管理者向け Currents スタートガイド

概要

新しい Currents へようこそ。Currents を使用すると、組織全体で大規模に知識、アイデア、人脈を結び付けることができるので、コラボレーションを通じてイノベーションを促進したり、情報の分散を解消したり、組織文化を変革したりするのに役立ちます。

このガイドでは、Currents を使用するための組織側の設定方法、企業仕様の機能をユーザーが導入するための戦略、Currents の今後の変更について説明します。

目次

 

パート 1: 組織に Currents を導入する

Currents を有効にする前に、Currents の導入計画を立てます。

  • いくつかのフェーズに分けて段階的に導入しますか?
  • 各フェーズで追加するユーザー数は何人くらいですか?
  • 新しい機能を最初にテストするのはどのグループ(チーム)ですか?たとえば、組織の特定の部門や国で先行してテストを開始しますか?
  • ドメイン全体に Currents を導入するのはいつ頃ですか?

計画が完成したら、ユーザーの Currents を有効にします。

パート 2: 組織向けに Currents の機能を設定する

Currents には、プラットフォーム上での会話やコンテンツの運営に役立つ管理コントロールが含まれています。特定のユーザーに対して、以下の管理ツール機能を使用する権限を付与できます。

2.1 組織の Currents コンテンツ管理者を追加する

コンテンツの管理者権限を、組織内の関係者に付与できます。通常は、組織の取り組み、組織上層部の目標、コミュニケーションに関する組織の文化規範(例: 社内コミュニケーション、人事、IT)を理解している人に付与します。

注: 特権管理者に対しては、コンテンツ管理者権限はあらかじめ有効になっています。

特権管理者以外のアカウントに対して Currents コンテンツ管理者のカスタムの役割を作成する

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[管理者の役割] に移動します。
  3. [新しい役割を作成] をクリックします。

  4. ロールの名前と説明(「Currents コンテンツ管理者」など)を入力し、[作成] をクリックします。

  5. [権限] タブで、[Currents] までスクロールして下矢印アイコンをクリックします。

  6. [ストリーム、タグ、リーダーを管理するためのツールの使用] をオンにします。

  7. [保存] をクリックします。

コンテンツ管理者のカスタムの役割をユーザーに割り当てる

​詳しくは、ユーザーに管理者の役割を割り当てるをご覧ください。

2.2 Currents のコンテンツを管理する

G Suite 管理者と Currents コンテンツ管理者は、会社のポリシーに違反する投稿などを削除することで、Currents のコンテンツを健全に保つことができます。管理者はストリームやリンクから投稿にアクセスできます。

注: ユーザーが G Suite 管理者や Currents コンテンツ管理者をブロックした場合でも、投稿の作成された場所が、管理者がアクセスできるスペースである限り、その投稿は管理者の管理対象となります。ただし、管理者は自分がアクセスできないスペース(自分がメンバーでない限定シェア コミュニティなど)で投稿を管理することはできません。

投稿は削除すると完全に消去され、元に戻すことができません。投稿を削除すべきかどうか判断に迷う場合は、チャットやメールなどで投稿者に連絡して、コンテンツの修正や削除を依頼できます。

Currents から投稿を削除する

  1. Currents で投稿を開きます。

  2. その他アイコン をクリックします。

  3. [削除] をクリックします。

2.3 組織のタグを管理する

タグを使用すると、興味のあるトピックのコンテンツを簡単に検索したり、フォローや分類したりすることができます。Currents を導入する前にドメインにタグをアップロードしておくと、組織の一般的なトピックのベースラインが確立され、類似タグの混在を防ぐことができます。

タグ名の先頭は英字にし、2 文字目以降には英字、数字、-、_ のみを使用してください。ハッシュタグの文字数は最大 128 文字です。

タグの促進を使用すると、Currents でユーザーがタグを入力する際にオートコンプリートが機能します。また、ユーザーは Currents で作成されたタグをフォローできます。タグの促進はデフォルトで有効になっていますが、管理者用コントロール パネルから無効にすることができます。タグの促進を無効にする方法については、組織のタグを管理するをご覧ください。

