管理重要或敏感电子邮件的技巧

在此页面上

• 使用机密模式保护电子邮件
• 为包含敏感内容的邮件加上标签
• 了解用户何时阅读了您发送的邮件
• 为邮件添加重要邮件标记
• 在主题字段中突显电子邮件的重要程度
• 为电子邮件加上“紧急”标签
• 按优先级对邮件进行排序

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使用机密模式保护电子邮件

需要向他人发送敏感内容？Gmail 的机密模式可帮助您防止他人未经授权访问您的敏感信息。您随时可以设置邮件失效日期，撤消对邮件和附件的访问权限，以及阻止收件人转发、复制、打印或下载材料。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

为包含敏感内容的消息加上标签

此功能必须由管理员启用。如果您是管理员，请参阅为组织创建分类标签。

为电子邮件添加分类标签，以指明其中包含敏感或重要内容。例如，如果您的电子邮件包含机密信息，组织的数据政策可能会要求您为该电子邮件添加“机密”标签。

在 Gmail 帮助中心了解操作方法

了解收件人何时阅读了您发送的邮件

此功能必须由管理员启用。如果您是管理员，请参阅向用户提供已读回执。

如果您要向某人发送重要电子邮件，可以设置已读回执，以便了解对方何时打开了您的邮件。系统会向“收件人”和“抄送”字段中的每一位收件人发送已读回执请求，但不会向“密送”字段、邮寄名单或别名中的收件人发送请求。

了解操作方法

请求已读回执

重要提示：如需在收件箱中收到已读回执，电子邮件的收件人可能需要先批准。

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击写邮件。
3. 像平常一样撰写电子邮件。
4. 点击右下方的“更多选项”图标 请求发送已读回执。
5. 点击发送。

返回已读回执

如果您收到请求发送已读回执的邮件，且您的单位希望您先批准该请求，请执行以下操作：

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 照常检查电子邮件。
3. 在您收到的某封邮件中，如果发件人请求了已读回执，则可以选择以下其中一个选项：
   • 要立即发送回执，请点击发送回执。
   • 要稍后发送回执，请点击暂不发送。系统会在您下次打开此邮件时，要求您发送回执。

提示：如果有人请求发送已读回执，但您没有看到邮件，则系统会自动发送回执。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

 

为邮件添加重要邮件标记

Gmail 会根据多个信号来确定自动将哪些邮件标记为重要邮件。您也可以自行添加或移除重要邮件标记。

了解操作方法

使用重要邮件标记

在 Gmail 标记为重要邮件的电子邮件旁边，您会看到一个黄色的重要邮件标记 。如果电子邮件未被标记为重要邮件，那么此标记则为空。

要查看所有被标记为重要邮件的电子邮件，请在 Gmail 中搜索 is:important。

您还可以点击邮件的重要邮件标记，自行将邮件标记为重要邮件。

请访问 Gmail 帮助中心，了解详情

 

在主题字段中突出显示电子邮件的重要程度

要向您的团队发送紧急或时效性强的电子邮件？我们有办法让您的邮件引起收件人的注意。只需在邮件主题中添加恰当的标题即可突显您的请求。

了解操作方法

1. 打开 Gmail。
2. 点击 写邮件。
3. 添加收件人。
4. 在主题字段，添加描述文字，如：
   • [URGENT]（紧急）
   • [REPLY BY DEC 1]（需在 12 月 1 日之前回复）
   • [APPROVAL NEEDED]（需要审批）
     注意：您可以在描述文字前粘贴红色感叹号 ，以此将您发送的电子邮件标为重要邮件。
5. 撰写邮件，然后点击发送。

 

为电子邮件加上“紧急”标签

您可以在 Gmail 中创建标签，用来将邮件归类为紧急邮件或重要邮件。

了解操作方法

1. 打开 Gmail。
2. 点击右上角的“设置”图标  查看所有设置。。
3. 点击标签标签页。
4. 滚动到“标签”部分，然后点击创建新标签。
5. 输入标签名称紧急，然后点击创建。

 

自动为电子邮件加上“紧急”标签

如果您希望优先处理来自特定人员的电子邮件，可以让 Gmail 为您过滤来自这些人员的电子邮件地址的邮件，并相应地为这些邮件加标签。

了解操作方法

过滤来自特定发件人的邮件并为其添加标签

1. 打开 Gmail。
2. 点击顶部搜索框中的“显示搜索选项”图标 。
3. 在发件人字段中，输入相关用户的电子邮件地址，为来自该用户的电子邮件添加标签。
4. 在搜索窗口的底部，点击创建过滤器。
5. 勾选“应用标签”对应的复选框，然后选择或创建“紧急”标签。
6. 点击创建过滤器。

系统会自动为来自该发件人的邮件加上“紧急”标签。

 

按优先级对邮件进行排序

您还可以让 Gmail 为您整理并优先显示相关电子邮件。只需设置优先收件箱即可。您的电子邮件会自动分为三类：“重要而且未读”“已加星标”和“其他邮件”。 

了解操作方法

启用优先收件箱

1. 在计算机上，前往 Gmail。
2. 若要配置收件箱，请点击右上方的“设置”图标 。
3. 在“收件箱类型”部分，选择优先收件箱。
4. 若要自定义优先收件箱设置，请点击自定义。
5. 选择您想要显示的收件箱部分 保存更改。

训练优先收件箱

Gmail 会利用多种信号来确定哪些邮件应自动被标记为重要邮件，包括：

• 收件人是谁，以及您向对方发送电子邮件的频率
• 您打开了哪些电子邮件
• 您回复了哪些电子邮件
• 您经常在电子邮件中读到的关键字
• 您对哪些电子邮件加注了星标，归档或删除了哪些电子邮件

要了解某封电子邮件为何被标记为重要邮件，请将光标悬停在“重要邮件标记”图标 上。

注意：如果某封电子邮件被标记为重要邮件，但您觉得不该这样，请点击“重要邮件标记”图标  进行更改。这还可帮助 Gmail 了解您认为哪些电子邮件是重要的。

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