本页内容
有关创作和编辑的提示
跟踪文件更新和评论
有关创作和编辑的提示
使用快捷方式创建新文件
经常创建新文件以使用 Google 文档、表格、幻灯片和表单编辑文件?您可以改用快捷方式网址,而无需不断点击。
在浏览器中打开新的 Google 文件
在您的浏览器中,输入以下网址:
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
系统会打开一个空白文件,您可以立即开始编辑。
系统会打开一个空白文件,您可以开始添加内容。
使用语音输入内容
仅限 Chrome 浏览器,且必须使用麦克风
您可以在 Google 文档或 Google 幻灯片的演讲者备注中使用语音输入和编辑内容。 您说的任何内容都会转录成文本。
- 出门在外打字不便?使用语音将备注、修改和反馈添加到文档。
- 使用语音指令更改字体样式,添加表格,插入链接等。
在文档中开始使用语音输入功能
- 检查您的麦克风是否可以正常运作。
- 使用 Chrome 浏览器在 Google 文档中打开文档。
- 点击 工具 语音输入。系统会显示麦克风框。
- 准备好输入语音后,点击麦克风。
- 使用正常的音量和语速,清楚地说出您的内容(请参阅下文,了解更多有关使用标点符号的信息)。
- 完成后,请再次点击麦克风。
在幻灯片演讲者备注中开始使用语音输入功能
- 检查您的麦克风是否可以正常运作。
- 使用 Chrome 浏览器在 Google 幻灯片中打开演示文稿。
- 点击 工具 语音输入演讲者备注。系统会打开演讲者备注,并显示麦克风框。
- 准备好输入语音后,点击麦克风。
- 使用正常的音量和语速,清楚地说出您的内容(请参阅下文,了解更多有关使用标点符号的信息)。
- 完成后,请再次点击麦克风。
共享指向您文件的“复制”链接
想让他人只需点击一下即可复制您的 Google 文档、表格、幻灯片或表单文件?您只需简单更改共享链接即可。
- 创建文件模板,例如 Google 文档提案、Google 表格项目计划、Google 幻灯片宣传演示文稿等等。您的团队成员可以快速复制这些文件,以确保您单位的品牌信息保持一致。
- 允许同事创建您文件(例如他们喜欢的演示文稿、报告或设计)的副本,以便他们根据自己的需要进行调整。
向协作者发送电子邮件
在您使用 Google 文档、表格和幻灯片的 Office 编辑功能时不可用
直接在 Google 文档、表格或幻灯片文件中向协作者发送电子邮件。如果您正在处理共享云端硬盘文件,可以一次向共享云端硬盘的所有成员发送电子邮件。
- 询问与文件相关的问题。
- 跟踪过长而无法评论的会话。
- 将文件的副本直接添加到电子邮件中。
插入智能条状标签和组成要素
- 拥有 Gmail 或 Workspace 电子邮件地址的其他用户
- 其他 Google 文档、表格或幻灯片文件
- 日期或 Google 日历活动
- 地点和地图路线
如果您的文档中有智能条状标签,您和其他用户可以点击该条状标签或将光标悬停在其上方,以获取更多信息。
您还可以插入占位符条状标签、时间跟踪器和下拉菜单,并使用组成要素来跟踪项目、文件等。
插入人员、文件、日期和活动智能条状标签
- 使用计算机在 Google 文档中打开所需文档。
- 在文档的任意位置输入“@”,或点击空白行上的“@”按钮。
- 要缩小建议范围,请从建议列表中进行选择,或输入字母、数字或符号。
- 提示:如需添加人员智能条状标签,请输入相应人员的姓名或电子邮件地址,或输入
@me
以添加自己。 - 提示:如需添加文件智能条状标签,请输入文件名或相关的关键字。
- 提示:如需添加人员智能条状标签,请输入相应人员的姓名或电子邮件地址,或输入
- 要添加协作者可以填写的智能条状标签,请选择“占位符条状标签”。然后,选择您希望协作者在填写智能条状标签时添加的信息类型。
- 将鼠标悬停在条状标签上即可查看相关信息。
借助 Google 文档,您可以添加和自定义包含多个选项的下拉菜单条状标签。此外,您还可以使用组成要素插入表格模板,以便跟踪项目、文件等。
跟踪文件更新和评论
查看谁更改了哪些内容
在您使用 Google 文档、表格和幻灯片的 Office 编辑功能时不可用
如果您与多人协作处理同一份文件,则很难确定更改内容以及相应的更改人和更改时间。您可以识别更改内容及更改人,从而跟踪共享文件的更改。
查看文件的共享对象以及谁查看了您的文件
此功能是否可用取决于您的 Google Workspace 版本和管理员设置的权限。 谁是我的管理员?
