نصائح لإدارة الرسائل الإلكترونية المهمة أو الحساسة

توسيع الكل  |  تصغير الكل

حماية رسائل البريد الإلكتروني باستخدام "الوضع السري"

هل تحتاج إلى إرسال محتوى حساس إلى المستخدمين؟ باستخدام الوضع السري في Gmail، يمكنك حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرَّح به. يمكنك تحديد تاريخ انتهاء صلاحية للرسائل وإبطال الوصول إلى الرسائل والمرفقات في أي وقت وإيقاف إمكانية وصول المستلمين إلى الرسائل ونسخها وطباعتها وتنزيلها.

تعرّف على مزيد من المعلومات بشأن ذلك في مركز مساعدة Gmail.

 

معرفة وقت اطّلاع المستلِم على رسالتك الإلكترونية

يجب أن يفعِّل المشرف هذه الميزة. في حال كنت مشرفًا، يمكنك الاطِّلاع على إتاحة إيصالات الاستلام للمستخدمين.

في حال كنت ترسل رسالة إلكترونية مهمة إلى مستخدم، يمكنك معرفة وقت اطِّلاعه عليها من خلال إعداد إيصال استلام. يتم إرسال طلب استلام إلى كل مستلم في الحقلَين "إلى" و"نسخة إلى"، ولكن ليس إلى المستلمين في الحقل "نسخة مخفية الوجهة" أو القوائم البريدية أو الأسماء المستعارة.

طريقة تنفيذ ذلك

طلب إيصال استلام

1. افتح Gmail على جهاز الكمبيوتر.
2. انقر على إنشاء.
3. أنشئ رسالتك الإلكترونية كالمعتاد. 
4. في أسفل يسار الصفحة، انقر على رمز المزيد من الخيارات   طلب إيصال استلام. 
5. أرسِل رسالتك.

إرسال إعلام بالقراءة

إذا تلقّيت رسالة تطلب إيصال استلام وتريد مؤسستك منك الموافقة عليها أولاً، يُرجى اتّباع الخطوات التالية:

1. افتح Gmail على جهاز الكمبيوتر.
2. تحقّق من رسائلك الإلكترونية كالمعتاد.
3. اختر أحد الإجراءين التاليَين إذا نصت الرسالة على أن المُرسِل قد طلب إيصال استلام:
   • لإرسال الإيصال الآن، انقر على إرسال الإيصالات.
   • لإرسال الإيصال لاحقًا، انقر على ليس الآن. سيُطلَب منك إرسال الإيصال عند فتح الرسالة في المرة القادمة.

تعرّف على مزيد من المعلومات في مركز مساعدة Gmail.

 

إضافة علامة تحديد الأهمية إلى رسالة

يستخدم Gmail العديد من الإشارات لوضع علامة "مُهمّة" تلقائيًا على الرسائل. ويمكنك أيضًا إضافة علامات تحديد الأهمية أو إزالتها بنفسك.

طريقة تنفيذ ذلك

استخدام علامات تحديد الأهمية

بجوار الرسائل الإلكترونية التي يعتقد Gmail بأنها مهمة، سترى علامات تحديد الأهمية باللون الأصفر . وفي حالة عدم تحديد أحد رسائل إلكترونية كمهمة، ستكون علامة التحديد فارغة.

للاطّلاع على جميع الرسائل الإلكترونية التي تم وضع علامة عليها كمهمة، ابحث في Gmail عن is:important.

يمكنك أيضًا النقر على علامات تحديد أهمية الرسالة لوضع علامة على الرسالة كرسالة مهمة بنفسك.

تعرّف على مزيد من المعلومات في مركز مساعدة Gmail.

 

تمييز أهمية الرسالة الإلكترونية في حقل الموضوع

هل تريد إرسال رسالة إلكترونية عاجلة على وجه السرعة إلى فريقك؟ يمكنك لفت نظر المستلِمين إلى أن الرسالة تستدعي اهتمامهم. عليك فقط إضافة عنوان مناسب إلى موضوع الرسالة لتمييز طلبك.

