預覽視窗中，依序按一下右上方的「更多」圖示
- (選用) 如要再次隱藏註解，請依序按一下「更多」圖示
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。