Utilizar Hojas vinculadas en una organización

Con el conector de datos de Hojas de cálculo, Hojas vinculadas, puedes abrir, analizar, consultar y compartir millones de filas de datos de tus hojas de cálculo. Además, Hojas vinculadas te ofrece estas ventajas:

  • Colaborar con partners, analistas u otras partes interesadas en una interfaz de hojas de cálculo conocida.
  • Permitir que los usuarios deleguen el acceso a los colaboradores.
  • Disponer de una única fuente de análisis de datos fiable sin necesidad de crear más exportaciones .csv.
  • Analiza los datos de un perímetro que restrinja el acceso en función de atributos como la dirección IP del usuario y la información del dispositivo.

Puedes ejecutar consultas de Hojas vinculadas en BigQuery o Looker, ya sea de forma manual o programada. Hojas de cálculo guarda los resultados de estas consultas en tu hoja de cálculo para que puedas analizarlos y compartirlos. Echa un vistazo a estos videotutoriales sobre cómo usar Hojas vinculadas con BigQuery.

Puedes ver los eventos de consulta de Hojas vinculadas en Eventos de registro de Drive.

Configurar BigQuery para analizar datos

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Paso 1: Activa Google Cloud

Asegúrate de que Google Cloud está activado en tu organización. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Ver qué aplicaciones están activadas en un usuario, grupo o unidad organizativa. Si tienes que activar Google Cloud, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

Consulta cómo utilizar hojas vinculadas con BigQuery en el artículo Empezar a utilizar datos de BigQuery en Hojas de cálculo de Google.

Paso 2: Revisa los roles de gestión de identidades y accesos

Utiliza roles de gestión de identidades y accesos (IAM) para asignar permisos sobre los datos a los que pueden acceder los usuarios. Para poder añadir o utilizar un proyecto de BigQuery en Hojas de cálculo, un usuario de BigQuery debe tener los roles de gestión de identidades y accesos bigquery.user, bigquery.jobUser o bigquery.dataViewer.

Para obtener más información sobre estos roles, consulta el apartado sobre roles predefinidos de IAM de BigQuery.

Las acciones que pueden realizar los usuarios dependen del rol de gestión de identidades y accesos que tengan y de sus propios permisos en la hoja de cálculo, no de los del propietario de la hoja. Las personas ajenas a tu organización solo pueden interactuar con Hojas de cálculo internas si les das permiso para hacerlo.

Acciones en Hojas de cálculo Rol de gestión de identidades y accesos necesario en BigQuery Permisos necesarios en Hojas de cálculo
Crear gráficos, tablas dinámicas, fórmulas o extractos mediante tablas o vistas de BigQuery

bigquery.user

o

bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer

Editor
Ver gráficos, tablas dinámicas, fórmulas, extractos o vistas previas creadas a partir de datos de BigQuery Ninguno Editor o lector
Crear o editar una consulta personalizada de BigQuery

bigquery.user

o

bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer

Editor
Ver consultas personalizadas de BigQuery Ninguno Editor o lector
Actualizar datos desde BigQuery

bigquery.user

o

bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer

Editor
Paso 3: Asigna los roles de gestión de identidades y accesos

Puedes asignar roles de gestión de identidades y accesos a tus conjuntos de datos en la consola de BigQuery. Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo controlar el acceso a los recursos con la gestión de identidades y accesos.

Paso 4: (Opcional) Configura Controles de Servicio de VPC para permitir Hojas vinculadas

Además de usar la gestión de identidades y accesos para autorizar qué usuarios pueden acceder a los datos de BigQuery, puedes usar Controles de Servicio de VPC para crear un perímetro de servicio que restrinja el acceso en función de atributos como la dirección IP del usuario y la información del dispositivo. Los usuarios solo pueden usar Hojas vinculadas para acceder a los datos de BigQuery protegidos por Controles de Servicio de VPC si configuras el perímetro para permitir que Hojas de cálculo copie los resultados de las consultas en las hojas de cálculo de los usuarios. Consulta más información en el artículo Control de acceso.

