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Resumen de las opciones de filtrado de contenido y de protección de datos de Gmail

Si necesitas instrucciones y directrices relacionadas con cuestiones legales, de cumplimiento y de seguridad, consulta el artículo Información legal y de cumplimiento.

Google Workspace ofrece muchas opciones para cumplir las normativas y los requisitos a los que está sujeta tu organización, así como para proteger tus datos sensibles.

Empieza a buscar aquí las políticas más adecuadas para tu organización.

Pie de página y modo confidencial 

Añadir un pie de página estándar a los mensajes salientes de los usuarios

Añade un pie de página estándar a todos los mensajes enviados por tus usuarios.

Ejemplos: Branding, promociones, cumplimiento de requisitos legales o informativos.

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Proteger mensajes de Gmail con el modo confidencial

Activa o desactiva la opción para que tus usuarios puedan enviar o recibir mensajes en modo confidencial. Cuando este modo está habilitado, los usuarios pueden impedir que los destinatarios compartan (por ejemplo, mediante reenvío o impresión) un mensaje que contenga información sensible.

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Políticas de almacenamiento de mensajes

Controlar el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat

Controla la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que almacenan los usuarios de tu organización.

Especifica también cómo se archivan o eliminan los mensajes cuando finaliza su periodo de almacenamiento.

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Configurar el almacenamiento de correo completo

Asegúrate de que en los buzones de correo de Gmail de los usuarios se guarda una copia de todos los mensajes que envían o reciben.

Esta opción resulta útil en los siguientes casos:

  • Si tu organización utiliza Vault
  • Si rediriges los mensajes a servidores de correo electrónico que no son de Gmail
  • Si utilizas un servicio de relay SMTP con un sistema distinto a Gmail
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Políticas y controles de destinatarios

Configurar notificaciones sobre destinatarios externos

Presenta una notificación a los usuarios cuando envíen mensajes de correo electrónico a destinatarios ajenos a tu organización a los que no escriben a menudo o que no figuran en su lista de contactos. 

Ejemplo: Alerta a tus usuarios para evitar que compartan información fuera de la organización involuntariamente.

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Permitir el intercambio de correos electrónicos solo con direcciones o dominios autorizados

Permite que los usuarios solo intercambien mensajes con las direcciones o dominios específicos que autorices.

Ejemplo: Es posible que un centro educativo permita que los alumnos intercambien mensajes con los profesores y con otros alumnos, pero no con personas ajenas al centro.

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Bloquear correos electrónicos entre usuarios o grupos concretos

Impide el envío de correos electrónicos entre usuarios de unidades organizativas concretas. 

Ejemplo: En un distrito escolar se podría impedir que los alumnos de primaria reciban correos electrónicos de alumnos de bachillerato. 

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Aplicar un "bloqueo de IP" en Google Workspace

Permite que los usuarios solo reciban correo de una o varias direcciones IP que especifiques. Al definir manualmente los intervalos de IP permitidos, estás autorizando todo el tráfico entrante desde un dominio concreto y, a la vez, evitando el spoofing desde otros dominios.

Ejemplo: Los bloqueos de IP resultan especialmente útiles en dominios que no tienen un registro de marco de políticas del remitente (SPF) o que utilizan aplicaciones de terceros para enviar correos en nombre del dominio.

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Filtrado de contenido con reglas

Configurar reglas avanzadas para filtrar el contenido de mensajes de correo

Configura reglas para determinar cómo se gestionarán los mensajes que incluyan contenido o expresiones específicos.      

Ejemplos:

  • Rechaza los mensajes salientes que contengan la palabra "confidencial".
  • Pon en cuarentena los mensajes que procedan de direcciones IP que no estén en un intervalo especificado.
  • Dirige a tu departamento jurídico los mensajes que contengan patrones o cadenas de texto específicos.
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Configurar reglas sobre contenido no admitido

Configura reglas para determinar si los mensajes que contienen ciertas palabras se rechazan, se ponen en cuarentena o se entregan con alguna modificación.

