Consejos para dar formato a los documentos y personalizarlos

Secciones de esta página

• Usar y crear plantillas de documentos
• Crear una newsletter
• Crear un esquema automático en Documentos
• Añadir y editar imágenes
• Añadir diagramas de flujo y gráficos
• Insertar gráficos
• Traducir un documento
• Distribuir las filas y las columnas de las tablas de modo uniforme
• Ampliar las posibilidades con complementos y secuencias de comandos

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Usar y crear plantillas de documentos

Crear los mismos tipos de archivos una y otra vez puede llevar mucho tiempo y propiciar versiones incoherentes entre los distintos miembros de un equipo. Ahorra tiempo con las plantillas disponibles en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google, o en Google Sites. Puedes elegir una plantilla que ya esté disponible o crear una personalizada.

• Para promocionar tu organización, crea plantillas con tu imagen de marca y utilízalas en documentos externos, como propuestas e informes, mediante cualquier editor de Documentos.
• Asigna rápidamente un formato a facturas, presupuestos, informes de gastos o agendas en Hojas de cálculo.
• Haz que tus propuestas de ventas, casos de éxito, sugerencias o informes de estado se distingan de los demás gracias a Presentaciones.
• Añade firmas a un contrato o diagramas de flujo a un documento de procesos, importa métricas a una hoja de cálculo y realiza muchas más operaciones con complementos.

Más información

Usar temas o plantillas predeterminados en Presentaciones, Formularios o Sites

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.

1. En un ordenador, ve a la página principal de Presentaciones, Formularios o Sites.
2. Haz clic en Presentación en blanco, Formulario en blanco o Sitio en blanco.
3. Selecciona un tema o una plantilla predeterminados:
   • Presentaciones: haz clic en Tema o, a la derecha, haz clic en Plantillas y elige una opción.
   • Formularios: haz clic en Personalizar tema .
   • Sites: en la parte derecha, haz clic en Temas.

Elegir una plantilla predefinida

1. En el ordenador, ve a Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Sites.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Galería de plantillas.
3. Haz clic en la plantilla que quieras usar.
4. Se abrirá una copia de la plantilla.

Nota: Si junto a la plantilla que has elegido aparece el texto "Complemento", es posible que tengas que instalar un complemento para poder usarla. Más información sobre complementos

Crear una plantilla personalizada

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador. 

1. Elige una opción:
   • Crea un documento, una hoja de cálculo, una presentación, un formulario o un sitio.
   • Abre un documento, una hoja de cálculo, una presentación, un formulario o un sitio que ya tengas y haz los cambios que quieras en la plantilla.
   Nota: Si el archivo de la plantilla se encuentra en una unidad compartida, comprueba las opciones para compartir de dicha unidad. Las restricciones para compartir pueden evitar que otros usuarios accedan a tu plantilla.
2. En la parte superior de la pantalla de inicio de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Sites, haz clic en Galería de plantillasel nombre de tu organización.
3. Haz clic en Enviar plantilla.
   Importante: No podrás enviar una plantilla si no tienes permiso para modificar sus opciones para compartir o si estas opciones están configuradas para impedir que los lectores o comentadores descarguen el archivo.
4. Haz clic en Seleccionar un documento y elige el archivo de la plantilla que has creado.
5. Haz clic en Abrir.
6. (Opcional) Para enviar una copia del archivo en vez del original, marca la casilla.
7. Selecciona la categoría del archivo.
8. Haz clic en Enviar.

   Para encontrar la nueva plantilla, ve a Galería de plantillas selecciona tu plantilla.

Nota: Cuando se envía un documento como plantilla, las personas con las que se haya compartido inicialmente conservan su nivel de acceso. La plantilla también estará visible para todos los miembros de tu organización. 

Mostrar u ocultar la galería de plantillas

1. Abre Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Sites.
2. En la parte superior izquierda, haz clic en Menú Configuración.
3. Activa o desactiva Mostrar las plantillas recientes en las pantallas de inicio.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Crear una newsletter

Envía newsletters de aspecto profesional, como información sobre próximos eventos o etapas de un proyecto.

Más información

Crear un boletín informativo con Documentos y Gmail

1. Si aún no lo has hecho, crea un grupo al que enviar tu boletín informativo. Elige el tipo de grupo Lista de correo electrónico. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo empezar a utilizar Grupos.
2. En Documentos de Google, haz clic en Galería de plantillas.
3. Haz clic en la plantilla de boletín informativo que quieras utilizar.
4. Haz los cambios que quieras en la plantilla y añade texto a tu boletín informativo.
   