注: どのユーザーも、投稿またはコメントする際に新しいタグを作成できます。

タグの一般的な使用例:

  • 組織固有の用語や、会社の用語集や商品カタログのアイテムなど、ドメイン内でよく話題となるトピックのタグを作成します。

    例: #LeadershipAnnouncements、#QuarterlyReview

  • 組織のフォーラムやコミュニティ(既存の Google グループや Currents コミュニティなど)から、幅広く関心を集めているトピックのタグを作成します。タグを使用すると大人数のグループとコミュニケーションを取ることができ、コミュニティでは少人数のグループとコミュニケーションを取ることができます。

    例: #HealthAndWellness、#GSuiteTips

組織のタグを管理する

  1. Currents ホームページのメインメニューで、[管理ツール] をクリックします。

  2. [タグ] タブでは、次のことができます。

    • すべてのタグをブラウジングまたは検索する - 組織で現在使用されているタグをスクロールでブラウジングします。ページ上部の [タグ] タブで、検索アイコンをクリックしてタグを検索します。

    • タグを一括アップロードして管理する - .txt ファイルにタグ(# はつけてもつけなくてもよい)を 1 行に 1 つずつ入力して、必要なタグを追加します。タグにはスペースや特殊文字は使用できません。また、英字で始める必要があります。次に、[タグ] タブで [タグのアップロード] をクリックし、作成した .txt ファイルを選択して [アップロード] をクリックします。

    • タグの順位を下げる - タグがオートコンプリートの候補や急上昇アイテムのタグとして表示されないように、タグの横にあるチェックボックスをオンにして [除外] をクリックします。注: ユーザーが投稿またはコメントするときに、順位を下げてあるタグを入力することは可能です。

    • タグの順位を事前に下げておく - タグをアップロードしたら、すぐにその横のチェックボックスをオンにして [除外] をクリックします。

    • タグの順位下げを取り消す - 順位を下げたタグの横にあるチェックボックスをオンにして、[許可] をクリックします。

2.4 組織用のカスタム ストリームを作成する

ストリームを使用すると、会社全体または部門全体に関連するニュースを読んだり、検索や情報交換したりすることができます。ユーザーはストリームを Currents のメインメニューで見つけることが可能です。

カスタム ストリームを設定すれば、組織における特定のコンテンツの認知度を高めたり、特定のユーザー層にコンテンツを見てもらったりすることができます。こうしたストリームでは、コミュニティ、ユーザー プロフィール、タグなどのソースからコンテンツが取得されます。カスタム ストリームは、短期的なもの(「年末慈善運動」といった一時的なキャンペーンなど)も、長期的なもの(「お客様の成功例」といった継続的な全社通知など)も設定できます。

注: スポットライト ストリームは、リーダーの選出後、そのリーダーが最初のスポットライト投稿を行うと表示されます。

ストリームの一般的な使用例:

  • 組織上層部からのコンテンツ、会社全体または地域全体への通知、人事チームからの発表などに使用する告知スペースとして。

  • 新入社員が自己紹介するためのスペースとして。

  • 従業員が質問をしたり、同僚からヒントを得たりするためのヘルプデスクまたはスペースとして。

  • 企業文化に焦点を当てたキャンペーンを展開に。以下に例を示します。

    • 社会貢献(例: ボランティア活動、寄付運動)。

    • ウェルネス(例: 個人の身体的および精神的な健康、財政面の健全性)。

    • 社交または娯楽(例: ABC 社のペットたち、各地の話題)。

  • 「健康週間」や「グリーン化」などの短期的なキャンペーンの展開に。パラメータを使って、キャンペーンのハッシュタグからコンテンツを取得するようにストリームを設定し、マーケティング資料でタグを公開して、ユーザーにタグを使用するよう働きかけます。

