Utilizar Hojas vinculadas en una organización

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise y G Suite Enterprise para Centros Educativos. Comparar ediciones

Con Hojas vinculadas, el nuevo conector de datos de BigQuery, puedes abrir, analizar, consultar y compartir millones de filas de datos de tus hojas de cálculo. Además, Hojas vinculadas te ofrece estas ventajas: 

  • Colaborar con partners, analistas u otras partes interesadas en una interfaz de hojas de cálculo conocida. 
  • Disponer de una única fuente de análisis de datos fiable sin necesidad de crear más exportaciones .csv.
  • Agilizar los flujos de trabajo de informes y del panel de control.

Hojas vinculadas ejecuta consultas en BigQuery en tu nombre y puedes solicitarlas manualmente o programarlas. Los resultados de esas consultas se guardan en la hoja de cálculo para analizarlos y compartirlos. Consulta más información sobre Hojas vinculadas en estos tutoriales de vídeo.

Importante: A partir del 8 de septiembre del 2020, en las Hojas de cálculo en las que se utilice el conector de datos tradicional aparecerá una opción para cambiar a la función mejorada Hojas vinculadas. Los usuarios podrán seguir consultando y actualizando esas Hojas de cálculo, pero ya no podrán crear más Hojas de cálculo con el conector tradicional. Si utilizas el conector de datos tradicional, consulta cómo cambiar a Hojas vinculadas.

Configurar Hojas vinculadas

El primer paso es revisar los roles de gestión de identidades y accesos de los usuarios. Puedes asignar roles de gestión de identidades y accesos para dar permisos sobre los datos a los que pueden acceder los usuarios. Para poder añadir o utilizar un proyecto de BigQuery en Hojas de cálculo, un usuario de BigQuery debe tener uno de los siguientes roles de gestión de identidades y accesos:

  • bigquery.user
  • bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer

Consulta más información sobre estos roles en el artículo Funciones y permisos predefinidos.

Las acciones que pueden realizar los usuarios dependen del rol de gestión de identidades y accesos que tengan y de sus propios permisos en la hoja de cálculo, no los del propietario de la hoja. Las personas ajenas a tu organización solo pueden interactuar con Hojas de cálculo internas si les das permiso para hacerlo.

Acciones en Hojas de cálculo Rol de gestión de identidades y accesos necesario en BigQuery Permisos necesarios en Hojas de cálculo
Crear gráficos, tablas dinámicas, fórmulas o extractos mediante tablas o vistas de BigQuery
  • bigquery.user
  • bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer
Editor
Ver gráficos, tablas dinámicas, fórmulas, extractos o vistas previas creadas a partir de datos de BigQuery Ninguno Editor o lector
Crear o editar una consulta personalizada de BigQuery
  • bigquery.user
  • bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer
Editor
Ver consultas personalizadas de BigQuery Ninguno Editor o lector
Actualizar datos desde BigQuery
  • bigquery.user, o bien
    bigquery.jobUser y bigquery.dataViewer
Editor

 

A continuación, debes asignar roles de gestión de identidades y accesos a los conjuntos de datos de tus usuarios. Consulta cómo asignar roles de gestión de identidades y accesos en la consola de BigQuery en el artículo Controla el acceso a los conjuntos de datos.

Por último, comprueba que GCP esté activado en tu organización. Como administrador de G Suite, puedes activar Google Cloud Platform siguiendo los pasos que se indican en el artículo Activar o desactivar Google Cloud Platform para los usuarios.

Consulta cómo utilizar Hojas vinculadas en el artículo Empezar a utilizar datos de BigQuery en Hojas de cálculo de Google.

Solucionar problemas

Mis usuarios no pueden acceder a los conjuntos de datos

Aunque los usuarios tengan asignados los roles de gestión de identidades y accesos correspondientes, puede que no tengan la licencia de G Suite adecuada. Si no utilizan una edición compatible (tal como se indica más arriba), consulta el artículo Cambiar la licencia de un usuario a otra suscripción.

Algunas funciones de Hojas de cálculo no están disponibles

Las funciones de la API REST de Hojas de cálculo todavía no están disponibles en Hojas vinculadas, pero todas las demás (imprimir, descargar, exportar, etc.), así como las funciones de fórmulas (como PROMEDIO, SUMA o CONTAR.SI) sí están disponibles.

De momento, las organizaciones que utilicen Controles de Servicio de VPC tampoco pueden usar Hojas vinculadas.

Si se produce un error en Hojas de cálculo a causa de alguna función, haz clic en Enviar comentarios en la parte superior derecha de la hoja de datos.

Las actualizaciones de BigQuery no aparecen en las hojas vinculadas

En los archivos de Hojas de cálculo, haz clic en Actualizar para exportar los cambios en los datos de BigQuery a las hojas vinculadas. Para actualizar todos los elementos de hojas vinculadas, haz clic en Datos y luego Conectores de datos y luego Actualizar datos y luego Actualizar todo.

Los usuarios no pueden abrir un archivo de hojas vinculadas

Si en los archivos de Hojas de cálculo de tu organización has configurado determinados permisos, como uno que impida a usuarios externos abrirlos, esos usuariostampoco podrán abrir archivos de Hojas vinculadas. Para cambiar los permisos, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive.

Si sigues teniendo problemas, consulta el artículo Solucionar problemas con los datos de BigQuery en Hojas de cálculo.

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