有关编辑和协作处理文件的提示

本页内容

有关创作和编辑的提示

• 使用快捷方式创建新文件
• 使用语音输入内容
• 共享指向您文件的“复制”链接
• 向协作者发送电子邮件
• 插入智能条状标签和组成要素

跟踪文件更新和评论

• 查看谁更改了哪些内容
• 查看或还原到早期版本
• 在 Chat 或 Gmail 中接收有关文件活动的通知
• 接收有关电子表格更新的通知
• 查找评论并针对评论执行操作
• 显示已解决的评论（非 Google 文件）

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有关创作和编辑的提示

使用快捷方式创建新文件

是否常常使用 Google 文档、表格、幻灯片和表单创建新文件以进行修改？您可以改用快捷方式网址，而无需不断点击。

了解操作方法

在您的浏览器中，输入以下网址：

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

系统会打开一个空白文件，您可以立即开始编辑。

使用语音输入内容

仅限 Chrome 浏览器，且必须使用麦克风

您可以在 Google 文档或 Google 幻灯片的演讲者备注中使用语音输入和编辑内容。 您说的任何内容都会转录成文本。

• 出门在外打字不便？使用语音将备注、修改和反馈添加到文档。
• 使用语音指令更改字体样式，添加表格，插入链接等。

了解操作方法

在文档中开始使用语音输入功能

1. 通过受支持的浏览器在 Google 文档中打开文档。
2. 点击 工具 语音输入。系统会显示麦克风框。
3. 准备好输入语音后，点击麦克风。
4. 使用正常的音量和语速，清楚地说出您的内容。了解如何添加标点符号。
5. 完成后，请再次点击麦克风。

在幻灯片演讲者备注中开始使用语音输入功能

1. 在计算机的浏览器中，使用 Google 幻灯片打开演示文稿。
2. 在左上角的菜单栏中，依次点击工具 “通过语音输入演讲者备注”图标 。
   • 系统会打开演讲者备注，并显示麦克风框。
3. 准备好输入语音后，点击“麦克风”图标 。
4. 使用正常的音量和语速，清楚地说出您的内容。了解如何添加标点符号。
5. 操作完成后，点击“麦克风”图标 。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

共享指向您文件的“复制”链接

想让他人只需点击一下即可复制您的 Google 文档、表格、幻灯片或表单文件？您只需简单更改共享链接即可。

• 创建文件模板，例如 Google 文档提案、Google 表格项目计划、Google 幻灯片宣传演示文稿等等。您的团队成员可以快速复制这些文件，以确保您单位的品牌信息保持一致。
• 允许同事创建您文件（例如他们喜欢的演示文稿、报告或设计）的副本，以便他们根据自己的需要进行调整。

了解操作方法

邀请他人复制 Google 文档、表格、幻灯片或表单中的文件

1. 在计算机上打开 Google 文档、表格、幻灯片、表单或 Vids 主页面。
2. 打开您希望他人复制的文件。
3. 在菜单中，依次点击文件分享与他人共享。
4. 点击复制链接。
5. 在文本编辑器中，粘贴链接。
6. 将 edit 一词及其后所有内容替换为 copy 一词。
   例如，https://docs.google.com/document/d/1jgN20/edit?usp=drive_link 会变为 https://docs.google.com/document/d/1jgN20/copy
7. 复制新链接，然后将其发送给其他人。

向协作者发送电子邮件

在您使用 Google 文档、表格和幻灯片的 Office 编辑功能时不可用

直接在 Google 文档、表格或幻灯片文件中向协作者发送电子邮件。如果您正在处理共享云端硬盘文件，可以一次向共享云端硬盘的所有成员发送电子邮件。

• 询问与文件相关的问题。
• 跟踪过长而无法评论的会话。
• 将文件的副本直接添加到电子邮件中。

了解操作方法

向协作者发送电子邮件

1. 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
2. 依次点击文件电子邮件向协作者发送电子邮件。
3. （可选，仅限共享云端硬盘文件）要向共享云端硬盘的所有成员发送电子邮件，请勾选成员复选框。
4. （可选）更改电子邮件收件人或添加主题。
5. 添加邮件正文。
6. （可选）要向自己发送电子邮件副本，请勾选抄送给自己复选框。
7. 点击发送。

