Wskazówki dotyczące zarządzania ważnymi lub poufnymi e-mailami

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Ochrona poczty e-mail za pomocą trybu poufnego

Musisz wysłać poufne treści? Tryb poufny Gmaila pozwala chronić takie treści przed nieautoryzowanym dostępem. Możesz ustawić datę ważności wiadomości, w dowolnej chwili unieważnić dostęp do wiadomości i załączników oraz wyłączyć uprawnienia adresatów do przekazywania dalej, kopiowania, drukowania i pobierania materiałów.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila

 

Otrzymywanie informacji o tym, że adresat przeczytał e-maila

Tę funkcję musi włączyć administrator. Jeśli jesteś administratorem, przeczytaj artykuł Udostępnianie użytkownikom potwierdzeń odbioru.

Gdy wysyłasz ważnego e-maila, możesz poprosić o potwierdzenie przeczytania, by dowiedzieć się, czy adresat go otworzył. Prośba o potwierdzenie odbioru jest wysyłana do wszystkich adresatów w polach Do i DW. Nie jest natomiast wysyłana do adresatów w polu UDW, do list adresowych ani na aliasy.

Więcej informacji

Wysyłanie prośby o potwierdzenie odczytu

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Kliknij Utwórz.
3. Napisz e-maila w zwykły sposób.
4. W prawym dolnym rogu kliknij Więcej opcji   Chcę otrzymać potwierdzenie odbioru. 
5. Wyślij wiadomość.

Wysyłanie potwierdzenia odczytu

Jeśli otrzymasz wiadomość z prośbą o potwierdzenie odczytu, a Twoja organizacja wymaga jego zatwierdzenia:

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Sprawdź pocztę w normalny sposób.
3. Jeśli pojawi się komunikat, że nadawca prosi o potwierdzenie odczytu, wybierz jedną z tych opcji:
   • Aby wysłać potwierdzenie, kliknij przycisk Wyślij potwierdzenia.
   • Aby później wysłać potwierdzenie, kliknij Nie teraz. Prośba o wysłanie potwierdzenia pojawi się, gdy następny raz otworzysz tę wiadomość.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila

 

Dodawanie oznaczenia ważności do wiadomości

Gmail wykorzystuje różne sygnały do podejmowania decyzji, które wiadomości automatycznie oznaczyć jako ważne. Oznaczenia ważności możesz też dodawać i usuwać samodzielnie.

Więcej informacji

Używanie oznaczeń ważności

Obok e-maili, które Gmail oznaczył jako ważne, zobaczysz żółte oznaczenia ważności . Jeśli e-mail nie został oznaczony jako ważny, oznaczenie będzie puste.

Aby wyświetlić wszystkie e-maile oznaczone jako ważne, przeszukaj Gmaila za pomocą operatora is:important.

Możesz też kliknąć oznaczenie ważności wiadomości, aby oznaczyć ją jako ważną.

Więcej informacji znajdziesz w Centrum pomocy Gmaila

 

Wyróżnianie ważności e-maila w polu tematu

Chcesz wysłać pilny e-mail do zespołu? Poinformuj odbiorców, że wiadomość wymaga ich uwagi. Na początku tematu e-maila dodaj odpowiedni nagłówek, aby wyróżnić wiadomość.

Więcej informacji

1. Otwórz Gmaila.
2. Kliknij Utwórz.
3. Dodaj odbiorców.
4. W polu tekstowym Temat dodaj deskryptor taki jak:
   • [PILNE]
   • [POTRZEBNA ODPOWIEDŹ DO 01.12]
   • [APPROVAL NEEDED]
     Uwaga: aby oznaczyć e-maila jako ważnego, możesz wkleić czerwony wykrzyknik przed deskryptorem.
5. Napisz wiadomość i kliknij Wyślij.

 

Oznaczanie e-maila jako pilnego lub ważnego

W Gmailu możesz tworzyć etykiety, aby klasyfikować wiadomości jako pilne lub ważne.

Więcej informacji

1. Otwórz Gmaila.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia   Zobacz wszystkie ustawienia..
3. Kliknij kartę Etykiety.
4. Przewiń do sekcji Etykiety i kliknij Utwórz nową etykietę.
5. Wpisz nazwę etykiety, na przykład PILNE lub WAŻNE, i kliknij Utwórz.

 

Automatyczne oznaczanie e-maila jako pilnego lub ważnego

Jeśli chcesz, aby e-maile od określonych osób miały wyższy priorytet, Gmail może filtrować za Ciebie wiadomości z takich adresów e-mail i odpowiednio oznaczać je etykietami.

Więcej informacji

Filtrowanie i oznaczanie wiadomości od konkretnego nadawcy

1. Otwórz Gmaila.
2. W polu wyszukiwania u góry strony kliknij Pokaż opcje wyszukiwania .
3. W polu Od wpisz adres e-mail osoby, której wiadomości chcesz dodać oznaczyć etykietą.
4. W dolnej części okna wyszukiwania kliknij Utwórz filtr.
5. Zaznacz pole Zastosuj etykietę. Następnie wybierz albo utwórz etykietę PILNE lub WAŻNE.
6. Kliknij Utwórz filtr.

Wiadomości od tego nadawcy będą automatycznie oznaczane etykietą PILNE lub WAŻNE.

 

Porządkowanie poczty według priorytetu

Gmail może też sortować e-maile i określać ich priorytety. Wystarczy skonfigurować funkcję Priorytety. E-maile są automatycznie dzielone na 3 sekcje: ważne i nieprzeczytane, oznaczone gwiazdką oraz wszystkie pozostałe.  

Więcej informacji

Włączanie funkcji Priorytety

1. Otwórz Gmaila na komputerze.
2. Aby skonfigurować Odebrane, w prawym górnym rogu strony kliknij Ustawienia .
3. W sekcji „Typ skrzynki odbiorczej” wybierz Priorytety.
4. Aby dostosować Priorytety, kliknij Dostosuj. 
5. Wybierz sekcje skrzynki odbiorczej, które chcesz wyświetlić  Zapisz zmiany.

Usprawnianie działania Priorytetów

Gmail korzysta z różnych informacji, aby określać, które e-maile należy automatycznie oznaczyć jako ważne. Te informacje to między innymi:

• do kogo wysyłasz e-maile i jak często to robisz;
• które e-maile otwierasz;
• na które e-maile odpowiadasz;
• jakie słowa kluczowe zawierają e-maile, które otwierasz;
• które e-maile oznaczasz gwiazdką, archiwizujesz lub usuwasz.

Aby zobaczyć, dlaczego e-mail został oznaczony jako ważny, najedź kursorem na oznaczenie ważności .

Uwaga: jeśli e-mail został oznaczony jako ważny, ale według Ciebie taki nie jest, kliknij oznaczenie ważności , aby je zmienić. Dzięki temu Gmail uczy się też, które e-maile są dla Ciebie ważne.

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}