Prácticas recomendadas para probar reglas de forma más rápida

Como administrador de Gmail, puedes crear reglas para gestionar el spam y el contenido y los archivos adjuntos del correo en tu organización. Es posible que tengas que crear reglas cuando añadas servicios de Google Workspace o configures la seguridad de Gmail.

Cuando se crean reglas, a menudo hay que cambiarlas y probarlas varias veces para comprobar que funcionen tal como deberían. Cada vez que modificas una regla, el cambio puede tardar hasta 24 horas en aplicarse a toda tu organización.

Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un entorno de pruebas que incluya tan solo unos pocos usuarios. De este modo, podrás saber si las reglas cumplen su propósito de una manera más rápida que si las probaras en toda la organización. Una vez que hayas comprobado que las reglas funcionan en un entorno de prueba, podrás aplicarlas a toda la organización.

En este artículo se indican algunas prácticas recomendadas que te ayudarán a minimizar el tiempo necesario para probar reglas nuevas o que hayas cambiado.

Cómo influyen el tamaño y la estructura de las organizaciones en los cambios en las reglas

Cuanto mayores sean la unidad organizativa o el dominio en los que se aplica una regla, más tardará esta en actualizarse.

Es decir, las reglas que afectan a unidades organizativas grandes tardan más en actualizarse que las que afectan a unidades más pequeñas. Asimismo, las reglas que se aplican a unidades organizativas con muchas unidades secundarias también tardan más en actualizarse.

Las reglas de una unidad organizativa también afectan a sus unidades secundarias. Si pruebas tus reglas con una unidad secundaria de otra sujeta a muchas reglas (por ejemplo, el nivel organizativo superior), ocurre lo siguiente:

• Las pruebas tardan más porque la unidad organizativa de prueba está sujeta a las reglas de la unidad superior: cuantas más reglas hay, más tardan las pruebas en acabar.
• Es difícil aislar e identificar las reglas que causan problemas durante las pruebas porque las unidades organizativas secundarias heredan las reglas de la unidad superior.

Te recomendamos que no pruebes reglas con grupos por estos motivos:

• El tiempo de actualización de la regla se corresponde con el tamaño del grupo (es decir, el número de miembros). Puede ser complicado determinar el tamaño de un grupo y predecir el tiempo que tardarán sus reglas en actualizarse.
• Es más complejo probar reglas y aislar problemas cuando hay grupos anidados

Prácticas recomendadas para los entornos de prueba de reglas

Recomendación	Detalles
Crea un entorno de prueba que incluya pocos usuarios	Si utilizas un entorno de prueba pequeño, puedes modificar tus reglas y comprobar cómo afectan al flujo y a la entrega del correo rápidamente. El tamaño del entorno en el que se usa la regla afecta directamente al tiempo que tarda esta en actualizarse. Consulta más información sobre los factores que afectan a la velocidad con la que se actualizan las reglas.
Usa un entorno de prueba recomendado	Usa uno de estos tipos de entornos de prueba: Dominio de prueba secundario (opción recomendada): crea un dominio de prueba secundario que incluya de 2 a 50 usuarios. Es el método más flexible a la hora de crear reglas y te permite probar cómo afectan las nuevas reglas a todo un dominio. Asigna privilegios de superadministrador a cualquier administrador que vaya a probar reglas en este dominio, para que pueda hacerlo sin restricciones. Unidad organizativa de prueba: crea una unidad organizativa de prueba que incluya de 2 a 24 usuarios. Consulta cómo pueden afectar a las pruebas las unidades organizativas superiores.
Configura tu dominio de prueba igual que tu dominio principal	Si usas un dominio de prueba secundario, configúralo de la misma forma que el principal para que las reglas se comporten tal como lo harían en este último.
Quita las reglas adicionales del entorno de prueba	Añade al entorno de prueba únicamente las reglas que quieras probar. Si ya has probado otras reglas en ese entorno, quítalas antes de añadir y probar las nuevas.

Prácticas recomendadas para crear y probar reglas

Recomendación	Detalles
Prueba las reglas con datos reales	Prueba el mismo tipo de contenido y de archivos adjuntos de correo (incluido el contenido seguro) que utilizas normalmente en tu organización.
Procura no usar cadenas ni listas largas	No utilices expresiones que tengan más de 1000 caracteres ni listas que incluyan más de 1000 elementos. Las expresiones largas tardan más en surtir efecto que las cortas. Además, es más probable que contengan errores que se deban corregir.
Comprueba primero la sintaxis de las reglas	Antes de aplicar reglas a tu entorno de prueba, comprueba mediante datos reales que su sintaxis sea correcta. De este modo, los resultados de las pruebas serán parecidos a los que obtendrás en tu organización: Cuando crees o actualices una regla en la consola de administración con la opción Añadir ajuste, haz clic en Probar expresión para comprobar que la sintaxis de la regla sea correcta. Prueba tus datos con estos clasificadores predefinidos que activan reglas. El enlace te lleva a una demo de la función Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Google Cloud.
Añade al entorno de prueba únicamente las reglas que quieras probar	Es recomendable que en el entorno de prueba solo estén las reglas que quieras probar. Si hay varias reglas, el orden en el que se aplican puede afectar al comportamiento de los mensajes. Si necesitas probar cómo interactúa una regla nueva con reglas que ya tienes, copia las reglas de una unidad organizativa, crea en ella una unidad secundaria de prueba y pega las reglas que te interesen. Consulta cómo afectan varias reglas al comportamiento de los mensajes.
No utilices políticas basadas en grupos	Las políticas basadas en grupos suelen tardar hasta 24 horas en surtir efecto, aunque se apliquen a grupos pequeños. Cuando añadas una regla con la opción Añadir ajuste, desmarca la casilla Grupos en la opción Tipos de cuentas a las que se aplica.
Da un asunto único a cada mensaje que utilices para probar una regla	Si usas asuntos únicos, te será más fácil identificar las reglas que se han aplicado a los mensajes de prueba. En la búsqueda en el registro de correo electrónico, los mensajes se agrupan por asunto, y en cada entrada de mensaje se indica la regla que se ha aplicado.
Siempre que modifiques una regla, cámbiale el nombre	En la búsqueda en el registro de correo electrónico, las reglas se agrupan por nombre. Si modificas y pruebas una regla varias veces, dale un nombre distinto a cada versión; así sabrás cuál estás probando.

Prácticas recomendadas para verificar reglas

Comprueba mediante la búsqueda en el registro de correo electrónico qué reglas se han aplicado a los mensajes de prueba. Con esta función de búsqueda, puedes buscar los mensajes de prueba y ver qué regla se ha aplicado a cada uno.