Configurar Looker para analizar datos

Para usar Hojas vinculadas con Looker, debes activar el acceso a los servicios que no se controlan de forma individual en la consola de administración de Google. Para obtener más información, consulta el artículo Gestionar el acceso a los servicios que no se pueden controlar por separado. Además, un administrador de Looker debe habilitar primero Hojas vinculadas en la interfaz de usuario de administración de Looker. Para obtener instrucciones más detalladas, consulta el artículo sobre cómo usar Hojas vinculadas en Looker.

Permitir que los usuarios deleguen el acceso a Hojas vinculadas en BigQuery

Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus y Enterprise Essentials y Enterprise Essentials PlusComparar ediciones

Puedes permitir que los usuarios deleguen el acceso a Hojas vinculadas en BigQuery, de forma que puedan colaborar con otras personas para analizar datos y crear consultas.

Para delegar el acceso, se debe compartir la hoja con el otro usuario en cuestión. Sin embargo, no se puede delegar el acceso a una hoja que se haya compartido públicamente a través de un enlace. Puedes consultar el usuario que delega el acceso y el usuario que ejecuta una consulta en los eventos de registro de Drive o en los registros de auditoría de Cloud.

Activar o desactivar el acceso delegado

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú y luego Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentosy luegoFunciones y aplicaciones.

  3. En Acceso delegado en hojas vinculadas, haz clic en Editar .
  4. (Opcional) Para aplicar el ajuste solo a algunos usuarios, en el lateral, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para los departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Ver cómo

    La configuración de los grupos prevalece sobre las unidades organizativas. Más información

  5. En Configuración de delegación, marca o desmarca la casilla Permitir que los usuarios con permiso para editar hojas de cálculo habiliten la delegación de acceso en hojas vinculadas.
  6. Si estás configurando una unidad organizativa o un grupo, selecciona Solo los usuarios de una unidad organizativa o un grupo específicos pueden usar la delegación.
  7. Si quieres permitir que cualquier usuario con acceso a la hoja te delegue el acceso, selecciona Cualquier usuario puede usar la delegación.

    En esta opción se incluyen los usuarios ajenos a tu organización que tengan acceso a la hoja.

  8. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.

    Para restaurar más tarde el valor heredado, haz clic en Heredar (o en Sin definir, si se trata de un grupo).

Si activas la delegación, indica a los usuarios que pueden seguir estos pasos para delegar el acceso a una hoja.

Ver eventos de registro de Hojas vinculadas

Cuando Hojas vinculadas accede a datos de BigQuery y Looker, las entradas se registran en ambos eventos de registro de Drive. Las entradas también se registran en los Registros de auditoría de Cloud en caso del acceso a BigQuery y en el Historial de exploración de actividad del sistema en el caso del acceso a Looker. En estos registros se muestra quién ha accedido a los datos y cuándo.

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Analizar eventos de registro de Drive con la API Reports

Para obtener más información sobre cómo analizar eventos de registro de Drive desde la consola de administración de Google, consulta el artículo Acceder a datos de eventos de registro de Drive.

Con la API Reports, puedes ver los eventos de consulta de Hojas vinculadas. El siguiente ejemplo, se obtendrán todos los eventos de Drive por el tipo de evento de consulta de Hojas vinculadas:

GET https://admin.googleapis.com/admin/reports/v1/activity/users/all/applications/drive?eventName=connected_sheets_query

La respuesta JSON completa a esta llamada a la API se muestra en la sección Respuesta JSON completa que aparece a continuación en esta página.

El usuario que ha iniciado la consulta se muestra como el actor.

"actor": {
  "email": "colaborador@example.com",
  "profileId": "ID único del perfil de Google Workspace del usuario"
}

Hojas de cálculo proporciona información adicional sobre la consulta que se ha ejecutado como parámetro.

"parameters": [
  {
    "name": "execution_trigger",
    "value": "sheets_ui"
  },
  {
    "name": "query_type",
    "value": "big_query"
  },
  {
    "name": "data_connection_id",
    "value": "The Cloud project ID"
  },
  {
    "name": "execution_id",
    "multiValue": [
      "jobs/big_query_job_id"
    ]
  },
  {
    "name": "delegating_principal",
    "value": "trix01@scary.docsplustesting.com"
  },

 

El campo execution_trigger se define en función de cómo se invoca la consulta desde Hojas de cálculo:

Etiqueta Cómo se ejecuta la consulta
sheets_ui Manualmente a través de la interfaz de Hojas de cálculo
schedule A través de la función de actualización programada de Hojas de cálculo
api A través de la API de Hojas de cálculo
apps-script A través de Apps Script

El campo query_type se define en función del conector de datos.
Etiqueta Conector de datos
big_query BigQuery
looker Looker

El campo data_connection_id se define en función del ID de la conexión de datos. En BigQuery, es el ID del proyecto de facturación. En Looker, esta es la URL de la instancia.