   Nota: Puedes incluir en tu boletín informativo el nombre de cada destinatario para que vean, por ejemplo, "Hola, Marta" al empezar a leerlo. En Documentos de Google, haz clic en Complementos  Obtener complementos y busca mail merge (Combinación de correos).
5. Haz clic en Editar  Seleccionar todo.
6. Haz clic en Editar  Copiar.
7. En Gmail, redacta un mensaje y pega el boletín informativo que has copiado.
8. Introduce la dirección de correo electrónico de tu grupo como destinatario.
9. Cuando hayas terminado, envía el correo.

Crear un boletín informativo con aplicaciones de terceros

1. En el navegador Chrome, ve a Chrome Web Store.
2. En la barra de búsqueda de la parte superior, escribe boletín informativo.
3. Haz clic en una aplicación o una extensión para obtener más información sobre el servicio; hay algunas gratuitas, pero otras son de pago.
4. Cuando encuentres la aplicación o la extensión que quieres utilizar, haz clic en Añadir a Chrome.
5. Abre la aplicación o la extensión y sigue las instrucciones que se indiquen para crear tu boletín informativo.

Nota: Si tienes una suscripción a Google Workspace Individual, puedes crear un correo de marca y enviárselo a muchos destinatarios a la vez. Consulta el artículo Crear correos electrónicos de marca con diseños personalizados.

 

Crear un esquema automático en Documentos

Desplazarse por documentos largos puede ser difícil y llevar mucho tiempo. En Documentos de Google puedes crear esquemas de tus documentos automáticamente para saltar de una sección a otra. También puedes modificar los esquemas a tu gusto.

Más información

1. Para cerrar temporalmente el esquema del documento: a la izquierda, junto a "Esquema", haz clic en Cerrar esquema del documento .
2. Para ocultar el esquema del documento por completo: arriba, haz clic en Ver  Mostrar esquema. 

Nota: Si aparece una marca de verificación junto a "Mostrar esquema", el icono del esquema seguirá visible en la parte superior izquierda del documento. 

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Añadir y editar imágenes

Para crear fantásticas imágenes que luego podrás utilizar en tus documentos, no necesitas cambiar a otra aplicación ni tener software adicional. Recórtalas, cambia sus colores y mucho más en Documentos de Google. También puedes recibir sugerencias de imágenes adecuadas a tu contenido, que después podrás añadir a tu documento.

Más información

Añadir imagen

1. En un ordenador, abre un documento o una presentación en Documentos o Presentaciones de Google.
2. Haz clic en Insertar Imagen.
3. Elige de dónde quieres seleccionar la imagen.
   • Subir del ordenador: inserta una imagen guardada en tu dispositivo.
   • Stock y web: inserta imágenes de stock, archivos GIF, pegatinas e imágenes de Google.
   • Drive y Fotos: utiliza una imagen de tu biblioteca de Google Drive o de Google Fotos.
   • Cámara: utiliza la cámara de tu dispositivo para añadir una imagen.
   • Mediante URL: inserta un enlace a tu imagen o un .gif.
4. Haz clic en Insertar o en Abrir.

Consulta cómo añadir imágenes en Hojas de cálculo.

Recortar una imagen

Puedes recortar los bordes de una imagen o quitar una sección que no te sirva.

1. En tu ordenador, abre un documento, una presentación o un vídeo.
2. Haz clic en la imagen que quieras recortar.
3. Haz clic en Recortar .
4. Haz clic en los cuadros azules situados en el borde y arrástralos hasta conseguir la forma que quieras.
5. Cuando termines, pulsa Intro en el teclado o haz clic en cualquier parte del archivo.

Recibir sugerencias de imágenes

1. En un ordenador, abre un documento en Documentos de Google.
2. Abajo a la derecha, haz clic en Explorar .
3. En la parte de arriba, busca un documento, una presentación, una imagen, un gráfico o una página web. Los resultados de búsqueda se muestran en categorías:
   • Web: información de la Web relacionada con tu documento.
   • Imágenes: imágenes de la Web relacionadas con tu documento.
   • Drive: documentos guardados en tu Google Drive.
4. Añade un elemento de la búsqueda:
   • Añadir una imagen o un gráfico: haz clic en el elemento que quieras añadir. Arriba, haz clic en Insertar.
   • Añadir una nota al pie: sitúa el cursor sobre un resultado de búsqueda. Haz clic en Citar como nota al pie .
   • Añadir un enlace: sitúa el cursor sobre un resultado de búsqueda. Haz clic en Insertar enlace .

 

Añadir diagramas de flujo y gráficos

Los diagramas de flujo y los gráficos permiten explicar los conceptos difíciles de forma muy sencilla. Puedes crearlos directamente en el navegador con Dibujos de Google; no necesitas ningún software adicional.

Más información

Crear un diagrama de flujo, un gráfico u otro tipo de dibujo

1. En un ordenador, abre un documento.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Insertar  Dibujo  De Drive.
3. Haz clic en el dibujo que quieras insertar. 
4. Elige Seleccionar.