組織用のカスタム ストリームを作成する

  1. Currents ホームページのメインメニューで、[管理ツール] をクリックします。

  2. [ストリーム] タブで、[ストリームの作成] をクリックします。

  3. 以下の情報を追加します。

    • ストリーム名 - ユーザーの Currents メインメニューに、このストリーム名が表示されます。

    • 説明 - このストリームの目的と、表示されるコンテンツの種類を記述します。ユーザーがストリームをクリックすると、この説明が表示されます。

    • ストリームの作成に使用する検索キーワード - ストリームに含めるコンテンツの用語やキーワード(ユーザー名やタグなど)を追加します。Currents の検索演算子はどれでも追加または組み合わせ可能です。たとえば、次のパラメータを設定できます。

      • プロフィールの URL の末尾にあるプロフィール ID を使用して、そのユーザーからの投稿をすべて取得します(「from:12345678912345678912」など)。ヒント: 特定のユーザーの投稿に関連するカスタム ストリームを作成する場合は、事前にそのユーザーに通知してください。

      • 特定のタグを使用しているユーザーからの投稿を取得します(「from:jo@company.com AND #wellness」など)。

      • 特定のタグまたはタグのセットを使用して、すべての投稿を取得します(「#wellness OR #healthandwellness」など)。

      • コミュニティの URL の末尾にあるコミュニティ ID を使用して、一つまたは複数のコミュニティからコンテンツを取得します(「in:123456789123456789123 OR in:987654321987654321987」など)。

    • ストリームの位置 - ユーザーの Currents メインメニューでのストリームの順序を設定します。次のいずれかのオプションを選択します。

      • ストリームを先頭に配置するには、[なし] を選択します。

      • 既存のストリームの後にストリームを配置するには、その既存のストリームを選択します。

    • このストリームの公開対象 - このストリームを見ることができるユーザーを設定します。次のいずれかのオプションを選択します。

      • 組織全体にストリームを表示するには、[全員] を選択します。

      • 1 つ以上の Google グループにストリームを表示するには、[選択したグループ] を選択します。次に、[ストリームの公開対象とするグループ] ボックスに、対象の Google グループを追加します。

  4. (省略可)ストリームを公開する準備ができている場合は、[作成後にこのストリームを有効にする] チェックボックスをオンにします。チェックボックスがオフの場合、ストリームを作成する際、下書きとして保存されます。

  5. [ストリームを作成] をクリックします。

  

既存のストリームを編集する

  1. Currents ホームページのメインメニューで、[管理ツール] をクリックします。

  2. [ストリーム] タブで、ストリームの横にあるチェックボックスをオンにします。

  3. 編集アイコン  をクリックします。

投稿をストリームに表示する

ストリームに直接投稿することはできません。投稿がストリームに表示されるためには、投稿がストリームの検索条件に一致している必要があります。
たとえば、ある 2 人のユーザーの投稿しか含まないストリームでは、その 2 人のユーザーのうちのいずれかが作成した投稿だけが新しい投稿として表示されます。

例: 「ウェルネス」ストリーム

「ウェルネス」ストリームには、次のようなチームからのコンテンツが含まれるとします。

  • 組織でウェルネスについて頻繁に投稿しているピープル & カルチャー チーム。

  • ウェルネスの利点と機会について投稿している人事チーム。

  • オンサイトのジムに関する情報を投稿しているフィジカル フィットネス チーム。

 

次のように、会社独自のタグや、組織のウェルネスへの取り組みに関するタグを含めることもできます。

  • #WellnessAt[会社名]

  • #WellnessWednesday

  • #Wellness

  • #HealthAndWellness

  • #MantraMonday

  • #YogisAt[会社名]

