情報保護モードでメールを保護する
機密情報が含まれるコンテンツを送信する必要がある場合、Gmail の情報保護モードを使用すると、機密情報を不正アクセスから保護できます。メールの有効期限を設定したり、メールや添付ファイルへのアクセスをいつでも取り消したり、受信者による資料の転送、コピー、印刷、ダウンロードを無効にしたりできます。
送信したメールを受信者が開いた日時を確認する
管理者がこの機能を有効にしている必要があります。管理者の方は、ユーザーに開封確認の要求や返信を許可するをご覧ください。
開封確認を設定することで、重要なメールを送信した際に、受信者がメールを開いた日時を確認できます。開封確認のリクエストは [To] や [Cc] のすべての宛先に送信されますが、[Bcc] の宛先や、メーリング リスト、エイリアス宛てのメールには送信されません。
方法
開封確認メッセージをリクエストする
- パソコンで Gmail を開きます。
- [作成] をクリックします。
- 通常どおりにメールを作成します。
- 右下にあるその他のオプション アイコン
[開封確認をリクエストする] をクリックします。
- メールを送信します。
[開封確認をリクエストする] をクリックします。開封確認メッセージを返信する
開封確認を求めるメールを受け取った際に、まずそれを承認するよう組織に求められている場合は、次の操作を行います。
- パソコンで Gmail を開きます。
- 通常どおりメールを確認します。
- 送信者が開封確認を求めていることを示すメッセージが表示されたら、次のいずれかを行います。
- すぐに開封確認を送信する場合は、[開封確認を送信] をクリックします。
- 後で開封確認を送信する場合は、[後で] をクリックします。この場合、次回そのメールを開いたときに、開封確認を送信するよう求められます。
メッセージに重要マークを追加する
Gmail では、複数のシグナルを使用して、自動的に重要マークを付けるメッセージを決定します。手動で重要マークを追加または削除することもできます。
方法
重要マークを使用するには:
Gmail が重要と判断したメールの横には、黄色の重要マーク が表示されます。重要マークが付いていないメールには、色がない形だけのマークが表示されます。
重要マークが付いたすべてのメールを確認するには、Gmail で検索キーワードに「is:important」を指定して検索します。
メッセージの重要マークをクリックして、重要マークを付けることもできます。
件名欄でメールの重要度を目立たせる
急ぎの用件や締め切りのある用件をメールでチームに送信する場合は、メールが見落とされないための工夫が必要です。件名の先頭に、わかりやすい見出しをつけましょう。
- Gmail を開きます。
- [作成] をクリックします。
- 宛先を追加します。
- [件名] に、次のような見出しを追加します。
- [至急]
- [要返信: 12 月 1 日まで]
- [要承認]
注: 見出しの前に赤い感嘆符マークを貼り付けて、送信するメールに重要マークを付けることができます。
- メッセージを入力して [送信] をクリックします。
メールに「至急」や「重要」などのラベルを付ける
Gmail でラベルを作成して、メッセージを「至急」または「重要」に分類できます。
- Gmail を開きます。
- 右上にある設定アイコン
[すべての設定を表示] をクリックします。。
- [ラベル] タブをクリックします。
- [ラベル] までスクロールし、[新しいラベルを作成] をクリックします。
- ラベル名（至急、重要など）を入力し、[作成] をクリックします。
メールに「至急」や「重要」などのラベルを自動的に付ける
特定のユーザーからのメールを優先付けする場合は、Gmail のフィルタを使って該当するユーザーのメールアドレスをフィルタしてラベルを付けることができます。
特定の送信者からのメッセージをフィルタしてラベルを付ける
- Gmail を開きます。
- 上部の検索ボックスで、[検索オプションを表示]
をクリックします。
- [From] 欄に、ラベル付けの対象にする送信者のメールアドレスを入力します。
- 検索ウィンドウの下部にある [フィルタを作成] をクリックします。
- [ラベルを付ける] チェックボックスをオンにします。次に、「至急」または「重要」というラベルを選択するか作成します。
- [フィルタを作成] をクリックします。
その送信者から受信したメッセージには、「至急」または「重要」ラベルが自動的に付けられます。
メールを優先度で並べ替える
メールの並べ替えと優先付けを自動で処理することもできます。優先トレイを設定するだけで、メールが自動的に 3 つのセクション（重要と未読、スター付き、その他）に分類されます。
優先トレイを有効にする
- パソコンで Gmail にアクセスします。
- 受信トレイを設定するには、右上にある設定アイコン
をクリックします。
- [受信トレイの種類] で、[優先トレイ] を選択します。
- 優先トレイの設定をカスタマイズするには、[カスタマイズ] をクリックします。
- 表示する受信トレイのセクション
をクリックします。優先トレイに学習させる
Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。
- メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
- 開封したメール
- 返信したメール
- 普段読むメールに含まれるキーワード
- スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール
メールに重要マークが付いた理由を確認するには、重要マーク にカーソルを合わせます。
注: 重要ではないメールに重要マークが付いている場合は、重要マーク をクリックして変更してください。ユーザーが変更すると、Gmail は重要なメールを学習します。
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