Als Gmail-beheerder kunt u regels maken om spam, e-mailcontent en e-mailbijlagen te beheren voor uw organisatie. U moet mogelijk nieuwe regels maken als u een Google Workspace-service toevoegt of als u Gmail-beveiliging instelt. Volg deze best practices om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan het testen van nieuwe en gewijzigde regels.
Voordat u begint
- Als u regels maakt, moet u deze vaak meerdere keren wijzigen en testen om er zeker van te zijn dat ze goed werken voor uw organisatie.
- We raden u aan nieuwe regels uit te proberen in een testomgeving (zie de aanbevelingen voor uw testomgeving hieronder op deze pagina).
- Hoe meer regels, hoe langer de test duurt.
- Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
De gevolgen van de organisatiegrootte en -structuur voor regels
- Het duurt langer om regels te updaten voor veel gebruikers of grote organisatie-eenheden.
- Regels voor een organisatie-eenheid gelden ook voor onderliggende organisatie-eenheden. Het kan daarom langer duren om organisatie-eenheden met veel onderliggende organisatie-eenheden te updaten.
Best practices voor uw testomgeving
| Aanbeveling | Beschrijving |
|---|---|
| Maak een testomgeving met enkele gebruikers. | In een kleine testomgeving kunt u snel regels updaten en controleren welke gevolgen ze hebben op de e-mailstroom en -bezorging. Hoelang het duurt voordat een regel wordt geüpdatet, hangt af van de grootte van de omgeving waarin de regel wordt toegepast. |
| Gebruik een aanbevolen testomgeving. |
Gebruik een van deze typen testomgevingen:
|
| Configureer het testdomein op dezelfde manier als uw hoofddomein. | Als u een secundair testdomein gebruikt, stelt u het net zo in als uw hoofddomein, zodat de regels werken zoals in uw hoofddomein. |
| Verwijder eventuele regels die niet worden gebruikt uit de testomgeving | Voeg alleen de regels die u wilt testen toe aan de testomgeving. Als u in het verleden regels heeft getest in deze omgeving, verwijdert u deze oude regels voordat u nieuwe regels toevoegt en test. |
Best practices voor het maken en testen van regels
| Aanbeveling | Beschrijving |
|---|---|
| Test regels met echte gegevens. | Test dezelfde typen e-mailbijlagen en -content (inclusief beveiligde content) die u normaal gesproken in uw organisatie gebruikt. |
| Gebruik geen lange tekenreeksen of lange lijsten. | Gebruik geen expressies met meer dan 1000 tekens en lijsten met meer dan 1000 elementen. Zo bespaart u tijd en voorkomt u mogelijk dat u problemen moet oplossen. |
| Controleer de regelsyntaxis voordat u de test uitvoert. | Controleer de regelsyntaxis met echte gegevens voor gelijksoortige testresultaten als voor uw echte organisatie. U kunt uw regel eerst testen in de Google Beheerdersconsole. U kunt uw gegevens ook testen met vooraf ingestelde classifiers die regels activeren. Bekijk meer informatie over het testen van gegevens met de Cloud Data Loss Prevention API. |
| Test in een bovenliggende organisatie-eenheid. |
U kunt beter testen in een bovenliggende organisatie-eenheid in plaats van in een onderliggende organisatie-eenheid. Net als bij geneste groepen is het moeilijk om de regel te vinden die een probleem veroorzaakt met een onderliggende organisatie-eenheid. Als u wilt testen wat de gevolgen van een nieuwe regel zijn voor de bestaande regels, kopieert u de nieuwe regel naar een testorganisatie-eenheid onder de organisatie-eenheid waarin de bestaande regels worden gebruikt. Bekijk meer informatie over de invloed van meerdere regels op wat er gebeurt met berichten. |
| Test regels niet met groepen. |
Hoe lang het duurt voordat regels worden geüpdatet, hangt af van de groepsgrootte (aantal leden) en het kan lastig zijn om de grootte van een groep te bepalen. Het is ook ingewikkelder om regels te testen met geneste groepen. Als u een nieuwe regel toevoegt, haalt u bij Accounttypen waarop dit van toepassing is het vinkje weg bij Groepen. |
| Gebruik een unieke onderwerpregel voor elk bericht waarmee u een regel test. | Door elk bericht een unieke onderwerpregel te geven, kunt u bepalen welke regels zijn toegepast op testberichten. Bij zoeken in e-maillogboeken worden berichten gesorteerd op onderwerpregel. Bij elke berichtinvoer staat welke regel is toegepast op het bericht. |
| Wijzig de naam van de regel elke keer dat u een regel updatet. | Bij zoeken in e-maillogboeken wordt de naam van regels weergegeven. Als u een regel meerdere keren updatet en test, kunt u door de unieke regelnaam zien welke versie van de regel er wordt getest. |
Praktische tips om regels te controleren
Gebruik zoeken in e-maillogboeken om te controleren welke regels zijn toegepast op testberichten. Zie Berichten vinden met Zoeken in e-maillogboeken voor meer informatie.