  • #MentalHealthAwarenessMonth

  • #PushUpChallenge

  • #OnsiteGym

2.5 推奨リーダーを指定する

組織上層部が発信するコンテンツの認知度を高めるために、指定したリーダー陣からの投稿をハイライト表示することができます。リーダーには、経営幹部、中間管理職、オピニオン リーダーなどを指定します。リーダーが投稿を行い積極的な参加者になることで、Currents を仕事に使用することが組織の文化によって奨励されていることを示すことができます。

推奨リーダーからの投稿は、ユーザーがそのリーダーをフォローしているかどうかにかかわらず、関連するストリーム(カスタム ストリームや Currents ホームページなど)に表示されます。ただし、ユーザーのホーム ストリームに表示されるのは、ドメイン全体で共有されている投稿だけです。コミュニティで共有されている投稿は、ユーザーがそのコミュニティに属している場合を除き、すべてのユーザーのホーム ストリームに表示されるわけではありません。

推奨リーダーを指定する

  1. Currents ホームページのメインメニューで、[管理ツール] をクリックします。

  2. [リーダー] タブで、[リーダーを追加] をクリックします。

  3. 表示される [リーダーやインフルエンサーの追加] ウィンドウで、リーダーたちが属する Google グループや、個々のリーダーのメールアドレスをカンマで区切って追加します。

  4. [追加] をクリックします。

  5. (推奨)推奨リーダーに通知します。

スポットライト ストリームにリーダーとして投稿する

注: 指定されたリーダーのみがスポットライト ストリームに投稿できます。リーダーの投稿がスポットライト ストリームに表示されるのは、リーダーが [注目] をクリックした場合だけです。モバイル デバイスでは、スポットライトの投稿にスポットライト アイコン スポットライト が付いています。

  1. Currents ホームページの右下にある作成アイコン 作成 をクリックします。

  2. 投稿文を入力します。

  3. (省略可)リンク、ファイル、写真、アンケートを追加します。

  4. 上隅にある [注目] をクリックします。スポットライトの投稿は、ユーザーの Currents ホームページで他の投稿よりも高い位置に表示されることがあります。

  5. [投稿] をクリックします。

2.6 投稿の分析情報をカスタマイズする

投稿の分析情報では、管理者は各ユーザーの投稿に対する集計レベルをカスタマイズできます。レベル 1 は最高のレポートレベル(例: CEO)に相当します。デフォルトの集計レベルは 2 です。レベル 2 では、CEO 直属以下の組織別に閲覧、コメント、評価、再共有の件数が集計されます。

注: [投稿の分析情報] メニューに表示される組織名は、組織の名前ではなく、組織の最上位ユーザーの名前です。

投稿の分析情報設定を変更する

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [Google+] にアクセスします。
  3. [詳細設定] をクリックします。

  4. [レポートの集計レベル] までスクロールし、[集計レベル] プルダウンをクリックします。

  5. 投稿の分析情報データのレベルを選択します。

  6. [変更を保存] をクリックします。

パート 3: Currents のユーザー トレーニングを実施する

組織で Currents を使用するための設定が終わったところで、ユーザーに通知する準備をします。

通知には次のような情報を含めることができます。

  • Google ヘルプリソースへのリンク(G Suite ユーザー向け Currents スタートガイドなど)

  • 社内 Google サイト、イントラネット、Currents コミュニティなどの社内向けサポート リソース

  • 段階的導入を計画している場合は、Currents にアクセスできるユーザー向けの、今後の変更スケジュール

(省略可)パート 4: Currents にユーザーを引き付けるためのコンテンツを作成する

組織で Currents を使ううち、コンテンツのタイプによってユーザーの関心が異なることに気がつくかもしれません。組織全体で新しい習慣を構築するにはある程度の時間が必要なので、すぐに明らかになるメリットもあれば、目に見えるまで時間のかかるものもあります。以下の推奨されるコンテンツ タイプをいくつかを試して、Currents への従業員の関与を促進し、必要に応じて戦略を調整してください。

