Så här fungerar licensiering

Gäller Google Workspace, Essentials, Cloud Identity och andra tjänster som hanteras på Googles administratörskonsol.

En användare behöver en licens för att kunna använda en Google-tjänst. Exempelvis måste en användare ha en licens för Google Workspace innan han eller hon kan använda Gmail, Google Drive eller något annat Google Workspace-verktyg. En användare kan ha en licens för mer än en tjänst. Flera användare kan inte dela en Google Workspace-licens, även om de inte använder alla verktygen.

Den här artikeln innehåller allmän licensinformation som gäller alla Google-tjänster som hanteras på Googles administratörskonsol. Licensinformation som är specifik för Cloud Identity finns i Så här fungerar licensiering för Cloud Identity.

Webbplatsbaserade och användarbaserade licenser

För vissa Google-tjänster, till exempel Android, är licenserna webbplatsbaserade. När du registrerar dig för tjänsten får varje användare i organisationen automatiskt en licens, även om de redan har en licens för en annan tjänst. Du behöver inte tilldela webbplatsbaserade licenser.

För andra Google-tjänster, till exempel Google Workspace, är licensieringen användarbaserad. För dessa tjänster behöver en användare tilldelas en licens för att använda tjänsten. Mer information finns i nästa avsnitt om tilldelning av användarbaserade licenser.

Tilldela användarbaserade licenser

Om du bara har köpt en Google-tjänst som har användarbaserade licenser får varje användare en licens för den tjänsten som standard. Du behöver inte tilldela licenser.

Du måste tilldela licenser om något av följande stämmer:

• Du har köpt mer än en användarbaserad Google-tjänst, till exempel Google Workspace och Google Voice. För tjänster som innehåller ytterligare tjänster behöver en användare endast en licens för den överordnade tjänsten. En licens för Google Workspace ger till exempel en användare åtkomst till Gmail, Google Kalender, Drive och alla andra tjänster som ingår i Google Workspace.
• Du har köpt flera prenumerationer på samma tjänst, exempelvis olika utgåvor av Google Workspace.

Du kan tilldela licenser till enskilda användare, till alla i en organisationsenhet eller alla i organisationen.

Viktigt! Om du har en prenumeration med årsavgift kan du bara tilldela så många licenser som du köpte, inklusive någon av de automatiska eller manuella metoder som beskrivs nedan. Om du försöker tilldela fler licenser än du köpte får du ett felmeddelande och licensen kommer inte att tilldelas. Du måste radera användare eller skaffa fler licenser.

Så här kan du tilldela användarbaserade licenser

Användarbaserad automatisk licenstilldelning

Om licenser inte tilldelas som standard, och du vet att alla i organisationen behöver en viss tjänst, kan du aktivera automatisk licenstilldelning. Om du gör det får användare på ditt konto som inte har en licens för den valda tjänsten (och eventuella nya användare du lägger till senare) en licens för tjänsten. Om du har flera Google-tjänster eller flera prenumerationer på samma tjänst kan du bara aktivera automatisk licensiering för en tjänst eller prenumeration.

Befintliga användarlicenser ändras inte på någon nivå, inklusive licenser för samma tjänst eller för olika prenumerationer av samma tjänst.

Om du har organisationsenheter under toppnivåorganisationen kan du ställa in automatiska licensalternativ för specifika organisationsenheter.

Google Workspace med årsavgift

Om du har Google Workspace med årsavgift kan antalet användare som du kan skapa begränsas genom aktivering av automatisk licensiering. Om du har en annan tjänst med användarbaserad licensiering och aktiverar automatisk licensiering för den tjänsten eller Google Workspace på toppnivån är det maximala antal användare du kan skapa lika med det minsta antalet licenser för dina användarbaserade tjänster.

Exempel: Låt säga att du har köpt 20 Google Workspace-licenser och 5 Google Voice Premium-licenser. Om automatisk licenstilldelning är aktiverad för organisationen på toppnivå kan du skapa maximalt 5 användare.

Användarbaserad manuell licenstilldelning

Om du har mer än en Google-tjänst med användarbaserad licensiering eller flera prenumerationer på en tjänst så fungerar manuell licenstilldelning så här:

• Om du automatiskt tilldelar licenser för en tjänst eller prenumeration måste du manuellt tilldela licenser för en annan tjänst eller prenumeration.
• Om du stänger av automatisk licensiering för alla tjänster och prenumerationer måste du tilldela alla licenser manuellt.

Du kan tilldela licenser till enskilda användare, en uppladdad lista över användare eller en hel organisationsenhet. Mer information finns i Tilldela, ta bort och ändra tilldelningen av licenser.

Om du manuellt tilldelar licenser till en organisation får enbart användare i den organisationen en licens. Användare i underordnade organisationer får inte automatiskt en licens – du måste även manuellt tilldela dem licenserna.

Minska licenser

Du kan minska antalet licenser för en betaltjänst som Google Workspace för att sänka din månadsavgift. Du kan även minska antalet licenser som du inte behöver för en kostnadsfri tjänst.

• Om du har en årsprenumeration kan du minska antalet licenser enbart när det är dags att förnya kontraktet.
• Om din prenumeration har flexibel avgift eller om din Google-tjänst har webbplatsbaserad licensiering, minskar du inte antalet licenser direkt. Istället kan du ta bort användare när du vill. Dessa användarlicenser tas då bort från ditt konto.