طريقة تنفيذ ذلك

1. افتح Gmail.
2. انقر على إنشاء.
3. أضِف المستلمين.
4. في حقل الموضوع، أضِف نصًا للتوضيح:
   • [عاجلة]
   • [يجب الرد بحلول 1 كانون الأول (ديسمبر)]
   • [الموافقة مطلوبة]
     ملاحظة: يمكنك لصق علامة تعجّب حمراء قبل نص التوضيح لوضع علامة "مُهمّة" على الرسالة الإلكترونية التي ترسلها.
5. أنشِئ الرسالة، ثم انقر على إرسال.

 

تصنيف رسالة إلكترونية كرسالة عاجلة أو مُهمّة

يمكنك إنشاء تصنيفات في Gmail لتصنيف الرسائل على أنّها عاجلة أو مُهمّة.

طريقة تنفيذ ذلك

1. افتح Gmail.
2. في أعلى يسار الشاشة، انقر على رمز الإعدادات عرض جميع الإعدادات..
3. انقر على علامة التبويب التصنيفات.
4. انتقِل إلى قسم "التصنيفات" وانقر على إنشاء تصنيف جديد.
5. أدخِل اسم تصنيف، مثل عاجلة أو مُهمّة وانقر على إنشاء.

 

تصنيف الرسائل الإلكترونية تلقائيًا على أنّها عاجلة أو مُهمّة

في حال أردت تحديد الأولوية للرسائل الإلكترونية الواردة من أشخاص محدَّدين، يمكنك السماح لتطبيق Gmail بفلترة عناوين البريد الإلكتروني هذه نيابةً عنك وتصنيفها وفقًا لذلك.

طريقة تنفيذ ذلك

فلترة الرسائل وتصنيفها من مُرسِل محدَّد

1. افتح Gmail.
2. في مربّع البحث بأعلى الصفحة، انقر على رمز عرض خيارات البحث .
3. في الحقل "من"، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد تصنيف رسائله الإلكترونية.
4. في أسفل نافذة البحث، انقر على إنشاء فلتر.
5. ضَع علامة في المربّع لاستخدام التصنيف. بعد ذلك، يمكنك اختيار أو إنشاء التصنيف "عاجلة" أو "مُهمّة".
6. انقر على إنشاء فلتر.

يتم تلقائيًا تصنيف الرسائل التي تتلقّاها من هذا المُرسِل على أنّها عاجلة أو مُهمّة.

 

ترتيب الرسائل الإلكترونية حسب الأولوية

يمكنك أيضًا السماح لتطبيق Gmail بترتيب رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولويتها نيابةً عنك. ما عليك سوى إعداد ميزة "البريد الهام". يتم تقسيم رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى ثلاثة أقسام: "مهمة وغير مقروءة" و"مميزة بنجمة" و"الرسائل الأخرى".  

طريقة تنفيذ ذلك

تفعيل ميزة "البريد الهام"

1. على جهاز الكمبيوتر، انتقِل إلى Gmail.
2. لضبط البريد الوارد، انتقِل إلى أعلى يسار الصفحة ثم انقر على رمز الإعدادات .
3. في القسم "نوع البريد الوارد"، اختر البريد الهام.
4. لتخصيص إعدادات البريد الهام، انقر على تخصيص. 
5. اختَر أقسام البريد الوارد التي تريد عرضها  حفظ التغييرات.

تدريب "البريد الهام"

يستخدم Gmail العديد من الإشارات لتحديد الرسائل التي يتم وضع علامة عليها تلقائيًا كرسائل مهمة، بما في ذلك:

• الأشخاص الذين ترسل رسائل البريد الإلكتروني إليهم، وعدد المرات التي تراسلهم فيها
• رسائل البريد الإلكتروني التي تفتحها
• رسائل البريد الإلكتروني التي ترد عليها
• الكلمات الرئيسية الموجودة في رسائل البريد الإلكتروني التي تقرأها عادةً
• الرسائل الإلكترونية التي تضع نجمة عليها أو تضعها في الأرشيف أو تحذفها

للتعرّف على سبب وضع علامة على رسالة إلكترونية كرسالة مهمة، مرّر الماوس فوق علامة تحديد الأهمية .

ملاحظة: إذا تم وضع علامة على رسالة إلكترونية كرسالة مهمة ولكنك لا تريد أن تكون كذلك، انقر على علامة تحديد الأهمية  لتغييرها. يساعد ذلك الإجراء Gmail أيضًا في التعرّف على الرسائل الإلكترونية التي تعتقد بأنها رسائل مهمة.

_{Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.}