指定电子邮件收件人

1. 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
2. 依次点击文件电子邮件通过电子邮件发送此文件。
3. 输入您指定的文件接收者的电子邮件地址。
4. （可选）添加主题和邮件内容。
5. 选择文件类型，或选择相应选项以在电子邮件中附加内容。
6. 点击发送。

通过电子邮件发送第三方文件

1. 在云端硬盘中，在预览模式下或在新标签页中打开第三方文件。
2. 依次点击共享图标  通过电子邮件发送此文件。
3. 输入您指定的文件接收者的电子邮件地址。
4. （可选）添加主题和邮件内容。
5. 点击发送。

插入智能条状标签和组成要素

您可以在 Google 文档中插入智能条状标签，以添加以下详细信息：

• 拥有 Gmail 或 Workspace 邮箱的用户的姓名
• 其他 Google 文档、表格或幻灯片文件
• 日期或 Google 日历活动
• 地点和地图路线

您和文档协作者可以将光标悬停在文档中的智能条状标签上，或者点击该标签以了解详情。

您还可以插入占位符条状标签、时间跟踪器和下拉菜单，并使用构建基块来跟踪项目、文件等。

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas

了解操作方法

插入人员、文件、日期和活动智能条状标签

1. 使用计算机在 Google 文档中打开文档。
2. 在文档中的任意位置输入“@”，或在空白行上点击“@”按钮。
   • 提示：如需查找所有条状标签，请依次点击插入 智能条状标签。
3. 要缩小建议范围，请从建议列表中进行选择，或输入字母、数字或符号。
   • 提示：如需添加人员智能条状标签，请输入相应人员的姓名或电子邮件地址，或输入 @me 以添加自己。
   • 提示：如需添加文件智能条状标签，请输入文件名或相关的关键字。
4. 要添加协作者可以填写的智能条状标签，请选择“占位符条状标签”。然后，选择您希望协作者在填写智能条状标签时添加的信息类型。
5. 将鼠标悬停在条状标签上即可查看相关信息。

重要提示：如果您在条状智能标签中提及其他用户，对方不会自动获得您文档的访问权限。要向其他用户授予访问权限，您必须共享您的文档。

借助 Google 文档，您可以添加和自定义包含多个选项的下拉菜单条状标签。此外，您还可以使用组成要素插入表格模板，以便跟踪项目、文件等。

请访问 Google 文档帮助中心，了解详情

跟踪文件更新和评论

查看谁更改了哪些内容

在您使用 Google 文档、表格和幻灯片的 Office 编辑功能时不可用

如果您与多人协作处理同一份文件，则很难确定更改内容以及相应的更改人和更改时间。您可以识别更改内容及更改人，从而跟踪共享文件的更改。

了解操作方法

查看文件的共享对象以及谁查看了您的文件

此功能是否可用取决于您使用的 Google Workspace 版本以及管理员设置的权限。 谁是我的管理员？

注意：此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户（条件是 G Suite 管理员权限允许）。

1. 在文档、表格或幻灯片中打开文件。

   注意：您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。

2. 点击工具 活动信息中心。
3. 您可以看到与文件活动相关的信息，例如：

   • 共享记录标签：显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
   • 所有查看者（单位）标签：显示单位中查看过该文件的人员。
   • 查看者趋势标签：显示一段时间内的查看者人数图表。

4. （可选）如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录，请点击隐私设置并按以下方式之一操作：

   • 为所有文件停用查看历史记录：在帐号设置下方，关闭显示我对所有 Google 文档、表格和幻灯片文件的查看历史记录。
   • 为某一文件停用查看历史记录：在文档设置下方，关闭显示我对此文档的查看历史记录。

