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Consejos para gestionar correos importantes o sensibles

Guía de productividad de Google Workspace

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Proteger correos con el modo Confidencial

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¿Tienes que enviar contenido sensible a determinadas personas? Con el modo confidencial de Gmail, puedes proteger la información sensible frente a accesos no autorizados. Fija la fecha de vencimiento de los mensajes que envías, revoca el acceso a los correos y los archivos adjuntos en cualquier momento e impide que los destinatarios puedan reenviar, copiar, imprimir y descargar el contenido de tus mensajes.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

Saber cuándo los destinatarios leen los correos

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Tu administrador debe habilitar esta función. Si eres administrador, consulta el artículo Permitir que los usuarios soliciten o envíen confirmaciones de lectura.

Envía una solicitud de confirmación de lectura para saber cuándo alguien ha abierto un correo importante que has enviado. La solicitud de confirmación de lectura se envía a los destinatarios de los campos Para y Cc, pero no a los destinatarios del campo Cco, las listas de distribución o los alias.

Más información

Solicitar una confirmación de lectura

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. Haz clic en Redactar.
  3. Escribe tu correo electrónico como lo harías normalmente. 
  4. Abajo a la derecha, haz clic en Más opciones Más opciones de envío y luego Solicitar confirmación de lectura
  5. Envía tu mensaje.

Devolver una confirmación de lectura

Si recibes un mensaje que solicita una confirmación de lectura y tu organización requiere que primero la apruebes:

  1. Abre Gmail en el ordenador.
  2. Consulta tu correo electrónico como lo harías normalmente.
  3. Si un mensaje te indica que el remitente solicita la confirmación de lectura, selecciona una opción:
    • Para enviarla en ese momento, haz clic en Enviar confirmación.
    • Para enviarla más tarde, haz clic en Ahora no. Se te pedirá que la envíes la próxima vez que abras el mensaje.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

Añadir marcadores de importancia a mensajes

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Gmail usa varias señales para decidir qué mensajes se marcan automáticamente como importantes. También puedes añadir o quitar marcadores de importancia.

Más información

Utilizar marcadores de importancia

Junto a los correos que Gmail cree que son importantes, verás un marcador de importancia amarillo . Si un correo no está marcado como importante, el marcador estará vacío.

Para ver todos los correos electrónicos marcados como importantes, utiliza el operador de búsqueda is:important en Gmail.

También puedes hacer clic en el marcador de importancia de un mensaje para marcarlo como importante.

Entrenar a Gmail para dar prioridad a los mensajes

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

Resaltar la importancia del correo en el campo Asunto

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¿Vas a enviar a tu equipo correos sobre cuestiones urgentes o sobre tareas que tienen fechas límite? Informa a tus destinatarios de que es importante que lean un mensaje. Solo tienes que añadir el encabezado adecuado al asunto del mensaje para destacar tu solicitud.

Más información
  1. Abre Gmail.
  2. Haz clic en Redactar.
  3. Añade los destinatarios.
  4. En el campo Asunto, añade un descriptor; por ejemplo:
    • [URGENTE]
    • [RESPONDER ANTES DEL 1 DE DICIEMBRE]
    • [SE REQUIERE APROBACIÓN]
      Nota: Puedes pegar una marca de exclamación roja antes del descriptor para marcar como importante el correo.
  5. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar.

 

Etiquetar como urgente o importante un correo

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Puedes crear etiquetas en Gmail para clasificar los mensajes como urgentes o importantes.

Más información
  1. Abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración  y luego Ver todos los ajustes..
  3. Haz clic en la pestaña Etiquetas.
  4. Desplázate hasta la sección Etiquetas y haz clic en Crear etiqueta.
  5. Escribe el nombre de la etiqueta, como URGENTE o IMPORTANTE y haz clic en Crear.

 

Etiquetar automáticamente los correos como urgentes o importantes

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Si quieres dar prioridad al correo de determinadas personas, puedes dejar que Gmail filtre esas direcciones de correo por ti y las etiquete en consecuencia.

Más información

Filtrar y etiquetar mensajes de un remitente concreto

  1. Abre Gmail.
  2. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda .
  3. En el campo De, escribe la dirección de correo de la persona cuyos mensajes quieras etiquetar.
  4. En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
  5. Marca la casilla para aplicar la etiqueta. A continuación, selecciona o crea la etiqueta URGENTE o IMPORTANTE.
  6. Haz clic en Crear filtro.

Los mensajes que recibas de ese remitente se etiquetarán automáticamente como URGENTE o IMPORTANTE.

 

Hacer que el correo se ordene por prioridad

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También puedes hacer que Gmail te ordene y priorice el correo. Solo tienes que configurar la función Prioritarios. Tus correos se dividen automáticamente en tres secciones: "Importantes y no leídos", "Destacados" y "Todo lo demás".  

Más información

Activar Prioritarios

  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Para configurar tu bandeja de entrada, haz clic en Configuración Configuración, arriba a la derecha.
  3. En la sección "Tipo de bandeja de entrada", selecciona Prioritarios.
  4. Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada de prioridad, haz clic en Personalizar
  5. Selecciona las secciones de la bandeja de entrada que quieras mostrar y luego Guardar cambios.

Entrenar el sistema de clasificación de la función Prioritarios

Gmail utiliza varias señales para decidir qué correos marcar automáticamente como importantes, incluidas las siguientes:

  • A quién escribes y con qué frecuencia.
  • Qué correos abres.
  • A qué correos respondes.
  • Las palabras clave de los correos electrónicos que sueles leer.
  • Qué correos electrónicos destacas con una estrella, archivas o eliminas.

Para ver por qué se ha marcado un correo electrónico como importante, mueve el cursor sobre el marcador de importancia .

Nota: Si un correo está marcado como importante pero no quieres que lo esté, haz clic en el marcador de importancia  para cambiarlo. De esta manera, Gmail también aprenderá qué correos consideras importantes.

Entrenar a Gmail para dar prioridad a los mensajes


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