Ejemplos:

  • Rechaza los mensajes salientes que contengan la palabra "confidencial".
  • Pon en cuarentena un mensaje que contenga alguna palabra no admitida.
  • Notifica a otras personas cuando un mensaje contenga una palabra no admitida.
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Configurar reglas básicas para filtrar el contenido de mensajes de correo

Configura reglas para determinar cómo se gestionan los archivos adjuntos de los mensajes, como documentos, archivos de sonido y vídeo, imágenes y archivos comprimidos.

Ejemplos:

  • Rechaza los mensajes que contengan tipos de archivo dañinos.
  • Pon en cuarentena un mensaje que tenga un archivo adjunto potencialmente dañino para revisarlo.
  • Detecta los archivos adjuntos cifrados, lo que resulta útil si la normativa aplicable te exige enviar copias no cifradas de esos archivos adjuntos a un servidor de archivos.
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Configurar reglas para detectar archivos adjuntos dañinos

Haz que Gmail analice o ejecute los archivos adjuntos en un entorno virtual denominado zona de pruebas de seguridad. Los archivos adjuntos identificados como amenazas se pueden colocar en las carpetas de spam de los usuarios o poner en cuarentena.

Caso práctico: Esta opción protege contra software malicioso que los programas antivirus no detectan.

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Leer el texto de imágenes mediante el reconocimiento óptico de caracteres

Extrae texto de archivos adjuntos de imágenes y, a continuación, aplica reglas de cumplimiento de normas de contenido o de contenido no admitido. Se extrae texto de imágenes GIF, JPG, PNG y TIFF.

Ejemplo: Configura una regla de cumplimiento de normas de contenido para poner en cuarentena los mensajes que contengan números de tarjetas de crédito. A continuación, activa el reconocimiento óptico de caracteres para detectar y poner en cuarentena una imagen adjunta en formato PNG de una factura que incluya un número de tarjeta de crédito. 

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Analizar el tráfico de correo electrónico con reglas de Prevención de la pérdida de datos (DLP)

Analiza los mensajes entrantes o salientes para detectar datos sensibles mediante detectores de contenido predefinidos. A continuación, esos mensajes se ponen en cuarentena, se rechazan o se modifican automáticamente en función de su contenido.

Ejemplos: Existen detectores de contenido predefinidos para diversos tipos de datos numéricos, como números de la Seguridad Social, números de carné de conducir o de pasaporte específicos de cada país, números de tarjetas de crédito, etc.  

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Transmisión y cifrado de mensajes

Requerir que los correos electrónicos se transmitan a través de una conexión segura TLS

Exige que los mensajes que se envíen y reciban de direcciones de correo electrónico o dominios específicos se transmitan mediante el protocolo Seguridad en la capa de transporte (TLS), que cifra los correos para proteger su privacidad.

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Crear reglas para exigir la firma y el cifrado S/MIME

Crea reglas de cumplimiento y de enrutamiento en las que se estipule que los mensajes salientes deben firmarse y cifrarse con S/MIME.

Ejemplos: Los usuarios podrían desactivar el cifrado sin darse cuenta, pero puedes configurar una regla que anule esta acción. También puedes configurar reglas para que los mensajes se cifren cuando se detecten determinados patrones, como, por ejemplo, números de tarjetas de crédito.

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Usar certificados de Google Workspace para proteger el transporte
Utiliza certificados de Seguridad en la capa de transporte (TLS) para cifrar el correo de los usuarios y asegurarte de que los mensajes entrantes y salientes se entregan sin problemas. Más información
Aumentar la seguridad del correo electrónico con los informes MTA-STS y TLS

Activa el estándar MTA Strict Transport Security (MTA-STS) para exigir comprobaciones de autenticación y cifrado en los correos electrónicos que se envían a tu dominio.

Utiliza los informes de Seguridad en la capa de transporte (TLS) para obtener información sobre las conexiones de servidores externos.

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