Conseils pour la mise en forme et la personnalisation des documents

Sur cette page

• Utiliser et créer des modèles de documents
• Création d'une newsletter
• Créer un plan automatique dans Docs
• Ajouter et modifier des images
• Ajouter des organigrammes et des diagrammes
• Insérer des graphiques
• Traduire un document
• Espacer les lignes et colonnes d'un tableau de façon uniforme
• Profiter de fonctionnalités supplémentaires avec les modules complémentaires et les scripts

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Utiliser et créer des modèles de documents

Créer plusieurs fois les mêmes types de fichier est chronophage. En outre, si plusieurs personnes participent à l'élaboration du document, ce dernier peut comporter certaines incohérences. Gagnez du temps avec les modèles Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites. Vous avez le choix entre utiliser un modèle existant ou créer un modèle personnalisé.

• Faites la promotion de votre organisation en appliquant des éléments de branding à vos modèles pour tous les documents destinés à une distribution en externe (réponses aux appels d'offres ou rapports, par exemple), à l'aide de l'un des éditeurs Google Docs.
• Bénéficiez d'un format tout prêt pour vos factures, budgets, notes de frais et plannings dans Sheets.
• Créez des argumentaires de vente, études de cas, réponses aux appels d'offres et rapports d'état originaux dans Slides.
• Utilisez des modules complémentaires pour apposer des signatures sur un contrat, ajouter des organigrammes à un document de process, importer des statistiques dans une feuille de calcul, et plus encore.

En savoir plus

Choisir un modèle existant

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites.
2. En haut à droite, cliquez sur Galerie de modèles.
3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Une copie du modèle s'affiche.

Conseil : Si la mention "Module complémentaire" figure à côté du mode choisi, vous devrez peut-être installer un module complémentaire pour pouvoir utiliser ce modèle. En savoir plus sur les modules complémentaires

Pour créer votre propre modèle

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur. 

1. Sélectionnez une option :
   • Créez un document, une feuille de calcul, une présentation, un formulaire ou un site.
   • Ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation, un formulaire ou un site et apportez les modifications que vous souhaitez voir sur le modèle.
   Remarque : Si votre fichier de modèle se trouve dans un Drive partagé, consultez les paramètres de partage du Drive partagé. Les restrictions de partage peuvent empêcher les utilisateurs d'accéder au modèle.
2. En haut de l'écran d'accueil de Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites, cliquez sur Galerie de modèlesnom de votre organisation.
3. Cliquez sur Envoyer le modèle.
   Important : Vous ne pourrez pas proposer de modèle si vous n'avez pas l'autorisation de modifier les paramètres de partage de votre modèle, ou si les paramètres de partage du modèle ont été configurés pour empêcher les lecteurs et les commentateurs de télécharger le fichier.
4. Cliquez sur Sélectionner un document et choisissez le fichier modèle que vous avez créé.
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. (Facultatif) Pour envoyer une copie du fichier au lieu de l'original, cochez la case prévue à cet effet.
7. Sélectionnez la catégorie de fichier.
8. Cliquez sur Envoyer.

   Pour trouver votre nouveau modèle, accédez à la Galerie de modèles sélectionnez votre modèle.

Afficher ou masquer la galerie de modèles

1. Ouvrez Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Sites.
2. En haut à gauche, cliquez sur Menu Paramètres.
3. Activez ou désactivez l'option Afficher les modèles récents sur les écrans d'accueil.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

Création d'une newsletter

Envoyez des newsletters d'aspect professionnel, par exemple, des annonces à propos d'événements à venir ou d'étapes importantes d'un projet.

En savoir plus

Pour créer une newsletter avec Docs et Gmail

1. Si vous ne l'avez pas déjà fait, créez le groupe auquel vous souhaitez envoyer la newsletter. Sélectionnez le type de groupe Liste de diffusion. Pour en savoir plus, consultez l'article Premiers pas avec Google Groupes.
2. Dans Google Docs, cliquez sur Galerie de modèles.
3. Cliquez sur le modèle de newsletter que vous souhaitez utiliser.
4. Apportez toutes les modifications souhaitées au modèle, puis saisissez le texte de la newsletter.
   
   Conseil : Vous pouvez adresser la newsletter à chaque destinataire personnellement (de sorte qu'elle débute par Chère Cassy, par exemple). Dans Google Docs, cliquez sur Modules complémentaires  Télécharger des modules complémentaires, puis recherchez le module Mail Merge.
5. Cliquez sur Modifier  Tout sélectionner.
6. Cliquez sur Modifier  Copier.
7. Dans Gmail, rédigez un nouveau message, puis collez la newsletter que vous avez copiée.
8. Saisissez l'adresse e-mail du groupe en tant que destinataire.
9. Lorsque vous avez terminé, envoyez l'e-mail.