Añadir un dibujo a un documento

1. En un ordenador, abre un documento.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Insertar  Dibujo  De Drive.
3. Haz clic en el dibujo que quieras insertar. 
4. Elige Seleccionar.

El dibujo insertado está vinculado al original.

• Actualizar dibujos: haz clic en un dibujo y, arriba a la derecha, selecciona Actualizar.
• Desvincular dibujos: haz clic en un dibujo y, en la parte superior derecha, selecciona Desvincular .

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Insertar gráficos

Puedes añadir gráficos de Hojas de cálculo de Google a tus presentaciones o documentos para que resulte más fácil visualizar los datos.

Como el gráfico se enlaza con los datos de Hojas de cálculo, tu documento se puede actualizar haciendo clic en un botón.

Más información

Añadir un gráfico de Hojas de cálculo de Google a un documento

1. En un ordenador, abre un documento o una presentación en Documentos o en Presentaciones de Google.
2. Haz clic en Insertar  Gráfico  De Hojas de cálculo.
3. Haz clic en la hoja de cálculo que contenga el gráfico que quieras añadir y, después, haz clic en Seleccionar.
4. Haz clic en el gráfico que quieras añadir.
   • Si no quieres que el gráfico esté enlazado con la hoja de cálculo, desmarca "Enlazar con la hoja de cálculo".
5. Haz clic en Importar.

Abrir y editar un gráfico

1. En un ordenador, abre un documento o una presentación en Documentos o en Presentaciones de Google.
2. Haz clic en un gráfico o en una tabla para seleccionarlos.
3. En la esquina superior derecha del gráfico o de la tabla, haz clic en Opciones de enlace   Abrir el documento de origen.
4. Ahora puedes modificar el archivo original.

Actualizar los datos de un gráfico

Si haces un cambio improvisado, te recomendamos comprobar que todos los datos estén actualizados.

1. En un ordenador, abre un documento o una presentación en Documentos o en Presentaciones de Google.
2. En la esquina superior derecha de un gráfico, una tabla o una diapositiva, haz clic en Actualizar.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

 

Traducir un documento

Si trabajas con una organización o un equipo internacional, utiliza Documentos de Google para traducir documentos escritos en otros idiomas a un idioma que conoces.

Más información

Crear una copia traducida de un archivo de Documentos de Google

1. En un ordenador, abre un documento en Documentos de Google.
2. En el menú superior, haz clic en Herramientas Traducir documento.
3. Escribe un nombre para el documento traducido y selecciona un idioma.
4. Haz clic en Traducir.
5. Se abrirá una copia traducida del documento en una ventana nueva. También puedes ver la copia en tu unidad de Google Drive.

Nota: Si no ves la opción "Traducir documento", es probable que estés en la edición de Microsoft Office. Para traducir tu archivo, conviértelo al formato de Documentos de Google. Consulta más información sobre la edición de Microsoft Office y cómo convertir archivos de Microsoft Office.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

 

Distribuir las filas y las columnas de las tablas de modo uniforme

En Documentos de Google, puedes cambiar el tamaño de las filas y las columnas de las tablas para que estén distribuidas de modo uniforme.

Más información

Distribuir las filas y las columnas de modo uniforme en Documentos

1. En un ordenador, abre un documento o una presentación.
2. Haz clic con el botón derecho en una tabla.
3. Haz clic en Distribuir filas o en Distribuir columnas.

 

Ampliar las posibilidades con complementos y secuencias de comandos

Con los complementos listos para usar, podrás sacar el máximo provecho de Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google, además de crear tus propias secuencias de comandos en cualquiera de los editores de Documentos con Google Apps Script.

• Añade Google Analytics a una hoja de cálculo.
• Incluye un tesauro en un documento.
• Añade respuestas de formularios en Documentos para crear una encuesta.
• Añade preguntas interactivas a tu presentación.
• Gestiona las ventas y las relaciones con los clientes directamente en Gmail.
• Inserta ventanas y menús personalizados mediante Google Apps Script.

Más información

Instalar un complemento

1. Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en el ordenador.
2. Haz clic en Extensiones Complementos Descargar complementos.
3. Coloca el cursor sobre un complemento para ver una descripción breve. Para ver la descripción completa, haz clic en el complemento.
4. Para instalar el complemento, haz clic en Instalar Continuar.
5. Por lo general, aparecerá un mensaje en el que se solicita acceso a los datos que el complemento necesita para funcionar. Lee el mensaje y haz clic en Permitir.
6. Una vez instalado el complemento, haz clic en Listo.

Crear una secuencia de comandos

1. En Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios, abre un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario.
2. Si utilizas Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, en la parte superior, haz clic en Herramientas Editor de secuencias de comandos.
3. Si utilizas Formularios, en la esquina superior derecha, haz clic en Más  Editor de secuencias de comandos.
4. Crea la secuencia de comandos.

Para obtener ayuda, consulta Visión general de Google Apps Script.

Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google

_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}