Como administrador de Gmail, una de tus tareas es crear reglas para gestionar el spam, el contenido de los correos y los archivos adjuntos de mensajes de tu organización. Es posible que tengas que crear reglas al añadir servicios o funciones de G Suite, o cuando configures la seguridad de Gmail.
Cuando se crean reglas, a menudo hay que cambiarlas y probarlas varias veces para asegurarse de que funcionan correctamente. Además, las nuevas reglas pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a toda una organización.
Por eso, te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un entorno que solo incluya unos pocos usuarios para que puedas saber más rápidamente si cumplen su propósito. Una vez que hayas comprobado que las reglas funcionan en un entorno de prueba, podrás aplicarlas a toda la organización.
A continuación te ofrecemos algunas directrices que te ayudarán a reducir el tiempo necesario para probar las reglas nuevas o las que hayas cambiado.
Prácticas recomendadas para los entornos de prueba de reglas
Crea un entorno de prueba con pocos usuarios. Al utilizar un entorno de prueba pequeño, puedes actualizar tus reglas con mayor rapidez y comprobar cómo afectan al flujo y a la entrega del correo electrónico. El tamaño del entorno al que se aplica la regla afecta directamente al tiempo que tardan estas en actualizarse. Más información sobre los factores que afectan a la velocidad con que se actualizan las reglas
Utiliza uno de estos entornos de prueba:
- Dominio de prueba secundario (opción recomendada): crea un dominio de prueba secundario que incluya de 2 a 50 usuarios. Un dominio de prueba proporciona la máxima flexibilidad a la hora de crear reglas y te permite probar cómo afectan las nuevas reglas a todo un dominio. Asigna privilegios de superadministrador a cualquier administrador que esté probando reglas en el dominio para que pueda hacer pruebas sin restricciones.
- Unidad organizativa de prueba: crea una unidad organizativa de prueba que incluya de 2 a 24 usuarios. Consulta cómo pueden afectar a las pruebas las unidades organizativas superiores.
Configura el dominio de prueba igual que tu dominio principal. Si utilizas un dominio de prueba secundario, configúralo de la misma forma que tu dominio principal para que el comportamiento de las reglas imite lo que ocurriría en este último.
Elimina las reglas adicionales del entorno de prueba. Añade al entorno de prueba únicamente las reglas que estés probando en ese momento. Si ya has hecho pruebas con reglas en ese entorno, quita las reglas antiguas.
- Las pruebas tardan más tiempo porque la unidad organizativa de prueba incluye las reglas de la organización superior: cuantas más reglas tenga, más tardará la prueba en finalizar.
- Es más difícil aislar e identificar las reglas que causan problemas durante las pruebas, ya que las unidades organizativas secundarias heredan las reglas de la unidad superior.
Asimismo, te recomendamos que evites probar reglas con grupos por estos motivos:
- El tiempo de actualización de la regla se corresponde con el tamaño del grupo (es decir, el número de miembros). Determinar el tamaño de un grupo y predecir el tiempo que tardarán sus reglas en actualizarse puede ser complicado.
- Es más complejo probar reglas y aislar problemas cuando hay grupos anidados.
Prácticas recomendadas para crear y probar reglas
Prueba las reglas con datos reales. Prueba el mismo tipo de archivos adjuntos y contenido de correo electrónico (incluido el contenido seguro) que utilizas normalmente en tu organización.
No utilices expresiones con cadenas o listas largas. Evita usar expresiones con más de 1000 caracteres o listas con más de 1000 elementos, ya que las expresiones largas tardan más en propagarse que las cortas. Además, es más probable que contengan errores que se deban corregir.
Antes de aplicar reglas al entorno de prueba, comprueba su sintaxis. Utiliza datos reales para obtener resultados similares a los que obtendrás cuando apliques las reglas a tu dominio principal:
- Cuando crees o actualices una regla en la consola de administración con la opción Añadir ajuste, haz clic en Probar expresión para comprobar que la sintaxis de la regla sea correcta.
- Prueba tus datos con estos clasificadores predefinidos que activan reglas. Se abren en el modo de demostración de Cloud DLP.
Añade al entorno de prueba únicamente las reglas que estés probando en ese momento. Te recomendamos que el entorno de prueba solo incluya las reglas que estás probando, ya que la coexistencia de varias reglas y el orden en el que se aplican pueden afectar al comportamiento de los mensajes. Consulta más información sobre cómo afectan varias reglas al comportamiento de los mensajes. Si necesitas probar cómo interactúa una nueva regla con las demás reglas de tu dominio principal, cópiala en una unidad organizativa de prueba que sea secundaria de la unidad organizativa que contiene las otras reglas.
No utilices políticas basadas en grupos. Las políticas basadas en grupos suelen tardar hasta 24 horas en aplicarse, incluso en grupos más pequeños. Cuando añadas una regla con la opción Añadir ajuste, desmarca la casilla Grupos en la opción Tipos de cuentas a las que se aplica.
Incluye una línea de asunto de correo electrónico única en cada mensaje que utilices para probar una regla. Si usas líneas de asunto únicas podrás identificar las reglas que se han aplicado a los mensajes de prueba. En la búsqueda en el registro de correo electrónico se muestran los mensajes por asunto, por lo que cada entrada de mensaje indicará la regla que se le ha aplicado.
Cada vez que actualices una regla, cámbiale el nombre. Si tienes que actualizar y probar una regla varias veces, el nombre que utilices cada vez te indicará qué versión de la regla estás probando. Esta práctica también resulta útil si tienes en cuenta que la búsqueda en el registro de correo electrónico muestra las reglas por nombre.
Prácticas recomendadas para verificar reglas
Comprueba mediante la búsqueda en el registro de correo electrónico qué reglas se han aplicado a los mensajes de prueba. Con esta función de búsqueda, podrás encontrar los mensajes de prueba y ver qué regla se ha aplicado a cada mensaje.