注意:此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户(条件是 G Suite 管理员权限允许)。
- 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
注意:您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。
- 点击工具 活动信息中心。
- 您可以看到与文件活动相关的信息,例如:
- 共享记录标签:显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
- 所有查看者(单位)标签:显示单位中查看过该文件的人员。
- 查看者趋势标签:显示一段时间内的查看者人数图表。
- (可选)如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录,请点击隐私设置并按以下方式之一操作:
- 为所有文件停用查看历史记录:在帐号设置下方,关闭显示我对所有 Google 文档、表格和幻灯片文件的查看历史记录。
- 为某一文件停用查看历史记录:在文档设置下方,关闭显示我对此文档的查看历史记录。
- 点击保存。
查看谁评论、编辑、移动或共享了文件
您可以在“我的云端硬盘”或共享云端硬盘中查看文件的活动。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的我的云端硬盘。
- 点击右上方的“查看详细信息”图标 。
- 要查看近期更改,请点击操作记录。
- 要查看特定文件或文件夹的操作记录,请点击相应文件或文件夹。
- 要查看最近的更改,请在右侧向下滚动。
查看或还原到早期版本
过去,您可能会保留多份文件草稿,以防日后需要参考或恢复到早期版本。Google 云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中。您可以快速查看或恢复到早期版本。
- 随时查看、删除、下载或恢复到早期版本
- 随时随地通过任何设备访问您文件的任意版本
- 参考早期版本中的已有评论
- 保持文件夹井然有序:您无需再保留多份文件草稿
查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本
注意:您需要拥有所有者或编辑者权限才能查看版本记录。
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方,您会看到:
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色,其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- (可选)要还原为某个版本,请点击恢复此版本。
注意:您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
将新版本的文件上传到云端硬盘
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击要替换的文件。
- 在右上角,点击“更多”图标 管理版本 上传新版本。
在 Chat 或 Gmail 中接收有关文件活动的通知
在 Google Chat 和 Gmail 中,您可以使用各种应用与服务进行关联。如要在 Chat 中接收有关您云端硬盘活动的通知,请使用 Google 云端硬盘应用。
在 Chat 或 Gmail 中开启云端硬盘通知
通常,应用通知会开启。如果您之前关闭了应用通知,请执行以下操作:
开启通知后,您会收到有关云端硬盘活动的私信,例如:
- 某个新文件或文件夹已与您共享
- 有提及您的评论或分配给您的操作项
- 有人请求访问您拥有的某个文件
- 您的存储空间即将用完
注意:如果您想删除应用消息,请在对话中将光标指向相应消息,然后点击“删除”图标 。
在 Chat 或 Gmail 中关闭云端硬盘通知
- 向 Google 云端硬盘应用发送任何私信(例如“哈喽”)。
- 在回复中,点击或点按关闭通知。
要重新开启通知,请再向 Google 云端硬盘应用发送一条私信。
接收有关电子表格更新的通知
如果您想在他人更改您的电子表格时立即收到通知,请设置电子邮件通知。
您可以准确了解更改内容和进行更改的用户。
设置电子邮件通知
- 在电脑上使用 Google 表格打开一个电子表格。
- 点击顶部的工具 通知设置 修改通知。
- 在出现的窗口中,选择您想在“什么时候”接收通知。在以下情况下通知您:
- 有任何修改时:设置为在有人修改电子表格时发送通知。
- 用户提交了表单时:设置为在有人填写表单时发送通知。
- 在出现的窗口中,选择您希望接收通知的“频率”。按以下频率通知您:
- 电子邮件 - 每日摘要:发送当天所有变更的摘要。
- 电子邮件 - 立刻:针对每次变更发送邮件。
- 点击保存。
查找评论并针对评论执行操作
您可以在 Google 云端硬盘中进行搜索,查找分配给您的未解决评论并据此采取行动。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 在左侧点击活动。
- 点击评论旁边的打开评论。
显示已解决的评论(非 Google 文件)
借助 Google 云端硬盘,您可以直接在云端硬盘预览中显示或隐藏 Microsoft Office 和 Adobe PDF 文件、图片和其他文件中任何已解决的评论。
显示或隐藏已解决的评论(非 Google 文件)
注意:要显示或隐藏已解决的评论,必须至少有一条有效评论和一条已解决的评论。
- 打开云端硬盘并使用您的用户名和密码登录。
- 双击 Microsoft Office、PDF、图片或其他非 Google 文件。
- 在预览窗口中,点击右上角的“更多”图标 显示评论列。
- (可选)要再次隐藏评论,请点击“更多”图标 隐藏评论列。
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