Pour créer une newsletter à l'aide d'applications tierces

1. Depuis le navigateur Chrome, accédez au Chrome Web Store.
2. Dans la barre de recherche située en haut de la page, saisissez Newsletter.
3. Cliquez sur une application ou une extension pour en savoir plus sur le service concerné. Certaines sont gratuites, d'autres sont payantes.
4. Une fois que vous avez trouvé l'application ou l'extension que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Ajouter à Chrome.
5. Ouvrez l'application ou l'extension, puis suivez les instructions pour créer votre newsletter.

Remarque:Si vous êtes abonné à Google Workspace Individual, vous pouvez créer un e-mail aux couleurs de votre marque et l'envoyer à plusieurs destinataires à la fois. Voir Créer des e-mails aux couleurs de votre marque avec des mises en page personnalisées

Créer un plan automatique dans Docs

La consultation de documents volumineux peut être une opération longue et difficile. Google Docs crée automatiquement le plan de votre document pour vous permettre de passer rapidement d'une section à une autre. Vous pouvez ensuite le modifier si besoin.

En savoir plus

1. Pour fermer temporairement le plan du document : à gauche, à côté de "Plan", cliquez sur Fermer le plan du document .
2. Pour masquer complètement le plan du document : en haut, cliquez sur Afficher  Afficher le plan. 

Astuce : Si l'option "Afficher le plan" est cochée, l'icône de plan du document reste visible dans l'angle supérieur gauche du document. 

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

Ajouter et modifier des images

Pour créer de belles images à insérer dans vos documents, pas besoin de basculer vers une autre application ou de posséder un logiciel supplémentaire. Vous pouvez recadrer vos images, en modifier les couleurs et bien plus encore directement dans Google Docs. Vous pouvez également obtenir des suggestions d'images pertinentes basées sur votre contenu et les ajouter à votre document.

En savoir plus

Ajouter une image

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Cliquez sur Insérer  Image.
3. Sélectionnez l'emplacement de votre image.
   • Importer depuis l'ordinateur : insérez une image enregistrée sur votre appareil.
   • Rechercher sur le Web : recherchez une image sur le Web.
   • GIF et autocollants : insérez un GIF ou un autocollant dans votre diapositive.
   • Drive : utilisez une image enregistrée dans votre Google Drive.
   • Photos : utilisez une image de votre bibliothèque Google Photos.
   • Par URL : insérez un lien vers votre image ou insérez un fichier .gif.
4. Cliquez sur Insérer ou Ouvrir.

Découvrez comment ajouter des images dans Sheets.

Pour recadrer une image

Vous pouvez couper les bords d'une image ou supprimer une zone qui ne vous intéresse pas.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document ou une présentation.
2. Cliquez sur l'image à recadrer.
3. Cliquez sur Recadrer .
4. Cliquez sur les carrés bleus situés autour de la bordure et faites-les glisser pour obtenir la forme souhaitée.
5. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche Entrée de votre clavier ou cliquez à n'importe quel endroit du fichier, à l'extérieur de l'image.

Pour obtenir des suggestions d'images

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs.
2. En bas à droite, cliquez sur Explorer .
3. En haut de la page, recherchez un document, une présentation, une image, un graphique ou une page Web. Les résultats de la recherche apparaîtront selon les catégories suivantes :
   • Web : informations sur le Web liées à votre document.
   • Images : images du Web liées à votre document.
   • Drive : documents enregistrés dans votre Google Drive.
4. Ajoutez un élément de votre recherche :
   • Ajouter une image ou un graphique : cliquez sur l'élément que vous souhaitez ajouter. En haut de l'écran, cliquez sur Insérer.
   • Ajouter une note de bas de page : placez le curseur de la souris sur le résultat de votre recherche. Cliquez sur Citer en note de bas de page .
   • Ajouter un lien : placez le curseur de la souris sur le résultat de votre recherche. Cliquez sur Insérer un lien .

 

Ajouter des organigrammes et des diagrammes

Les organigrammes et les diagrammes facilitent la compréhension de concepts sophistiqués. Avec Google Drawings, vous pouvez en créer directement dans votre navigateur, sans logiciel spécifique.

En savoir plus

Pour créer un organigramme, un diagramme ou un autre type de dessin

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document.
2. En haut à gauche, cliquez sur Insérer  Dessin  À partir de Drive.
3. Cliquez sur le dessin que vous souhaitez insérer. 
4. Cliquez sur Sélectionner.

Ajouter votre dessin à un document

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document.
2. En haut à gauche, cliquez sur Insérer  Dessin  À partir de Drive.
3. Cliquez sur le dessin que vous souhaitez insérer. 
4. Cliquez sur Sélectionner.

Le dessin inséré comporte un lien vers le dessin d'origine.