5. 点击保存。

查看谁评论、编辑、移动或共享了文件

您可以在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中查看文件的活动。

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击左侧的我的云端硬盘。
3. 点击右上方的“信息”图标 。
4. 选择一个选项。若要查看：
   • 近期的更改，请选择一个选项：
     1. 点击活动。
     2. 在右侧向下滚动。
   • 如要查看特定文件或文件夹的活动记录，请点击相应文件或文件夹。

查看或还原到早期版本

过去，您可能会保留多份文件草稿，以防日后需要参考或恢复到早期版本。Google 云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。您可以快速查看或恢复到早期版本。

• 随时查看、删除、下载或恢复到早期版本
• 随时随地通过任何设备访问您文件的任意版本
• 参考早期版本中的已有评论
• 保持文件夹井然有序：您无需再保留多份文件草稿

了解操作方法

查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本

注意：您需要拥有所有者或编辑者权限才能查看版本记录。

1. 在云端硬盘中打开您的文件。
2. 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
   • 编辑了文档的人的姓名。
   • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
4. （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。

注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。

将文件的新版本上传到云端硬盘

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击要替换的文件。
3. 在右上角，点击“更多”图标   管理版本  上传新版本。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

在 Chat 或 Gmail 中接收有关文件活动的通知

在 Google Chat 和 Gmail 中，您可以使用各种应用与服务进行关联。如要在 Chat 中接收有关您云端硬盘活动的通知，请使用 Google 云端硬盘应用。

了解操作方法

在 Chat 或 Gmail 中开启云端硬盘通知

通常，应用通知会开启。如果您之前关闭了应用通知，请执行以下操作：

1. 在计算机上打开 Google Chat 或 Gmail。
2. 向 Google 云端硬盘应用发送任何私信（例如“哈喽”）。
3. 在回复中，点击开启通知。

开启通知后，您会收到有关云端硬盘活动的私信，例如：

• 某个新文件或文件夹已与您共享
• 有提及您的评论或分配给您的操作项
• 有人请求访问您拥有的某个文件
• 您的存储空间即将用完

注意：如果您想删除应用消息，请在对话中将光标指向相应消息，然后点击“删除”图标 。

在 Chat 或 Gmail 中关闭云端硬盘通知

1. 向 Google 云端硬盘应用发送任何私信（例如“哈喽”）。
2. 在回复中，点击或点按关闭通知。

要重新开启通知，请再向 Google 云端硬盘应用发送一条私信。

接收有关电子表格更新的通知

如果您想在他人更改您的电子表格时立即收到通知，请设置电子邮件通知。

您可以准确了解更改内容和进行更改的用户。

了解操作方法

设置电子邮件通知

1. 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
2. 点击顶部的工具 通知设置 修改通知。
3. 在出现的窗口中，选择您想在“什么时候”接收通知。在以下情况下通知您：
   • 有任何修改时：设置为在有人修改电子表格时发送通知。
   • 用户提交了表单时：设置为在有人填写表单时发送通知。
4. 在出现的窗口中，选择您希望接收通知的“频率”。按以下频率通知您：
   • 电子邮件 - 每日摘要：发送当天所有变更的摘要。
   • 电子邮件 - 立刻：针对每次变更发送邮件。
5. 点击保存。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

查找评论并针对评论执行操作

您可以使用云端硬盘中的“活动”标签页查找并处理分配给您的未解决评论。

了解操作方法

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 在左侧点击活动。
3. 点击评论旁边的打开评论。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

显示已解决的评论（非 Google 文件）

借助 Google 云端硬盘，您可以直接在云端硬盘预览中显示或隐藏 Microsoft Office 和 Adobe PDF 文件、图片和其他文件中任何已解决的评论。

了解操作方法

显示或隐藏已解决的评论（非 Google 文件）

注意：要显示或隐藏已解决的评论，必须至少有一条有效评论和一条已解决的评论。

1. 打开云端硬盘并使用您的用户名和密码登录。
2. 双击 Microsoft Office、PDF、图片或其他非 Google 文件。
3. 在预览窗口中，点击右上角的“更多”图标 显示评论列。
4. （可选）要再次隐藏评论，请点击“更多”图标 隐藏评论列。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

_{“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。}