ในฐานะผู้ดูแลระบบ Gmail คุณสามารถสร้างกฎเพื่อจัดการสแปม เนื้อหาอีเมล และไฟล์แนบอีเมลสำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจต้องมีกฎใหม่เมื่อเพิ่มบริการของ Google Workspace หรือเมื่อคุณสร้างระบบการรักษาความปลอดภัยของ Gmail ทำตามแนวทางปฏิบัติแนะนําเหล่านี้เพื่อลดเวลาในการทดสอบกฎใหม่และกฎที่เปลี่ยนแปลง
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
- เมื่อสร้างกฎ ส่วนใหญ่แล้วคุณจะต้องเปลี่ยนและทดสอบกฎหลายๆ ครั้งเพื่อให้มั่นใจว่ากฎทำงานอย่างถูกต้องสำหรับองค์กรของคุณ
- เราขอแนะนำให้ลองใช้กฎใหม่ในสภาพแวดล้อมการทดสอบ (คำแนะนำสำหรับสภาพแวดล้อมการทดสอบด้านล่างในหน้านี้)
- โดยกฎที่เยอะขึ้นจะเพิ่มเวลาในการทดสอบ
- การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาเร็วกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ขนาดและโครงสร้างองค์กรส่งผลต่อกฎอย่างไร
- กฎสำหรับผู้ใช้จำนวนมากหรือหน่วยขององค์กรขนาดใหญ่จะใช้เวลาอัปเดตนานกว่า
- กฎสำหรับหน่วยขององค์กรจะมีผลกับหน่วยขององค์กรย่อยด้วย ดังนั้นหน่วยขององค์กรที่มีหน่วยขององค์กรย่อยจำนวนมากจึงใช้เวลาอัปเดตนานกว่า
แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับสภาพแวดล้อมการทดสอบ
| คำแนะนำ | คำอธิบาย |
|---|---|
| สร้างสภาพแวดล้อมการทดสอบกับผู้ใช้จำนวนน้อย | สภาพแวดล้อมการทดสอบขนาดเล็กช่วยให้คุณอัปเดตกฎได้อย่างรวดเร็วและยืนยันว่ากฎนั้นมีผลต่อการรับส่งอีเมลอย่างไร ขนาดของสภาพแวดล้อมที่ใช้กฎจะมีผลโดยตรงต่อระยะเวลาที่กฎใช้ในการอัปเดต |
| ใช้สภาพแวดล้อมการทดสอบที่แนะนำ |
ใช้สภาพแวดล้อมการทดสอบประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้
|
| ตั้งค่าโดเมนทดสอบเช่นเดียวกับโดเมนหลักของคุณ | หากคุณใช้โดเมนทดสอบรอง ให้ตั้งค่าโดเมนให้เหมือนกับโดเมนหลักเพื่อให้กฎทำงานเหมือนกับในโดเมนหลัก |
| นำกฎส่วนที่ไม่ได้ใช้งานออกจากสภาพแวดล้อมการทดสอบ | เพิ่มเฉพาะกฎที่คุณกำลังทดสอบกับสภาพแวดล้อมการทดสอบ หากคุณเคยทดสอบกฎในสภาพแวดล้อมนี้ในอดีต ให้นำกฎเก่าออกก่อนที่จะเพิ่มและทดสอบกฎใหม่ |
แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการสร้างและการทดสอบกฎ
| คำแนะนำ | คำอธิบาย |
|---|---|
| ทดสอบกฏด้วยข้อมูลจริง | ทดสอบไฟล์แนบอีเมลและเนื้อหา (รวมถึงเนื้อหาที่มีการรักษาความปลอดภัย) ประเภทเดียวกับที่คุณใช้ในองค์กรของคุณตามปกติ |
| หลีกเลี่ยงการใช้สตริงหรือรายการยาว | หลีกเลี่ยงการใช้นิพจน์ที่มีอักขระมากกว่า 1,000 ตัวและรายการที่มีองค์ประกอบมากกว่า 1,000 รายการเพื่อประหยัดเวลาและแก้ปัญหาได้ |
| โปรดตรวจสอบไวยากรณ์ของกฎก่อนทดสอบ | หากต้องการผลการทดสอบที่คล้ายกับสิ่งที่จะได้ในองค์กร ให้ตรวจสอบไวยากรณ์ของกฎด้วยข้อมูลจริง คุณจะทดสอบกฎก่อนได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google นอกจากนี้ยังทดสอบข้อมูลด้วยตัวแยกประเภทที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งเรียกใช้กฎได้ด้วย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทดสอบข้อมูลโดยใช้ Cloud Data Loss Prevention API |
| ทดสอบในหน่วยขององค์กรหลัก |
ขอแนะนําให้ทดสอบในหน่วยขององค์กรหลักแทนที่จะเป็นหน่วยขององค์กรย่อย และเช่นเดียวกับกลุ่มที่ซ้อนกัน คุณจะแยกและระบุกฎที่ทำให้เกิดปัญหากับหน่วยขององค์กรย่อยได้ยาก อย่างไรก็ตาม หากคุณจำเป็นต้องทดสอบว่ากฎใหม่จะมีผลอย่างไรกับกฎเดิมที่มีอยู่ ให้คัดลอกกฎใหม่ลงในหน่วยขององค์กรทดสอบซึ่งเป็นหน่วยย่อยของหน่วยขององค์กรที่ใช้กฎเดิมนั้น ดูข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่กฎหลายรายการส่งผลต่อการทำงานของข้อความ |
| หลีกเลี่ยงการทดสอบกฎกับกลุ่ม |
เวลาอัปเดตกฎจะสอดคล้องกับขนาดกลุ่ม (จำนวนสมาชิก) และการระบุขนาดของกลุ่มนั้นอาจเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ การทดสอบกฎกับกลุ่มที่ซ้อนกันก็ยังมีความซับซ้อนมากกว่า เมื่อคุณเพิ่มกฎใหม่ ให้ยกเลิกการเลือกช่องกลุ่มในส่วนประเภทบัญชีที่ได้รับผล |
| ใช้บรรทัดหัวเรื่องที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละข้อความที่ใช้ในการทดสอบกฎ | บรรทัดหัวเรื่องที่ไม่ซ้ำกันจะช่วยคุณระบุว่ากฎข้อใดถูกนำไปใช้กับข้อความทดสอบ การค้นหาบันทึกอีเมลจะแสดงข้อความตามบรรทัดหัวเรื่อง ข้อความแต่ละรายการจะระบุว่ากฎใดที่ใช้กับข้อความ |
| เปลี่ยนชื่อกฎทุกครั้งที่คุณอัปเดตกฎ | การค้นหาบันทึกอีเมลจะแสดงกฎตามชื่อ เมื่ออัปเดตและทดสอบกฎหลายๆ ครั้ง ชื่อของกฎที่ไม่ซ้ำกันจะช่วยให้รู้ว่าคุณกำลังทดสอบกฎเวอร์ชันไหน |
แนวทางปฏิบัติแนะนำในการยืนยันกฎ
ใช้การค้นหาบันทึกอีเมลเพื่อตรวจสอบว่ามีการใช้กฎใดกับข้อความทดสอบ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อค้นหาข้อความด้วยการค้นหาบันทึกอีเมล