4.1 さまざまな種類のコンテンツを試してみる

リーダーの投稿

Currents を最新の興味深い情報源として位置づけるため、リーダーや各分野のエキスパートからのメッセージを Currents に移動してみませんか?評価、コメント、分析という形で、ユーザーからのより多くの関与が得られる場合もあります。

企業文化に関する投稿

楽しくシンプルなコンテンツで従業員を引き付けましょう。仕事に直接関係していないコンテンツでも、従業員が会社に対して、そして他の従業員に対して感じる連帯感に影響を及ぼすことがあります。

例:

  • ミーム

  • 職場や住んでいる街で話題になっている専門的なトピック

  • 音楽イベント

  • フィットネス クラス

  • 自分のデスクや職場の休憩室にあるお土産

毎週のヒント投稿

毎週 1 回、Currents の最適な使い方や、コア業務の改善方法などのヒント(例: #火曜日のヒント)を共有しましょう。

例:
  • タグを使用して投稿の閲覧者を増やす方法
  • 魅力的なコンテンツの作成方法
  • ソフトウェアのショートカット
  • 新入社員向けのサポート
  • 効果的な会議を実施するためのおすすめの方法

ソーシャル ラーニングに関する投稿

毎週のヒントと同様に、ソーシャル ラーニングの投稿では、特定のテーマについて進行中の詳細な調査など、魅力的な教育コンテンツを共有します。定期的な投稿のアイデアを持っている可能性がある、組織内にいる各分野のエキスパートの力を借りましょう。

例:

社内で新しいプロセスを展開する場合は、毎週の投稿でプロセスについて紹介します。毎回少しずつ、負担にならない量の情報を提供し、それを 3 か月間続けます。また、投稿コメントを使用して、プロセスの各部分についてユーザー同士で簡単に話し合うことができるようにします。

従業員の功績を称える投稿

従業員のすばらしい功績を称え、組織における成功の模範例を他の従業員に示せるように、最大の貢献者やチームに対して称讃や小さな報酬を与えることを検討しましょう。

4.2 編集カレンダーを使って Currents のコンテンツを管理する

  1. 編集戦略を計画します。次の点を考慮してください。

    • 各タイプのコンテンツをどのくらいの頻度で投稿するか。

    • 各コンテンツ タイプの適切なオーナーは誰か。

  2. 編集カレンダーを作成します。たとえば、こちらの Currents 編集カレンダー テンプレートを使用できます。
  3. 投稿のスケジュールに合わせて、毎週のリマインダーを Google カレンダーで設定します。

Currents の最新情報(2020 年 6 月 3 日)

通知に関する変更

Currents からの通知は簡略化される予定です。Currents がリリースされると、次の通知を受け取ることはなくなります。

  • サークルとコレクション
  • +1 の数
  • 再共有
  • アンケート投票

ハイライトも後日削除されます。コミュニティ、ストリーム、コメント通知に変更はありません。

: 受信済みの通知は削除後も検索結果に表示されます。たとえば、以前受信したハイライト通知は変更後も検索可能です。

コミュニティの変更

Google Currents のリリースに先立ち、一般公開コミュニティに変更が加えられます。

ドメインに含まれない一般公開コミュニティはすべて削除され、作成できなくなりました。ドメインに含まれる一般公開コミュニティは、限定シェア コミュニティとして扱われます。新しく作成された限定シェア コミュニティにユーザーが参加するには、メンバーからの招待が必要です。この変更が行われると、元の投稿へのアクセス権がないユーザーは、アンケートを含む再共有された投稿にアクセスできなくなります。

コレクションの変更

コレクションは数か月以内に Google Currents から削除されます。コレクションが削除されると、コレクション内のすべての投稿はシステム生成タグでグループ化されます。このタグはコレクション名を含むグローバルな一意のタグで、コレクションの投稿の先頭に挿入されます。コレクションのフォロワーは、自動的にこの生成タグをフォローするようになります。この処理が完了すると、コレクション内の投稿のオーナーは投稿とそのタグを通常どおり編集できるようになります。
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