El valor execution_id se basa en el ID de la consulta que se ha realizado.

Estructura del valor Entidad de la consulta
jobs/<JOB_ID> Tarea de BigQuery
datasets/<DATASET_NAME>/tables/<TABLE_NAME> Tabla de BigQuery
query_tasks/<QUERY_TASK_ID> Consulta de Looker

 

La dirección de correo del usuario cuyas credenciales se hayan utilizado está disponible en los registros como el campo delegating_principal.

Respuesta JSON completa

{
      "kind": "admin#reports#activity",
      "id": {
        "time": "2022-10-26T17:33:51.929Z",
        "uniqueQualifier": "ID único del informe",
        "applicationName": "drive",
        "customerId": "ABC123xyz"
      },
      "actor": {
        "email": "colaborador@example.com",
        "profileId": "ID único del perfil de Google Workspace del usuario"
      },
      "events": [
        {
          "type": "access",
          "name": "connected_sheets_query",
          "parameters": [
            {
              "name": "execution_trigger",
              "value": "sheets_ui"
            },
            {
              "name": "query_type",
              "value": "big_query"
            },
            {
              "name": "data_connection_id",
              "value": "ID de proyecto de Cloud"
            },
            {
              "name": "execution_id",
              "multiValue": [
                "jobs/big_query_job_id"
              ]
            },
            {
              "name": "doc_id",
              "value": "aBC-123-xYz"
            },
            {
              "name": "doc_type",
              "value": "spreadsheet"
            },
            {
              "name": "is_encrypted",
              "boolValue": false
            },
            {
              "name": "doc_title",
              "value": "Document title"
            },
            {
              "name": "visibility",
              "value": "shared_internally"
            },
            {
              "name": "actor_is_collaborator_account",
              "boolValue": false
            },
            {
              "name": "delegating_principal",
              "value": "owner@example.com"
            },
            {
              "name": "owner",
              "value": "owner@example.com"
            },
            {
              "name": "owner_is_shared_drive",
              "boolValue": false
            },
            {
              "name": "owner_is_team_drive",
              "boolValue": false
            }
          ]
        }
      ]
    }

Analizar registros de auditoría de Cloud con el Explorador de registros de conexiones de BigQuery

Cada hoja de cálculo tiene un ID único en su URL. Las entradas de registro con el formato BigQueryAuditMetadata contienen el ID de la hoja de cálculo desde la que se ha enviado la solicitud de acceso a los datos de BigQuery.

Puedes crear consultas para obtener y analizar registros con el Explorador de registros de la consola de Google Cloud. En el Explorador de registros, introduce lo siguiente:

protoPayload.metadata.firstPartyAppMetadata.sheetsMetadata.docId
  != NULL_VALUE

Se mostrarán las entradas cuyo ID de hoja de cálculo no está vacío, como se muestra en este ejemplo:

metadata: {

 @type: "type.googleapis.com/google.cloud.audit.BigQueryAuditMetadata"

 firstPartyAppMetadata: {

   sheetsMetadata: {

     docId: "aBC-123_xYz"

   }

 }

Hojas de cálculo añade información a los trabajos de consulta mediante etiquetas de trabajo. Esta información puede aportar más datos para analizar, como se muestra en este ejemplo:

jobInsertion: {

 job: {

  jobConfig: {

   labels: {

     sheets_access_type: "normal"

     sheets_connector: "connected_sheets"

     sheets_trigger: "user"

   }

El valor del campo "sheets_trigger" se define en función de cómo se invoca la consulta desde Hojas de cálculo:

Etiqueta Cómo se ejecuta la consulta
user Manualmente a través de la interfaz de Hojas de cálculo
schedule A través de la función de actualización programada de Hojas de cálculo
api A través de la API de Hojas de cálculo
apps-script A través de Apps Script

 