• Pour mettre à jour le dessin : cliquez sur le dessin. En haut à droite, cliquez sur Mettre à jour.
• Pour dissocier le dessin : cliquez sur le dessin. En haut à droite, cliquez sur Dissocier .

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

Insérer des graphiques

Facilitez la compréhension des données d'une présentation ou d'un document en y ajoutant des graphiques depuis Google Sheets.

Le graphique étant associé aux données dans Sheets, toute modification apportée au document correspondant peut être répercutée en un seul clic.

En savoir plus

Insérer un graphique Google Sheets dans un document

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Cliquez sur Insertion  Graphique  Depuis Sheets.
3. Cliquez sur la feuille de calcul contenant le graphique que vous souhaitez insérer, puis sur Sélectionner.
4. Cliquez sur le graphique que vous souhaitez insérer.
   • Si vous ne voulez pas associer le graphique à la feuille de calcul, décochez la case "Associer à la feuille de calcul".
5. Cliquez sur Importer.

Ouvrir et modifier un graphique

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Cliquez sur un graphique ou un tableau pour le sélectionner.
3. Dans l'angle supérieur droit du graphique ou du tableau, cliquez sur Options du lien   Ouvrir la source.
4. Vous pouvez à présent modifier le fichier d'origine.

Mettre à jour les données de votre graphique

Si vous apportez une modification de dernière minute, vous pouvez vérifier si les données ont bien été actualisées.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides.
2. Dans l'angle supérieur droit du graphique, du tableau ou de la diapositive, cliquez sur Mettre à jour.

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

 

Traduire un document

Si vous travaillez au sein d'une équipe ou d'une organisation internationale, vous pouvez utiliser Google Docs pour traduire des documents rédigés dans des langues que vous ne maîtrisez pas.

En savoir plus

Pour créer une copie traduite d'un fichier Docs

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document dans Google Docs.
2. Dans le menu qui se trouve en haut, cliquez sur Outils Traduire le document.
3. Saisissez le nom à attribuer au document traduit, puis sélectionnez une langue.
4. Cliquez sur Traduire.
5. La traduction du document s'affiche dans une nouvelle fenêtre. Cette copie apparaît aussi dans votre espace Google Drive.

Conseil : Si l'option "Traduire le document" n'est pas visible, cela signifie que vous utilisez probablement l'éditeur Microsoft Office. Pour accéder à la fonction de traduction, convertissez votre fichier au format Google Docs. En savoir plus sur l'éditeur Microsoft Office et la conversion des fichiers Microsoft Office

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

 

Espacer les lignes et colonnes d'un tableau de façon uniforme

Dans Google Docs, vous pouvez redimensionner les lignes et les colonnes d'un tableau afin qu'elles soient espacées de façon uniforme.

En savoir plus

Espacer les lignes et les colonnes d'un tableau de façon uniforme dans Docs

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document ou une présentation.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un tableau.
3. Cliquez sur Répartir les lignes ou Répartir les colonnes.

 

Profiter de fonctionnalités supplémentaires avec les modules complémentaires et les scripts

Exploitez tout le potentiel de Gmail, Google Docs, Sheets, Slides et Forms en utilisant des modules complémentaires prêts à l'emploi. Vous pouvez également créer vos propres scripts dans les éditeurs Docs avec Google Apps Script.

• Ajoutez Google Analytics à votre feuille de calcul.
• Ajoutez un dictionnaire des synonymes à votre document.
• Ajoutez des réponses de formulaire dans Docs pour créer un sondage.
• Ajoutez des questions interactives à vos présentations.
• Gérez les ventes et les relations client directement dans Gmail.
• Ajoutez des menus et des fenêtres personnalisés avec Google Apps Script.

En savoir plus

Installer un module complémentaire

1. Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
2. Cliquez sur Extensions Modules complémentaires Télécharger des modules complémentaires.
3. Passez la souris sur un module pour en afficher une brève description. Cliquez sur un module pour obtenir sa description complète.
4. Pour installer le module complémentaire, cliquez sur Installer Continuer.
5. Pour la plupart des modules complémentaires, un message s'affiche pour demander une autorisation d'accès aux données nécessaires au bon fonctionnement du module. Lisez le message, puis cliquez sur Autoriser.
6. Une fois le module complémentaire installé, cliquez sur Terminé.

Pour créer un script

1. Dans Docs, Sheets, Slides ou Forms, ouvrez un document, une feuille de calcul, une présentation ou un formulaire.
2. Si vous utilisez Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Outils  Éditeur de scripts en haut de la page.
3. Si vous utilisez Forms, cliquez sur Plus   Éditeur de scripts dans l'angle supérieur droit.
4. Créez votre script.

Pour obtenir de l'aide, reportez-vous à la page Overview of Google Apps Script (Présentation du script Google Apps).

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}