使用機密模式保護電子郵件
需要傳送敏感內容給他人嗎？透過 Gmail 的機密模式，您可以防止不肖人士在未經授權的情況下存取機密資訊。在此模式下，您可以設定郵件到期日、隨時撤銷郵件和附件的存取權，甚至停用收件者對於郵件內容的轉寄、複製、列印和下載等權限。
在收件者讀取郵件時收到通知
只有管理員能啟用這項功能。如果您是管理員，請參閱「為使用者提供讀取回條功能」。
傳送重要電子郵件時可以設定讀取回條，確認對方是否已開啟郵件。系統會將讀取要求傳送給「收件者」和「副本」欄位的所有收件對象，但不會傳送給「密件副本」欄位中的收件者，也不會傳送給郵寄清單或別名。
操作說明
要求讀取回條
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 按一下 [撰寫]。
- 照常撰寫電子郵件。
- 依序按一下右下方的「更多選項」圖示
[要求讀信回條]。
- 傳送郵件。
[要求讀信回條]。回傳讀取回條
如果您收到要求讀取回條的郵件，且貴機構要求您先核准該讀取回條，請按照下列步驟操作：
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 照常查看電子郵件。
- 如果郵件顯示寄件者要求讀取回條，請選擇下列任一選項：
- 如要立即傳送回條，請按一下 [傳送回條]。
- 如要之後再傳送回條，請按一下 [暫時不要]。當您下次開啟該郵件時，系統會要求您傳送回條。
為郵件加上重要郵件標記
Gmail 會使用多種信號決定要自動將哪些郵件標示為重要郵件。您也可以自行新增或移除重要郵件標記。
操作說明
使用重要郵件標記
如果 Gmail 判斷某封電子郵件為重要郵件，就會在郵件旁邊顯示黃色的重要郵件標記 。如果是未標示為重要的電子郵件，這個標記就不會填滿顏色。
如要查看所有標示為重要的電子郵件，請在 Gmail 中搜尋「is:important」。
您也可以按一下郵件的重要郵件標記，自行將該郵件標示為重要。
在主旨欄位中強調電子郵件的重要性
想傳送緊急或有時效性的電子郵件給團隊成員嗎？如果您想提醒收件者注意郵件，只要在主旨加上合適的標題，即可向收件者強調您的訴求。
- 開啟 Gmail。
- 按一下 [撰寫]。
- 新增收件者。
- 在「主旨」欄位中新增描述元，例如：
- [緊急]
- [請於 12 月 1 日前回覆]
- [需要核准]
注意：您可以在描述元前方加上紅色驚嘆號，將您傳送的電子郵件標示為重要郵件。
- 撰寫郵件內容，然後按一下「傳送」。
替電子郵件加上「緊急」或「重要」標籤
您可以在 Gmail 中建立標籤，將郵件分類為「緊急」或「重要」。
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
[查看所有設定]。。
- 按一下 [標籤] 分頁標籤。
- 捲動至「標籤」部分，然後點選 [建立新標籤]。
- 輸入標籤名稱，例如「緊急」或「重要」，然後按一下「建立」。
將電子郵件自動標示為緊急或重要
如要讓系統優先顯示特定寄件者的電子郵件，您可以讓 Gmail 篩選指定的電子郵件地址，然後為這些地址的來信加上標籤。
篩選來自特定寄件者的郵件並加上標籤
- 開啟 Gmail。
- 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示
。
- 在「寄件者」欄位中，輸入要加上標籤的使用者電子郵件地址。
- 在搜尋視窗底部，按一下「建立篩選器」。
- 勾選「套用標籤」方塊。然後選擇或建立「緊急」或「重要」標籤。
- 按一下「建立篩選器」。
系統會將來自該寄件者的郵件自動加上「緊急」或「重要」標籤。
將郵件依優先順序排序
您也可以讓 Gmail 將郵件排序並優先顯示特定電子郵件，只需設定「優先收件匣」即可。您的電子郵件會自動分成三個部分：「未讀的重要郵件」、「已加星號」和「其他郵件」。
開啟「優先收件匣」
- 在電腦上前往 Gmail。
- 如要設定收件匣，請按一下右上方的「設定」圖示
。
- 在「收件匣類型」部分中，選取「優先收件匣」。
- 如要自訂優先收件匣設定，請按一下「自訂」。
- 選擇要顯示的收件匣分類夾
。加強優先收件匣的準確性
Gmail 會根據多種信號來決定要自動將哪些電子郵件標示為重要，這些信號包括：
- 電子郵件的收件者，以及對方與您互傳郵件的頻率
- 您開啟的電子郵件
- 您回覆的電子郵件
- 您經常閱讀的電子郵件中包含的關鍵字
- 您加上星號、封存或刪除的電子郵件
只要將滑鼠游標移到重要郵件標記 上，即可查看系統將該郵件標示為重要的原因。
注意：如果您認為系統標示為重要的電子郵件並不重要，只要按一下重要郵件標記 就能進行變更。這麼做也可協助 Gmail 瞭解哪些郵件對您來說是重要的。
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