Por ejemplo, para buscar entradas que se correspondan con actualizaciones programadas de Hojas vinculadas, puedes utilizar la siguiente consulta en el Explorador de registros:

protoPayload.metadata.firstPartyAppMetadata.sheetsMetadata.docId
  != NULL_VALUE

protoPayload.metadata.jobInsertion.job.jobConfig.labels.sheets_trigger
  = "schedule"

Si el acceso delegado se ha habilitado, podrás ver la dirección de correo electrónico del usuario cuyas credenciales se han utilizado para ejecutar la consulta en los registros. También puedes encontrar la dirección de correo electrónico del usuario que activó la consulta, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

"authenticationInfo": {

  "principalEmail": "owner@example.com",

  "serviceAccountDelegationInfo": [

    {

      "firstPartyPrincipal": {

        "principalEmail": "collaborator@example.com",

          "serviceMetadata": {

             "service": "sheets"

          }

       }

     }

   ]

}

Nota: El campo serviceAccountDelegationInfo solo está presente si se ha utilizado el acceso delegado en la consulta. En este caso, la persona que aparece en principalEmail es la que ha delegado el acceso.  

Para ver documentación más pormenorizada, consulta los artículos sobre cómo usar el Explorador de registros y crear consultas en el Explorador de registros.

Consulta más información sobre los registros de auditoría de BigQuery, los IDs de hojas de cálculo, el formato BigQueryAuditMetadata, SheetsMetadata, cómo compartir hojas de cálculo y la API de Hojas de cálculo.

Analizar la actividad del sistema de Looker
  1. En tu instancia de Looker, a la izquierda, haz clic en Explore (Explorar) y luegoHistorial (Historial).
  2. En Find a Field (Buscar un campo), introduce API Client Name (Nombre de cliente de API) y haz clic en Filtrar  para añadir este campo al conjunto de datos.
  3. En Filters (Filtros), selecciona is equal to (es igual a) y, en el campo situado junto a esta opción, introduce Connected Sheets (Hojas vinculadas).
  4. En Find a field (Buscar un campo), introduce Connected Sheets Spreadsheets ID (ID de hojas de cálculo vinculadas) para añadir este campo al conjunto de datos.
  5. En Find a Field (Buscar un campo), introduce Connected Sheets Trigger (Activador de Hojas vinculadas) para añadir este campo al conjunto de datos.
  6. En Find a field (Buscar un campo), introduce History Slug (Slug de historial) para añadir este campo al conjunto de datos.
  7. Slug del historial equivale al QUERY_TASK_ID que se registra en los eventos de registro de Drive, por lo que puedes añadir un filtro a ese campo si quieres ver una consulta específica en el registro de Drive.
  8. (Opcional) Si quieres añadir al conjunto de datos campos adicionales, como el nombre de usuario y la fecha de creación del historial, selecciónalos.
  9. (Opcional) Para añadir algún filtro, selecciónalo.
    Por ejemplo, puedes filtrar la fecha de creación del historial ahace 7 días o bien filtrar por un ID de hoja de cálculo para ver solo las consultas de Looker iniciadas desde ese ID de hoja de cálculo específico.
  10. Haz clic en Ejecutar.

Solucionar problemas

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Si Hojas de cálculo falla

En la parte superior de la hoja, haz clic en Enviar comentarios.

Las actualizaciones de BigQuery no aparecen en Hojas vinculadas

En los archivos de Hojas de cálculo, haz clic en Actualizar para exportar los cambios en los datos de BigQuery a Hojas vinculadas. Para actualizar todos los elementos de Hojas vinculadas, haz clic en Datosy luegoConectores de datosy luegoActualizar datosy luegoActualizar todo.

Los usuarios no pueden abrir un archivo de Hojas vinculadas

Si en los archivos de Hojas de cálculo de tu organización has configurado determinados permisos, como uno que impida a usuarios externos abrirlos, esos usuarios tampoco podrán abrir archivos de Hojas vinculadas. Para cambiar los permisos, consulta el artículo Definir los permisos para compartir de usuarios de Drive.

Si sigues teniendo problemas, consulta los artículos Solucionar problemas con los datos de BigQuery en Hojas de cálculo de Google y Solucionar problemas con Hojas vinculadas en Looker.

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